Com o trabalho remoto se tornando o novo modelo de trabalho convencional, a necessidade de mantê-lo igualmente produtivo também cresce. E a boa notícia é que a grande variedade de ferramentas disponíveis hoje está tornando isso cada vez mais simples.

Se você chegou até este artigo, imagino que já tenha alguma noção sobre trabalho remoto. Mesmo que não tenha, você está no lugar certo para descobrir quais são as ferramentas essenciais para trabalhar de forma remota e tirar o máximo proveito dessa modalidade.

Índice

• Trabalho Remoto e Seus Desafios
• Vantagens e Desvantagens
• O que é Controle de Horas?
• Ferramentas de Controle de Horas
• Ferramentas de Comunicação
• Ferramentas de Gestão de Projetos

Trabalho Remoto e Seus Desafios

Não é novidade que a pandemia recente virou o mundo do trabalho de cabeça para baixo, transformando o trabalho remoto na nova normalidade. Essa modalidade ganhou um novo significado e mostrou como é possível trabalhar com conforto de casa sem abrir mão da produtividade.

Desde então, diversos estudos foram conduzidos para analisar a eficácia desse modelo.

No geral, todos convergem para o mesmo ponto: não é possível afirmar a eficiência do trabalho remoto de forma absoluta, pois uma série de fatores precisa ser levada em conta.

Um desses estudos, publicado no NCBI, aprofunda essa análise. Em linhas gerais, ele aponta que a eficácia é medida em função da interferência entre vida profissional e pessoal, autonomia e monitoramento no trabalho, autodisciplina do colaborador, procrastinação, suporte social e isolamento. Porém, a forma como esses fatores se manifestam pode tanto beneficiar quanto prejudicar o desempenho.

No mesmo sentido, outro estudo da FlexJobs aponta índices de desempenho bastante elevados no trabalho remoto, com uma produtividade comprovadamente 7% maior.

O modelo remoto também é amplamente demandado pelos próprios colaboradores, conforme indica outro levantamento da mesma fonte. Entre os 2.100 profissionais entrevistados, 51% afirmam ser mais produtivos nesse formato, enquanto 95% acreditam entregar os mesmos resultados que entregariam trabalhando presencialmente.

O trabalho remoto também beneficia a estrutura da empresa, já que o menor consumo de recursos se traduz em contas mais baixas.

Vantagens e Desvantagens do Trabalho Remoto

Os fatores mencionados acima nos ajudam a enxergar tanto as vantagens quanto as desvantagens do trabalho remoto.

Os seguintes aspectos são grandes vantagens, com impacto comprovado nos níveis de produtividade:

• liberdade dos colaboradores
• autodisciplina
• possibilidade de trabalhar com conforto de casa
• autonomia profissional
• redução de custos para a empresa

Ao mesmo tempo que a maioria das empresas registrou aumento de produtividade, também precisou lidar com as desvantagens do trabalho remoto, como mostram os fatores a seguir:

• falta de monitoramento e controle sobre os colaboradores
• ausência de visibilidade sobre despesas corporativas
• interferência da vida doméstica no trabalho
• risco de procrastinação
• isolamento e falta de suporte social

Por esses motivos, as empresas passaram a precisar de ferramentas que simplificassem o trabalho das equipes remotas, facilitassem a comunicação e a colaboração, além de permitir monitorar os colaboradores e registrar o tempo dedicado às atividades.

Neste artigo, vamos analisar 3 tipos de ferramentas e 6 softwares para o monitoramento de equipes remotas.

Vamos lá!

A Importância do Controle de Horas e as Ferramentas para Isso

Em primeiro lugar, o controle de horas é provavelmente o aspecto mais importante do monitoramento do trabalho remoto. Como vimos nos estudos citados anteriormente, a produtividade das equipes remotas depende muito do tempo efetivamente dedicado ao trabalho. Hoje, muitas empresas contratam assistentes virtuais para dar conta de mais tarefas, e assistentes virtuais também contribuem para o controle de horas dos colaboradores.

Vale destacar que isso beneficia tanto o empregador quanto o colaborador. A empresa ganha em transparência sobre o tempo dedicado ao trabalho real, enquanto o profissional assume as tarefas com mais senso de responsabilidade, sabendo que sua jornada ainda está sendo acompanhada.

As ferramentas de controle de horas ganharam popularidade com o crescimento das oportunidades de trabalho remoto, especialmente durante e após a pandemia. Se você está pensando em adotar uma para a sua equipe, aqui estão algumas opções.

