Os timesheets parecem simples até você começar a trabalhar com eles e as dúvidas surgirem. Um timesheet é um documento legal? O seu empregador pode alterá-lo? O que acontece se você enviar com atraso?

Reunimos as perguntas que as pessoas mais fazem sobre os timesheets de funcionários e respondemos todas em um só lugar. Use a lista abaixo para ir direto à que você precisa.

Noções Básicas sobre Timesheets

1. O que é um timesheet?

Um timesheet é um registro das horas que um funcionário trabalhou durante um período determinado, como um dia, uma semana ou um mês. Além das horas, ele pode mostrar em quais projetos e tarefas o funcionário trabalhou, as pausas, as horas extras e as folgas.

As empresas usam os timesheets para processar a folha de pagamento, faturar clientes e entender para onde o tempo de trabalho realmente vai. Normalmente, os timesheets são enviados e o empregador precisa aprová-los para garantir uma folha de pagamento correta. 

2. O que um timesheet deve incluir?

Um timesheet de funcionário padrão inclui o nome do funcionário, as datas do período de pagamento, as horas trabalhadas por dia, o total de horas, as horas extras e o valor por hora, caso seja usado para a folha de pagamento. Os timesheets para trabalho com clientes também indicam quais horas são faturáveis e a qual projeto ou cliente pertencem.

3. Qual é a diferença entre um timesheet e um cartão de ponto?

Um cartão de ponto registra quando um funcionário começa e termina o trabalho. Um timesheet registra mais coisas: horas por projeto ou tarefa, pausas, horas extras e tempo faturável.

4. Quais são os tipos de timesheets?

Os timesheets variam de acordo com o período que cobrem. Eles podem ser diários, semanais, quinzenais, bimensais e mensais. Também existem os timesheets de projeto, que organizam as horas por projeto em vez de por data. 

5. Todos os setores usam timesheets?

Não, nem todos os setores usam timesheets. Normalmente, é a lei que exige que um setor específico use timesheets. Nos EUA, no entanto, o Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que os empregadores mantenham registros das horas trabalhadas pelos funcionários não isentos, no formato que preferirem.

Na prática, os timesheets são padrão sempre que as horas são usadas para pagamento ou faturamento de clientes. Normalmente, esses casos incluem agências, equipes de TI e software, consultorias, construção civil, saúde e serviços jurídicos.

Timesheets e Folha de Pagamento

6. Por que os timesheets são importantes para a folha de pagamento?

A folha de pagamento de funcionários por hora é calculada diretamente a partir dos dados do timesheet. As horas registradas no timesheet são somadas, convertidas para o formato decimal e multiplicadas pelo valor de cada funcionário. É por isso que um timesheet preciso é necessário para um pagamento correto.

7. Como calcular o pagamento a partir de um timesheet?

Para calcular o pagamento a partir de um timesheet, some as horas trabalhadas durante o período de pagamento, converta os minutos em decimais (30 minutos = 0,5) e multiplique pelo valor por hora. As horas extras são calculadas separadamente, com o valor de hora extra.

Mas fazer isso manualmente para uma equipe inteira leva horas e pode gerar erros de cálculo. Na WebWork, as horas registradas se transformam em relatórios de folha de pagamento automaticamente, para que você possa visualizar o tempo por dia, semana ou mês e alternar para a visualização de valores e ver quanto cada pessoa ganhou.

8. Como preencher um timesheet para fins de folha de pagamento?

Para a folha de pagamento, um timesheet precisa conter o nome do funcionário, o total de horas trabalhadas, as horas extras e o valor por hora. As pausas devem ser marcadas como pagas ou não pagas, porque isso altera o total.

Preencha as horas diariamente, em vez de reconstruir a semana toda na sexta-feira. O tempo registrado de memória é a fonte mais comum de disputas na folha de pagamento.

9. Como faturar clientes com base em um timesheet?

Marque as horas que são faturáveis, some-as por cliente ou projeto e multiplique pelo seu valor de faturamento. Um software de faturamento faz isso em poucos cliques.

A WebWork gera faturas baseadas em horas diretamente a partir do tempo faturável registrado. Você escolhe quais membros, projetos e descrições de atividades incluir, e o seu cliente paga online direto pela fatura.

Se você quiser ver na prática como as horas registradas se transformam em folha de pagamento e faturas, pode testar a WebWork gratuitamente por 14 dias. Sem precisar de cartão de crédito.

Leis e Conformidade dos Timesheets

10. Os timesheets são documentos legais?

Os timesheets são registros oficiais de trabalho com valor legal. Nos EUA, o FLSA exige que os empregadores mantenham registros das horas dos funcionários, e os timesheets costumam servir como prova em disputas salariais.

11. O que é conformidade de timesheets?

A conformidade de timesheets significa manter registros de tempo que atendam aos requisitos legais. Para empregadores nos EUA, as regras de manutenção de registros do FLSA exigem o registro das horas trabalhadas por dia, do total de horas por semana, do valor por hora normal e do pagamento de horas extras para funcionários não isentos.

