Der Schlüssel, um Timesheets schneller zu genehmigen, liegt darin, die Arbeit vor den eigentlichen Genehmigungstag zu verlagern. Legen Sie eine Abgabefrist mit Puffer vor der Lohnabrechnung fest, automatisieren Sie die Erinnerungen, damit die Timesheets pünktlich eintreffen, prüfen Sie nach dem Ausnahmeprinzip statt Zeile für Zeile und lehnen Sie mit einer konkreten Begründung ab, damit jeder Fehler nur einmal korrigiert werden muss.

Das ist die komplette Methode, und dieser Artikel zeigt Ihnen in sechs Schritten, wie Sie Timesheets schneller genehmigen. Zum Loslegen brauchen Sie nichts weiter als Ihren Lohnabrechnungskalender und das Timesheet-Tool, das Sie ohnehin schon nutzen – und die Einrichtung dauert etwa eine Stunde.

1. Legen Sie eine Abgabefrist fest, die nicht der Genehmigungstermin ist
2. Automatisieren Sie Erinnerungen, damit nicht Sie den Leuten hinterherlaufen müssen
3. Prüfen Sie nach dem Ausnahmeprinzip, nicht Zeile für Zeile
4. Lernen Sie die kurze Liste der Warnsignale kennen, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen
5. Lehnen Sie mit einer Begründung ab, sonst kommt derselbe Fehler zurück
6. Überprüfen Sie Ihren eigenen Genehmigungszyklus einmal pro Quartal

Warum schnelleres Prüfen Ihnen nicht dabei hilft, Timesheets schneller zu genehmigen

Der Genehmigungstag zieht sich aus drei Gründen über den ganzen Nachmittag – und Ihre Lesegeschwindigkeit gehört zu keinem davon.

Erstens: Die Timesheets kommen zu spät. Wenn die Hälfte des Teams eine Stunde vor Abrechnungsschluss abgibt, wird jede Korrektur zum Notfall, und es bleibt keine Zeit, etwas zurückzuschicken.

Zweitens: Jede Zeile wird gleich streng geprüft. Die meisten Timesheets in einer normalen Woche sind sauber, und trotzdem inspizieren viele Führungskräfte sie Eintrag für Eintrag – und verbringen so den Großteil des Nachmittags damit, Dinge zu bestätigen, die völlig in Ordnung waren.

Drittens: Abgelehnte Timesheets kommen mit denselben Fehlern zurück, weil bei der Ablehnung nur „bitte korrigieren“ stand, aber nicht was oder wie. Jedes dieser Probleme ist ein Problem im Prozessdesign. Die folgenden Schritte lösen sie eines nach dem anderen.

Schritt 1: Legen Sie eine Abgabefrist fest, die nicht der Genehmigungstermin ist

Lassen Sie mindestens einen ganzen Arbeitstag zwischen dem Zeitpunkt, an dem Ihre Mitarbeitenden abgeben müssen, und dem Zeitpunkt, an dem Sie genehmigen müssen – und legen Sie Ihren Genehmigungstermin vor den Abrechnungsschluss, nicht darauf. Drei Termine, nacheinander, mit Puffer dazwischen.

Angenommen, Ihre Lohnabrechnung läuft freitags um 17 Uhr. Ein praktikabler Zeitplan sieht so aus:

• Dienstag, Ende des Arbeitstags – Abgabefrist für Mitarbeitende
• Mittwoch – Ihr Prüftag; alles, was abgelehnt wird, geht mit ausreichend Zeit zur Korrektur zurück
• Donnerstag, 12 Uhr – Ihr Genehmigungstermin; korrigierte Timesheets sind bis dahin erneut genehmigt
• Freitag, 17 Uhr – Abrechnungsschluss, mit einem halben Tag Puffer für echte Notfälle

Übertragen Sie diese Struktur auf Ihren eigenen Abrechnungszeitraum, egal wie lang er ist. Das Prinzip bleibt gleich: Eine Ablehnung funktioniert nur, wenn der betreffenden Person noch Arbeitsstunden bleiben, um darauf zu reagieren, bevor die Abrechnung schließt. Wenn Ihre Lohnstunden direkt aus genehmigten Timesheets stammen, ist dieser Puffer genau das, was zwischen Ihnen und einer Abrechnung auf Basis ungeprüfter Zahlen steht.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: Abgabefrist und Genehmigungstermin auf denselben Tag zu legen. Damit wird jedes verspätete Timesheet und jede nötige Korrektur zu einem Kraftakt am selben Tag – also genau der Nachmittag, den Sie eigentlich abschaffen wollen.

