Timesheets sehen einfach aus, bis man tatsächlich damit arbeitet und die Fragen auftauchen. Ist ein Timesheet ein rechtsgültiges Dokument? Darf dein Arbeitgeber es ändern? Was passiert, wenn du es zu spät einreichst?

Wir haben die Fragen gesammelt, die zum Thema Timesheets von Mitarbeitenden am häufigsten gestellt werden, und alle an einem Ort beantwortet. Über die folgende Liste kannst du direkt zu der Frage springen, die dich interessiert.

Timesheet-Grundlagen

1. Was ist ein Timesheet?

Ein Timesheet ist eine Aufzeichnung der Stunden, die ein Mitarbeitender in einem festgelegten Zeitraum wie einem Tag, einer Woche oder einem Monat gearbeitet hat. Über die reinen Stunden hinaus kann es zeigen, an welchen Projekten und Aufgaben die Person gearbeitet hat, sowie Pausen, Überstunden und Abwesenheiten.

Unternehmen nutzen Timesheets, um die Lohnabrechnung durchzuführen, Kunden abzurechnen und zu verstehen, wohin die Arbeitszeit tatsächlich fließt. In der Regel werden Timesheets eingereicht und müssen vom Arbeitgeber freigegeben werden, damit die Lohnabrechnung korrekt läuft. 

2. Was sollte ein Timesheet enthalten?

Ein Standard-Timesheet für Mitarbeitende enthält den Namen der Person, die Daten des Abrechnungszeitraums, die pro Tag gearbeiteten Stunden, die Gesamtstunden, Überstunden und den Stundensatz, falls es für die Lohnabrechnung verwendet wird. Timesheets für Kundenarbeit kennzeichnen zusätzlich, welche Stunden abrechenbar sind und zu welchem Projekt oder Kunden sie gehören.

3. Was ist der Unterschied zwischen einem Timesheet und einer Stempelkarte?

Eine Stempelkarte erfasst, wann ein Mitarbeitender die Arbeit beginnt und beendet. Ein Timesheet erfasst mehr: Stunden pro Projekt oder Aufgabe, Pausen, Überstunden und abrechenbare Zeit.

4. Welche Arten von Timesheets gibt es?

Timesheets unterscheiden sich nach dem Zeitraum, den sie abdecken. Sie können täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich sein. Außerdem gibt es Projekt-Timesheets, die die Stunden nach Projekt statt nach Datum ordnen. 

5. Nutzen alle Branchen Timesheets?

Nein, nicht alle Branchen nutzen Timesheets. Meist schreibt das Gesetz einer bestimmten Branche vor, Timesheets zu führen. In den USA verpflichtet allerdings der Fair Labor Standards Act (FLSA) Arbeitgeber dazu, die geleisteten Stunden für nicht befreite Mitarbeitende aufzuzeichnen – in einem Format ihrer Wahl.

In der Praxis sind Timesheets überall dort Standard, wo Stunden für die Bezahlung oder Kundenabrechnungen verwendet werden. Das sind meist Agenturen, IT- und Software-Teams, Beratung, Bauwesen, Gesundheitswesen und der Rechtsbereich.

Timesheets und Lohnabrechnung

6. Warum sind Timesheets für die Lohnabrechnung wichtig?

Die Lohnabrechnung für Stundenkräfte wird direkt aus den Timesheet-Daten berechnet. Die Stunden auf dem Timesheet werden summiert, ins Dezimalformat umgerechnet und mit dem Satz jeder Person multipliziert. Deshalb ist ein korrektes Timesheet die Voraussetzung für eine korrekte Gehaltsabrechnung.

7. Wie berechnet man die Bezahlung aus einem Timesheet?

Um die Bezahlung aus einem Timesheet zu berechnen, summierst du die im Abrechnungszeitraum gearbeiteten Stunden, wandelst die Minuten in Dezimalzahlen um (30 Minuten = 0,5) und multiplizierst mit dem Stundensatz. Überstunden werden separat mit dem Überstundensatz berechnet.

Das aber für ein ganzes Team von Hand zu machen, kostet Stunden und kann zu Rechenfehlern führen. Bei WebWork werden die erfassten Stunden automatisch zu Lohnabrechnungsberichten, sodass du die Zeit nach Tag, Woche oder Monat ansehen und in die Betragsansicht wechseln kannst, um zu sehen, was jede Person verdient hat.

