Da immer mehr Unternehmen auf Telearbeit und Remote Work umstellen, gewinnt das Konzept des asynchronen Arbeitens zunehmend an Bedeutung. Obwohl es immer populärer wird, ist der Begriff „Async Work“ vielleicht noch nicht jedem geläufig. In diesem Artikel beleuchten wir das Thema ausführlich.

Wir erklären, was asynchrones Arbeiten ist, welche Vorteile es bietet und wie es sich von seinem klassischen Gegenstück – der synchronen Kommunikation – unterscheidet. Außerdem zeigen wir, wie Sie asynchrones Arbeiten in Ihrem Unternehmen mithilfe von Zeiterfassung erfolgreich einsetzen können.

Was ist asynchrones Arbeiten?

Fangen wir mit den Grundlagen an: Asynchrones Arbeiten ist ein Arbeitsstil, bei dem keine Echtzeit-Kommunikation stattfindet. Es richtet sich vollständig nach den individuellen Zeitplänen der Mitarbeitenden im Unternehmen. Teams, die asynchron arbeiten, teilen keinen gemeinsamen Arbeitsrhythmus – jede Person kann ihre Aufgaben erledigen, wann immer es ihr passt. Das erfordert zwar deutlich mehr Planung als bei synchroner Kommunikation, bietet dafür aber eine Reihe von Vorteilen gegenüber dem klassischen Modell – darunter mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeitenden.

Die Vorteile – aber auch die Nachteile – des asynchronen Arbeitens schauen wir uns gleich genauer an. Vorher vergleichen wir es kurz mit synchronem Arbeiten und werfen einen Blick auf die wesentlichen Unterschiede.

Asynchrones vs. synchrones Arbeiten

Wie bereits erwähnt, findet beim asynchronen Arbeiten keine Kommunikation in Echtzeit statt. Das bedeutet konkret: Es gibt kein unmittelbares Feedback für Ihr Team. Der entscheidende Unterschied zwischen asynchronem und synchronem Arbeiten lässt sich daher auf einen einzigen Punkt reduzieren – die Planung. Dabei geht es sowohl darum, wie viel Planung Ihr Unternehmen benötigt, als auch darum, wie weit im Voraus geplant werden muss.

Das sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn es darum geht, wann asynchrones Arbeiten weniger sinnvoll ist – dazu kommen wir später. Zunächst schauen wir uns einige Beispiele beider Ansätze an, beginnend mit dem verbreiteteren: der synchronen Kommunikation.

Beispiele für synchrones Arbeiten

Synchrones Arbeiten kann nahezu überall stattfinden – sowohl im Büro als auch im Homeoffice. Typische Beispiele sind:

• Videomeetings
• Echtzeit-Chats
• Persönliche Gespräche vor Ort

Beispiele für asynchrones Arbeiten

Asynchrone Kommunikationskanäle können zwar auch für synchrones Arbeiten genutzt werden, aber in der Regel wird dabei keine sofortige Antwort erwartet. Ein gutes Erkennungsmerkmal solcher Kanäle: Sie zeigen keine Aktivitätsindikatoren an. Fehlen diese, ist der Kanal wahrscheinlich für asynchrone Kommunikation gedacht. Die wichtigsten Beispiele dafür sind:

• E-Mail
• Projekt- und Aufgabenmanagement-Apps (häufig mit Kommentarfunktion)
• Diskussionsthreads in Chat-Apps

Die Vorteile des asynchronen Arbeitens für Ihr Unternehmen

Nachdem wir die Grundlagen geklärt haben, schauen wir uns jetzt an, wie asynchrones Arbeiten zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.

Mehr Eigenverantwortung und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden

Mehr Autonomie ist beim asynchronen Arbeiten gleichzeitig Ergebnis und wesentliche Voraussetzung. Wenn keine Echtzeit-Kommunikation stattfindet, müssen Ihre Mitarbeitenden deutlich mehr Entscheidungen selbst treffen – sonst würden sie wertvolle Zeit damit verschwenden, auf Anweisungen zu warten. Das kann anfangs etwas einschüchternd wirken, besonders für neue Teammitglieder. Doch mehr Eigenverantwortung bei Mitarbeitenden zu fördern, bringt für Ihr Unternehmen viele Vorteile mit sich.

