Hoy en día, las herramientas de automatización se utilizan en diversas plataformas e industrias para ahorrar tiempo y recursos. Lo hacen simplificando el trabajo, eliminando tareas repetitivas y permitiéndonos centrarnos en las que requieren mayor atención.

Tabla de contenido

• Automatización en la gestión de proyectos
• ¿Por qué utilizar la automatización en la gestión de proyectos?
• ¿Necesita automatización?
• Beneficios de la automatización
• 5 herramientas de automatización para usar en 2022

Automatización en la gestión de proyectos

La introducción de la automatización en la gestión de proyectos ha sido una ventaja fenomenal para gerentes y equipos. Independientemente de si la usas en tu trabajo o no, si estás aquí, vas por buen camino. Después de usarla en tu gestión de proyectos , no querrás volver atrás.

Para entender cómo funcionan, tomemos como ejemplo los chatbots. Hoy en día, casi todos los sitios web los incluyen. Son muy eficaces para proporcionar la información necesaria en el momento oportuno sin intervención humana. Reciben instrucciones de antemano y actúan según el desencadenante que reciben, es decir, un mensaje de un visitante del sitio web. En otras palabras, hacen el trabajo de un empleado hasta que surge la necesidad de un empleado humano, que en muchos casos ni siquiera surge.

En este artículo, analizaremos los beneficios y las razones de la automatización de la gestión de proyectos y cinco herramientas que puedes empezar a utilizar ahora.

¿Por qué utilizar la automatización en la gestión de proyectos?

Respuesta corta : ¡porque hará tu trabajo en lugar de ti!

Integrar la automatización en la gestión de proyectos no solo supone un alivio en términos de carga de trabajo, sino que también ahorra tiempo y recursos.

Es importante tener en cuenta que la automatización no es una solución integral para la gestión de proyectos. Es más bien un activo. Como explica Wrike, no es una solución en sí misma, sino una herramienta de ampliación. 

Por lo tanto, todo debe estar configurado ya antes de introducir la automatización, ya que solo amplificará las instrucciones dadas, no las resolverá.

¿Necesita automatización?

Probablemente aún no estés convencido de por qué necesitas la automatización. Si es así, ¡genial! Puedes seguir leyendo. Si no, reflexionemos sobre lo siguiente. 

¿Alguna vez has tenido que lidiar con:

• plazos incumplidos
• tener que recordar y recordar constantemente
• tareas repetitivas
• Tareas administrativas básicas que consumen mucho tiempo 
• Tareas que, de hecho, podrían realizarse con poca o ninguna supervisión

Probablemente usted haya enfrentado algunos, si no todos, estos problemas en su flujo de trabajo (especialmente, los autónomos ).

Por eso es importante tener un software de flujo de trabajo que le permita crear sus propias automatizaciones para satisfacer sus necesidades laborales específicas.

Beneficios de la automatización 

Las herramientas de automatización proporcionan beneficios que no se pueden obtener de otra manera.

A continuación se muestran algunos de ellos:

• Eliminación de la carga de trabajo 

En primer lugar, la automatización beneficia al gerente al eliminar la carga de tareas repetitivas y administrativas. Estas pueden incluir la asignación de tareas, el envío de recordatorios, la actualización de proyectos e informes, la recopilación de datos y muchas más.

De esta manera, el gerente y el equipo quedan exentos de una parte de trabajo no tan esencial o de bajo valor que puede resultar tedioso al sumarse. 

• Mejor distribución de esfuerzos

El siguiente beneficio es una mejor distribución del esfuerzo, la energía y la concentración. Cuando los gerentes y empleados no tienen que preocuparse por tareas pequeñas y sencillas, pueden dedicar su energía y tiempo a tareas que requieren mayor atención.

• Mayor productividad 

Una distribución más eficiente de los esfuerzos se traduce naturalmente en una mayor productividad. Con la automatización que facilita las tareas calculadas y programadas, los empleados obtienen mejores resultados en áreas que requieren creatividad e innovación.

• Baja probabilidad de errores provocados por el hombre

Las herramientas de automatización reducen la posibilidad de errores humanos si se programan correctamente y no presentan discrepancias subyacentes. Por muy perfecto que se crea el cerebro humano, los errores son inevitables, especialmente los derivados de la falta de atención. Esta última es casi inexistente con las herramientas de automatización , pero con las instrucciones adecuadas.

Cinco herramientas de automatización para usar en 2022 

En este punto, lo más probable es que esté listo para probar la automatización en la gestión de sus proyectos, pero no está seguro de qué herramientas utilizar.

¡Te tenemos cubierto! 

Aquí hay 5 herramientas de automatización que puedes comenzar a utilizar ahora.