8. Wie füllt man ein Timesheet für die Lohnabrechnung aus?

Für die Lohnabrechnung braucht ein Timesheet den Namen der Person, die Gesamtstunden, die Überstunden und den Stundensatz. Pausen sollten als bezahlt oder unbezahlt gekennzeichnet werden, da sich dadurch die Gesamtsumme ändert.

Trage die Stunden lieber täglich ein, statt am Freitag die ganze Woche zu rekonstruieren. Aus dem Gedächtnis erfasste Zeit ist die häufigste Ursache für Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung.

9. Wie stellt man Kunden auf Basis eines Timesheets Rechnungen?

Kennzeichne die abrechenbaren Stunden, summiere sie pro Kunde oder Projekt und multipliziere sie mit deinem Abrechnungssatz. Rechnungssoftware erledigt das mit wenigen Klicks.

WebWork erstellt stundenbasierte Rechnungen direkt aus der erfassten abrechenbaren Zeit. Du wählst aus, welche Teammitglieder, Projekte und Tätigkeitsbeschreibungen einbezogen werden, und dein Kunde bezahlt online direkt über die Rechnung.

Wenn du sehen möchtest, wie erfasste Stunden in der Praxis zu Lohnabrechnung und Rechnungen werden, kannst du WebWork 14 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte erforderlich.

Timesheet-Gesetze und Compliance

10. Sind Timesheets rechtsgültige Dokumente?

Timesheets sind offizielle Arbeitsaufzeichnungen mit rechtlicher Bedeutung. In den USA verpflichtet der FLSA Arbeitgeber dazu, die Stunden der Mitarbeitenden aufzuzeichnen, und Timesheets dienen häufig als Beweismittel bei Lohnstreitigkeiten.

11. Was ist Timesheet-Compliance?

Timesheet-Compliance bedeutet, Zeitaufzeichnungen zu führen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Für US-Arbeitgeber verlangen die Aufbewahrungsvorschriften des FLSA Aufzeichnungen über die täglich geleisteten Stunden, die wöchentlichen Gesamtstunden, den regulären Stundensatz und die Überstundenvergütung für nicht befreite Mitarbeitende.

Die Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land, prüfe daher das Arbeitsrecht dort, wo dein Team beschäftigt ist. Bei internationalen Teams kann das bedeuten, dass mehrere Regelwerke gleichzeitig gelten.

12. Wie lange sollte man Timesheets aufbewahren?

Nach dem FLSA müssen US-Arbeitgeber Lohnunterlagen mindestens drei Jahre aufbewahren, und die zur Berechnung der Löhne verwendeten Unterlagen, einschließlich Timesheets, mindestens zwei Jahre. Andere Länder legen eigene Aufbewahrungsfristen fest, prüfe daher die Regeln in jedem Land, in dem du Personen beschäftigst.

Digitale Timesheets machen das einfach, da jahrelange Aufzeichnungen keinen physischen Platz benötigen und durchsuchbar bleiben.

13. Darf ein Arbeitgeber den Lohn wegen eines verspäteten Timesheets zurückhalten?

In den USA: nein. Mitarbeitende müssen für die geleisteten Stunden bezahlt werden, auch wenn sie ihr Timesheet zu spät einreichen. Das California Department of Industrial Relations stellt beispielsweise klar, dass Mitarbeitende am Zahltag bezahlt werden müssen, unabhängig davon, ob die Stempelkarte eingereicht wurde.

Arbeitgeber können verspätete Einreichungen über interne Richtlinien und disziplinarische Maßnahmen regeln, aber eine Gehaltszahlung hinauszuzögern ist rechtlich keine Option.

14. Darf ein Arbeitgeber das Timesheet eines Mitarbeitenden ändern?

Ja. Der Arbeitgeber ist rechtlich für korrekte Zeitaufzeichnungen verantwortlich, daher dürfen Führungskräfte Timesheets korrigieren, solange die korrigierte Aufzeichnung mit den tatsächlich geleisteten Stunden übereinstimmt. Ein Timesheet aber so zu ändern, dass erfasste Stunden reduziert werden, ist Lohndiebstahl.

Deshalb führt WebWork ein Time Edit Log, das jede Hinzufügung, Bearbeitung und Löschung von Zeiteinträgen aufzeichnet – inklusive der Person, die die Änderung vorgenommen hat, und des vorherigen Werts. Nichts ändert sich, ohne Spuren zu hinterlassen.

