Les feuilles de temps semblent simples, jusqu’au moment où vous devez vraiment les utiliser et que les questions commencent à surgir. Une feuille de temps est-elle un document légal ? Votre employeur peut-il la modifier ? Que se passe-t-il si vous la rendez en retard ?

Nous avons rassemblé les questions que les gens posent le plus souvent au sujet des feuilles de temps des employés et y avons répondu au même endroit. Utilisez la liste ci-dessous pour accéder directement à celle qui vous intéresse.

Les bases de la feuille de temps

1. Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

Une feuille de temps est un relevé des heures qu’un employé a travaillées sur une période donnée, comme une journée, une semaine ou un mois. Au-delà des heures, elle peut indiquer sur quels projets et tâches l’employé a travaillé, les pauses, les heures supplémentaires et les congés.

Les entreprises utilisent les feuilles de temps pour gérer la paie, facturer les clients et comprendre où passe réellement le temps de travail. En général, les feuilles de temps sont soumises puis validées par l’employeur, afin de garantir une paie exacte. 

2. Que doit contenir une feuille de temps ?

Une feuille de temps standard comprend le nom de l’employé, les dates de la période de paie, les heures travaillées par jour, le total des heures, les heures supplémentaires et le taux horaire s’il sert au calcul de la paie. Les feuilles de temps liées au travail client indiquent aussi quelles heures sont facturables et à quel projet ou client elles se rattachent.

3. Quelle est la différence entre une feuille de temps et une carte de pointage ?

Une carte de pointage enregistre le moment où un employé commence et termine son travail. Une feuille de temps enregistre bien plus : les heures par projet ou par tâche, les pauses, les heures supplémentaires et le temps facturable.

4. Quels sont les types de feuilles de temps ?

Les feuilles de temps se distinguent selon la période qu’elles couvrent. Elles peuvent être quotidiennes, hebdomadaires, bimensuelles, semi-mensuelles ou mensuelles. Il existe aussi des feuilles de temps par projet, qui organisent les heures par projet plutôt que par date. 

5. Tous les secteurs utilisent-ils des feuilles de temps ?

Non, tous les secteurs n’utilisent pas de feuilles de temps. En général, c’est la loi qui impose à un secteur précis d’en utiliser. Aux États-Unis, toutefois, le Fair Labor Standards Act (FLSA) oblige les employeurs à conserver un relevé des heures travaillées par les employés non exemptés, quel que soit le format choisi.

Dans la pratique, les feuilles de temps sont la norme partout où les heures servent à calculer la paie ou à facturer les clients. On les retrouve généralement dans les agences, les équipes IT et de développement logiciel, le conseil, la construction, la santé et les services juridiques.

Feuilles de temps et paie

6. Pourquoi les feuilles de temps sont-elles importantes pour la paie ?

La paie des employés horaires est calculée directement à partir des données de la feuille de temps. Les heures figurant sur la feuille sont additionnées, converties au format décimal, puis multipliées par le taux de chaque employé. C’est pourquoi une feuille de temps exacte est indispensable pour obtenir une fiche de paie exacte.

7. Comment calculer la paie à partir d’une feuille de temps ?

Pour calculer la paie à partir d’une feuille de temps, additionnez les heures travaillées durant la période de paie, convertissez les minutes en décimales (30 minutes = 0,5), puis multipliez par le taux horaire. Les heures supplémentaires se calculent séparément, au taux des heures supplémentaires.

Mais faire ce calcul à la main pour toute une équipe prend des heures et peut entraîner des erreurs. Avec WebWork, les heures suivies se transforment automatiquement en rapports de paie, ce qui vous permet de consulter le temps par jour, par semaine ou par mois, et de basculer en vue montant pour voir ce que chaque personne a gagné.

8. Comment remplir une feuille de temps à des fins de paie ?

Pour la paie, une feuille de temps doit comporter le nom de l’employé, le total des heures travaillées, les heures supplémentaires et le taux horaire. Les pauses doivent être indiquées comme payées ou non payées, car cela modifie le total.

Renseignez les heures au jour le jour plutôt que de reconstituer toute la semaine le vendredi. Le temps consigné de mémoire est la source la plus courante de litiges liés à la paie.

9. Comment facturer les clients à partir d’une feuille de temps ?

Marquez les heures facturables, additionnez-les par client ou par projet, puis multipliez par votre taux de facturation. Un logiciel de facturation fait tout cela en quelques clics.

WebWork génère des factures basées sur les heures directement à partir du temps facturable suivi. Vous choisissez les membres, les projets et les descriptions d’activité à inclure, et votre client paie en ligne directement depuis la facture.

Si vous voulez voir comment les heures suivies se transforment en paie et en factures dans la pratique, vous pouvez essayer WebWork gratuitement pendant 14 jours. Aucune carte bancaire requise.

