Es ist eine Erfahrung, die viele Arbeitnehmer nur zu gut kennen: Sie stempeln morgens ein, stempeln abends aus … aber zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Woche oder im Monat müssen sie sich trotzdem hinsetzen und ihre Arbeitsstunden mühsam von Hand erfassen – für die Lohnabrechnung.

Manche tragen die exakte Uhrzeit ein – „7:53 – 17:18 Uhr“, „7:21 – 17:01 Uhr“, während andere einfach „8:00 – 17:00 Uhr“ für jeden Tag eintragen – auch wenn das gar nicht stimmt. In manchen Unternehmen erfasst das System die Kommen- und Gehen-Zeiten zwar automatisch, aber dafür muss man physisch im Büro sein.

Dann gibt es Arbeitsplätze, die noch mehr verlangen: Mitarbeitende müssen sich merken, wie viele Stunden sie einem bestimmten Kunden oder Projekt zugeordnet haben – für die Abrechnung. Das betrifft vor allem Agenturen und Beratungsunternehmen.

Der Prozess, jede einzelne Arbeitsstunde der Woche im Nachhinein zu rekonstruieren, ist langwierig und ermüdend. Ich kenne eine Rechtsanwältin, die sich mir gegenüber einmal spontan Luft machte: „Wenn es doch nur ein automatisiertes System gäbe, damit ich nicht so viel Zeit mit dem Erfassen von Abrechnungsstunden verbringe!“

Oh ja, das kenne ich.

Die manuelle Datenlücke

Viele Unternehmen haben durchaus ein System zum Ein- und Ausstempeln – sei es per ID-Karte am Eingang oder über ein digitales Portal.

Aber damit endet es meistens auch schon.

Diese Systeme liefern eine grundlegende Aufzeichnung darüber, wann Mitarbeitende gekommen und gegangen sind – mehr aber nicht. HR-Teams müssen Einträge trotzdem prüfen, und Führungskräfte müssen Stundenzettel vor der Weitergabe an die Lohnabrechnung überprüfen und genehmigen.

Bei Abrechnungsstunden wird es noch genauer. Agenturen müssen ihren Kunden gegenüber rechtfertigen, wie jede Stunde verwendet wurde und warum die berechneten Honorare korrekt und nachvollziehbar sind. Jede Unstimmigkeit kann Fragen zu Überabrechnung, schwacher Dokumentation oder ungenauer Berichterstattung aufwerfen.

Dennoch setzen viele Unternehmen immer noch auf manuelle Zeiterfassung, die anfällig für folgende Risiken ist:

• Verzögerte Lohnabrechnungen. Es kommt vor, dass eine Person, die einen Stundenzettel unterschreiben muss, abwesend, im Urlaub oder beschäftigt ist. Die Einholung der Genehmigung kann den gesamten Prozess erheblich verzögern.
• Manuelle Fehler. Ein einziger Tippfehler, eine falsche Formel oder ein übersehener Stundenzettel kann zu Unterzahlung, Überzahlung oder zeitaufwendigen Korrekturen bei der Lohnabrechnung führen.
• Ungenaue Berichte. Ein Mitarbeitender könnte die Arbeitszeit aufblähen und angeben, 3 Stunden für ein Kundenprojekt gearbeitet zu haben, obwohl es in Wirklichkeit nur 2 Stunden und 12 Minuten waren – ob absichtlich oder weil die Erinnerung trügt.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit. Manchmal muss man die Arbeitsstunden einer Person hinterfragen oder genauer prüfen – aber ohne ein automatisiertes System ist es schwierig zu verifizieren, was tatsächlich passiert ist, jenseits dessen, was auf dem Papier steht.

• Versteckte Personalkosten. HR, Führungskräfte und Mitarbeitende verbringen jede Abrechnungsperiode Stunden damit, Einträge zu prüfen, zu korrigieren und Genehmigungen hinterherzulaufen. Das frisst Zeit und geht auf die Produktivität.
• Fragmentierte Verantwortlichkeit. Wenn Daten durch mehrere Hände und Systeme wandern, wird unklar, wer für Fehler verantwortlich ist. Ist es die Führungskraft oder HR?
• Compliance-Risiken. Ungenaue oder unvollständige Aufzeichnungen können bei Audits zum Problem werden – besonders in Branchen mit strengen Arbeits- oder Abrechnungsvorschriften.