Schritt 2: Automatisieren Sie Erinnerungen, damit nicht Sie den Leuten hinterherlaufen müssen

Richten Sie drei automatisierte Kontaktpunkte ein und hören Sie auf, selbst Mahnnachrichten zu verschicken:

1. Eine Erinnerung am Tag vor der Abgabefrist – erwischt die Mehrheit, die schlichtweg noch nicht dazu gekommen ist.
2. Eine zum Zeitpunkt der Frist – für alle, die die erste verpasst haben.
3. Eskalation nur für die wenigen Übriggebliebenen – eine direkte Nachricht oder ein Hinweis an ihre Führungskraft, reserviert für die, die auch nach beiden Erinnerungen noch fehlen.

Führungskräfte sträuben sich oft gegen diesen Schritt, weil sie nicht wie die Mahnzentrale des Büros wirken wollen. Automatisierung löst genau das: Eine System-Erinnerung ist unpersönlich, kommt für alle zur gleichen Zeit und hat keinen vorwurfsvollen Unterton. Beständigkeit zählt mehr als Nachdruck – eine verlässliche Erinnerung in jedem Zyklus schlägt eine genervte Nachricht, die verschickt wird, wann immer Sie zufällig daran denken.

WebWork verschickt Timesheet-Erinnerungen nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan und leitet abgegebene Timesheets durch einen Genehmigungs-Workflow für Timesheets, sodass die Abgaben in einer einzigen Warteschlange landen statt in Ihrem Posteingang. Die meisten Timesheet-Tools bieten irgendeine Variante davon; egal welches Sie nutzen – der springende Punkt ist, dass das Hinterherlaufen ohne Ihr Zutun geschieht.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: Erinnerungen manuell zu verschicken – „nur dieses eine Mal“. Manuelles Mahnen skaliert nicht über eine Handvoll Personen hinaus, und gerade in den Zyklen, in denen Sie am meisten zu tun haben, werden Sie es garantiert vergessen.

Schritt 3: Prüfen Sie nach dem Ausnahmeprinzip, nicht Zeile für Zeile

Prüfung nach dem Ausnahmeprinzip bedeutet, dass Sie jedes Timesheet mit dem üblichen Muster der jeweiligen Person vergleichen und nur die Einträge genauer ansehen, die davon abweichen. Ein Timesheet, das den gewohnten Stunden, den gewohnten Projekten und der gewohnten Verteilung entspricht, wird in Sekunden genehmigt. Ein Eintrag, der abweicht, bekommt einen genaueren Blick.

Folgendes Muster beobachten wir bei Teams, die Genehmigungs-Workflows nutzen: Die Zeile-für-Zeile-Prüfung eines sauberen Timesheets fördert fast nichts zutage, denn die Fehler, die es zu entdecken lohnt, verstecken sich fast nie in einer ansonsten normalen Woche. Sie zeigen sich als Anomalien – ein Ausschlag, eine Lücke, ein Projekt, an dem diese Person nie arbeitet. Jede Zeile jedes Timesheets zu lesen bedeutet, den Großteil Ihrer Aufmerksamkeit auf Einträge zu verschwenden, die von vornherein gar nicht falsch sein konnten.

In der Praxis funktioniert die Prüfung nach dem Ausnahmeprinzip so:

• Öffnen Sie das Timesheet und vergleichen Sie die Wochensumme mit der typischen Summe dieser Person.
• Überfliegen Sie die Projektaufschlüsselung nach allem Ungewohnten.
• Sehen beide Werte normal aus, genehmigen Sie und machen weiter. Lesen Sie die einzelnen Tage nicht erneut durch.
• Weicht etwas ab, prüfen Sie nur die abweichenden Einträge – nicht das gesamte Timesheet.

Abnicken heißt, ohne Hinsehen zu genehmigen; Prüfung nach dem Ausnahmeprinzip schaut sich die Abweichungen an und verzichtet bewusst darauf, das erneut zu verifizieren, was die eigene Historie der Person bereits bestätigt. Es ist der mit Abstand größte Zeitgewinn im gesamten Timesheet-Genehmigungsprozess – und wird umso genauer, je länger Sie ihn anwenden, weil Sie die Baseline jeder Person kennenlernen.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: die Prüfung nach dem Ausnahmeprinzip anzuwenden, bevor Sie die Baseline einer Person kennen. Bei den ersten Zyklen einer neuen Person prüfen Sie vollständig – Sie bauen gerade das Muster auf, gegen das Sie später abgleichen.