Feuilles de temps : lois et conformité

10. Les feuilles de temps sont-elles des documents légaux ?

Les feuilles de temps sont des relevés de travail officiels ayant une valeur juridique. Aux États-Unis, le FLSA oblige les employeurs à conserver les relevés d’heures des employés, et les feuilles de temps servent souvent de preuve dans les litiges salariaux.

11. Qu’est-ce que la conformité des feuilles de temps ?

La conformité des feuilles de temps consiste à tenir des relevés d’heures qui respectent les exigences légales. Pour les employeurs américains, les règles de conservation des documents du FLSA imposent de consigner les heures travaillées chaque jour, le total des heures par semaine, le taux horaire normal et la rémunération des heures supplémentaires pour les employés non exemptés.

Les exigences varient d’un pays à l’autre : vérifiez donc le droit du travail applicable là où votre équipe est employée. Pour les équipes internationales, cela peut représenter plusieurs jeux de règles à respecter en même temps.

12. Combien de temps faut-il conserver les feuilles de temps ?

En vertu du FLSA, les employeurs américains doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans, et les documents servant au calcul des salaires, y compris les feuilles de temps, pendant au moins deux ans. D’autres pays fixent leurs propres durées de conservation : vérifiez donc les règles dans chaque juridiction où vous employez des personnes.

Les feuilles de temps numériques simplifient tout cela, car des années de relevés ne prennent aucune place physique et restent consultables par recherche.

13. Un employeur peut-il retenir la paie en cas de feuille de temps en retard ?

Aux États-Unis, non. Les employés doivent être payés pour les heures travaillées, même s’ils remettent leur feuille de temps en retard. Le California Department of Industrial Relations, par exemple, indique que les employés doivent être payés le jour de paie, que la carte de pointage ait été soumise ou non.

Les employeurs peuvent traiter les retards de soumission via une politique interne et des mesures disciplinaires, mais retarder une fiche de paie n’est pas une option légale.

14. Un employeur peut-il modifier la feuille de temps d’un employé ?

Oui. L’employeur est légalement responsable de l’exactitude des relevés d’heures, ce qui permet aux managers de corriger les feuilles de temps, à condition que le relevé corrigé corresponde bien aux heures réellement travaillées. En revanche, modifier une feuille de temps pour réduire les heures enregistrées constitue du vol de salaire.

C’est pourquoi WebWork tient un journal des modifications de temps qui enregistre chaque ajout, modification et suppression d’entrée de temps, avec l’auteur du changement et la valeur précédente. Rien ne change sans laisser de trace.

15. Les feuilles de temps sont-elles confidentielles ?

Cela dépend de leur contenu. Aux États-Unis, une feuille de temps qui ne consigne que les heures de travail pour la paie est généralement traitée comme un document financier et peut relever des règles sur les documents publics. Si elle contient des données personnelles telles qu’un numéro de sécurité sociale, des évaluations de performance ou des détails sur les congés, ces informations sont confidentielles.

Dans tous les cas, limitez l’accès aux feuilles de temps aux seules personnes qui en ont besoin, et retirez cet accès lorsqu’une personne change de poste ou quitte l’entreprise.

Bien remplir ses feuilles de temps

16. Quand les employés doivent-ils remplir et soumettre leurs feuilles de temps ?

Renseignez les heures au jour le jour, tant que les tâches de la journée sont encore fraîches, et soumettez-les avant l’échéance fixée par votre entreprise, généralement la fin de la semaine ou de la période de paie.

17. Comment consigner les pauses sur une feuille de temps ?

Saisissez la durée de la pause dans la section dédiée, et indiquez si elle était payée ou non payée. Selon le droit fédéral américain, les courtes pauses d’environ 5 à 20 minutes comptent comme du temps de travail payé, tandis que les pauses repas de 30 minutes ou plus ne sont généralement pas payées.

WebWork prend en charge des politiques de pause personnalisées par employé, et les rapports de pauses indiquent la durée et le statut (payé ou non) de chaque pause, ce qui facilite la conformité avec les lois locales sur les pauses.

18. Comment ajouter des heures supplémentaires à une feuille de temps ?

Enregistrez les heures supplémentaires séparément des heures normales, car elles sont payées à un taux différent. Selon les règles américaines sur les heures supplémentaires, les employés non exemptés perçoivent au moins 1,5 fois leur taux normal pour les heures effectuées au-delà de 40 par semaine.

WebWork sépare automatiquement les heures normales des heures supplémentaires et prévient les employés lorsqu’ils atteignent leur seuil d’heures supplémentaires, afin que personne ne découvre des heures supplémentaires non prévues à la fin du mois.

19. Comment consigner le temps consacré aux réunions, aux formations et aux autres tâches non facturables ?

Consignez-le sous un projet ou une catégorie dédiés, comme « Interne » ou « Développement professionnel », et marquez-le comme non facturable.

Suivre le temps non facturable en vaut la peine, car cela montre quelle part de la semaine passe réellement en réunions et en tâches administratives.

20. Qu’est-ce que le temps non affecté sur une feuille de temps ?

Le temps non affecté (UAT) désigne le temps qui n’est attribué à aucun projet, tâche ou client précis. Il couvre généralement les tâches administratives, les pauses internes, les congés maladie et les congés payés (PTO).