WebWork Time Tracker

WebWork é uma ferramenta completa e prática para acompanhar o trabalho remoto de equipes e o tempo dedicado a ele. Oferece um conjunto robusto de funcionalidades para tornar sua experiência mais simples e agradável!

Uma análise recente revelou que os usuários registraram um aumento de 25% na produtividade e um crescimento de receita de aproximadamente US$ 799 por mês por colaborador — tudo graças a um controle de horas bem estruturado.

O WebWork Time Tracker funciona em 4 plataformas: desktop, web, mobile e como extensão do Chrome, permitindo que qualquer pessoa o utilize de onde quiser.

A versão desktop inclui especialmente as seguintes funcionalidades:

• Controle de horas com 4 modos de captura de tela (em segundo plano, com desfoque, com ou sem captura de tela)
• Monitoramento de uso de aplicativos e sites
• Nível de atividade (baseado em teclas pressionadas e cliques do mouse)
• Monitoramento de presença
• Relatórios em tempo real
• Gestão de tarefas
• Horas faturáveis e emissão de faturas
• Funcionalidade multiplataforma

Se o controle de horas é sua única prioridade, as versões web, mobile e a extensão são ótimas alternativas para experimentar o WebWork.

Preços: O WebWork oferece um plano de US$ 2,99 por usuário/mês com opção de teste gratuito. E o melhor: o período de teste não exige cartão de crédito ;).

Time Doctor

Outro rastreador de tempo que merece destaque é o Time Doctor. É mais uma ferramenta voltada para produtividade que oferece diversas funcionalidades, como:

• Relatórios e análises
• Capturas de tela
• Uso de sites e aplicativos
• Alertas de uso de tempo
• Funcionalidade multiplataforma
• Controle de pausas

O Time Doctor afirma economizar US$ 37.000 por ano em tempo perdido — talvez seja a hora de você também recuperar o seu.

Preços: O Time Doctor oferece um plano de US$ 10 por usuário/mês, também com período de teste gratuito.

Apploye

Apploye é um software de controle de horas que ajuda empresas a tornar o trabalho remoto mais eficiente, aumentando a produtividade geral das equipes distribuídas. Oferece centenas de funcionalidades relevantes, suficientes para extrair o máximo da sua força de trabalho remota. Alguns dos principais benefícios são:

• Controle de horas
• Capturas de tela, monitoramento de aplicativos e rastreamento de URL
• Projetos e orçamentos
• Clientes e faturamento

Estas são apenas algumas das funcionalidades que podem ajudar uma organização a gerir melhor a sua equipa remota. O Apploye oferece muitas outras funcionalidades, mas a um preço bastante competitivo e acessível.

Preço: O Apploye tem o preço de $4/utilizador/mês no plano Solo, $5/utilizador/mês no plano Standard, $6/utilizador/mês no plano Premium e $7/utilizador/mês no plano Elite. Optar pelo plano anual pode representar uma poupança de 50%.

TimeCamp

O TimeCamp é um software de controlo de tempo que oferece à sua equipa remota várias formas de registar horas — um timer online, uma aplicação desktop e mobile, e um plugin para browser. Integra ainda com diversas ferramentas para devs, gestão de projetos, vendas, marketing e apps de contabilidade, entre muitas outras.

Além disso, pode experimentar um vasto conjunto de funcionalidades do TimeCamp:

• Gestão de projetos com orçamentação e taxas de faturação,
• Faturação baseada nas horas registadas por projeto e tarefa,
• Gestão de presenças com aprovação de timesheets,
• Relatórios nativos e personalizados com opção de exportação,
• Integração com calendário pessoal,
• Estrutura de funções personalizável,
• Monitorização de atividade.

Preço:

O TimeCamp disponibiliza um plano gratuito com, por exemplo, projetos, tarefas e uma integração ilimitados. Os planos pagos começam em $6,3 por utilizador por mês, existe um plano Enterprise personalizável para equipas com necessidades mais avançadas, e todos incluem um período de teste gratuito de 14 dias.

Ferramentas de Comunicação

As ferramentas de comunicação são o elo que mantém as equipas remotas ligadas entre si. Ajudam a organizar a comunicação entre diferentes equipas e projetos.

Felizmente, existe uma grande variedade disponível online e basta escolher a que melhor se adapta à sua realidade.

Tornam a comunicação tão simples que algumas equipas chegam mesmo a realizar as suas festas corporativas através delas.

