Wenn du als Manager WebWork nutzt, beginnen deine Tage wahrscheinlich immer gleich – du öffnest WebWork, prüfst die Anwesenheit, schaust dir Produktivitätskennzahlen an und wirfst vielleicht noch einen Blick auf die Projektübersicht. Bei einem großen Team kann jeder dieser Schritte locker zehn Minuten dauern – und trotzdem übersiehst du möglicherweise ein paar Details.
Genau deshalb haben wir WebWork AI eingeführt, das inzwischen deutlich leistungsfähiger bei der Analyse von Performance-Daten und beim eigenständigen Ausführen von Aktionen ist. In diesem Artikel geben wir dir praktische WebWork AI Prompts – geordnet nach Anwendungsfall – damit du das Maximum aus WebWork AI herausholst: Was du fragen solltest, wann du es fragen solltest und wie du bessere Antworten bekommst.
Was WebWork AI wirklich kann
Bevor wir zu den WebWork AI Prompts kommen, hier ein kurzer Überblick, was der KI-Assistent alles draufhat:
- Daten und Berichte abrufen: Erfasste Stunden, Produktivitätskennzahlen, Aktivitätslevel, Anwesenheitsdaten, Urlaubsguthaben, Projekt- und Teamaufschlüsselungen, Mitgliederdetails, Verträge, Stundensätze und Aufgabenstatus.
- Aktionen ausführen: Aufgaben erstellen, Projekte anlegen, neue Mitglieder einladen, Feiertage hinzufügen oder aktualisieren und Mitgliederinformationen bearbeiten.
- Mit dir chatten: Erklären, wie Funktionen arbeiten, wie man Einstellungen konfiguriert, was Begriffe wie Aktivitätslevel oder Verträge bedeuten und wo bestimmte Optionen zu finden sind.
Morgen-Check-in-Prompts
Das sind die Prompts, die deine tägliche Dashboard-Routine ersetzen. Statt vier Seiten zu öffnen, stellst du WebWork AI ein oder zwei Fragen und bekommst dasselbe Bild.
Der Überblick auf einen Blick
Zwei Prompts decken im Grunde alles ab, was ein Manager morgens als Erstes prüft:
- „Gib mir einen Montagmorgen-Überblick“
WebWork AI fasst Anwesenheit, erfasste Stunden und wichtige Produktivitätsindikatoren in einer einzigen Antwort zusammen. Du bekommst das, was du dir sonst aus der Anwesenheitsseite, dem Stundenbericht und dem Produktivitäts-Dashboard zusammensuchen müsstest.
- „Worüber sollte ich mir Sorgen machen?“
Wir empfehlen, diesen Prompt bewusst offen zu formulieren. So kann WebWork AI alle Muster erkennen, die deine Aufmerksamkeit verdienen – etwa niedrige Aktivität in einem Team, Anwesenheitsprobleme oder Stunden, die deutlich unter dem Soll liegen. Darauf kannst du dann direkt reagieren.
Beide Prompts funktionieren deshalb so gut, weil WebWork AI nicht nur eine Datenquelle abfragt. Es verknüpft Anwesenheits-, Stunden- und Produktivitätsdaten zu einem Gesamtbild.
Anwesenheit und Pünktlichkeit
Für gezieltere Anwesenheits-Checks eignen sich folgende Prompts:
- „Wer arbeitet gerade?“
- „Wer war gestern abwesend?“
- „Zeig mir die Zuspätkommer von heute“
- „Wer kam diesen Monat zu spät und wie oft?“
All diese Prompts unterstützen natürliche Zeitangaben. Du kannst „diese Woche“, „die letzten 30 Tage“, „1. März bis 15. März“ oder einfach „gestern“ schreiben – die KI interpretiert es korrekt.
Produktivitäts- und Performance-Prompts
Hier spart dir WebWork AI die meiste Zeit. Es stellt Performance-Daten zusammen, für die du sonst Berichte nach Team, Zeitraum und Metrik-Typ filtern müsstest.
Teamweite Performance
- „Wie produktiv war mein Team diese Woche?“
- „Top 3 der leistungsstärksten Teams“
- „Vergleiche die Produktivität aller Teams für letzte Woche“
- „Vergleiche diese Woche mit letzter Woche“
Die Vergleichs-Prompts sind besonders nützlich für Wochen-Reviews. Statt zwei Zeiträume zu exportieren und sie nebeneinander in einer Tabelle zu vergleichen, bekommst du den Vergleich in einer einzigen Antwort.