Garder le temps non affecté visible plutôt que de le dissimuler dans les heures de projet permet de conserver des factures clients et des rapports de projet honnêtes.

21. Peut-on remplir une feuille de temps à la place de quelqu’un d’autre ?

Un responsable peut saisir ou corriger du temps au nom d’un employé à des fins de paie, et cela fait partie de la gestion normale des relevés d’heures. L’employé doit vérifier les entrées et confirmer qu’elles sont exactes avant que la feuille de temps ne soit finalisée.

Ce qui n’est jamais acceptable, c’est qu’un employé enregistre des heures pour un autre afin de couvrir une absence. C’est une forme de fraude aux feuilles de temps appelée buddy punching.

Exactitude des feuilles de temps et fraude

22. Que se passe-t-il si l’on ment sur une feuille de temps ?

Les conséquences vont de l’avertissement au licenciement et, dans les cas graves, à des poursuites judiciaires. La fraude aux feuilles de temps est une forme de vol, puisqu’elle revient à être payé pour du temps non travaillé.

Si vous avez commis une erreur de bonne foi sur une feuille de temps, signalez-le à votre manager et corrigez-la. 

23. Que se passe-t-il si l’on soumet une feuille de temps en retard ?

Vous êtes tout de même payé, mais les feuilles de temps en retard provoquent des erreurs de paie, des factures clients retardées et du travail supplémentaire pour la personne qui les traite. Des retards répétés peuvent entraîner des mesures disciplinaires prévues par la politique de l’entreprise.

Le suivi du temps automatique supprime le problème à la source, puisque les heures sont enregistrées, que quelqu’un pense à les consigner ou non.

24. Comment prévenir la fraude aux feuilles de temps ?

Pour prévenir la fraude aux feuilles de temps, mettez en place les éléments suivants :

1. Une politique écrite claire qui définit la manière de suivre le temps et les conséquences en cas de non-respect des règles.
2. Un logiciel de suivi du temps, qui rend visibles les heures gonflées et le buddy punching.
3. Un examen régulier des rapports de temps, pour que les irrégularités apparaissent tôt plutôt qu’à la fin du trimestre.

WebWork ajoute un niveau supplémentaire : il signale automatiquement les schémas d’activité inhabituels, comme des niveaux d’activité étrangement constants qui peuvent trahir l’usage d’auto-clickers.

25. Qui est responsable de l’exactitude des feuilles de temps ?

C’est l’employeur qui est responsable de l’exactitude des feuilles de temps. Dans la plupart des entreprises, les employés remplissent eux-mêmes leurs feuilles de temps, mais en vertu du FLSA, la responsabilité juridique de l’exactitude des relevés d’heures reste celle de l’employeur.

C’est pour cela que des politiques claires et un système de suivi fiable comptent : c’est ainsi qu’un employeur assume concrètement cette responsabilité.

Automatiser les feuilles de temps

26. Peut-on créer une feuille de temps dans Excel ou Google Sheets ?

Oui. Créez des colonnes pour la date, les heures de début et de fin, les pauses et le total des heures, puis ajoutez des formules pour calculer les totaux quotidiens et hebdomadaires. Mais si vous avez une grande équipe, il vous faudra un logiciel de suivi du temps pour éviter le travail manuel et les éventuelles erreurs de calcul.  

27. Les feuilles de temps peuvent-elles être automatisées ?

Oui, et c’est là que le logiciel de feuilles de temps prend tout son sens. Avec WebWork, le tracker enregistre les heures de travail à mesure qu’elles se déroulent, de sorte que les feuilles de temps se construisent pendant que votre équipe travaille.

Vous pouvez choisir le mode de suivi adapté à votre équipe : automatique, manuel ou silencieux sur les appareils de l’entreprise. Pour la paie, WebWork envoie les feuilles de temps par période de paie via l’intégration Deel, ou exporte des rapports de paie compatibles avec Wise, PayPal, Payoneer et Gusto.

28. Qu’est-ce que le gel des feuilles de temps ?

Le gel des feuilles de temps, aussi appelé verrouillage, consiste à clôturer une feuille de temps afin qu’elle ne puisse plus être modifiée. Cela se produit généralement après que la feuille a été validée, utilisée pour la paie ou facturée à un client. Cela protège les données traitées contre toute modification a posteriori.

Même sans verrouillage formel, un journal des modifications remplit le même objectif : toute modification de données de temps déjà traitées reste visible et attribuable.

29. Les feuilles de temps sont-elles une perte de temps ?

Les feuilles de temps manuelles peuvent être une perte de temps, puisque les employés doivent consacrer du temps de travail à les remplir. C’est pourquoi les feuilles de temps automatisées sont la meilleure pratique. Les outils de suivi du temps enregistrent le temps de travail pendant que l’employé travaille et créent la feuille de temps en arrière-plan, sans le moindre effort manuel. 

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