Zoom

Tenho a certeza de que todos se lembram — ou pelo menos já ouviram falar — da ascensão meteórica do Zoom em plena pandemia de Covid-19. Quando as empresas se viram obrigadas a transitar de forma inesperada para o trabalho remoto, o Zoom revelou-se essencial para reuniões, conferências e para manter a equipa conectada no geral.

Zoom é uma aplicação de comunicação por vídeo que disponibiliza um conjunto de ferramentas muito úteis, como:

• Partilha de ecrã (Screen-sharing)
• Breakout rooms
• Chat em tempo real
• Legendagem automática

Para além destas funcionalidades, o Zoom oferece um plano gratuito bastante completo, que inclui as funções mais essenciais. Permite:

• Reuniões com até 100 participantes
• Reuniões de grupo de 40 minutos ilimitadas
• Reuniões one-on-one de 30 minutos ilimitadas
• Chat privado e em grupo

Preço: Os restantes planos variam entre $149,90/ano e $240/ano, para pequenas equipas e grandes empresas, respetivamente.

Slack

Slack é outra ferramenta muito eficaz para manter o contacto com a equipa e colaborar de forma mais fluida.

É especialmente conveniente para organizar a comunicação em equipas remotas, permitindo criar canais separados para esse efeito.

Conta com inúmeras funcionalidades que tornam a experiência de comunicação muito mais cómoda e dinâmica, nomeadamente:

• Filtros de pesquisa avançados (before:, after:, from:, to:me, etc.)
• Formatação de texto diretamente na aplicação
• Reações a mensagens com emojis
• Possibilidade de citar mensagens de outros utilizadores
• Partilha de ecrã (Screen-sharing)
• Atalhos de teclado
• Comandos (pesquise / para ver os comandos disponíveis)

Preço: O Slack também tem um plano gratuito, e os planos pagos variam entre $6,67 USD/mês e $12,50 USD/mês para quem quiser aceder à experiência completa.

Ferramentas de Gestão de Projetos

O trabalho remoto também exige ferramentas de gestão de projetos.

Claro que sim. De que outra forma podem os gestores atribuir, acompanhar e controlar o trabalho?

Zoho Projects

Zoho Projects é uma ferramenta de gestão de projetos abrangente, amplamente utilizada por equipas remotas. Oferece funcionalidades recentemente atualizadas, como:

• Os famosos gráficos de Gantt
• Linha cronológica de estados, que indica quanto tempo uma tarefa vai demorar
• Filtros de pesquisa melhorados
• 2 tipos de dashboards: pessoal e de portfólio
• Módulo Discuss para facilitar a comunicação em ambiente remoto

Preço: O Zoho também disponibiliza um plano gratuito, embora limitado a 3 utilizadores, 2 projetos e ficheiros até 10MB. Os outros planos são mais completos, como o Premium ($5, utilizador/mês) com 50 utilizadores e projetos ilimitados, e o plano Enterprise ($10, utilizador/mês) com utilizadores e projetos ilimitados.

Asana

Asana é outra ferramenta de gestão de projetos que pode ser utilizada por todo o tipo de equipas remotas, já que qualquer membro da equipa pode criar e gerir projetos. O Asana oferece as seguintes funcionalidades:

• Templates personalizados
• Menções simples para referenciar colegas de equipa
• Possibilidade de atribuir a mesma tarefa a múltiplos projetos
• 2 modos de visualização: lista e quadro (board)

Preço: O Asana tem 3 planos de preços, um dos quais gratuito. Este último é bastante conveniente para profissionais individuais e pequenas equipas, oferecendo gratuitamente um vasto leque de funcionalidades. Os outros planos são o Premium (US$13,49 utilizador/mês, com desconto na faturação anual) e o Business (US$30,49 por utilizador/mês, com desconto na faturação anual). Estes planos oferecem uma gama mais alargada de funcionalidades e são uma excelente opção para quem está a considerar o Asana.

Com a pandemia já consolidada como parte inevitável das nossas vidas, muitas equipas estão a regressar ao escritório. Ao mesmo tempo, muitas outras, depois de experimentarem o trabalho remoto, preferem mantê-lo. Isto significa que a procura por ferramentas adaptadas ao trabalho remoto continua bastante elevada — e até a crescer.

Com a abundância de ferramentas disponíveis atualmente, pode ter a certeza de que encontrará a que melhor responde às suas necessidades.

Esperamos que este artigo o tenha ajudado a escolher algumas. Se ainda não encontrou a solução ideal, experimente o WebWork. Garantimos que não vai arrepender-se.