Сегодня инструменты автоматизации применяются на самых разных платформах и в самых разных отраслях — всё ради того, чтобы экономить время и ресурсы. Они упрощают работу, избавляют от рутинных задач и позволяют сосредоточиться на том, что действительно требует внимания.

Содержание

• Автоматизация в управлении проектами
• Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?
• Нужна ли вам автоматизация?
• Преимущества автоматизации
• 5 инструментов автоматизации для использования в 2022 году

Автоматизация в управлении проектами

Внедрение автоматизации в управление проектами стало настоящим прорывом для менеджеров и команд. Если вы читаете эту статью — неважно, используете ли вы автоматизацию сейчас или только думаете об этом — вы уже на верном пути. После того как вы попробуете её в своём управлении проектами, возврата к старым методам уже не захочется.

Чтобы понять, как это работает, возьмём в качестве примера чат-ботов. Сейчас они есть почти на каждом сайте. Они отлично справляются с предоставлением нужной информации в нужный момент — без участия живого человека. Бот получает инструкции заранее и реагирует на триггер, то есть на сообщение от посетителя сайта. Иными словами, он выполняет работу сотрудника до тех пор, пока не возникнет реальная необходимость в человеке — а во многих случаях она так и не возникает.

В этой статье мы разберём преимущества и причины для автоматизации управления проектами, а также рассмотрим 5 инструментов, которые можно начать использовать прямо сейчас.

Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?

Короткий ответ — потому что она будет работать вместо вас!

Внедрение автоматизации в управление проектами не только снижает нагрузку, но и экономит время и ресурсы.

Важно понимать: автоматизация — это не универсальное решение всех проблем в управлении проектами. Это скорее инструмент усиления. Как объясняет Wrike, это не решение само по себе, а усилитель.

Поэтому прежде чем внедрять автоматизацию, важно выстроить все процессы: она лишь усилит то, что уже настроено, но не исправит то, что изначально не работает.

Нужна ли вам автоматизация?

Возможно, вы всё ещё не до конца убеждены. Если убеждены — отлично, листайте дальше. Если нет — давайте подумаем вот о чём.

Сталкивались ли вы с такими ситуациями:

• пропущенные дедлайны
• постоянные напоминания себе и другим
• однотипные повторяющиеся задачи
• рутинные административные задачи, которые отнимают уйму времени
• задачи, которые по сути можно выполнять практически без контроля

Скорее всего, с частью из этого — а то и со всем списком — вы уже сталкивались в своей работе (особенно если вы фрилансер).

Именно поэтому так важно иметь программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое позволяет настраивать автоматизацию под конкретные задачи вашей команды.

Преимущества автоматизации

Инструменты автоматизации дают такие преимущества, которые другими способами просто не получить.

Вот некоторые из них:

• Снижение нагрузки

В первую очередь автоматизация помогает менеджеру избавиться от груза рутинных и административных задач. Сюда входит назначение задач, отправка напоминаний, обновление статусов проектов и отчётов, сбор данных и многое другое.

Таким образом, менеджер и вся команда освобождаются от части малозначимой или низкоценной работы, которая в сумме может здорово выматывать.

• Более грамотное распределение усилий

Следующее преимущество — более рациональное распределение сил, энергии и внимания. Когда менеджеры и сотрудники не отвлекаются на мелкие и несложные задачи, они могут направить время и энергию туда, где это действительно важно.

• Рост продуктивности

Более эффективное распределение усилий закономерно ведёт к росту продуктивности. Когда автоматизация берёт на себя рассчитанные и запрограммированные задачи, сотрудники показывают лучшие результаты там, где нужны творческий подход и нестандартные решения.

• Минимум человеческих ошибок

Инструменты автоматизации сводят к минимуму вероятность ошибок, если они правильно настроены и в логике нет противоречий. Каким бы внимательным ни был человек, ошибки всё равно случаются — особенно те, что возникают из-за невнимательности. У инструментов автоматизации этой проблемы практически нет — при условии, конечно, что инструкции заданы корректно.

Пять инструментов автоматизации для использования в 2022 году

Скорее всего, к этому моменту вы уже готовы попробовать автоматизацию в управлении проектами, но пока не определились с инструментами.

Мы вам поможем!

Вот 5 инструментов автоматизации, которые можно начать использовать прямо сейчас.

WebWork Time Tracker

Дашборд WebWork Time Tracker

Представьте, что вы можете видеть, чем занимается ваш сотрудник, находясь в любой точке мира. Именно это и даёт вам WebWork — без лишних усилий с вашей стороны.