Probleme frühzeitig erkennen
- „Was ist gerade das größte Problem meines Teams?“
- „Finde die am wenigsten produktiven Personen diesen Monat“
- „Finde die am wenigsten produktiven Personen diesen Monat, ohne Manager“
Wie im dritten Prompt zu sehen, kannst du Zusatzkriterien ergänzen, um die Ergebnisse einzugrenzen. Wenn du eine bestimmte Rolle ausschließen, dich auf ein bestimmtes Team konzentrieren oder nach Projekt filtern willst, füge das einfach ganz natürlich zum Prompt hinzu.
Falls du WebWork gerade für dein Team evaluierst, sind diese Produktivitäts-Prompts eine gute Möglichkeit, die KI in Aktion zu erleben. Du kannst WebWork 14 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte – und diese Prompts direkt mit deinen eigenen Daten ausprobieren.
Mitarbeiter-Detailanalyse-Prompts
Wenn du dich auf ein 1-on-1 vorbereiten oder die Performance einer Person vor einem Check-in bewerten willst, liefern dir diese Prompts alles, was du dir sonst mühsam aus verschiedenen Berichten zusammensuchen müsstest.
Individuelle Performance
- „Wie viele Stunden hat Sarah diese Woche erfasst?“
- „An welchen Projekten hat John letzten Monat gearbeitet?“
- „Gib mir eine vollständige Analyse von Lianas Performance im März“
Der „vollständige Analyse“-Prompt verdient eine besondere Erwähnung: Er liefert Stunden, Aktivitätslevel, Produktivitätsaufschlüsselungen und Projektzuordnungen in einer einzigen Antwort. Du bekommst genau die Art von Zusammenfassung, die du normalerweise erst durch Öffnen von drei oder vier verschiedenen Berichtsansichten zusammenstellen würdest.
Direkter Vergleich
- „Sag mir, wie Sharon und Rae diese Woche abgeschnitten haben – gearbeitete Stunden, Aktivitätslevel, verschwendete Zeit“
- „Wie haben Sarah und Mike diese Woche performt – Stunden, Aktivität, alles was du mir sagen kannst“
Diese Vergleichs-Prompts generieren in Sekundenschnelle eine strukturierte Gegenüberstellung zweier Mitglieder. Das ist besonders hilfreich für die Auslastungsverteilung, Performance-Reviews oder einfach um zu verstehen, wie verschiedene Teammitglieder ihre Zeit im Verhältnis zueinander verbringen. Ohne die KI müsstest du dich Bericht für Bericht durchklicken und jede Kennzahl jedes Mitarbeiters einzeln vergleichen.
Tipp: Für die besten Ergebnisse mit WebWork AI Prompts verwende die vollständigen Namen, wie sie in WebWork hinterlegt sind. Spitznamen oder Abkürzungen werden möglicherweise nicht erkannt – die KI braucht den exakten Mitgliedernamen, um die richtigen Daten abzurufen.
Projekt- und Zeitverteilungs-Prompts
- „Wie viele Stunden haben wir letzten Monat pro Projekt erfasst?“
- „Welches Team hat die meiste erfasste Zeit?“
Diese Prompts sind recht geradlinig – der eigentliche Mehrwert kommt durch die Nachfragen. WebWork AI merkt sich den Kontext innerhalb einer Konversation, sodass du tiefer einsteigen kannst, ohne dich zu wiederholen:
Das meine ich damit konkret:
Du: „Wie viele Stunden haben wir letzten Monat pro Projekt erfasst?“
KI: (liefert Projektaufschlüsselung)
Du: „Welches Projekt hatte die meisten Überstunden?“
KI: (antwortet basierend auf demselben Datensatz)
Du: „Schlüssle das nach Teams auf“
Dieses Nachfrage-Muster funktioniert übrigens bei allen Prompt-Typen, da die KI den Kontext deiner vorherigen Fragen beibehält.
