Leistungsstarke Zeiterfassungstools wie WebWork können das Wachstum deines Unternehmens auf viele Arten beschleunigen. Sie bieten einen umfangreichen Funktionsumfang, der dir die Verwaltung deines Unternehmens erheblich erleichtert. Wenn du jedoch neu in der Welt der Zeiterfassung bist, kann der Einstieg zunächst etwas überwältigend wirken.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du mit WebWork Time Tracker durchstartest. Wir erklären die Grundlagen der Zeiterfassung im Web, auf dem Desktop und auf dem Smartphone – und geben dir außerdem einen Überblick über weitere nützliche Funktionen in deinem Dashboard.

Die Grundlagen legen

Bevor du mit WebWork loslegen kannst, musst du zwei Schritte abschließen:

• Einen Tarif auswählen
• Workspace-Mitglieder einladen

Wir gehen diese Schritte jetzt kurz durch, beginnend mit dem ersten.

Einen Tarif auswählen

Der erste Schritt bei der Nutzung von WebWork ist die Wahl des Tarifs, der am besten zu deinem Team passt. Das hängt davon ab, welche Funktionen du benötigst. Wenn du nur eine einfache Zeiterfassung brauchst, könnte unser günstigster Pro-Tarif ausreichen. Möchtest du jedoch das gesamte Management deines Unternehmens optimieren und die Produktivität steigern, sind unsere höheren Tarife die richtige Wahl.

Wenn du noch nicht sicher bist, welche Funktionen du brauchst, kannst du alle 14 Tage lang völlig kostenlos ausprobieren. Registriere dich einfach für die kostenlose Testversion von WebWork und leg direkt los. Du brauchst dafür keine Kreditkarte, und alle erfassten Daten deines Teams können jederzeit in einen kostenpflichtigen Tarif deiner Wahl übernommen werden.

Hast du ein Team von 10 oder mehr Personen, kannst du eine Demo mit unseren Experten buchen. Dort hast du die Möglichkeit, alle deine Fragen zum Tracker zu stellen und herauszufinden, ob er für dein Unternehmen geeignet ist. Fordere einfach eine WebWork Demo an – unser Team meldet sich zeitnah bei dir. Genau wie bei der kostenlosen Testversion musst du für die Demo keinerlei Zahlungsinformationen angeben.

Sobald du weißt, welche Funktionen du benötigst, erstellst du ein Konto und wählst deinen Tarif aus. Einen detaillierten Überblick über den Funktionsumfang der einzelnen Tarife findest du auf unserer Preisseite. Dort siehst du auch, ob aktuell Aktionen laufen – schau also regelmäßig vorbei, falls du noch unentschlossen bist!

Workspace-Mitglieder einladen

Um die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter zu erfassen, musst du sie zunächst in deinen WebWork-Workspace einladen. Gehe dazu in deinem Dashboard auf People > Members und klicke oben rechts auf Invite Members. Anschließend stehen dir vier Möglichkeiten zur Verfügung, um Mitglieder hinzuzufügen:

• Per E-Mail
• Masseneinladung per Tabellendatei
• Über einen Einladungslink
• Über eine Integration mit einem Drittanbieter-Produktivitätstool

Deine Teammitglieder müssen anschließend eigene WebWork-Konten erstellen, um deinem Workspace beizutreten. Das ist per E-Mail oder über ein Google-Konto möglich.

Zeiterfassung im WebWork-Dashboard

Die einfachste Möglichkeit für dich und dein Team, mit der Zeiterfassung zu beginnen, ist das WebWork-Dashboard. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass deinen Mitgliedern Projekte zugewiesen sind. Ist einem Mitglied kein Projekt zugeordnet, wird für diese Person kein Start-Button zur Zeiterfassung angezeigt.

Wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, können deine Mitarbeiter einfach auf den „Play“-Button oben links im Dashboard klicken, um ihre Zeit zu erfassen. Schauen wir uns jetzt an, wie du dein erstes Projekt in WebWork anlegst.

