DeskTime Preise: Alle Tarife erklärt und was sie wirklich kosten

Preise geprüft im Oktober 2026

Wer nach einer Zeiterfassungssoftware für sein Team sucht, stößt früher oder später auf DeskTime. Auf den ersten Blick wirkt das Preismodell angenehm übersichtlich: drei Tarife, jeweils ein fester Preis pro Nutzer. Je genauer man hinschaut, desto mehr Fragen tauchen allerdings auf, was die tatsächlichen Kosten angeht.

In diesem Leitfaden schlüsseln wir die DeskTime Preise, Funktionen, Einschränkungen und die realen Kosten für unterschiedliche Teamgrößen auf. Zu jedem Tarif findest du die monatlichen Kosten, die enthaltenen Funktionen, die Grenzen und die passenden Einsatzszenarien. Außerdem vergleichen wir DeskTime mit WebWork, damit du als Führungskraft die richtige Lösung für dein Team findest.

Kurz zusammengefasst: DeskTime Pro startet bei 6,42 $ pro Nutzer und Monat im Jahresabo, Premium kostet 9,17 $. Für den Enterprise-Tarif gibt es individuelle Preise. Screenshots gibt es nur im Premium-Tarif, und die Mehrwertsteuer kommt jeweils noch obendrauf.

Beachte, dass DeskTime seine Preise jederzeit ändern kann. Prüfe vor dem Kauf deshalb unbedingt die aktuellen Preise auf der offiziellen Website.

DeskTime Preise auf einen Blick

Die DeskTime Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer und dem gewählten Tarif. Zur Auswahl stehen Pro, Premium und Enterprise. Jeder Tarif enthält alle Funktionen der darunterliegenden Stufe – mit jedem Upgrade kommen weitere Tools dazu.

Pro Nutzer und Monat, zzgl. MwSt. Preise geprüft im Oktober 2026.

Drei Punkte solltest du kennen, bevor du weiterliest.

• Kostenlose Testphase: DeskTime bietet eine 14-tägige Testphase an – ganz ohne Kreditkarte.
• Jährliche Abrechnung: Bei jährlicher Zahlung bekommst du einen Monat geschenkt.
• Kostenloser Tarif: Auf der Preisseite von DeskTime ist kein kostenloser Tarif aufgeführt.

DeskTime Pro: Grundlegende Zeiterfassung für 6,42 $ pro Nutzer

Pro kostet 7,00 $ pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung oder 6,42 $ bei jährlicher Abrechnung (Preise geprüft im Oktober 2026). Das ist der Einstiegstarif – und die Basics deckt er solide ab.

Was Pro enthält

• Automatische Zeiterfassung
• Produktivitätsberechnung
• URL- und App-Tracking
• Erfassung von Dokumenttiteln
• Erfassung von Leerlaufzeiten
• Projektzeiterfassung
• Private Time, mit der Mitarbeitende das Tracking für private Zwecke pausieren können
• Pausenerinnerungen
• Individuelle Berichte
• Integrationen mit Google- und Outlook-Kalender

Dank der automatischen Erfassung sehen Führungskräfte, wann jemand mit der Arbeit beginnt und aufhört, wie viel Leerlaufzeit anfällt und welche Apps und Websites genutzt werden. Der Produktivitätswert liefert zudem einen schnellen Überblick über die Teamaktivität, ohne dass man sich durch jeden einzelnen Bericht klicken muss.

Was Pro nicht enthält

Screenshots, Schichtplanung und einen Abwesenheitskalender sucht man in Pro allerdings vergeblich. Auch Integrationen mit Jira, Asana und GitLab fehlen. Die Freigabe von Offline-Zeiten und IP-Beschränkungen sind in diesem Tarif ebenfalls nicht verfügbar. Einen persönlichen Account Manager gibt es auch nicht.

