Effizientes Zeitmanagement ist das Fundament eines produktiven Arbeitsumfelds – ob mit Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodell. Es verbessert das Teammanagement und die Mitarbeiterbindung und fördert gleichzeitig eine gesunde Unternehmenskultur.
In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile von Zeiterfassungssoftware. Sie erfahren außerdem, wie Sie abrechenbare Stunden erfassen und worauf Sie bei der Wahl einer Zeiterfassungslösung für Ihr Unternehmen achten sollten.
Legen wir los.
Was ist Zeiterfassungssoftware?
Zeiterfassungssoftware ist ein digitales Tool, mit dem Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter für verschiedene Aufgaben und Projekte erfassen können. Es gibt sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitern einen klaren Überblick über die aufgewendete Zeit pro Projekt – täglich, wöchentlich und monatlich.
Die wichtigsten Vorteile einer Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen sind
Höhere Produktivität – Durch automatisierte Zeiterfassung lassen sich Engpässe erkennen und Workflows optimieren, was die Mitarbeiterproduktivität steigert.
Präzise Abrechnung – Eine genaue Erfassung abrechenbarer Stunden stellt sicher, dass Rechnungen korrekt ausgestellt werden, und minimiert Umsatzverluste.
Besseres Kostenmanagement – Senken Sie Kosten und behalten Sie Ihr Budget im Griff, indem Sie alle abrechenbaren Stunden und Ausgaben zentral erfassen.
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Abrechenbare Stunden mit Zeiterfassungssoftware erfassen
Kurz gesagt: Abrechenbare Stunden sind die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter für Aufgaben und Projekte aufwenden und die sie Ihnen in Rechnung stellen können. Zeiterfassungstools helfen dabei, diese Stunden transparent und korrekt zu dokumentieren – zum Vorteil beider Seiten.
Im Gegensatz dazu bezeichnen nicht abrechenbare Stunden die Zeit, die ein Mitarbeiter für andere unternehmensbezogene Tätigkeiten aufwendet – ohne gesonderte Berechnung. Dazu zählen etwa administrative Aufgaben, Papierkram, Mitarbeiterschulungen, Meetings oder Unternehmens- und Networking-Events.
Durch die Erfassung abrechenbarer Stunden kann Ihr Management jederzeit nachvollziehen, wie viel Zeit und Geld in ein Projekt geflossen sind. Diese Erkenntnisse ermöglichen Prozessoptimierungen und eine bessere Finanzplanung für künftige Projekte.
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Wichtige Funktionen von Zeiterfassungssoftware für abrechenbare Stunden
Bereit, ein Zeiterfassungstool für abrechenbare Stunden in Ihrem Unternehmen einzuführen? Das sind die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten.
Zeiterfassung und Anwesenheitsverfolgung
Zuallererst muss Ihr Zeiterfassungstool die Echtzeit-Erfassung von Anwesenheit und abrechenbaren Stunden ermöglichen. Neben der automatischen Zeiterfassung sollten auch manuelle Zeiteinträge und Bearbeitungsmöglichkeiten vorhanden sein. So können Sie beispielsweise abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden manuell voneinander trennen.
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Budgetplanung und Kostenmanagement
Eine ideale Softwarelösung beschränkt sich nicht nur auf die Zeiterfassung, sondern bietet auch die Möglichkeit, den Projektstatus und das Gesamtbudget im Blick zu behalten. So können projektbezogene Ausgaben und Kosten lückenlos nachverfolgt werden. Auf Basis dieser Auswertungen können Mitarbeiter ihre abrechenbaren Stunden in Rechnung stellen – in der erwarteten Höhe.
Planung und Aufgabenverteilung
Echtzeit-Projektmonitoring ermöglicht es Ihnen, Ressourcen und Kapazitäten gezielt zu steuern. Darüber hinaus verbessert es die Koordination und sorgt für eine effiziente Planung und Aufgabenverteilung.
Warum ist diese Funktion so wertvoll? Ein guter Projektmanager kann damit Aufgaben optimal delegieren und sicherstellen, dass kein Mitarbeiter überlastet wird. Gleichzeitig stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter ihre gewünschte Gehaltsgrenze für den Monat erreichen.
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Berichte und Analysen
Aussagekräftige Berichte und umfassende Analysen sind Funktionen, die Ihnen helfen, in die Zukunft zu blicken und Ihre strategische Planung zu optimieren. Nutzen Sie die Zahlen, um Verbesserungspotenziale zu erkennen und Ihr Budget gezielt einzusetzen, um Ihre Marge zu steigern.