Einer dieser Vorteile ist eine höhere Verantwortungsbereitschaft im Team. Ihre Mitarbeitenden übernehmen mehr Eigenverantwortung für ihre Arbeit und sind häufiger bestrebt, ihr Bestes zu geben. Was das konkret bedeutet, erfahren Sie in unserem Artikel über mehr Mitarbeiterengagement am Arbeitsplatz.

Bessere Konzentration und höhere Produktivität

Asynchrones Arbeiten führt dazu, dass weniger, aber durchdachter kommuniziert wird. E-Mails sind schließlich in der Regel ausführlicher und detaillierter als schnelle Chat-Nachrichten. Nachrichten können für viele Fachkräfte jedoch ablenkend sein und sie aus einem konzentrierten Arbeitsfluss herausreißen. Weniger Nachrichten im Umlauf bedeuten also auch weniger Ablenkungspotenzial für Ihr Team.

Weniger Ablenkung und mehr Fokus haben eine direkte Konsequenz: gesteigerte Produktivität. Teammitglieder können länger konzentriert arbeiten und dadurch mehr Aufgaben erledigen.

Mehr Flexibilität und bessere Work-Life-Balance

Da keine Echtzeit-Kommunikation notwendig ist, können Ihre Mitarbeitenden arbeiten, wann immer es für sie am besten passt. Sie können ihre persönlichen Hochphasen nutzen und Aufgaben dann erledigen, wenn ihre Leistungsfähigkeit am höchsten ist. Gleichzeitig haben sie mehr Freiheit, sich um ihre privaten Verpflichtungen zu kümmern – was ihre Work-Life-Balance deutlich verbessert.

Wie vieles, was wir hier beleuchten, hat auch das positive Folgewirkungen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden darüber, wie eine gute Work-Life-Balance das Unternehmenswachstum fördern kann.

Zugang zu einem größeren Talentpool

Da Arbeitszeiten in einem asynchronen Umfeld kaum eine Rolle spielen, können Sie Fachkräfte aus der ganzen Welt einstellen. Das eröffnet Ihrem Unternehmen völlig neue Möglichkeiten – egal ob Sie nach besonders qualifizierten oder kosteneffizienteren Talenten suchen. Wer Flexibilität als Benefit anbietet, macht sein Unternehmen außerdem für die besten Fachkräfte der Branche attraktiver.

Die Herausforderungen bei der Einführung von asynchronem Arbeiten

So viele Vorteile das Konzept auch bietet – es gibt auch einige Nachteile, die nicht verschwiegen werden sollten. Fangen wir mit einem offensichtlichen, aber oft unterschätzten Aspekt an: der Kommunikation.

Kommunikation

Obwohl fehlende Echtzeit-Kommunikation das zentrale Merkmal des asynchronen Arbeitens ist, kann sie für bestimmte Teams auch zum Problem werden. Ein asynchrones Umfeld erfordert ein Maß an kommunikativer Klarheit, das nicht jedes Team ohne Weiteres erreicht. Unklare Kommunikation führt zu Missverständnissen, die wiederum Verzögerungen verursachen. Für manche Teams ist dieser Ansatz daher möglicherweise nicht die beste Wahl.

Führung und Vertrauen

Ein Team zu führen, ohne in Echtzeit kommunizieren zu können, ist eine echte Herausforderung. Sie können Ihrem Team kein unmittelbares Feedback geben und können nicht sofort nachfragen, ob eine Aufgabe richtig verstanden wurde.

Eng damit verbunden ist das Thema Vertrauen. Denn je mehr Sie einem Teammitglied vertrauen, desto weniger müssen Sie es aktiv steuern. Vertrauen aufzubauen braucht Zeit – und in einem asynchronen Arbeitsumfeld kann das noch länger dauern als gewöhnlich.