15. Sind Timesheets vertraulich?

Das hängt davon ab, was sie enthalten. In den USA wird ein Timesheet, das nur die Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung erfasst, in der Regel als Finanzunterlage behandelt und kann unter die Regeln für öffentliche Aufzeichnungen fallen. Enthält es personenbezogene Daten wie eine Sozialversicherungsnummer, Leistungsbeurteilungen oder Angaben zu Abwesenheiten, sind diese Informationen vertraulich.

In jedem Fall solltest du den Zugriff auf Timesheets auf die Personen beschränken, die ihn benötigen, und den Zugang entziehen, wenn jemand die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt.

Timesheets richtig ausfüllen

16. Wann sollten Mitarbeitende Timesheets ausfüllen und einreichen?

Trage die Stunden täglich ein, solange die Aufgaben des Tages noch frisch im Kopf sind, und reiche sie bis zu der Frist ein, die dein Unternehmen festlegt – meist das Ende der Woche oder des Abrechnungszeitraums.

17. Wie erfasst man Pausen auf einem Timesheet?

Trage die Pausenzeit im Pausenbereich ein und kennzeichne, ob sie bezahlt oder unbezahlt war. Nach US-Bundesrecht gelten kurze Pausen von etwa 5 bis 20 Minuten als bezahlte Arbeitszeit, während Essenspausen von 30 Minuten oder mehr in der Regel unbezahlt sind.

WebWork unterstützt individuelle Pausenrichtlinien pro Mitarbeitendem, und die Pausenberichte zeigen Dauer und Bezahlstatus jeder Pause, was die Einhaltung lokaler Pausengesetze erleichtert.

18. Wie fügt man Überstunden zu einem Timesheet hinzu?

Erfasse Überstunden getrennt von den regulären Stunden, da sie mit einem anderen Satz vergütet werden. Nach den US-Überstundenregeln erhalten nicht befreite Mitarbeitende mindestens das 1,5-Fache ihres regulären Satzes für Stunden über 40 pro Woche.

WebWork trennt reguläre und Überstunden automatisch und benachrichtigt Mitarbeitende, wenn sie ihre Überstundengrenze erreichen, sodass niemand am Monatsende ungeplante Überstunden entdeckt.

19. Wie erfasst man Zeit für Meetings, Schulungen und andere nicht abrechenbare Arbeit?

Erfasse sie unter einem eigenen Projekt oder einer eigenen Kategorie, etwa Intern oder Weiterbildung, und kennzeichne sie als nicht abrechenbar.

Die Erfassung nicht abrechenbarer Zeit lohnt sich, da sie zeigt, wie viel der Woche tatsächlich für Meetings und Verwaltungsarbeit draufgeht.

20. Was ist nicht zugeordnete Zeit auf einem Timesheet?

Nicht zugeordnete Zeit (Unallocated Time, UAT) ist Zeit, die keinem bestimmten Projekt, keiner Aufgabe und keinem Kunden zugewiesen ist. Sie umfasst meist Verwaltungsarbeit, interne Pausen, Krankheitszeiten und bezahlten Urlaub (PTO).

Die nicht zugeordnete Zeit sichtbar zu halten, statt sie in den Projektstunden zu verstecken, hält sowohl Kundenrechnungen als auch Projektberichte ehrlich.

21. Darf man ein Timesheet für jemand anderen ausfüllen?

Eine vorgesetzte Person kann für die Lohnabrechnung Zeit im Namen eines Mitarbeitenden eintragen oder korrigieren – das ist ein normaler Teil der Verwaltung von Zeitaufzeichnungen. Der Mitarbeitende sollte die Einträge prüfen und ihre Richtigkeit bestätigen, bevor das Timesheet finalisiert wird.

Was nie akzeptabel ist: dass ein Mitarbeitender Stunden für einen anderen erfasst, um eine Abwesenheit zu vertuschen. Das ist eine Form von Timesheet-Betrug, die als Buddy Punching bekannt ist.

Timesheet-Genauigkeit und Betrug

22. Was passiert, wenn man in einem Timesheet lügt?

Die Konsequenzen reichen von einer Verwarnung über die Kündigung bis hin zu rechtlichen Schritten in schwerwiegenden Fällen. Timesheet-Betrug ist eine Form von Diebstahl, da man für nicht geleistete Zeit bezahlt wird.