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Lohnabrechnung und Rechnungsstellung
Eine leistungsstarke Zeiterfassungssoftware lässt sich nahtlos in Ihre Lohnbuchhaltungs- und Rechnungsstellungssoftware integrieren. Mitarbeiter können Rechnungen direkt auf Basis der erfassten Daten aus der Zeiterfassungs-App erstellen, während Sie die Lohnabrechnung für alle Rechnungen, die den erwarteten Beträgen entsprechen, automatisieren können.
Die richtige Zeiterfassungssoftware auswählen
Bei der Fülle an Tools zur Erfassung abrechenbarer Stunden stellt sich die Frage: Wie finden Sie die Zeiterfassungs-App, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt?
Hier sind die wichtigsten Faktoren, anhand derer Sie einschätzen können, ob ein einfaches Zeiterfassungstool ausreicht oder ob Sie eine ausgefeiltere Lösung benötigen:
Bestehende Workflows analysieren – Identifizieren Sie Schwachstellen in Ihren Projektabläufen. Manchmal reicht bereits ein besseres Projektmanagement-Tool aus.
Benötigte Funktionen definieren – Wer genau weiß, welche Funktionen er braucht, trifft eine fundiertere Entscheidung für das passende Tool.
Empfehlungen einholen – Sprechen Sie mit Ihren Führungskräften. Vielleicht haben sie bereits Erfahrungen gemacht, von denen Sie profitieren können.
Sobald Sie wissen, was Sie suchen, können Sie verschiedene Zeiterfassungslösungen recherchieren und vergleichen. Testen Sie Testversionen, lesen Sie Bewertungen und analysieren Sie Funktionen und Integrationen der verfügbaren Tools auf dem Markt.
Genau das haben wir hier für Sie getan. Nachfolgend finden Sie unsere Auswahl der 5 besten Zeiterfassungslösungen, mit denen Sie abrechenbare Stunden erfassen und Ihren Abrechnungsprozess optimieren können.
Die Top 5 der besten Zeiterfassungssoftware für abrechenbare Stunden
Sehen wir uns nun die Top 5 der Zeiterfassungs-Apps im Detail an und finden die beste Lösung für Ihr Unternehmen.
#1 WebWork
WebWork ist eine Zeiterfassungs-App mit einem umfangreichen Funktionsumfang, der sie für Unternehmen jeder Größe geeignet macht. Der Tracker für abrechenbare Stunden ermöglicht es Ihnen, individuelle Stundensätze für Teammitglieder und Projekte festzulegen und so eine korrekte Vergütung sicherzustellen.
Darüber hinaus bietet WebWork umfassende Berichte, die Möglichkeit zur Rechnungserstellung sowie die Automatisierung von Rechnungsstellung und Lohnabrechnung. WebWork ist die optimale Lösung für Unternehmen und Freelancer, die eine Abrechnungslösung auf Basis von Echtzeit-Daten benötigen.
Wichtigste Funktionen
Anpassbare abrechenbare Stunden: Stundensätze für Teammitglieder und Projekte individuell festlegen.
Detaillierte Berichte: Über 15 Berichtstypen, darunter Zeitprotokolle, Anwesenheit und Aufgabenmanagement.
Automatische Rechnungsstellung: Rechnungen werden automatisch auf Basis abrechenbarer Stunden generiert.
Produktivitätsüberwachung: Screenshots erfassen, Webnutzung verfolgen und Aktivitätsniveaus überwachen.
Integration: Nahtlose Anbindung an Asana, Trello, Slack und weitere Projektmanagement-Tools.
Preise
Ab $3,99 pro Nutzer/Monat, kostenlose Testversion verfügbar.
Nutzerbewertungen
WebWork überzeugt mit einer G2-Bewertung von 4,6 und einer Capterra-Bewertung von 4,7.
#2 Toggl
Toggl ist bekannt für seine übersichtliche Benutzeroberfläche und flexible Zeiterfassung. Es bietet sowohl automatische als auch manuelle Zeiterfassungsoptionen und ist speziell für Freelancer und kleine Teams konzipiert.
Wichtigste Funktionen
Echtzeit- und manuelle Erfassung: Stunden während der Arbeit erfassen oder Einträge nachträglich manuell hinzufügen.
Anpassbare Berichte: Berichte über erfasste Zeiten erstellen und exportieren.
Team-Einblicke: Die Leistung des gesamten Teams im Blick behalten.
Integrationen: Toggl lässt sich mit Asana, Trello und Jira verbinden.
Preise
Ab $10 pro Nutzer/Monat im Starter-Plan; eine kostenlose Version ist verfügbar, enthält jedoch keine Funktion zur Erfassung abrechenbarer Stunden.
Nutzerbewertungen
Toggl wird auf G2 mit 4,6 und auf Capterra mit 4,7 bewertet.#3
#3 ClickUp
ClickUp ist eine All-in-one-Produktivitätsplattform, die eine Vielzahl von Tools für das Aufgabenmanagement bietet. Die Zeiterfassungsfunktion in Kombination mit der Möglichkeit, abrechenbare Stunden zu erfassen, macht es zu Platz #3 auf unserer Liste. Es ist eine gute Wahl für Unternehmen, die eine umfassende Lösung mit allen Management-Funktionen an einem Ort benötigen.
