A medida que cada vez más empresas se pasan al teletrabajo y al trabajo remoto, el concepto de trabajo asíncrono cobra cada vez más relevancia. Aunque su popularidad va en aumento, es posible que todavía no hayas escuchado hablar del trabajo async. En este artículo lo exploramos en profundidad.

Veremos qué es el trabajo asíncrono, qué ventajas ofrece y en qué se diferencia de su contraparte tradicional: la comunicación sincrónica. También exploraremos cómo puedes aplicar el trabajo async en tu empresa con la ayuda del seguimiento del tiempo.

¿Qué es el trabajo asíncrono?

Empezando por lo básico, el trabajo asíncrono es un estilo de trabajo que no requiere comunicación en tiempo real. Se basa por completo en los horarios individuales de cada persona dentro de la empresa. Los equipos que trabajan de forma asíncrona no comparten un horario común: cada colaborador tiene la libertad de completar su trabajo cuando mejor le convenga. Esto implica que el trabajo async requiere bastante más planificación que la comunicación sincronizada. Sin embargo, puede ofrecer una serie de ventajas respecto a su alternativa más habitual, como una mayor autonomía para los empleados.

En un momento veremos tanto los beneficios como los inconvenientes del trabajo asíncrono. Pero antes, comparémoslo con el trabajo sincrónico y analicemos las diferencias clave entre ambos.

Trabajo asíncrono vs. trabajo sincrónico

Como ya mencionamos, el trabajo async no implica comunicación en tiempo real. Esto significa que tu equipo no recibirá retroalimentación inmediata si adoptas esta modalidad. Por eso, la diferencia fundamental entre el trabajo asíncrono y el sincrónico se reduce a un solo concepto: la planificación. Y no solo en cuanto a cuánta planificación necesitará tu empresa, sino también con cuánta anticipación deberá hacerlo.

Ten esto en cuenta para identificar cuándo el trabajo async no es la mejor opción, algo que veremos más adelante. Por ahora, echemos un vistazo a algunos ejemplos de cada modalidad, comenzando por la más habitual: la comunicación sincrónica.

Ejemplos de trabajo sincrónico

El trabajo sincrónico puede darse prácticamente en cualquier contexto: tanto en la oficina como en remoto. Algunos ejemplos son:

• Videollamadas
• Conversaciones de chat en tiempo real
• Reuniones o conversaciones presenciales

Ejemplos de trabajo asíncrono

Aunque los canales de comunicación asíncrona también pueden usarse para trabajo sincrónico, en general no implican la expectativa de una respuesta inmediata. Una forma clave de identificar este tipo de canales es verificar si muestran indicadores de actividad. Si no los tienen, probablemente están pensados para la comunicación asíncrona. Algunos ejemplos claros son:

• El correo electrónico
• Aplicaciones de gestión de proyectos y tareas (habitualmente con funcionalidad de comentarios)
• Hilos de conversación en aplicaciones de chat

Los beneficios del trabajo asíncrono para tu empresa

Ahora que ya conocemos los fundamentos del concepto, veamos cómo el trabajo async puede ayudar a tu empresa a crecer.

Mayor autonomía y responsabilidad del empleado

La mayor autonomía es tanto un resultado como un requisito fundamental del trabajo asíncrono. Al fin y al cabo, la ausencia de comunicación en tiempo real implica que tu equipo tendrá que tomar muchas más decisiones por su cuenta. De lo contrario, perderían tiempo esperando instrucciones. Esto puede generar cierta incertidumbre, especialmente en los nuevos incorporados. Sin embargo, aumentar la autonomía de los empleados puede traer grandes beneficios para tu organización.

Uno de esos beneficios es el aumento de la responsabilidad individual. Tu equipo se sentirá más comprometido con su trabajo y se esforzará más constantemente por dar lo mejor de sí. Esto tiene, a su vez, numerosas ventajas que puedes explorar en nuestro artículo sobre cómo mejorar el compromiso profesional.

Mayor concentración y productividad

Uno de los efectos del trabajo async es que necesitarás comunicarte con menos frecuencia, pero con mayor claridad y detalle. Al fin y al cabo, un correo electrónico suele ser más extenso y completo que una conversación de chat. Los mensajes pueden ser una fuente de distracción para muchos profesionales, sacándolos de ese estado de concentración profunda. Por lo tanto, reducir el volumen de mensajes que se intercambian en el equipo disminuirá las posibilidades de que los colaboradores se distraigan.

Reducir las interrupciones y mejorar el enfoque tendrá un efecto directo: mayor productividad. Los miembros del equipo podrán mantener su rendimiento durante períodos más prolongados y, como resultado, completarán más tareas.