Schritt 4: Kennen Sie die kurze Liste der Warnsignale, die Ihre Aufmerksamkeit wirklich verdienen

Die Prüfung nach dem Ausnahmeprinzip funktioniert nur, wenn Sie wissen, wie eine Ausnahme aussieht. Diese sechs Warnsignale decken so gut wie alles ab, für das es sich lohnt anzuhalten:

• Ein Überstunden-Ausschlag im Verhältnis zur normalen Woche dieser Person. Der Vergleich erfolgt zur eigenen Baseline, nicht zu einem festen Schwellenwert. Ein plötzlicher Sprung bedeutet meist eine echte Hochphase, einen vergessenen laufenden Timer oder Stunden, die der falschen Woche zugeordnet wurden – alle drei erfordern eine Rückfrage vor der Genehmigung.
• Fehlende oder falsche Projektcodes. Stunden ohne Projekt können nicht korrekt abgerechnet, kalkuliert oder ausgewiesen werden. Wenn Ihre Abrechnung auf projektbezogener Zeiterfassung beruht, ist ein falsch zugeordneter Eintrag ein Abrechnungsfehler, der nur darauf wartet zu passieren.
• Doppelte Einträge. Wenn dieselbe Aufgabe und derselbe Zeitblock zweimal auftauchen, wurde meist ein manueller Eintrag zusätzlich zu einem erfassten hinzugefügt. Das bläht die Woche auf und führt bei abrechenbarer Arbeit zur doppelten Berechnung gegenüber dem Kunden.
• Null-Stunden-Tage, die kein Urlaub waren. Entweder hat die Person vergessen zu erfassen, ohne Erfassung gearbeitet, oder ein freier Tag ist nie im Urlaubssystem gelandet. Jede Ursache braucht eine andere Lösung – also fragen Sie nach, statt zu vermuten.
• Wochen mit runden Zahlen. Exakt acht Stunden an jedem Tag, jede Woche, bei unterschiedlicher Arbeit deutet meist auf geschätzte Einträge hin, die am Wochenende eingetippt wurden, statt auf erfasste Zeit. Schätzungen sind kein Betrug, aber sie sind nicht das, wovon Ihr Reporting ausgeht.
• Stunden, die einem geschlossenen oder abgeschlossenen Projekt zugeordnet sind. Meist eine Standardprojekt-Einstellung, die niemand aktualisiert hat. Einmal harmlos, teuer, wenn es einen Monat lang läuft, bevor es jemandem auffällt.

Speichern Sie diese Liste als Lesezeichen und arbeiten Sie sie am Prüftag als Ihren Scan ab. Alles, was ein Warnsignal auslöst, wird geprüft; alles andere wird genehmigt.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: jedes Warnsignal als Vorwurf zu behandeln. Die meisten Warnsignale entpuppen sich als ehrliche Versehen oder Konfigurationsprobleme. Fragen Sie zuerst nach.

Schritt 5: Lehnen Sie mit einer Begründung ab, sonst kommt derselbe Fehler zurück

Eine hilfreiche Ablehnung benennt drei Dinge: den konkreten Eintrag, was daran falsch ist und wie es richtig aussieht. Zum Beispiel: „Die 6 Stunden vom Dienstag sind auf Projekt A gebucht, das letzten Monat geschlossen wurde – bitte auf Projekt B umbuchen und erneut abgeben.“ Das kann die Person in unter einer Minute korrigieren und kennt nun die Regel fürs nächste Mal.

Vergleichen Sie das mit „bitte korrigieren und erneut abgeben“. Die Person weiß nicht, welchen Eintrag Sie meinen, rät, gibt erneut ab – und Sie prüfen dasselbe Timesheet ein zweites Mal, manchmal mit dem ursprünglichen Fehler noch drin. Vage Ablehnungen garantieren eine zweite Runde; konkrete beenden die Schleife in einer.