Key Features
Aufgabenbasierte Zeiterfassung: Erfassen Sie präzise die Arbeitsstunden, die für jede Aufgabe aufgewendet wurden.
Anpassbare Abrechnungssätze: Legen Sie unterschiedliche Sätze für verschiedene Aufgaben, Teammitglieder oder Kunden fest.
Zeitberichte: Erstellen Sie detaillierte Reports, die abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden aufschlüsseln.
Integrations: Lässt sich mit Tools wie QuickBooks und der Buchhaltungssoftware Xero integrieren.
Pricing
Die Zeiterfassung ist in jedem ClickUp-Plan verfügbar. Im Free Forever- und Unlimited-Plan ist die Funktion für abrechenbare Stunden jedoch auf 100 Verwendungen begrenzt. Jede manuell erfasste oder eingegebene Zeitinstanz zählt als eine Verwendung. Abrechenbare Stunden sind im Business-Plan verfügbar, der ab $12 pro Nutzer und Monat kostet.
User Ratings
ClickUp wird von seinen Nutzern auf G2 mit 4,4 und auf Capterra mit 4,5 bewertet.
#4 Timely
Timely ist ein Zeittracker, der KI einsetzt, um das Risiko verpasster Stunden zu minimieren. Die Lösung richtet sich an Berater, Kreative und Anwaltskanzleien, die automatisiertes Tracking nutzen möchten, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Key Features
KI-gestützte Automatisierung: Verfolgt Arbeitsaktivitäten automatisch und ermöglicht es Nutzern, diese zu überprüfen und anzupassen.
Detailliertes Reporting: Anpassbare Reports, die mit Kunden oder Vorgesetzten geteilt werden können.
Integration von Projektmanagement-Tools: Lässt sich mit Tools wie Asana und Trello integrieren.
Pricing
Ab $11 pro Nutzer/Monat im Starter-Plan.
User Ratings
Timely wird auf G2 mit 4,7 und auf Capterra mit 4,8 bewertet.
#5 Desktime
Desktime bietet automatisierte Zeiterfassungsfunktionen und ist eine solide Option für Unternehmen – etwa Agenturen –, die neben der Erfassung abrechenbarer Stunden auch die Produktivität ihrer Mitarbeitenden im Blick behalten möchten.
Key Features
Automatisierte Zeiterfassung: Erfasst die für Aufgaben aufgewendete Zeit automatisch.
Produktivitäts-Insights: Verfolgt die während der Arbeitszeit genutzten Websites und Anwendungen und liefert so tiefgehende Einblicke in die Produktivität.
Integrations: Lässt sich mit Tools wie Basecamp, Trello und Jira integrieren.
Pricing
Ab $7 pro Nutzer/Monat im Pro-Plan.
User Ratings
Desktime wird auf G2 mit 4,5 und auf Capterra mit 4,6 bewertet.
Effektive Zeiterfassung und -verwaltung
Hier sind einige zusätzliche Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrer Zeiterfassungslösung herausholen und das Management abrechenbarer Stunden optimieren können:
Integrieren Sie die Zeiterfassung abrechenbarer Stunden in Ihren bestehenden Workflow – Wählen Sie eine Software, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Prozesse einfügt.
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in effizienter Zeiterfassung – Stellen Sie klare Anleitungen und Schulungen zur Nutzung der Software bereit und ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, Fragen zu stellen und Unterstützung einzuholen.
Überprüfen und optimieren Sie den Erfassungsprozess regelmäßig – Analysieren Sie Zeitdaten, um Ineffizienzen zu identifizieren und Verbesserungen umzusetzen.
Setzen Sie klare Erwartungen und Rahmenbedingungen – Sorgen Sie für eine transparente Kommunikationskultur, damit Mitarbeitende und Management stets auf demselben Stand sind. Legen Sie klar fest, welche Tätigkeiten als abrechenbare Stunden zählen.
Erste Schritte mit der Zeiterfassung
Die Wahl des richtigen Zeiterfassungstools ist entscheidend für ein effizientes Management abrechenbarer Stunden. Mit einem Tool, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht und sich gut in Ihren Workflow integriert, steigern Sie die Produktivität, gewährleisten eine präzise Abrechnung und verbessern die Gesamtleistung Ihres Unternehmens.
Bereit, Ihre Zeiterfassung zu optimieren und das Management abrechenbarer Stunden zu verbessern? Entdecken Sie die Funktionen von WebWork und erfahren Sie, wie die Plattform Ihr Unternehmen voranbringen kann.
