Un outil de suivi du temps de qualité comme WebWork peut véritablement accélérer la croissance de votre entreprise à bien des égards. Ces solutions regorgent de fonctionnalités qui simplifient la gestion au quotidien. Cela dit, si vous débutez dans l’univers du suivi du temps, les premiers pas peuvent sembler un peu intimidants.

Dans ce guide, nous vous accompagnons pour bien démarrer avec WebWork Time Tracker. Nous passerons en revue les bases du suivi du temps sur le web, l’application bureau et l’application mobile, ainsi que quelques autres fonctionnalités clés de votre tableau de bord.

Poser les bases

Avant de pouvoir commencer à utiliser WebWork, vous devez accomplir deux étapes préalables :

• Choisir un abonnement
• Inviter les membres de votre espace de travail

Nous allons parcourir ces deux étapes rapidement, en commençant par la première.

Choisir un abonnement

La première étape pour utiliser WebWork consiste à sélectionner l’offre tarifaire la mieux adaptée à votre équipe. Ce choix dépendra des fonctionnalités dont vous avez besoin. Si vous recherchez simplement un suivi du temps basique, notre offre Pro, la plus accessible, devrait suffire. En revanche, si vous souhaitez optimiser la gestion de votre entreprise et booster sa productivité, nos formules supérieures seront plus indiquées.

Si vous n’êtes pas encore sûr des fonctionnalités dont vous avez besoin, vous pouvez toutes les tester gratuitement pendant 14 jours. Il vous suffit de vous inscrire à l’essai gratuit de WebWork et de l’utiliser. Aucune carte bancaire n’est requise, et toutes les données enregistrées par votre équipe pendant cette période pourront être transférées vers l’abonnement payant de votre choix.

Si votre équipe compte 10 personnes ou plus, vous pouvez réserver une démonstration avec nos spécialistes. Vous pourrez poser toutes vos questions sur l’outil pour déterminer s’il correspond aux besoins de votre entreprise. Il vous suffit de demander une démo WebWork et notre équipe vous contactera rapidement. Comme pour l’essai gratuit, aucune information de paiement n’est nécessaire pour réserver une démonstration.

Une fois que vous avez identifié les fonctionnalités dont vous avez besoin, créez un compte et choisissez votre offre. Pour en savoir plus sur ce que comprend chaque abonnement, consultez notre page tarifaire. Vous y trouverez également nos promotions en cours, alors n’hésitez pas à y revenir régulièrement si vous hésitez encore !

Inviter les membres de votre espace de travail

Pour commencer à suivre les heures de travail de vos collaborateurs, vous devez les inviter dans votre espace de travail WebWork. Pour cela, rendez-vous dans Personnes > Membres depuis votre tableau de bord, puis cliquez sur Inviter des membres en haut à droite. Quatre options s’offrent alors à vous pour ajouter des membres à votre espace :

• Par e-mail
• Invitation groupée via une feuille de calcul
• Via un lien d’invitation
• Via une intégration avec un outil de productivité tiers

Vos collaborateurs devront ensuite créer leur propre compte WebWork pour rejoindre votre espace de travail. Ils peuvent le faire par e-mail ou via un compte Google.

Suivre le temps depuis le tableau de bord WebWork

La façon la plus simple pour vous et votre équipe de commencer à suivre le temps, c’est directement depuis le tableau de bord WebWork. La seule condition est que vos membres aient des projets qui leur sont attribués. Si aucun projet n’est assigné à un membre, le bouton pour démarrer le suivi du temps n’apparaîtra pas pour lui.

Une fois cette condition remplie, vos collaborateurs n’auront qu’à cliquer sur le bouton « lecture » en haut à gauche du tableau de bord pour lancer le suivi. Voyons maintenant comment ajouter votre premier projet dans WebWork.

Créer votre premier projet dans WebWork

Pour ajouter un projet dans votre espace de travail, rendez-vous dans Projets > Projets, puis cliquez sur + Créer un projet en haut à droite. Une fenêtre contextuelle vous permettra de renseigner les informations essentielles du nouveau projet : son nom, les personnes assignées et le taux horaire. Vous pourrez ensuite y ajouter des tâches en accédant à Tâches et en sélectionnant votre nouveau projet dans la barre latérale gauche.

Ajouter du temps manuellement

Si vous avez oublié de démarrer le suivi pendant que vous travailliez, vous pouvez toujours ajouter du temps manuellement. C’est également utile pour consigner des activités réalisées loin de l’ordinateur, comme des réunions ou des échanges en présentiel. Votre équipe peut ajouter du temps en allant dans Feuilles de temps > Demandes de temps ou Feuilles de temps > Afficher et modifier la feuille de temps, puis en cliquant sur + Ajouter du temps en haut à droite.

Utiliser les autres fonctionnalités de WebWork depuis le tableau de bord

Au-delà du suivi du temps et de la gestion des projets, vous et votre équipe avez accès à de nombreuses autres fonctionnalités depuis le tableau de bord WebWork. Parmi elles : la facturation, la planification des horaires, la gestion des congés, et bien plus encore. Vous pouvez également consulter une large variété de rapports depuis votre tableau de bord. Cependant, pour générer certaines données — comme le rapport de niveau d’activité — vos collaborateurs devront utiliser l’application bureau WebWork.

Suivre le temps avec l’application bureau WebWork

L’application bureau vous permet de collecter de nombreuses données sur la productivité de votre équipe, notamment les niveaux d’activité mentionnés plus haut, mais aussi l’utilisation des applications et des sites web, les captures d’écran, et bien d’autres informations.

Pour commencer à utiliser l’application bureau, vous et vos collaborateurs devez d’abord télécharger la dernière version du WebWork Desktop Tracker. Suivez les instructions de l’application pour vous connecter à votre compte, et le tour est joué. Il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « lecture » pour démarrer le suivi.

Configurer les paramètres de l’application bureau

L’application bureau vous permet d’ajuster quelques réglages importants. L’un des plus utiles est le Démarrage automatique, qui active le suivi du temps de façon automatique. Si vous préférez ne pas utiliser le suivi automatique, vous pouvez à la place activer un rappel pour démarrer le suivi manuellement.

L’application permet à vous et votre équipe de consulter les projets assignés, les horaires et les captures d’écran. Si une capture d’écran contient des informations sensibles, les collaborateurs peuvent la supprimer directement depuis l’application.

Suivre le temps avec l’application mobile WebWork

L’application mobile est idéale pour suivre les heures de travail des équipes sur le terrain. WebWork est utilisé dans de nombreux secteurs de ce type, comme la construction et l’architecture, le transport et la logistique, ou encore la santé. L’application mobile permet également de suivre la localisation de vos collaborateurs, ce qui peut s’avérer très utile selon votre activité.

Pour conclure

WebWork est un outil de suivi du temps puissant qui peut aider votre entreprise à donner le meilleur d’elle-même. La prise en main est simple et rapide, ce qui vous permet de booster la productivité de votre équipe dès le premier jour.

Si vous hésitez encore à adopter WebWork, réservez une démonstration ou démarrez votre essai gratuit pour prendre votre décision en toute sérénité.