Aujourd’hui, les outils d’automatisation sont utilisés sur de nombreuses plateformes et dans de nombreux secteurs pour aider les équipes à gagner du temps et des ressources. Ils y parviennent en simplifiant le travail, en éliminant les tâches répétitives et en nous permettant de nous concentrer sur ce qui demande vraiment de l’attention.
Table des matières
- L’automatisation dans la gestion de projet
- Pourquoi automatiser la gestion de projet ?
- Avez-vous besoin de l’automatisation ?
- Les avantages de l’automatisation
- 5 outils d’automatisation à utiliser en 2022
L’automatisation dans la gestion de projet
L’introduction de l’automatisation dans la gestion de projet a été un véritable atout pour les managers et leurs équipes. Que vous l’utilisiez déjà ou non dans votre travail, si vous lisez cet article, vous êtes sur la bonne voie. Une fois que vous l’aurez intégrée à votre gestion de projet, vous ne pourrez plus vous en passer.
Pour comprendre comment ces outils fonctionnent, prenons l’exemple des chatbots. Aujourd’hui, presque tous les sites web en sont équipés. Ils sont très efficaces pour fournir les bonnes informations au bon moment, sans intervention humaine. Ils reçoivent des instructions au préalable et agissent en fonction du déclencheur qu’ils reçoivent, par exemple un message d’un visiteur. En d’autres termes, ils font le travail d’un employé, jusqu’à ce qu’une intervention humaine soit nécessaire — ce qui, dans bien des cas, n’arrive même pas.
Dans cet article, nous allons explorer les avantages et les raisons d’adopter l’automatisation de la gestion de projet et vous présenter 5 outils que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant.
Pourquoi automatiser la gestion de projet ?
Réponse courte — parce que ça fait le travail à votre place !
Intégrer l’automatisation à la gestion de projet ne soulage pas seulement la charge de travail, cela vous fait aussi gagner du temps et des ressources précieuses.
Il est important de préciser que l’automatisation n’est pas une solution miracle pour la gestion de projet. C’est plutôt un levier. Comme l’explique Wrike, ce n’est pas une solution en soi, c’est un amplificateur.
Tout doit donc déjà être bien en place avant d’introduire l’automatisation, car elle ne fera qu’amplifier les instructions données — elle ne résoudra pas les problèmes à votre place.
Avez-vous besoin de l’automatisation ?
Vous n’êtes peut-être pas encore totalement convaincu de l’utilité de l’automatisation. Si c’est le cas, pas de souci — scrollez vers le bas. Sinon, posez-vous honnêtement la question suivante.
Avez-vous déjà eu à faire face à :
- des délais manqués
- la nécessité de constamment se souvenir et relancer
- des tâches répétitives
- des tâches administratives basiques mais chronophages
- des tâches qui pourraient être réalisées avec peu ou pas de supervision
Il y a de fortes chances que vous ayez rencontré certains, sinon tous ces problèmes dans votre quotidien professionnel (surtout si vous êtes freelance).
C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un logiciel de gestion des flux de travail qui vous permet de créer vos propres automatisations en fonction de vos besoins spécifiques.
Les avantages de l’automatisation
Les outils d’automatisation offrent des bénéfices qu’on ne peut tout simplement pas obtenir autrement.
En voici quelques-uns :
Réduction de la charge de travail
Avant tout, l’automatisation profite au manager en supprimant le poids des tâches répétitives et administratives. Cela inclut l’attribution des tâches, l’envoi de rappels, les mises à jour de projets et de rapports, la collecte de données, et bien plus encore.
Le manager et l’équipe sont ainsi libérés d’une partie des tâches peu essentielles ou à faible valeur ajoutée, qui peuvent s’avérer épuisantes lorsqu’elles s’accumulent.
Meilleure répartition des efforts
L’autre avantage majeur est une meilleure répartition des efforts, de l’énergie et de la concentration. Quand les managers et les employés n’ont plus à se soucier des petites tâches sans complexité, ils peuvent rediriger leur énergie et leur temps vers ce qui nécessite vraiment leur attention.
Productivité accrue
Une meilleure répartition des efforts entraîne naturellement une hausse de la productivité. Avec l’automatisation qui prend en charge les tâches calculées et programmées, les employés obtiennent de meilleurs résultats dans les domaines qui exigent créativité et innovation.
Moins de risques d’erreurs humaines
Les outils d’automatisation réduisent considérablement les risques d’erreurs humaines, à condition d’être correctement configurés et exempts d’incohérences. Aussi performant que soit le cerveau humain, les erreurs sont inévitables — surtout celles liées à l’inattention. Ce phénomène est quasi inexistant avec les outils d’automatisation, à condition encore une fois de bien paramétrer les instructions.
Cinq outils d’automatisation à utiliser en 2022
À ce stade, vous êtes sans doute prêt à tester l’automatisation dans votre gestion de projet, mais vous ne savez pas encore quels outils choisir.
On vous couvre !
Voici 5 outils d’automatisation que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant.
WebWork Time Tracker
Tableau de bord WebWork Time Tracker
Imaginez pouvoir voir ce que fait votre employé, depuis n’importe où dans le monde. C’est exactement ce que vous offre WebWork, sans effort supplémentaire de votre part.