Dein erstes Projekt in WebWork anlegen

Um ein Projekt in deinem Workspace zu erstellen, gehe zu Projects > Projects und klicke oben rechts auf + Create Project. In einem Pop-up-Fenster kannst du dann die wichtigsten Details für dein neues Projekt festlegen, wie Name, zugewiesene Personen und den Stundensatz. Aufgaben kannst du dem Projekt anschließend hinzufügen, indem du auf Tasks gehst und dein neues Projekt in der linken Seitenleiste auswählst.

Zeit manuell hinzufügen

Falls du vergessen hast, den Tracker zu starten, kannst du die Zeit jederzeit manuell nachtragen. Das ist besonders praktisch für Tätigkeiten, die nicht am Computer stattfinden – wie Meetings oder Besprechungen. Dein Team kann Zeit hinzufügen, indem es zu Timesheets > Time Requests oder Timesheets > View & Edit Timesheet navigiert und dann oben rechts auf + Add Time klickt.

Weitere WebWork-Funktionen im Dashboard nutzen

Neben der Zeiterfassung und dem Anlegen von Projekten bietet das WebWork-Dashboard noch viele weitere nützliche Funktionen. Dazu gehören Rechnungsstellung, Schichtplanung, Abwesenheitsmanagement und vieles mehr. Außerdem stehen dir verschiedene Berichte im Dashboard zur Verfügung. Für viele davon – wie den Bericht zum Aktivitätslevel – müssen deine Mitarbeiter jedoch die WebWork Desktop App verwenden, um die entsprechenden Daten zu erfassen.

Zeiterfassung mit der WebWork Desktop App

Der Desktop-Tracker ermöglicht es dir, umfangreiche Produktivitätsdaten deines Teams zu erfassen. Dazu gehören die bereits erwähnten Aktivitätslevel sowie die App- und Website-Nutzung, Screenshots und mehr.

Um mit dem Desktop-Tracker zu starten, solltest du und dein Team zunächst den aktuellen WebWork Desktop Tracker herunterladen. Folge den Anweisungen der App, um dich mit deinem Konto anzumelden – schon kann es losgehen. Danach klickst du einfach auf den „Play“-Button der App, um die Zeiterfassung zu starten.

Einstellungen der Desktop App anpassen

In der Desktop App lassen sich einige wichtige Einstellungen vornehmen. Eine der bedeutendsten ist Autorun, mit der du die automatische Zeiterfassung aktivieren kannst. Wenn du nicht möchtest, dass die App die Zeit automatisch erfasst, kannst du stattdessen eine Erinnerung aktivieren, sie manuell zu starten.

Die App zeigt dir und deinem Team die zugewiesenen Projekte, Schichten und Screenshots an. Enthält ein Screenshot sensible Informationen, können Mitarbeiter ihn direkt im Tracker löschen.

Zeiterfassung mit der WebWork Mobile App

Die mobile Zeiterfassung ist ideal für die Erfassung der Arbeitsstunden von Mitarbeitern vor Ort. WebWork wird in verschiedenen Branchen eingesetzt – darunter Bau und Architektur, Transport und Logistik sowie Gesundheitswesen. Über die mobile App kannst du außerdem den Standort deiner Mitarbeiter verfolgen – eine Funktion, die für viele Unternehmen einen echten Mehrwert bietet.

Fazit

WebWork ist ein leistungsstarkes Zeiterfassungstool, das deinem Unternehmen hilft, sein volles Potenzial auszuschöpfen. Der Einstieg ist unkompliziert, sodass du die Produktivität deines Teams sofort steigern kannst.

Wenn du noch unentschlossen bist, ob WebWork der richtige Zeiterfassungs-Tool für dich ist, buche eine Demo oder starte deine kostenlose Testversion, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.