Rastreador de tiempo de WebWork 

Panel de control de seguimiento de tiempo de WebWork

Imagina poder ver lo que hacen tus empleados desde cualquier lugar del mundo. Exactamente, WebWork te brinda esa oportunidad sin ningún esfuerzo adicional.

Obtendrás automatizadas e información detallada sobre cuánto tiempo dedica cada empleado a cada proyecto, aplicación y sitio web, cuándo entran y salen y quién es el más productivo de todos.

WebWork Time Tracker le permite automatizar la gestión de sus proyectos supervisando y rastreando el trabajo de sus empleados.

Con los ajustes necesarios activados y sin más intervención se obtiene 

• capturas de pantalla y ventanas emergentes automatizadas
• informes detallados sobre el nivel de actividad de los empleados 
• uso de aplicaciones/sitios web
• datos de asistencia

Con el modo de captura de pantalla correcto activado, obtendrás capturas de pantalla aleatorias de las pantallas de tus empleados cada 10 minutos. Pero eso no es todo. WebWork también te ofrece información detallada sobre el tiempo dedicado a cada proyecto, aplicación y sitio web. 

Otro ejemplo de automatización con WebWork es que se pueden asignar los datos necesarios (p. ej., marcar Facebook como sitio web improductivo) y, cada vez que el empleado visita dicho sitio web, la herramienta de automatización abre una ventana emergente para recordarle que debe volver al trabajo. Por supuesto, existen excepciones (p. ej., Facebook forma parte del trabajo).

¡Es así de fácil! 

Haga clic hacia arriba 

ClickUp también se considera una herramienta de automatización

Qué puedes automatizar con ClickUp:

• asignar tareas
• Agregar etiquetas cuando ocurre un cambio de estado
• cambiar la prioridad de la tarea cuando se acerca la fecha límite
• crea tu propia automatización

Al dar instrucciones a la herramienta, creas las condiciones esenciales para el correcto funcionamiento de la automatización. Cuando se activa el disparador necesario, la automatización sabe qué hacer. 

Clickup simplifica la automatización de la gestión de proyectos con sus más de 50 automatizaciones. Además, puedes crear las tuyas propias si ninguna de las disponibles se adapta a tus necesidades.

Flojo 

Slack es una herramienta de comunicación que hace que la comunicación entre tu equipo sea organizada, rápida y segura.

Se puede utilizar por separado o integrarse con herramientas de gestión para realizar automatización del flujo de trabajo , como notificaciones automáticas, envío de mensajes, bots para diferentes propósitos y muchos más.

Por ejemplo, con las notificaciones automatizadas, no es necesario recordar manualmente a cada empleado cada actualización, ya que se envían automáticamente al canal correspondiente en Slack. Recuerda que Slack debe estar integrado en el software de gestión de proyectos que utilices.

Jotform 

Jotform es un generador de formularios que permite automatizar flujos de trabajo . Permite crear tareas automatizadas mediante formularios.

Si usa formularios con frecuencia, querrá evitar errores inevitables cuando los crea una persona. Con herramientas de automatización como Jotform o Leadgenapp , obtendrá un rendimiento igual o superior con menos probabilidad de errores.

Por ejemplo, como lo describen en Jotform , se puede utilizar para enviar respuestas automáticas a los visitantes del sitio web después de que completen un formulario.

También se puede utilizar como parte del software CRM para extraer información de generación de clientes potenciales desde formularios web.

ifttt 

Fuente de la imagen:

La última herramienta que quiero incluir en nuestra lista es Ifttt . Es una herramienta de automatización para conectar diferentes aplicaciones y dispositivos.

Ifttt es una herramienta inclusiva, ya que funciona con más de 650 servicios. Solo tienes que elegir los dos servicios que quieres conectar, establecer las condiciones necesarias y listo: ya tienes la automatización creada.

Estas automatizaciones se llaman applets. Puedes elegir entre las que ya están disponibles o crear las tuyas propias. 

Ahora viene la parte interesante. IFTTT se inicia como "si esto, entonces aquello", lo que significa que las instrucciones establecidas producen un resultado determinado. 

Cuando quieres crear un nuevo Applet, agregas una aplicación o un servicio en la sección “si esto”, eliges las especificaciones y luego agregas otro en la sección “entonces eso”.

En este punto ya deberías estar convencido de la efectividad de la automatización en la gestión de proyectos y saber qué herramientas puedes incorporar a tu trabajo.

La automatización está revolucionando la forma en la que trabajamos, siendo de gran ayuda. 

Por eso es hora de que comiences a utilizar algunas de estas herramientas en tu trabajo y experimentes la automatización de la gestión de proyectos .

Si no está seguro de por dónde empezar, WebWork Time Tracker, que ofrece una prueba gratuita.

Permita que simplifique su rutina de trabajo dando un inicio a la automatización en su flujo de trabajo. 

Nunca querrás volver atrás.