Вы получаете автоматические скриншоты и подробную информацию о том, сколько времени каждый сотрудник тратит на каждый проект, приложение и сайт, когда они начинают и заканчивают работу и кто из них наиболее продуктивен.

WebWork Time Tracker позволяет автоматизировать управление проектами, отслеживая и контролируя работу сотрудников.

После необходимых настроек и без дополнительного вмешательства вы получаете:

• автоматические скриншоты и всплывающие уведомления
• подробные отчёты об уровне активности сотрудников
• данные об использовании приложений и сайтов
• данные о посещаемости

При включённом нужном режиме скриншотов система автоматически делает случайные снимки экрана сотрудников каждые 10 минут. Но это ещё не всё. WebWork также предоставляет подробную статистику времени, затраченного на каждый проект, приложение и сайт.

Ещё один пример автоматизации в WebWork: вы можете задать нужные параметры — например, отметить Facebook как непродуктивный сайт — и тогда, когда сотрудник заходит на этот сайт, инструмент автоматически показывает всплывающее окно с напоминанием вернуться к работе. Разумеется, можно настроить исключения (например, если Facebook входит в рабочие обязанности).

Всё просто!

ClickUp

ClickUp — это инструмент управления проектами для организации задач, коммуникации, совместной работы и не только. Благодаря широкому набору функций он также считается полноценным инструментом автоматизации.

Что можно автоматизировать с помощью ClickUp:

• назначение задач
• добавление тегов при смене статуса
• изменение приоритета задачи по мере приближения дедлайна
• создание собственных автоматизаций

Задав инструменту нужные инструкции, вы создаёте условия, при которых автоматизация работает корректно. Как только происходит нужный триггер, система знает, что делать.

ClickUp делает автоматизацию управления проектами проще простого: в арсенале инструмента более 50 готовых автоматизаций. А если ни одна из них не подходит под ваши задачи — можно создать свою.

Slack

Slack — это инструмент для командной коммуникации, который делает общение внутри команды структурированным, быстрым и безопасным.

Его можно использовать отдельно или интегрировать с инструментами управления проектами для настройки автоматизации рабочих процессов: автоматических уведомлений, публичных похвал, ботов для различных целей и многого другого.

Например, благодаря автоматическим уведомлениям вам не нужно вручную напоминать каждому сотруднику о каждом обновлении — они автоматически отправляются в соответствующий канал в Slack. Важно помнить, что Slack необходимо интегрировать с используемым вами программным обеспечением для управления проектами.

Jotform

Jotform — это конструктор форм, который можно использовать для автоматизации рабочих процессов. С его помощью создаются автоматизированные задачи на основе форм.

Если вы часто работаете с формами, вы наверняка хотите избежать ошибок, которые неизбежно возникают при ручном заполнении. С инструментами автоматизации, такими как Jotform или Leadgenapp, вы получаете такой же или более высокий результат при значительно меньшем риске ошибок.

Например, как описано на сайте Jotform, инструмент можно использовать для автоматической отправки ответов посетителям сайта после заполнения ими формы.

Кроме того, его можно применять в составе CRM-систем для сбора данных о лидах из веб-форм.

ifttt

Источник изображения:

Последний инструмент в нашем списке — Ifttt. Это инструмент автоматизации для связи различных приложений и устройств между собой.

Ifttt отличается широкими возможностями интеграции — он поддерживает более 650 сервисов. Достаточно выбрать два сервиса, которые вы хотите связать, задать нужные условия — и автоматизация готова.

Такие автоматизации называются Applets. Вы можете воспользоваться готовыми вариантами или создать собственный.

Теперь самое интересное. IFTTT расшифровывается как «if this then that» — «если это, то то», то есть заданные инструкции приводят к определённому результату.

Чтобы создать новый Applet, вы добавляете приложение или сервис в раздел «if this», задаёте параметры, а затем добавляете другой сервис в раздел «then that».

К этому моменту у вас уже не должно оставаться сомнений в эффективности автоматизации управления проектами — и вы знаете, какие инструменты можно внедрить в свою работу.

Автоматизация кардинально меняет подход к работе, становясь незаменимым помощником.

Именно поэтому самое время начать использовать некоторые из этих инструментов и оценить автоматизацию управления проектами на собственном опыте.

Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте WebWork Time Tracker — он предлагает бесплатный пробный период.

Позвольте ему упростить ваш рабочий процесс и сделать первый шаг к автоматизации.

Вы уже не захотите возвращаться к прежнему.