Más flexibilidad y mejor equilibrio entre vida personal y trabajo

La ausencia de comunicación en tiempo real permite que tu equipo trabaje cuando quiera. Cada persona puede aprovechar sus horas de máximo rendimiento para completar sus tareas en el momento en que es más productiva. Además, tus colaboradores tendrán mayor libertad para atender sus responsabilidades personales, lo que mejora notablemente su equilibrio entre vida laboral y personal.

Al igual que todo lo que hemos visto, esto también tiene efectos positivos propios. Descúbrelos en nuestra guía sobre cómo el equilibrio vida-trabajo de los empleados puede impulsar el crecimiento del negocio.

Acceso a un talento más amplio y diverso

Como los horarios no son un factor determinante en un entorno de trabajo asíncrono, puedes contratar profesionales de cualquier parte del mundo. Esto abre un abanico enorme de oportunidades para tu empresa, ya sea que busques talento de mayor nivel o perfiles más accesibles económicamente. Además, ofrecer flexibilidad como beneficio hará que tu empresa sea más atractiva para los mejores profesionales de tu sector.

Los desafíos de implementar el trabajo asíncrono

Aunque este modelo tiene muchas ventajas, no está exento de algunos inconvenientes. Veámoslos a continuación, comenzando por uno evidente pero que puede generar confusión: la comunicación.

Comunicación

Aunque la ausencia de comunicación en tiempo real es la característica principal del trabajo asíncrono, también puede convertirse en un punto débil para ciertos equipos. Un entorno asíncrono exige un nivel de claridad en la comunicación que puede ser difícil de alcanzar para algunos. Una comunicación imprecisa derivará en malentendidos, que a su vez generarán retrasos. Por eso, esta modalidad puede no ser la más adecuada para todos los equipos.

Gestión y confianza

Gestionar un equipo de profesionales sin comunicación en tiempo real puede ser todo un reto. Al fin y al cabo, no podrás dar retroalimentación inmediata ni verificar en el momento si tu equipo ha entendido correctamente lo que les pediste.

Algo estrechamente relacionado con esto es la confianza. Cuanta más confianza tengas en tus colaboradores, menos supervisión necesitarán. Pero construir esa confianza suele llevar tiempo, y en un entorno de trabajo asíncrono, el proceso puede ser aún más lento.

Tareas interdependientes

Las asignaciones con muchas interdependencias serán más complicadas de gestionar con comunicación asíncrona. Concretamente, estas tareas avanzarán con mayor lentitud. Por suerte, puedes mitigar este inconveniente con una planificación cuidadosa. Definir con anticipación qué debe hacer cada profesional ayudará a evitar bloqueos innecesarios.

Cómo aprovechar el trabajo asíncrono con un rastreador de tiempo

Ahora que ya conocemos los desafíos del trabajo async, veamos cómo superarlos. Lo haremos con una herramienta de productividad que probablemente ya usas en tu empresa: el software de seguimiento del tiempo.

Garantiza la productividad con el seguimiento del tiempo y los niveles de actividad

Como el trabajo async se realiza en remoto, comparte con el trabajo a distancia la misma preocupación principal para los managers: la productividad. Concretamente, muchos líderes temen que sus equipos trabajen menos de lo que deberían. Sin embargo, evitar que esto ocurra es sencillo con aplicaciones de seguimiento del tiempo. En general, son herramientas indispensables para cualquier horario de trabajo flexible, independientemente del estilo de comunicación. Además, los datos registrados, como el tiempo dedicado y los niveles de actividad, te ayudarán a construir confianza con tu equipo.

Gestiona proyectos y tareas en un solo lugar

Muchas aplicaciones de calidad te permiten gestionar proyectos y tareas en el mismo lugar donde registras el tiempo. Esto es ideal para que todos los miembros del equipo sepan en qué está trabajando cada uno. Como resultado, podrán priorizar sus tareas correctamente para maximizar la eficiencia.

Lleva un registro del trabajo completado

Siguiendo con el tema de las asignaciones, un sistema de gestión de tareas también te ayudará a hacer seguimiento del trabajo que ya ha sido completado. Con una aplicación de calidad que ofrezca estados personalizables, incluso podrás organizar las tareas terminadas. Por ejemplo, en WebWork tienes la posibilidad de crear estados de tarea independientes para asignaciones que estén:

• Completamente finalizadas
• En espera de más información
• En espera del trabajo de otra persona
• Pendientes de revisión

Además de las tareas, otra excelente manera de mantenerse al tanto del progreso son los daily stand-ups. Si no estás familiarizado con el término, un stand-up es una reunión breve con un propósito bien definido: ponerse al día con el avance del equipo. El stand-up virtual, por su parte, es la versión en línea de este tipo de encuentros. Algunos time trackers de calidad ofrecen stand-ups automáticos que puedes configurar en pocos clics. Por ejemplo, WebWork puede enviar varios stand-ups a cada división de tu empresa a través de WebWork Chat o Slack. Consulta nuestra integración con Slack para saber más.