Für wen sich Pro eignet

Pro passt zu Teams, die gerade erst mit der Zeiterfassung starten. Angenommen, du leitest eine Agentur mit 15 Leuten. Du willst saubere Stunden pro Projekt und einen Überblick über Leerlaufzeiten. Visuelle Arbeitsnachweise brauchst du nicht, und feste Schichten gibt es bei euch auch nicht. Genau dafür reicht Pro.

DeskTime Premium: Was du für 2,75 $ mehr bekommst

Premium kostet 10,00 $ pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung oder 9,17 $ bei jährlicher Abrechnung (Preise geprüft im Oktober 2026). Bei jährlicher Zahlung sind das 2,75 $ mehr pro Nutzer als bei Pro – rund 43 % Aufpreis.

Was Premium zusätzlich bietet

• Automatische Screenshots
• Schichtplanung
• Abwesenheitskalender
• Integrationen mit Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana und GitLab
• Freigabe von Offline-Zeiten durch Unternehmensadministratoren
• IP-Beschränkungen
• Einen persönlichen Account Manager
• Individuelles Onboarding

Die Freigabe von Offline-Zeiten lohnt sich, wenn deine Leute auch abseits des Rechners arbeiten. Eine Mitarbeiterin trägt ein Kundengespräch ein, und ein Admin gibt es frei, bevor es im Stundenzettel landet. So bleiben abrechenbare Stunden sauber. Der Abwesenheitskalender zeigt, wer gerade im Urlaub ist – das erleichtert die Wochenplanung. Und die Schichtplanung hilft, wenn Support oder Operations zu festen Zeiten laufen.

Der Haken bei Premium

Diese Funktionen gibt es allerdings nur im Paket – Screenshots allein kannst du nicht dazubuchen. Du zahlst also automatisch auch für Schichtplanung und Integrationen mit. Bei einem Team von 50 Personen kostet das Upgrade von Pro auf Premium 137,50 $ mehr im Monat, also 1.650 $ im Jahr.

DeskTime Enterprise: Individuelle Preise und erweiterte Funktionen

Für Enterprise veröffentlicht DeskTime keinen Preis – ein Angebot bekommst du nur über den Vertrieb. Laut unabhängigen Testberichten richtet sich dieser Tarif an Organisationen ab etwa 200 Nutzern.

Enterprise umfasst alles aus Premium und zusätzlich:

• VIP-Support
• Individuelle Schulungen für Mitarbeitende
• Unbegrenzte Projekte und Aufgaben
• Unbegrenzter Datenverlauf
• Individuelle API-Funktionen

Schau dir diese Liste genau an. Unbegrenzte Projekte, Aufgaben und Datenhistorie sind Enterprise-Funktionen. Im Umkehrschluss heißt das: Pro und Premium sind in allen drei Punkten begrenzt. Die genauen Werte findest du in der Tarifübersicht auf der Preisseite von DeskTime. Gleiche sie mit deiner Projektanzahl ab und überlege, wie weit deine Berichte zurückreichen müssen, bevor du dich für einen Tarif entscheidest.

Die Kosten, die nicht auf dem Preisschild stehen

Der Preis pro Nutzer ist nur ein Teil der Rechnung. Diese Punkte solltest du zusätzlich einplanen.

Screenshots erst ab Premium

Wenn du Screenshots nutzen willst, um fragwürdige Aktivitäten zu überprüfen, kommst du mit Pro nicht weit. Dann musst du auf Premium wechseln und rund 43 % mehr pro Lizenz zahlen.

Limits bei Projekten, Aufgaben und Verlauf

Unterhalb von Enterprise sind Projekte, Aufgaben und Datenhistorie begrenzt. Teams mit Dutzenden Kundenprojekten oder langen Reporting-Zyklen stoßen schneller an diese Grenzen als gedacht.