Voneinander abhängige Aufgaben

Aufgaben mit vielen gegenseitigen Abhängigkeiten lassen sich im asynchronen Modus schwieriger bewältigen – sie kommen schlicht langsamer voran. Zum Glück lässt sich dieser Nachteil durch sorgfältige Planung abmildern. Wenn Sie im Voraus möglichst genau festlegen, was jede Fachkraft zu tun hat, lassen sich unnötige Verzögerungen vermeiden.

Asynchrones Arbeiten mit einem Zeiterfassungs-Tool optimal nutzen

Nachdem wir die Herausforderungen des asynchronen Arbeitens kennen, geht es jetzt darum, wie Sie diese überwinden können. Wir nutzen dafür ein Produktivitäts-Tool, das in vielen Unternehmen bereits im Einsatz ist: Zeiterfassungssoftware.

Produktivität mit Zeiterfassung und Aktivitätsmessung sicherstellen

Da asynchrones Arbeiten in der Regel remote stattfindet, teilen es und Remote Work eine gemeinsame Hauptsorge für Führungskräfte: Produktivität. Viele Vorgesetzte befürchten, dass Mitarbeitende weniger arbeiten könnten als erwartet. Mit Zeiterfassungs-Apps lässt sich das jedoch einfach überprüfen. Generell sind sie unverzichtbar für jedes flexible Arbeitsmodell – unabhängig vom Kommunikationsstil. Erfasste Daten wie Arbeitszeiten und Aktivitätsniveaus helfen außerdem dabei, Vertrauen zwischen Führungskräften und Team aufzubauen.

Projekte und Aufgaben an einem Ort verwalten

Viele hochwertige Apps ermöglichen es, Projekte und Aufgaben direkt dort zu verwalten, wo auch die Zeiterfassung stattfindet. Das ist ideal, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wissen, woran die anderen gerade arbeiten. So können Prioritäten richtig gesetzt und die Effizienz maximiert werden.

Erledigte Aufgaben im Blick behalten

Ebenfalls beim Thema Aufgabenverwaltung: Ein gutes Task-Management-System hilft Ihnen auch dabei, den Überblick über bereits erledigte Arbeiten zu behalten. Mit einer App, die anpassbare Statusoptionen bietet, können Sie abgeschlossene Aufgaben gezielt organisieren. In WebWork beispielsweise können Sie eigene Aufgabenstatus erstellen, etwa für Aufgaben, die:

• Vollständig abgeschlossen sind
• Auf weitere Informationen warten
• Auf die Arbeit einer anderen Person warten
• Zur Überprüfung bereitstehen

Neben der Aufgabenverwaltung sind Daily Stand-ups eine weitere effektive Methode, um den Fortschritt im Blick zu behalten. Ein Stand-up ist ein kurzes Meeting mit einem klaren Ziel: den aktuellen Stand der Dinge zu erfassen. In der digitalen Variante läuft das vollständig asynchron ab. Einige hochwertige Zeiterfassungs-Tools bieten automatische Stand-ups, die sich mit wenigen Klicks einrichten lassen. WebWork beispielsweise kann automatisch Stand-up-Nachrichten an verschiedene Teams innerhalb Ihres Unternehmens über WebWork Chat oder Slack senden. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Slack-Integration.

Ablenkungen erkennen und eliminieren

Einer der größten Vorteile des asynchronen Arbeitens ist, dass Ablenkungen reduziert werden. Ein gutes Zeiterfassungs-Tool hebt das auf eine neue Ebene. WebWork beispielsweise ermöglicht es, Apps und Websites als produktiv, neutral oder nicht produktiv einzustufen. Während Ihre Mitarbeitenden mit aktivem Tracker arbeiten, erkennt das System unproduktive Plattformen automatisch. WebWork weist Ihr Team dann darauf hin, keine Zeit auf solchen Seiten oder Apps zu verbringen – und hilft so, die negativen Auswirkungen von Ablenkungen zu vermeiden.

Kommunikation verbessern und Notfallkanäle einrichten

Vielleicht haben Sie bisher nicht daran gedacht, aber Time Tracker können hervorragend dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu verbessern. Einige hochwertigere Lösungen bieten integrierte Kommunikationswerkzeuge wie Chat und Video-Meetings. Die besten Time Tracker, wie WebWork, gehen jedoch noch einen Schritt weiter und bieten erweiterte Funktionen mit mehreren Chat-Channels.