Vous obtenez des captures d’écran automatisées et des informations détaillées sur le temps que chaque employé consacre à chaque projet, application et site web, ses heures d’arrivée et de départ, ainsi que le classement des membres les plus productifs.
WebWork Time Tracker vous permet d’automatiser votre gestion de projet en surveillant et en suivant le travail de vos collaborateurs.
Une fois les paramètres nécessaires activés, et sans aucune intervention supplémentaire, vous obtenez :
- des captures d’écran et des pop-ups automatisés
- des rapports détaillés sur le niveau d’activité des employés
- l’utilisation des applications et sites web
- les données de présence
Avec le bon mode de capture activé, vous recevez des captures d’écran aléatoires des écrans de vos employés toutes les 10 minutes. Mais ce n’est pas tout. WebWork vous fournit également des informations détaillées sur le temps passé sur chaque projet, chaque application et chaque site web.
Autre exemple d’automatisation avec WebWork : vous pouvez configurer des règles personnalisées (par exemple, marquer Facebook comme site non productif) ; dès que l’employé visite ce site, l’outil ouvre automatiquement un pop-up lui rappelant de se remettre au travail. Des exceptions peuvent bien sûr être définies (par exemple, si Facebook fait partie intégrante du travail).
Aussi simple que ça !
ClickUp
ClickUp est un outil de gestion de projet dédié à la gestion des tâches, la communication, la collaboration et bien plus encore. Grâce à sa large palette de fonctionnalités, il est également considéré comme un outil d’automatisation.
Ce que vous pouvez automatiser avec ClickUp :
- l’attribution des tâches
- l’ajout de tags lors d’un changement de statut
- la modification de la priorité d’une tâche à l’approche de la deadline
- la création de vos propres automatisations personnalisées
En donnant vos instructions à l’outil, vous définissez des conditions indispensables au bon fonctionnement de l’automatisation. Ensuite, lorsque le déclencheur attendu se produit, l’outil sait exactement quoi faire.
ClickUp rend l’automatisation de la gestion de projet accessible à tous grâce à ses plus de 50 automatisations disponibles. Et si aucune ne correspond à vos besoins, vous pouvez créer les vôtres.
Slack
Slack est un outil de communication qui rend les échanges au sein de votre équipe organisés, rapides et sécurisés.
Il peut être utilisé de manière autonome ou intégré à des outils de gestion de projet pour mettre en place une automatisation des flux de travail, comme les notifications automatiques, l’envoi de messages de reconnaissance, des bots à différentes fins, et bien plus encore.
Par exemple, grâce aux notifications automatisées, vous n’avez plus à rappeler manuellement chaque mise à jour à chacun de vos collaborateurs : elles sont automatiquement envoyées dans le canal Slack concerné. N’oubliez pas que Slack doit être intégré au logiciel de gestion de projet que vous utilisez.
Jotform
Jotform est un outil de création de formulaires qui peut être utilisé pour l’automatisation des workflows. Il permet de créer des tâches automatisées reposant sur des formulaires.
Si vous utilisez régulièrement des formulaires, vous souhaitez certainement éviter les erreurs inévitables lorsqu’ils sont remplis manuellement. Avec un outil d’automatisation comme Jotform ou Leadgenapp, vous obtenez des résultats identiques, voire supérieurs, avec un risque d’erreur nettement réduit.
Par exemple, comme ils l’expliquent sur Jotform, l’outil peut être utilisé pour envoyer des réponses automatiques aux visiteurs d’un site web après qu’ils ont rempli un formulaire.
Il peut également être intégré à un logiciel CRM pour récupérer automatiquement les informations de génération de leads issues des formulaires web.
ifttt
Source de l’image :
Le dernier outil que je souhaite inclure dans cette liste est Ifttt. Il s’agit d’un outil d’automatisation permettant de connecter différentes applications et appareils.
Ifttt est un outil particulièrement polyvalent, compatible avec plus de 650 services. Il vous suffit de choisir les deux services à connecter, de définir les conditions nécessaires, et le tour est joué : votre automatisation est créée.
Ces automatisations sont appelées des Applets. Vous pouvez soit choisir parmi celles déjà disponibles et prêtes à l’emploi, soit en créer de toutes pièces.
Voici la partie intéressante : IFTTT signifie « if this then that » (si ceci alors cela), ce qui signifie que des instructions définies produisent un résultat précis.
Lorsque vous souhaitez créer un nouvel Applet, vous ajoutez une application ou un service dans la section « if this », choisissez les paramètres souhaités, puis ajoutez un autre élément dans la section « then that ».
À ce stade, vous devriez être convaincu de l’efficacité de l’automatisation en gestion de projet et savoir quels outils vous pouvez intégrer à votre quotidien professionnel.
L’automatisation révolutionne notre façon de travailler en se positionnant comme un véritable assistant au quotidien.
C’est pourquoi il est grand temps de commencer à utiliser certains de ces outils dans votre travail et d’expérimenter par vous-même la gestion de projet automatisée.
Si vous ne savez pas par où commencer, essayez WebWork Time Tracker, qui propose un essai gratuit.
Laissez-le simplifier votre routine de travail en donnant le coup d’envoi à l’automatisation de votre workflow.
Vous ne voudrez plus jamais revenir en arrière.