Mehrwertsteuer

Die DeskTime Preise verstehen sich ohne Mehrwertsteuer. Ob Steuern anfallen, hängt von deinem Land ab und davon, ob du eine gültige USt-IdNr. angibst. Kunden in Lettland zahlen automatisch 21 %. Kläre am besten mit deiner Finanzabteilung, was für euch gilt.

Ein kleiner Rabatt bei jährlicher Zahlung

Ein Gratismonat klingt erst einmal verlockend, die tatsächliche Ersparnis ist aber überschaubar. Bei Pro sparst du mit jährlicher Abrechnung 0,58 $ pro Nutzer und Monat, also rund 8,3 %. Ein Team mit 50 Nutzern spart damit 348 $ im Jahr. Trotzdem solltest du dich nur dann für ein Jahresabo entscheiden, wenn du sicher bist, dass das Tool zu euren Anforderungen passt. Der Rabatt allein sollte nicht den Ausschlag geben.

Add-ons

In der Tarifdokumentation von DeskTime haben wir keine kostenpflichtigen Zusatzmodule gefunden. Mehrkosten entstehen also durch ein Tarif-Upgrade, zusätzliche Lizenzen und Steuern.

Was DeskTime für 25, 50 und 100 Nutzer wirklich kostet

Preise pro Nutzer wirken günstig – bis man sie hochrechnet. Hier die Jahressummen bei jährlicher Abrechnung.

Jahressummen vor Steuern. Die WebWork-Spalte basiert auf dem Einstiegspreis von 3,99 $ pro Nutzer und Monat. Preise geprüft im Oktober 2026.

Bei 100 Nutzern beträgt der Unterschied zwischen DeskTime Premium und WebWork Pro 6.216 $ pro Jahr. Noch ein Tipp: Zähle nur die Personen, deren Zeit du tatsächlich erfasst. Geschäftsführung und Führungskräfte brauchen oft gar keine eigene Lizenz.

DeskTime vs. WebWork: Preise und Tarife im direkten Vergleich

WebWork startet bei 3,99 $ pro Nutzer und Monat. Das sind 2,43 $ weniger als DeskTime Pro bei jährlicher Abrechnung – rund 38 % günstiger. Im Vergleich zu DeskTime Premium beträgt die Differenz 5,18 $, also etwa 56 %.

Der Preis ist aber nicht alles. Deshalb hier ein Überblick, was in den einzelnen Tarifen steckt.

Preise geprüft im Oktober 2026. Die WebWork-Preise beziehen sich auf die jährliche Abrechnung – also auf dieselbe Grundlage wie die DeskTime-Jahrespreise.

Zu fast demselben Preis wie DeskTime Pro bietet WebWork Plus Schichtplanung, Stundenzettel-Freigaben und Spesenerfassung – zusätzlich zu den Screenshots und unbegrenzten Projekten, die schon in WebWork Pro enthalten sind. WebWork Pro umfasst außerdem Anwesenheits-, Urlaubs- und Feiertagsverwaltung sowie Funktionen zur Rechnungsstellung.

Deutlicher wird der Unterschied, wenn du die Tarife Funktion für Funktion vergleichst. DeskTime bietet in allen Tarifen Integrationen mit Google- und Outlook-Kalender. Auch WebWork lässt sich mit Google Calendar und Outlook Calendar verbinden, sodass Teams ihre Termine direkt neben der Zeiterfassung im Blick behalten. DeskTime enthält dagegen bereits im Pro-Tarif URL- und Dokumenten-Tracking. WebWork bietet App- und Website-Monitoring in allen Tarifen, erweitertes Monitoring mit URL- und Fenstertitel-Details gibt es allerdings erst ab dem Plus-Tarif. Behalte diese Unterschiede im Hinterkopf, wenn du den passenden Tarif für dein Team auswählst.

Bei WebWork gibt es außerdem kostenpflichtige Add-ons: Smart Monitoring für 2,50 $, Payments & Payroll für 1,50 $ und White Label für 1,00 $.