Ein wichtiger Grund, warum Sie verschiedene Chat-Channels einrichten sollten, ist die Vorbereitung auf Notfallsituationen. In solchen Momenten müssen Ihre Teammitglieder schnell reagieren können. Das führt uns direkt zum nächsten Thema – den Fällen, in denen asynchrones Arbeiten nicht die beste Wahl ist.

Wann ist asynchrones Arbeiten nicht die beste Option?

Es gibt Situationen, in denen Echtzeit-Kommunikation durch nichts zu ersetzen ist. Glücklicherweise sind das nicht viele. Die wichtigsten sind:

• Notfallsituationen
• Schwierige Gespräche

Notfallsituationen

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Notfall eintritt, müssen Ihre Mitarbeiter sofort handeln. Anders als fast alle anderen Aufgaben lassen sich Notfälle nicht im Voraus planen. Das unterstreicht die Bedeutung dedizierter synchroner Kommunikationskanäle – auch wenn diese nur selten zum Einsatz kommen sollten.

Schwierige Gespräche

Wenn Sie ein schwieriges Gespräch mit einem Mitarbeiter führen müssen, ist ein persönliches Gespräch in der Regel die beste Wahl. Das kann ein Gespräch über mangelnde Leistung, Verhalten oder andere sensible Themen sein. Das unmittelbare Feedback synchroner Kommunikation – insbesondere was Emotionen betrifft – ist in solchen Situationen unersetzlich.

Richtlinien für eine effektive asynchrone Kommunikation

Bevor wir diesen Artikel abschließen, möchten wir noch einen letzten Aspekt beleuchten, der asynchrone Kommunikation verbessern kann: Richtlinien.

Richtlinien für Antwortzeiten

Auch wenn asynchrones Arbeiten keine sofortigen Antworten erfordert, sollte die Reaktionszeit auch nicht zu lang sein. Legen Sie bei der Einführung dieser Strategie in Ihrem Unternehmen fest, wie lange eine Antwort maximal dauern darf. Dies hängt natürlich stark davon ab, wie unterschiedlich die Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder sind. Wenn Ihre Mitarbeiter über verschiedene Zeitzonen auf der ganzen Welt verteilt sind, könnten 8–12 Stunden ein guter Ausgangspunkt sein. Befinden sich alle in derselben Zeitzone, wären 4–6 Stunden oder weniger ein realistischer Richtwert.

Inhaltliche Richtlinien

Wie bereits erwähnt, zeichnet sich asynchrones Arbeiten durch weniger, dafür aber durchdachtere Nachrichten aus. Wenn wichtige Details in einer Nachricht fehlen, kann das zu erheblichen Verzögerungen führen. Wie gravierend diese ausfallen, hängt natürlich von Ihren Antwortzeit-Richtlinien ab – was deren Bedeutung nochmals unterstreicht. Daher empfiehlt es sich, klare Regeln dafür aufzustellen, wie viele Informationen jede Nachricht enthalten sollte. In der Regel ist zu viel kommunizieren dabei die bessere Wahl.

Fazit

Auch wenn synchrones Arbeiten weltweit nach wie vor weit verbreitet ist, bietet asynchrone Kommunikation enormes Potenzial. Für viele Unternehmen eröffnet sie eine Vielzahl von Vorteilen – und kann das Wachstum spürbar beschleunigen.

Allerdings ist das Konzept nicht ohne Herausforderungen. Die Integration kann anspruchsvoll sein, und das Management der Belegschaft gehört zu den schwierigsten Aspekten des Umstiegs.

Mit den richtigen Tools und einem durchdachten Ansatz können Sie jedoch das volle Potenzial für Ihr Unternehmen nutzen. Hochwertige Time Tracking Apps sind dabei unverzichtbar, wenn Sie den Wechsel vollziehen möchten. Sie bieten gleichzeitig zahlreiche zusätzliche Vorteile und sind damit eine lohnende Investition – unabhängig davon, wie Ihr Team langfristig kommuniziert.