Wenn dir auf einem Timesheet ein ehrlicher Fehler unterlaufen ist, sag deiner Führungskraft Bescheid und korrigiere ihn. 

23. Was passiert, wenn man ein Timesheet zu spät einreicht?

Du wirst trotzdem bezahlt, aber verspätete Timesheets führen zu Fehlern in der Lohnabrechnung, verzögerten Kundenrechnungen und Mehrarbeit für die Person, die sie bearbeitet. Wiederholt verspätete Einreichungen können nach den Unternehmensrichtlinien disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.

Die automatische Zeiterfassung beseitigt das Problem an der Wurzel, da die Stunden erfasst werden, egal ob jemand daran denkt, sie einzutragen, oder nicht.

24. Wie verhindert man Timesheet-Betrug?

Um Timesheet-Betrug zu verhindern, solltest du Folgendes einführen:

1. Eine klare schriftliche Richtlinie, die festlegt, wie Zeit erfasst wird und was passiert, wenn die Regeln gebrochen werden.
2. Zeiterfassungssoftware, die aufgeblähte Stunden und Buddy Punching sichtbar macht.
3. Regelmäßige Prüfung der Zeitberichte, damit Unregelmäßigkeiten früh auffallen und nicht erst am Quartalsende.

WebWork fügt eine weitere Ebene hinzu: Es markiert automatisch ungewöhnliche Aktivitätsmuster, etwa verdächtig gleichmäßige Aktivitätslevel, die auf Auto-Clicker hindeuten können.

25. Wer ist für die Genauigkeit der Timesheets verantwortlich?

Der Arbeitgeber ist für die Genauigkeit der Timesheets verantwortlich. In den meisten Unternehmen füllen Mitarbeitende ihre Timesheets zwar selbst aus, aber nach dem FLSA bleibt die rechtliche Verantwortung für korrekte Zeitaufzeichnungen beim Arbeitgeber.

Deshalb sind klare Richtlinien und ein zuverlässiges Erfassungssystem so wichtig – denn nur so kommt ein Arbeitgeber dieser Verantwortung tatsächlich nach.

Timesheets automatisieren

26. Kann man ein Timesheet in Excel oder Google Sheets erstellen?

Ja. Richte Spalten für das Datum, Start- und Endzeiten, Pausen und die Gesamtstunden ein und füge Formeln hinzu, um die täglichen und wöchentlichen Summen zu berechnen. Wenn du aber ein großes Team hast, brauchst du eine Zeiterfassungssoftware, um manuelle Arbeit und mögliche Rechenfehler zu vermeiden.  

27. Können Timesheets automatisiert werden?

Ja, und genau hier spielt Timesheet-Software ihre Stärke aus. Mit WebWork erfasst der Tracker die Arbeitsstunden in Echtzeit, sodass die Timesheets entstehen, während dein Team arbeitet.

Du kannst wählen, wie die Erfassung für dein Team funktioniert: automatisch, manuell oder im stillen Modus auf Firmengeräten. Für die Lohnabrechnung sendet WebWork die Timesheets pro Abrechnungszeitraum über die Deel-Integration oder exportiert Lohnabrechnungsberichte, die mit Wise, PayPal, Payoneer und Gusto kompatibel sind.

28. Was ist das Einfrieren von Timesheets?

Das Einfrieren von Timesheets, auch Sperren genannt, bedeutet, ein Timesheet so zu schließen, dass es nicht mehr bearbeitet werden kann. Das passiert in der Regel, nachdem das Timesheet freigegeben, für die Lohnabrechnung verwendet oder einem Kunden in Rechnung gestellt wurde. Es schützt verarbeitete Daten vor nachträglichen Änderungen.

Auch ohne eine formale Sperre erfüllt ein Bearbeitungsprotokoll denselben Zweck: Jede Änderung an verarbeiteten Zeitdaten bleibt sichtbar und zuordenbar.

29. Sind Timesheets Zeitverschwendung?

Manuelle Timesheets können Zeitverschwendung sein, da Mitarbeitende Arbeitszeit fürs Ausfüllen aufwenden müssen. Deshalb sind automatisierte Timesheets die beste Vorgehensweise. Zeiterfassungstools erfassen die Arbeitszeit, während ein Mitarbeitender arbeitet, und erstellen das Timesheet im Hintergrund – ganz ohne manuellen Aufwand. 

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