Alle Tarife kannst du in der 14-tägigen Testphase von WebWork ausprobieren. Die komplette Übersicht findest du auf der WebWork-Preisseite. Falls auch Time Doctor auf deiner Shortlist steht, hilft dir unser Vergleich WebWork vs. Time Doctor weiter.

Welcher DeskTime-Tarif passt zu welchem Team?

Pro: Kleine Teams, die Arbeitszeiten, Leerlaufzeiten und Produktivitätswerte brauchen

Wähle Pro, wenn du Start- und Endzeiten, Leerlaufzeiten und einen Produktivitätswert pro Person brauchst. Ideal für kleine Teams mit bis zu 30 Personen, ohne Schichtarbeit und ohne Screenshots.

Premium: Hybride Teams, die mehr Kontrolle brauchen

Wähle Premium, wenn du ein hybrides oder Remote-Team führst und Arbeitsnachweise, Abwesenheitsübersichten und Schichtplanung in einem Paket brauchst. Auch für Teams, die ohnehin in Jira oder Asana zu Hause sind, ist Premium eine gute Wahl.

Enterprise: Große Unternehmen mit individuellen Anforderungen

Wähle Enterprise, wenn du mehrere hundert Lizenzen brauchst, eine unbegrenzte Datenhistorie benötigst oder die Daten per API-Integration in eigene Systeme einbinden willst. Rechne mit einem Vertriebsprozess und verhandelten Preisen.

Wann eine DeskTime-Alternative sinnvoller ist

Ab Premium wird DeskTime pro Lizenz richtig spürbar teuer. Wenn Screenshots, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung für dich Pflicht sind und das Budget eine Rolle spielt, lohnt sich ein Blick auf eine DeskTime-Alternative, die diese Funktionen schon in einem günstigeren Tarif bietet. Dasselbe gilt, wenn du unbegrenzte Projekte brauchst, ohne gleich einen individuellen Vertrag abzuschließen.

So wählst du einen Tarif, ohne zu viel zu zahlen

1. Leg zuerst deine Must-haves fest. Screenshots? Schichtplanung? Jira-Synchronisierung? Lass diese Liste über den Tarif entscheiden – nicht umgekehrt.
2. Zähl die tatsächlich benötigten Lizenzen. Erfasse nur die Personen, bei denen es wirklich nötig ist.
3. Teste mit einem echten Team. Nutze die 14 Tage mit fünf bis zehn Mitarbeitenden, nicht nur allein. Werte die Berichte nach einer vollen Arbeitswoche aus.
4. Rechne den nächsthöheren Tarif mit ein. Wenn ihr in sechs Monaten aus Pro herausgewachsen seid, vergleich Premium lieber jetzt schon.
5. Leg Monitoring-Richtlinien vor dem Rollout fest. Screenshots und App-Tracking werfen Fragen auf. Sag deinem Team offen, was du erfasst und warum. Unser Leitfaden zum Monitoring von Remote-Mitarbeitenden zeigt, was Führungskräfte erfassen sollten – und was besser nicht.

Fazit

DeskTime ist ein zuverlässiges Zeiterfassungstool mit einer klar gestaffelten Tarifstruktur. Pro deckt Arbeitszeiten, Leerlaufzeiten und Produktivität ab. Premium bringt Screenshots, Schichtplanung und Integrationen mit – für rund 43 % mehr pro Lizenz. Enterprise wird individuell bepreist und richtet sich an größere Unternehmen mit anspruchsvolleren Anforderungen.

Die tatsächlichen Kosten zeigen sich erst, wenn du den Preis pro Lizenz mit der Anzahl der Nutzer multiplizierst und die Steuern hinzurechnest. Rechne mit 25, 50 oder 100 Lizenzen und vergleiche das Ergebnis mit den WebWork-Preisen, bevor du dich festlegst. Beide Tools bieten eine kostenlose 14-tägige Testphase.