Erfassen Sie Wiederholungstäter separat. Wenn dieselbe Person drei Zyklen in Folge denselben Fehler macht, ändert eine weitere Ablehnung nichts – das ist ein zehnminütiges Gespräch darüber, wie ihre Zeiterfassung eingerichtet ist, oder ein Zeichen, dass ihr Standardprojekt, ihre Aufgabenliste oder ihre Tracker-Konfiguration angepasst werden muss. Best Practices für die Timesheet-Genehmigung behandeln wiederholte identische Fehler als Einrichtungsproblem, nicht als Sorgfaltsproblem.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: Einträge stillschweigend selbst zu korrigieren, um Zeit zu sparen. Im Moment fühlt es sich schneller an, aber die Person erfährt nie, dass der Fehler überhaupt existierte – also erben Sie dieselbe Korrektur in jedem Zyklus auf unbestimmte Zeit.

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihren eigenen Genehmigungszyklus einmal pro Quartal

Nehmen Sie sich einmal pro Quartal zwanzig Minuten für drei Fragen:

• Wie viele Timesheets kamen nach der Abgabefrist herein?
• Wie viele mussten abgelehnt werden, und aus welchen Gründen?
• Treten dieselben Fehlertypen bei verschiedenen Personen wiederholt auf?

Jede Antwort weist auf eine konkrete Anpassung hin. Anhaltend verspätete Abgaben bedeuten, dass die Frist oder das Timing der Erinnerungen nicht zu der Art passt, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet – verschieben Sie eines von beidem.

Eine hohe Ablehnungsquote, die sich bei mehreren Personen auf einen Fehlertyp konzentriert, bedeutet, dass die Timesheet-Einrichtung das Problem ist: unklare Projektcodes, eine verwirrende Aufgabenstruktur oder eine Tracker-Standardeinstellung, die niemand geändert hat. Beheben Sie die Einrichtung einmal, statt in jedem Zyklus das Symptom abzulehnen.

Der Fehler, den Sie vermeiden sollten: die Überprüfung zu überspringen, weil der Genehmigungstag sich gerade gut anfühlt. Prozesse driften – neue Mitarbeitende, neue Projekte und neue Abrechnungszyklen führen die alten Engpässe klammheimlich wieder ein, wenn niemand nachschaut.

Woran Sie erkennen, dass der neue Prozess funktioniert

Sie werden es nach einem vollständigen Zyklus wissen. Die Anzeichen: Die meisten Timesheets kommen vor der Frist an, ohne dass Sie eine einzige Nachricht verschicken, saubere Timesheets sind in Sekunden genehmigt und abgelehnte Timesheets kommen bei der ersten erneuten Abgabe korrigiert zurück. Ihr Genehmigungstag sollte von einem ganzen Nachmittag auf einen Bruchteil davon schrumpfen – messen Sie das selbst im Vergleich zu Ihrem letzten Zyklus.

Wenn es nicht funktioniert hat, gehen Sie die Diagnose Schritt für Schritt durch. Sind die Timesheets weiterhin zu spät, feuern Ihre Erinnerungen zu knapp vor der Frist oder die Eskalation hat keine Wirkung – ziehen Sie die erste Erinnerung vor.

Ist die Prüfung weiterhin langsam, lesen Sie saubere Timesheets erneut durch – gleichen Sie sich noch einmal mit der Warnsignal-Liste ab und genehmigen Sie alles, was nichts auslöst. Kommen Korrekturen weiterhin zurück, fehlt Ihren Ablehnungen einer der drei Bestandteile: der Eintrag, das Problem, die Lösung.

Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert – automatisierte Erinnerungen, eine Genehmigungs-Warteschlange und Ablehnungsnotizen an einem Ort –, können Sie WebWork 14 Tage lang kostenlos testen.

Das Wichtigste, was Sie richtig machen müssen, ist der Puffer aus Schritt 1. Jeder andere Schritt hängt davon ab: Erinnerungen brauchen eine Frist, auf die sie sich beziehen, die Ausnahmeprüfung braucht Zeit für Rückfragen, und Ablehnungen sind wertlos, wenn keine Arbeitsstunden mehr bleiben, um darauf zu reagieren. Also öffnen Sie diese Woche, bevor Sie irgendetwas anderes anfassen, Ihren Lohnabrechnungskalender und legen Sie eine Abgabefrist mindestens einen ganzen Arbeitstag vor Ihren Genehmigungstermin – dann sagen Sie es dem Team einmal und lassen die Erinnerungen den Rest erledigen.