Ferramentas de rastreamento de tempo de alta qualidade como o WebWork podem ajudar a acelerar o crescimento do seu negócio de diversas formas. Elas vêm repletas de funcionalidades que tornam a gestão da sua empresa muito mais simples. Porém, se você está chegando agora ao mundo do controle de horas, pode ser que os primeiros passos pareçam um pouco complicados.

Neste guia, vamos te ajudar a começar a usar o WebWork Time Tracker. Vamos cobrir o básico sobre como registrar horas pela web, pelo desktop e pelo celular, além de como usar alguns outros recursos do seu painel.

Preparando o Terreno

Antes de começar a usar o WebWork, você precisa concluir duas etapas:

• Escolher um Plano
• Convidar os Membros do Workspace

Vamos explicar cada uma dessas etapas a seguir, começando pela primeira.

Escolher um Plano

O primeiro passo para usar o WebWork é escolher o plano de preços que melhor se encaixa na sua equipe. Isso vai depender das funcionalidades que você pretende utilizar. Se você precisa apenas de um rastreador de tempo básico, o nosso plano Pro — o mais acessível — pode ser suficiente. Mas, se a ideia é otimizar a gestão da empresa e aumentar a produtividade, os planos superiores são o caminho certo.

Se ainda não tem certeza de quais recursos precisa, você pode testá-los todos gratuitamente por 14 dias. É só criar uma conta no período de avaliação gratuita do WebWork e começar a usar. Não é necessário cartão de crédito, e todos os dados registrados pela sua equipe ficam disponíveis para migração para qualquer plano pago que você escolher.

Se você tem uma equipe de 10 ou mais profissionais, pode agendar uma demonstração com os nossos especialistas. Nela, você terá a oportunidade de tirar todas as suas dúvidas sobre a ferramenta e verificar se ela é adequada para a sua empresa. Basta solicitar uma demonstração do WebWork e nossa equipe entrará em contato rapidamente. Assim como no período de avaliação gratuita, não é preciso fornecer nenhuma informação de pagamento para agendar a demo.

Depois de definir quais funcionalidades você precisa, crie uma conta e escolha o seu plano. Para saber mais sobre o que cada plano oferece, visite nossa página de preços. Lá você também pode conferir se há alguma promoção ativa no momento — vale a pena checar com frequência se ainda estiver em dúvida!

Convidar os Membros do Workspace

Para começar a registrar as horas de trabalho da sua equipe, você precisa convidá-la para o seu workspace no WebWork. Para isso, acesse People > Members no painel e clique em Invite Members no canto superior direito. Você terá quatro formas de adicionar membros ao seu workspace:

• Por e-mail
• Convite em massa via planilha
• Por meio de um link de convite
• Via integração com uma ferramenta de produtividade de terceiros

Os membros da equipe precisarão criar as próprias contas no WebWork para ingressar no workspace. Eles podem fazer isso por e-mail ou com uma conta do Google.

Registrando Horas no Painel do WebWork

A forma mais simples de você e sua equipe começarem a registrar horas é pelo painel do WebWork. O único requisito é que os membros tenham projetos atribuídos a eles. Se nenhum projeto estiver vinculado a um membro, o botão para iniciar o registro de horas não aparecerá para ele.

Com esse requisito cumprido, sua equipe pode simplesmente clicar no botão de “play” no canto superior esquerdo do painel para iniciar o registro. Veja agora como adicionar o seu primeiro projeto no WebWork.

Adicionando o Seu Primeiro Projeto no WebWork

Para adicionar um projeto no seu workspace, acesse Projects > Projects e clique em + Create Project no canto superior direito. Uma janela pop-up permitirá que você defina os principais detalhes do novo projeto, como nome, responsáveis e taxa por hora. Em seguida, você pode adicionar tarefas ao projeto acessando Tasks e selecionando o novo projeto na barra lateral esquerda.

Adicionando Horas Manualmente

Se você esqueceu de ativar o rastreador enquanto trabalhava, é possível adicionar o tempo manualmente. Isso é especialmente útil para registrar atividades realizadas longe do computador — como reuniões e conversas presenciais. A equipe pode adicionar horas acessando Timesheets > Time Requests ou Timesheets > View & Edit Timesheet, e clicando em + Add Time no canto superior direito.

Usando Outros Recursos do WebWork no Painel

Além do registro de horas e do gerenciamento de projetos, você e sua equipe também têm acesso a muitas outras funcionalidades no painel do WebWork. Entre elas estão faturamento, agendamento de turnos, gestão de ausências e muito mais. Você também pode visualizar uma variedade de relatórios diretamente no painel. No entanto, para coletar os dados de muitos desses relatórios — como o de nível de atividade — sua equipe precisará usar o aplicativo desktop do WebWork.

Registrando Horas no Aplicativo Desktop do WebWork

O rastreador de tempo para desktop permite coletar uma grande quantidade de dados de produtividade da sua equipe. Isso inclui os já mencionados níveis de atividade, além de uso de aplicativos e sites, capturas de tela e muito mais.

Para começar a usar o rastreador desktop, você e sua equipe devem primeiro baixar a versão mais recente do WebWork Desktop Tracker. Siga as instruções do aplicativo para entrar com a sua conta e pronto. Depois disso, é só clicar no botão de “play” para começar a registrar o tempo.

Ajustando as Configurações do Aplicativo Desktop

O aplicativo desktop oferece algumas configurações importantes. Uma das mais relevantes é o Autorun, que permite ativar o rastreamento automático. Se preferir não registrar o tempo de forma automática, você pode habilitar um lembrete para iniciá-lo manualmente.

O aplicativo também permite que você e sua equipe visualizem os projetos atribuídos, os turnos e as capturas de tela. Caso alguma captura contenha informações sensíveis, o próprio colaborador pode excluí-la diretamente no rastreador.

Registrando Horas no Aplicativo Mobile do WebWork

O rastreador de tempo mobile é ideal para controlar as horas de equipes que trabalham no campo. O WebWork é utilizado em diversos setores presenciais — como construção civil e arquitetura, transporte e logística e saúde. O aplicativo mobile também é a forma de rastrear a localização da sua equipe, o que pode ser muito útil dependendo do seu modelo de negócio.

Considerações Finais

O WebWork é uma ferramenta de rastreamento de tempo poderosa, capaz de ajudar o seu negócio a alcançar o melhor desempenho possível. Começar a usá-la é um processo simples, permitindo que você aumente a produtividade da equipe praticamente de imediato.

Se ainda está em dúvida sobre se o WebWork é o rastreador certo para você, agende uma demonstração ou inicie seu período de avaliação gratuita e tome a sua decisão com segurança.