Detecta y elimina las distracciones

Una de las principales ventajas del trabajo asincrónico es que ayuda a reducir las distracciones. Un time tracker de calidad te permite llevar esto al siguiente nivel. Por ejemplo, WebWork te deja clasificar aplicaciones y sitios web como productivos, neutros o no productivos. Mientras tus empleados trabajan en sus computadoras con el tracker activo, este detectará las plataformas no productivas. WebWork alertará entonces a tu equipo para que no pierda tiempo en esos sitios y aplicaciones, ayudando a evitar los efectos negativos de las distracciones.

Mejora la comunicación y configura canales de emergencia

Quizás no lo habías pensado, pero los time trackers pueden ser una herramienta excelente para potenciar la colaboración. Algunos de mayor calidad incluyen herramientas de comunicación integradas, como chat y videollamadas. Pero los mejores time trackers, como WebWork, van un paso más allá y ofrecen múltiples canales de chat.

Una razón clave para contar con distintos canales de chat es estar preparado ante emergencias. En esas situaciones, necesitarás que tu equipo pueda responder con rapidez. Esto nos lleva de manera natural al siguiente punto: los casos en los que el trabajo asincrónico no es la mejor opción.

¿Cuándo el trabajo asincrónico no es la mejor opción?

En algunos casos, la comunicación en tiempo real no puede ser reemplazada por nada. Afortunadamente, estos casos no son muchos. Los que exploraremos a continuación son:

• Situaciones de emergencia
• Conversaciones difíciles

Situaciones de emergencia

Si se produce una emergencia en tu empresa, necesitarás que el equipo actúe de inmediato. A diferencia de casi cualquier otra tarea, las emergencias no pueden planificarse con antelación. Esto pone de relieve la importancia de contar con canales de comunicación sincrónica dedicados, aunque deban utilizarse con poca frecuencia.

Conversaciones difíciles

Si necesitas tener una conversación difícil con un empleado, hacerlo en persona es probablemente tu mejor opción. Puede tratarse de una conversación sobre bajo rendimiento, comportamiento u otra situación delicada. La retroalimentación en tiempo real que ofrece la comunicación sincrónica —especialmente en términos de emociones— resulta invaluable en estos casos.

Establecer pautas para garantizar una comunicación asincrónica efectiva

Antes de cerrar este artículo, exploremos un último elemento que puede mejorar la comunicación asincrónica: las pautas.

Pautas de tiempo de respuesta

Si bien el trabajo asincrónico no es inmediato, tampoco debería demorarse demasiado. Al implementar esta estrategia en tu empresa, establece pautas sobre cuánto tiempo es aceptable que tarde una respuesta. Naturalmente, esto dependerá en gran medida de qué tan dispersos estén los horarios de tu equipo. Si tienes personas trabajando desde lados opuestos del mundo, un rango de 8 a 12 horas puede ser un buen punto de partida. Si todos tus empleados están en la misma zona horaria, podrías intentar con 4 a 6 horas o menos.

Pautas de contexto

Como mencionamos antes, el trabajo asincrónico implica menos mensajes, pero más elaborados. Si omites detalles importantes en tus comunicaciones, puedes generar retrasos significativos. La gravedad de estos dependerá, por supuesto, de tus pautas de tiempo de respuesta, lo que refuerza aún más su importancia. Por ello, es recomendable establecer reglas sobre cuánta información debe incluir cada persona en sus mensajes. En general, sin embargo, la opción preferida es comunicar de más antes que de menos.

Reflexiones finales

Aunque el trabajo sincrónico sigue siendo la norma en gran parte del mundo, la comunicación asincrónica tiene un enorme potencial. Para muchas empresas, puede ofrecer una variedad de ventajas que contribuyen a acelerar su crecimiento.

Sin embargo, el concepto no está exento de limitaciones. Puede ser difícil de integrar, y la gestión del equipo es una de las partes más complejas de la transición.

Pero, con las herramientas adecuadas y un enfoque efectivo, podrás aprovecharlo en beneficio de tu negocio. Las aplicaciones de time tracking de calidad serán fundamentales si quieres dar ese paso. Te brindarán además una gran cantidad de beneficios adicionales, lo que las convierte en una inversión que vale la pena —independientemente de cómo se comunique tu equipo a largo plazo.