Aktions-Prompts – Dinge erledigen, ohne den Chat zu verlassen
Die meisten Nutzer entdecken WebWork AI über Fragen, aber die agentische Eigenschaft ist das, was dir wirklich Schritte spart. Mit Aktions-Prompts kannst du ein Problem in den Daten erkennen und es direkt im Chat lösen – ohne zum Aufgabenmanager oder zu den Einstellungen wechseln zu müssen.
Aufgabenverwaltung
- „Erstelle eine Aufgabe für das Design-Team: Landingpage bis Freitag fertigstellen“
- „Erstelle eine Aufgabe für Projekt X“
Du kannst Team, Projekt, Deadline und Aufgabenbeschreibung in einem einzigen Satz angeben. WebWork AI erstellt die Aufgabe und bestätigt dir die Details.
Team- und Workspace-Verwaltung
- „Lade john@email.com in unser Team ein“
- „Füge einen Feiertag für den 31. März hinzu“
Die KI übernimmt auch die Aktualisierung von Mitgliederinformationen und die Verwaltung von Feiertagseinstellungen. Für Teams, die Mitarbeiter über mehrere Zeitzonen und Länder hinweg managen, ist allein die Feiertagsverwaltung eine nützliche Abkürzung – du kannst standortspezifische Feiertage hinzufügen, ohne dich durch die Einstellungsmenüs navigieren zu müssen.
Anleitungs- und Einrichtungs-Prompts
WebWork bietet viele Konfigurationsmöglichkeiten, und die richtige Einstellung zu finden, ist nicht immer sofort ersichtlich. Statt im Hilfe-Center zu suchen, kannst du die KI direkt fragen:
- „Wie richte ich Wochenlimits ein?“
- „Was ist der Unterschied zwischen Team und Projekt?“
- „Wie richte ich einen Kiosk ein?“
- „Wie wird das Aktivitätslevel berechnet?“
- „Was ist ein Vertrag und wie weise ich ihn zu?“
- „Wie lade ich jemanden in meinen Workspace ein?“
Die KI führt dich Schritt für Schritt direkt im Chat durch den Prozess. Das ist besonders hilfreich für neue Manager, die sich gerade in WebWork einarbeiten, oder für Admins, die Workspace-Einstellungen konfigurieren, die sie nicht oft genug ändern, um sich zu merken, wo alles zu finden ist.
5 Tipps für bessere Antworten
Aus der Arbeit mit diesen Prompts haben sich ein paar Muster herauskristallisiert, die einen spürbaren Unterschied bei der Ergebnisqualität machen.
Verwende die vollständigen Namen, wie sie in WebWork hinterlegt sind. Die KI gleicht mit den Mitgliedernamen in deinem Workspace ab. Wenn jemand als „Michael Chen“ eingetragen ist und du nach „Mike“ fragst, kann es sein, dass die Zuordnung nicht klappt.
Gib Zeiträume an, wenn du bestimmte Perioden brauchst. „Diese Woche“, „im März“, „die letzten 30 Tage“ und explizite Bereiche wie „1. März bis 15. März“ funktionieren alle. Ohne Zeitangabe wählt die KI einen sinnvollen aktuellen Zeitraum, aber mit einer konkreten Angabe bekommst du genau das, was du brauchst.
Fang breit an, dann frag nach. Eine Konversation wie „Wie läuft es bei meinem Team?“ → „Und letzte Woche?“ → „Wer braucht Aufmerksamkeit?“ → „Schlüssle das nach Projekten auf“ sind vier Fragen, die manuell zehn Minuten Berichts-Navigation kosten würden. Mit der KI geht das deutlich schneller, weil sie den Kontext behält und jede Nachfrage auf der vorherigen aufbaut.
Frag in jeder Sprache. Die KI antwortet in der Sprache, in der du schreibst. Wenn dein Team über mehrere Länder verteilt ist, kann jeder Manager in seiner eigenen Sprache Fragen stellen.
Sei so spezifisch oder so vage wie nötig. Sowohl „Wie läuft es bei uns?“ als auch „Zeig mir Johns erfasste Stunden vom 1.–15. März nach Projekt“ funktionieren. WebWork AI passt die Tiefe der Antwort an die Genauigkeit deiner Frage an.
Jetzt weißt du, wie du WebWork AI optimal einsetzt – Zeit, das Ganze in die Praxis umzusetzen.
