Zeiterfassungssoftware gibt es schon seit einer Weile. Ihre Vorteile – wie gesteigerte Leistung und eine bessere Work-Life-Balance – spüren Teams auf der ganzen Welt. Doch die Welt der Produktivität entwickelt sich ständig weiter, und die nächste große Veränderung ist bereits da: KI-gestützte Zeiterfassung.

Dieser Leitfaden zeigt, wie WebWork als Zeiterfassungs-Tool mit KI Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringen kann. Wir erklären, wie es Ihre Arbeitsabläufe als Führungskraft verändert und wie Sie das Beste aus Ihrem Team herausholen.

Warum KI-Zeiterfassung ein echter Gamechanger ist

Die Art und Weise, wie wir nach Informationen suchen, verändert sich rasant. Der klassische Weg erfordert viele Schritte: Sie geben eine Suchanfrage in eine Suchmaschine ein und hoffen, dass die Ergebnisse relevant sind. Danach müssen Sie die Treffer durchsuchen, um die gewünschten Informationen zu finden.

KI verändert diesen Status quo grundlegend. Anstatt aufwendig zu recherchieren, obwohl sich das Gesuchte in einem einzigen Satz zusammenfassen lässt, stellen Sie einfach eine Frage – genau wie an einen Menschen. Und das gilt nicht nur für die Internetsuche: KI kann auch die Art verändern, wie Sie Ihre eigenen, privaten Daten durchsuchen. Dadurch revolutioniert KI-Zeiterfassung eine der wichtigsten Aufgaben von Produktivitätssoftware: die Datenanalyse.

KI in der Zeiterfassung ist mehr als nur ein Suchwerkzeug

KI-Zeiterfassung ist zwar ideal, um genau die Daten zu finden, nach denen Sie suchen – aber sie kann noch viel mehr. Mit WebWork AI analysieren Sie Daten in Sekunden und erhalten präzise Empfehlungen sowie Prognosen. Das macht datenbasierte Entscheidungsfindung deutlich einfacher und hilft Ihnen, bessere Entscheidungen für das Wachstum Ihres Unternehmens zu treffen.

Unregelmäßigkeiten mit WebWork AI Zeiterfassung erkennen

Eine besonders nützliche Funktion von WebWork AI ist die Suche nach Unregelmäßigkeiten in Ihren Workspace-Daten. Eine einfache Anfrage wie „Gibt es Unregelmäßigkeiten in diesem Bericht?“ kann helfen, eine Vielzahl von Problemen frühzeitig aufzudecken. So können Sie etwa gegen mangelndes berufliches Engagement vorgehen, bevor es zum echten Problem für Ihr Unternehmen wird.

Automatisierung mit WebWork AI Zeiterfassung

Um Probleme zu erkennen, bevor sie größer werden, empfiehlt es sich, Daten regelmäßig zu analysieren. WebWork AI macht das ganz einfach mit automatisierten E-Mail-Berichten. Sie legen einmalig eine Anfrage fest, die Ihnen die gewünschten Informationen liefert – und WebWork sendet Ihnen Ihren individuellen, KI-generierten Bericht in der von Ihnen gewählten Frequenz.

Zeiterfassungsfunktionen, die WebWork AI transformiert

So verbessert WebWork AI jede einzelne Funktion von WebWork – mit konkreten Beispielen, wie Sie sie in Ihrem eigenen Workspace einsetzen können.

Tagesaktivitäts-Monitoring

Das Tagesaktivitäts-Monitoring ermöglicht es, genau nachzuvollziehen, was jedes Workspace-Mitglied an einem bestimmten Tag gemacht hat. WebWork AI erweitert diese Funktion, indem es Ihnen eine schnelle Zusammenfassung des jeweiligen Berichts liefert. Sie können auch spezifischere Daten abfragen, etwa welche App eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt genutzt hat. Zum Beispiel: „Welche App hat Clara O. um 15:30 Uhr verwendet?“ – WebWork AI antwortet sofort.

