Los rastreadores de tiempo de alto rendimiento como WebWork pueden impulsar el crecimiento de tu negocio de muchas formas. Vienen cargados de funcionalidades que hacen que gestionar tu empresa sea mucho más sencillo. Sin embargo, si eres nuevo en el mundo del seguimiento de tiempo, dar los primeros pasos puede resultar un poco confuso.
En esta guía, te ayudamos a empezar a usar WebWork Time Tracker. Cubriremos los conceptos básicos para registrar tiempo desde la web, el escritorio y el móvil, además de cómo sacar partido a otras funciones dentro de tu panel de control.
Preparando el terreno
Antes de poder empezar a usar WebWork, debes completar dos pasos:
- Seleccionar un plan
- Invitar a los miembros del espacio de trabajo
A continuación, explicamos brevemente cada uno de estos pasos, comenzando por el primero.
Seleccionar un plan
El primer paso para usar WebWork es elegir el plan de precios que mejor se adapte a tu equipo. Esto dependerá de las funcionalidades que necesites. Si solo buscas un rastreador de tiempo básico, nuestro plan Pro —el más accesible— puede ser suficiente. Pero si quieres optimizar la gestión de tu empresa y aumentar su productividad, los planes superiores serán la opción indicada.
Si todavía no tienes claro qué funciones necesitas, puedes probarlas todas durante 14 días completamente gratis. Solo tienes que registrarte en la prueba gratuita de WebWork y empezar a usarlo. No necesitas tarjeta de crédito y todos los datos registrados por tu equipo estarán listos para transferirse al plan de pago que elijas.
Si tienes un equipo de 10 personas o más, puedes reservar una demo con nuestros especialistas. Podrás resolver todas las dudas que tengas sobre la herramienta para saber si se ajusta a las necesidades de tu empresa. Solo tienes que solicitar una demo de WebWork y nuestro equipo se pondrá en contacto contigo rápidamente. Al igual que con la prueba gratuita, no necesitas proporcionar ningún dato de pago para reservar la demo.
Una vez que tengas claro qué funciones necesitas, crea una cuenta y selecciona tu plan. Para conocer en detalle qué incluye cada plan, visita nuestra página de precios. Allí también podrás ver si hay alguna promoción activa en ese momento, así que vale la pena revisarla de vez en cuando si todavía estás evaluando opciones.
Invitar a los miembros del espacio de trabajo
Para empezar a registrar las horas de trabajo de tu equipo, debes invitarlos a tu espacio de trabajo en WebWork. Para ello, ve a Personas > Miembros en tu panel de control y haz clic en Invitar miembros en la esquina superior derecha. Verás cuatro formas de añadir miembros a tu espacio de trabajo:
- Por correo electrónico
- Invitación masiva mediante una hoja de cálculo
- A través de un enlace de invitación
- Mediante una integración con una herramienta de productividad de terceros
Los miembros de tu equipo deberán crear sus propias cuentas en WebWork para unirse al espacio de trabajo. Pueden hacerlo mediante correo electrónico o con una cuenta de Google.
Registrar tiempo desde el panel de control de WebWork
La forma más sencilla de que tú y tu equipo empiecen a registrar tiempo es directamente desde el panel de control de WebWork. El único requisito es que los miembros tengan proyectos asignados. Si un miembro no tiene ningún proyecto asignado, el botón para iniciar el registro de tiempo no aparecerá para él.
Si ese requisito está cumplido, tu equipo simplemente tiene que hacer clic en el botón de «play» en la esquina superior izquierda del panel para empezar a registrar su tiempo. Veamos ahora cómo añadir tu primer proyecto en WebWork.
Añadir tu primer proyecto en WebWork
Para añadir un proyecto en tu espacio de trabajo, ve a Proyectos > Proyectos y haz clic en + Crear proyecto en la esquina superior derecha. En una ventana emergente podrás configurar los detalles principales de tu nuevo proyecto, como el nombre, los responsables asignados y la tarifa por hora. Luego puedes añadir tareas a este proyecto yendo a Tareas y seleccionando el nuevo proyecto en la barra lateral izquierda.
Añadir tiempo manualmente
Si olvidaste activar el rastreador mientras trabajabas, siempre puedes añadir el tiempo de forma manual. Esto resulta muy útil para registrar tareas realizadas fuera del ordenador, como reuniones o conversaciones de equipo. Tu equipo puede añadir tiempo yendo a Hojas de tiempo > Solicitudes de tiempo o Hojas de tiempo > Ver y editar hoja de tiempo, y luego haciendo clic en + Añadir tiempo en la esquina superior derecha.
Usar otras funciones de WebWork desde el panel de control
Además del registro de tiempo y la gestión de proyectos, tú y tu equipo podéis acceder a muchas otras funcionalidades desde el panel de control de WebWork. Estas incluyen facturación, planificación de turnos, gestión de ausencias y mucho más. También puedes consultar una gran variedad de informes desde el panel. Sin embargo, para recopilar datos en muchos de estos informes —como el de nivel de actividad— tu equipo deberá usar la aplicación de escritorio de WebWork.
Registrar tiempo con la aplicación de escritorio de WebWork
El rastreador de tiempo para escritorio te permite recopilar una gran cantidad de datos de productividad de tu equipo. Esto incluye los mencionados niveles de actividad, así como el uso de aplicaciones y sitios web, capturas de pantalla y mucho más.
Para empezar a usar el rastreador de escritorio, tú y tu equipo debéis descargar primero la versión más reciente del WebWork Desktop Tracker. Sigue las instrucciones de la aplicación para iniciar sesión con tu cuenta y listo. A partir de ahí, solo tienes que hacer clic en el botón de «play» de la app para empezar a registrar tiempo.
Ajustar la configuración de la aplicación de escritorio
La aplicación de escritorio te permite modificar algunos ajustes clave. Uno de los más importantes es el Inicio automático, que te permitirá activar el registro automático de tiempo. Si prefieres que la app no registre el tiempo de forma automática, puedes activar un recordatorio para iniciarlo manualmente.
La aplicación permite a tu equipo consultar sus proyectos asignados, turnos y capturas de pantalla. Si alguna captura contiene información sensible, los empleados pueden eliminarla directamente desde el rastreador.
Registrar tiempo con la aplicación móvil de WebWork
El rastreador de tiempo móvil es ideal para registrar las horas de trabajo del personal que trabaja en campo o en instalaciones físicas. WebWork se utiliza en sectores muy variados de este tipo, como construcción y arquitectura, transporte y logística, y salud. La aplicación móvil también es la herramienta con la que puedes hacer seguimiento de la ubicación de tu equipo, algo que puede resultar muy valioso para tu negocio.
Conclusión
WebWork es una herramienta de registro de tiempo muy completa que puede ayudar a tu empresa a rendir al máximo. Empezar a usarla es un proceso sencillo, lo que te permite mejorar la productividad de tu equipo desde el primer momento.
Si todavía no tienes claro si WebWork es el rastreador de tiempo adecuado para ti, reserva una demo o comienza tu prueba gratuita para tomar una decisión con total seguridad.