Einstempeln → Lohnabrechnung

Vor diesem Hintergrund gibt es eine Plattform, die Stundenzettel der Mitarbeitenden automatisch mit der Lohnabrechnung verknüpft: WebWork.

WebWork ist eine KI-gestützte Zeiterfassungs- und Mitarbeiter-Monitoring-Software, mit der Teams Arbeit erfassen, Produktivität analysieren, Stundenzettel erstellen und Lohnabrechnung sowie Zahlungen auf einer einzigen Plattform verwalten können.

Der allererste Berührungspunkt ist der Moment, in dem ein Mitarbeitender seinen Arbeitstag beginnt.

Stellen wir uns für diesen Artikel eine Mitarbeiterin namens Vanessa vor. Sie ist Account Managerin einer kleinen PR-Agentur, betreut drei Kunden gleichzeitig und arbeitet remote.

Sie setzt sich um 7:55 Uhr in einem Café mit ihrem Cold Brew hin, streckt sich kurz und legt los. Bevor sie irgendetwas anderes tut, startet sie WebWork.

Um 8:10 Uhr legt sie gerade letzte Hand an einen Berichtsentwurf für Kunde A, als plötzlich eine „dringende“ Anfrage von Kunde B hereinkommt. Sie muss den Bericht vorerst liegen lassen. Um 9:00 Uhr ist sie in einem Call mit Kunde C.

Gerade mal eine Stunde, und ihre Arbeit verteilt sich bereits auf drei Kunden. Wie soll sie das alles in einem Stundenzettel festhalten?

Aber WebWork hat die Arbeit bereits für sie erledigt. Während sie von einer Aufgabe zur nächsten wechselt, erfasst der Tracker Zeit und Arbeitsaktivität automatisch. Und das den ganzen Tag über.

Durch automatische Zeiterfassung, Screenshot- und Aktivitätsüberwachung und weitere Funktionen werden Vanessas Arbeitsaktivitäten in Echtzeit gesammelt – und das erleichtert Ihnen als Führungskraft die Arbeit.

Die Daten erfassen nicht nur Arbeitsstunden – sie bewerten auch Produktivitäts- und Aktivitätslevel anhand der Tastatur- und Mausnutzung. Je nach Konfiguration kann auch die App- und Website-Nutzung während der erfassten Zeit angezeigt werden. Das bedeutet: Vanessas Tag verschwindet nicht in vagen Erinnerungen. Es gibt eine nachvollziehbare Spur.

Während sie viel zu beschäftigt ist, den Dienstag zu überstehen, um auch nur an die Lohnabrechnung zu denken, baut WebWork bereits den Nachweis für sie auf. Genau hier beginnt sich die manuelle Datenlücke zu schließen.

Ohne WebWork müsste Vanessa ihren Stundenzettel am Ende der Woche selbst ausfüllen. Sie müsste ihre Stunden aus der Erinnerung rekonstruieren, gesendete E-Mails durchgehen, Slack-Chats nachlesen und ihren Browserverlauf durchscrollen – eine Privatdetektivin ihres eigenen Tagesablaufs.

Vanessa, die noch eine lange To-do-Liste hat, hätte ihre Stunden gerundet – 3 Stunden statt 2 Stunden und 43 Minuten. Dann müssten Sie als ihre Führungskraft den Eintrag prüfen. HR müsste ihn validieren, bevor er in die Lohnabrechnung geht.

In WebWork ist der Stundenzettel bereits vorhanden: erfasste Stunden, verdiente Beträge sowie Projekt- oder Aufgabendetails. Wenn Genehmigungen aktiviert sind, prüft die Führungskraft einfach den Stundenzettel, dessen Daten bereits aus der erfassten Arbeit vorbefüllt wurden. Das macht den Prozess schneller und zuverlässiger – nicht weil die Genehmigung entfällt, sondern weil die Stunden bereits zur Prüfung vorliegen.