Darüber hinaus können Sie WebWork AI bitten, Daten zu analysieren und Vorhersagen sowie Empfehlungen zu geben. Es erkennt auch ungewöhnliche Aktivitätsmuster bei Mitarbeitenden, wie auffällige Nutzungsverhalten oder verdächtige Aktivitäten. So können Sie zum Beispiel fragen: „Wie wahrscheinlich ist es, dass Clara O. auf Basis ihrer Aktivitätswerte einen Auto-Clicker verwendet, um WebWork zu täuschen?“

App- und Website-Nutzungsverfolgung

App- und Website-Monitoring zeigt Ihnen, welche Plattformen Ihre Mitarbeitenden bei der Arbeit nutzen. WebWork ermöglicht es außerdem, jeder Plattform eine von drei Produktivitätskategorien zuzuweisen: produktiv, neutral und nicht produktiv. So erhalten Sie auf einen Blick einen Überblick über die Produktivität Ihrer Teammitglieder. WebWork AI vertieft diese Einblicke noch weiter, indem es Ihnen hilft, verschiedene Berichte zu erstellen. Zum Beispiel: „Welches Team in meinem Workspace hat die meiste Zeit mit nicht produktiven Apps und Websites verbracht?“ – und schon erhalten Sie Produktivitätsdaten für jede Abteilung Ihres Unternehmens.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Die Verwaltung von Projekten und Aufgaben ist entscheidend – besonders für Ihren langfristigen Erfolg. WebWork ermöglicht es Ihnen, dies am selben Ort zu tun, an dem Sie die Zeit erfassen, damit jedes Projekt und jede Aufgabe korrekt priorisiert wird. Mit WebWork AI erhalten Sie detaillierte Einblicke in den Fortschritt Ihres Teams. Zum Beispiel: „Welche Aufgabe hat in jedem meiner Workspace-Projekte am längsten gedauert?“ – So können Sie Schwachstellen gezielt optimieren und Ihrem Team helfen, Aufgaben schneller zu erledigen.

Lohnabrechnung verfolgen

Mit WebWork ist die Verwaltung Ihrer Lohnabrechnung unkompliziert. Weisen Sie Ihren Mitarbeitenden, Projekten oder einzelnen Verträgen Stundensätze zu – WebWork berechnet die verdienten Beträge automatisch. WebWork AI macht es noch einfacher, Gehaltsdaten für spezifische Fälle abzurufen. Fragen Sie zum Beispiel: „Wie viel Lohnkosten hat Projekt A letzte Woche verursacht?“ oder „Was sind die gesamten Lohnkosten von Team A in diesem Monat?“ – und erhalten Sie sofort exakte Antworten.

Work-Life-Balance-Monitoring

Das Work-Life-Balance-Monitoring ist ein unverzichtbares Werkzeug, um Überarbeitung in Ihrem Team zu verhindern. Arbeitsüberlastung kann zu Burnout führen, was sich negativ auf Ihr gesamtes Unternehmen auswirkt. WebWork AI liefert Ihnen sofortige Einblicke, welche Workspace-Mitglieder burnoutgefährdet sind. Fragen Sie einfach: „Welche Workspace-Mitglieder waren diesen Monat am stärksten überlastet?“ Gleichzeitig können Sie mit „Wer ist in meinem Workspace am wenigsten ausgelastet?“ herausfinden, wer noch Kapazitäten für zusätzliche Aufgaben hat.

Abwesenheitsmanagement

Mit WebWork ist die Verwaltung von Urlaubsanträgen ganz einfach. Ihre Mitarbeitenden müssen keine Papierformulare ausfüllen, während Sie und Ihre Führungskräfte Anträge mit nur einem Klick genehmigen oder ablehnen können. Sie sehen auch, wann welche Teammitglieder abwesend sein werden – und können Aufgaben entsprechend planen. WebWork AI hebt Ihr Abwesenheitsmanagement auf das nächste Level und liefert Ihnen verschiedene Einblicke auf einen Schlag. Zum Beispiel: „Wie viel Prozent meines Teams ist am 30. Dezember nicht verfügbar?“ – mit sofortiger, präziser Antwort.

Schichtplanung

Schichtplanung ist ein wichtiges Werkzeug, wenn Ihr Unternehmen außerhalb der klassischen 9-to-5-Zeiten arbeitet – etwa rund um die Uhr. WebWork AI erleichtert es sicherzustellen, dass genügend Mitarbeitende für alle Schichten eingeplant sind und Ihr Unternehmen reibungslos läuft. Fragen Sie einfach: „Gibt es nächste Woche Lücken in der Schichtabdeckung?“ – und der Tracker nutzt Ihre Schicht- und Abwesenheitsdaten, um Ihnen genaue Informationen zu liefern.

GPS-Ortung von Mitarbeitenden

Für Teams mit Außendienstmitarbeitenden kann die Standortverfolgung eines der wichtigsten Produktivitätswerkzeuge sein. WebWork AI ermöglicht es Ihnen, wichtige Details zu den besuchten Standorten Ihrer Mitarbeitenden abzufragen – zum Beispiel die am häufigsten besuchten Orte. Fragen Sie einfach: „Welche Standorte wurden letzten Monat am häufigsten besucht?“ oder „Wo hat mein Team die meiste Zeit in Stadt A verbracht?“

Ausgabenverfolgung

Neben der Erfassung von Zeit, Produktivität und Lohnabrechnung ermöglicht WebWork mit der Ausgabenverfolgung auch die Kontrolle Ihrer Unternehmensausgaben. WebWork AI macht die Verwaltung dieser Ausgaben noch einfacher. Mit der Anfrage „Zeig mir die 10 größten Ausgaben des letzten Monats“ wissen Sie sofort, welche Posten am meisten zu Buche geschlagen haben. Oder Sie überprüfen die Vollständigkeit Ihrer Ausgabenerfassung mit: „Gibt es Ausgaben aus dem letzten Monat, denen kein Beleg beigefügt ist?“

WebWork AI optimal nutzen: So geht’s

Um WebWork AI voll ausschöpfen zu können, sollten Sie einen Punkt im Blick behalten: Ihren WebWork-Plan. So stellen Sie sicher, dass Sie das Beste aus der KI-Zeiterfassungssoftware herausholen – und dabei nicht für Funktionen bezahlen, die Sie aktuell nicht benötigen.

Den richtigen WebWork-Plan wählen

WebWork ist ein leistungsstarkes Zeiterfassungs-Tool mit KI. Es bietet eine Vielzahl von Funktionen und eignet sich besonders gut für größere Teams, die verschiedene Management- und Tracking-Funktionen benötigen. Wenn Sie jedoch ein kleineres Team führen oder vorerst nicht alle Funktionen benötigen, können Sie mit einem der günstigeren Tarife von WebWork viel sparen. Sie erhalten dann nicht den vollen Funktionsumfang des KI-Zeiterfassungs-Tools, haben aber jederzeit die Möglichkeit, mit dem Wachstum Ihres Teams aufzustocken. Unser Pro-Plan ist ein idealer Einstieg, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Und das Beste: Sie können noch heute kostenlos starten – mit unserem 14-tägigen kostenlosen Test!

Fazit

KI verändert die Welt in den unterschiedlichsten Bereichen – Zeiterfassung und Produktivitätssoftware bilden da keine Ausnahme. Mit einem hochwertigen Zeiterfassungs-Tool mit KI können Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben. Sie analysieren wichtige Daten in Ihrem Workspace in Sekundenschnelle und erhalten genau die Informationen, die Sie brauchen. Nutzen Sie KI-gestützte Zeiterfassung und beschleunigen Sie noch heute das Wachstum Ihres Unternehmens!

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