Die Daten ermöglichen auch neue Erkenntnisse. Vielleicht ist Vanessa gar nicht ineffizient, wenn sie mehr Stunden für Kunde B aufwendet – sondern dieser Kunde beansprucht mehr Zeit, als vertraglich vereinbart ist. Sie haben es in den Screenshots gesehen, ebenso wie in der Tastatur- und Mausaktivität. Sie können auf dieser Basis entscheiden, ob es Zeit ist, anders abzurechnen oder die Erwartungen mit dem Kunden neu zu justieren.

Sie haben objektive Daten als Grundlage – die nicht nur aus Vanessas Erinnerung stammen.

Dann kommt der Teil, der früher der schwierigste war: die Lohnabrechnung.

Stundenzettel und Lohnabrechnung nahtlos verbinden

Stellen wir uns Michael aus der Personalabteilung vor. Eine Woche vor dem Zahltag hat er bereits eine Erinnerungs-E-Mail verschickt, damit die Mitarbeitenden ihre unterschriebenen und genehmigten Stundenzettel rechtzeitig einreichen. Aber drei Tage später hat erst die Hälfte reagiert.

Michael bekommt eine Reihe von Ausreden zu hören: Mein Vorgesetzter hat meinen Stundenzettel noch nicht unterschrieben, weil er in Meetings steckt. Mein Vorgesetzter ist im Urlaub. Ich war so beschäftigt, dass ich meinen Stundenzettel vergessen habe. Ich habe versehentlich 2,5 Stunden als 25 Minuten eingetragen. Moment, die Mittagspause zählt nicht mit?

Er schickt eine weitere Erinnerung. Er geht persönlich zum Teamleiter der IT-Abteilung, weil deren Team die Stundenzettel noch nicht eingereicht hat. Aber beim Marketing-Team, das remote arbeitet, weiß er nicht, wie er nachhaken soll – die Teamleiterin antwortet kaum. Er muss dreimal anrufen, bevor sie abnimmt.

Frustriert verfasst er ein unternehmensweites Memo über Engpässe im Lohnabrechnungsprozess. Erst dann erhält er die Stundenzettel – aber einer fehlt immer noch. Er macht trotzdem weiter.

In der folgenden Woche klopft die Mitarbeiterin, die ihren Stundenzettel nicht rechtzeitig eingereicht hat, an seine Tür. Sie fragt, warum sie kein Gehalt bekommen hat, und sagt, sie habe kein Geld mehr für die verbleibenden Tage. Er seufzt und fragt sich, warum das sein Problem sein soll.

Genau diese Art von Reibungsverlusten soll WebWork reduzieren.

In WebWork bilden genehmigte Stundenzettel die Grundlage für die Lohnabrechnung. Sobald die Stunden genehmigt sind, kann WebWork diese genehmigten Stunden – oder bereits im System hinterlegte Festgehälter – in Rechnungen und Zahlungsdatensätze umwandeln.

Von dort aus können Arbeitgeber über unterstützte Zahlungsmethoden bezahlen oder die Daten in ihren Lohnabrechnungs-Workflow einspeisen, je nach Konfiguration des Arbeitsbereichs. Mit anderen Worten: Die gleiche Plattform, die Vanessas Arbeitszeit erfasst hat, bereitet diese auch für die Auszahlung vor.

Der Workflow wird deutlich vernetzter – mit weniger Exportieren, Hin-und-Her und Raum für Tabellenfehler.

Am Zahltag öffnet Vanessa ihr Handy und sieht, dass ihr Gehalt bereits eingegangen ist. Der Lohnabrechnungsprozess lief reibungslos, weil es kein Hin-und-Her mehr mit Ihnen oder HR gab, kein Hinterherlaufen hinter einer Person mit einer anderen Schicht und keine Korrektur von Fehlern, die bei manuellen Stundenzetteln ständig passieren.

Vanessa kann sich endlich auf die Arbeit konzentrieren, die wirklich zählt – und am Freitag die nächste Woche vorausplanen. Tschüss, Stundenzettel-Stress.

Die Rechtsanwältin, die sich bei mir über Abrechnungsstunden beschwert hat? WebWork ist genau das System, das sie sich gewünscht hat.