Os requisitos variam de país para país, então verifique a legislação trabalhista do local onde sua equipe está contratada. Para equipes internacionais, isso pode significar vários conjuntos de regras ao mesmo tempo.

12. Por quanto tempo você deve guardar os timesheets?

Segundo o FLSA, os empregadores nos EUA precisam manter os registros da folha de pagamento por pelo menos três anos, e os registros usados para calcular os salários, incluindo os timesheets, por pelo menos dois anos. Outros países definem seus próprios períodos de retenção, então verifique as regras de cada jurisdição em que você emprega pessoas.

Os timesheets digitais facilitam esse processo, já que anos de registros não ocupam espaço físico e continuam pesquisáveis.

13. Um empregador pode reter o pagamento por causa de um timesheet enviado com atraso?

Nos EUA, não. Os funcionários precisam ser pagos pelas horas trabalhadas, mesmo que enviem o timesheet com atraso. O Departamento de Relações Industriais da Califórnia, por exemplo, afirma que os funcionários devem ser pagos no dia do pagamento, independentemente de o cartão de ponto ter sido enviado ou não.

Os empregadores podem lidar com envios atrasados por meio de políticas internas e medidas disciplinares, mas atrasar um pagamento não é uma opção legal.

14. Um empregador pode alterar o timesheet de um funcionário?

Sim. O empregador é legalmente responsável pela precisão dos registros de tempo, então os gestores podem corrigir os timesheets, desde que o registro corrigido corresponda às horas realmente trabalhadas. Mas alterar um timesheet para reduzir as horas registradas é roubo salarial.

É por isso que a WebWork mantém um Registro de Edição de Tempo que documenta cada adição, edição e exclusão de registro de tempo, incluindo quem fez a alteração e o valor anterior. Nada muda sem deixar rastro.

15. Os timesheets são confidenciais?

Depende do que eles contêm. Nos EUA, um timesheet que registra apenas as horas de trabalho para a folha de pagamento geralmente é tratado como um registro financeiro e pode estar sujeito às regras de registros públicos. Se ele contém dados pessoais, como um número de seguro social, avaliações de desempenho ou detalhes de licenças, essas informações são confidenciais.

De qualquer forma, limite o acesso aos timesheets apenas às pessoas que precisam dele e remova o acesso quando alguém mudar de função ou sair da empresa.

Preenchendo Timesheets Corretamente

16. Quando os funcionários devem preencher e enviar os timesheets?

Preencha as horas diariamente, enquanto as tarefas do dia ainda estão frescas na memória, e envie até o prazo definido pela sua empresa, que costuma ser o final da semana ou do período de pagamento.

17. Como registrar as pausas em um timesheet?

Insira o tempo de pausa na seção de pausas e marque se ela foi paga ou não paga. Segundo a lei federal dos EUA, pausas curtas de cerca de 5 a 20 minutos contam como tempo de trabalho pago, enquanto as pausas para refeição de 30 minutos ou mais normalmente não são pagas.

A WebWork suporta políticas de pausa personalizadas por funcionário, e os relatórios de pausas mostram a duração e o status de pagamento de cada pausa, o que ajuda na conformidade com as leis locais sobre pausas.

18. Como adicionar horas extras a um timesheet?

Registre as horas extras separadamente das horas normais, porque elas são pagas com um valor diferente. Segundo as regras de horas extras dos EUA, os funcionários não isentos ganham pelo menos 1,5 vez o valor normal por hora trabalhada além das 40 horas semanais.

A WebWork separa as horas normais e as horas extras automaticamente e notifica os funcionários quando eles atingem o limite de horas extras, para que ninguém descubra horas extras não planejadas no final do mês.

19. Como registrar o tempo de reuniões, treinamentos e outros trabalhos não faturáveis?

Registre-o em um projeto ou categoria dedicada, como Interno ou Desenvolvimento Profissional, e marque-o como não faturável.

Registrar o tempo não faturável vale o esforço, já que mostra quanto da semana realmente é gasto em reuniões e trabalho administrativo.

20. O que é tempo não alocado em um timesheet?

Tempo não alocado (UAT) é o tempo que não está atribuído a nenhum projeto, tarefa ou cliente específico. Ele geralmente cobre trabalho administrativo, pausas internas, licenças médicas e folgas remuneradas (PTO).

Manter o tempo não alocado visível, em vez de escondê-lo dentro das horas de projeto, mantém tanto o faturamento dos clientes quanto os relatórios de projeto honestos.

21. Você pode preencher um timesheet por outra pessoa?

Um supervisor pode inserir ou corrigir o tempo em nome de um funcionário para fins de folha de pagamento, e isso faz parte normal da gestão dos registros de tempo. O funcionário deve revisar os registros e confirmar que estão corretos antes de o timesheet ser finalizado.

O que nunca é aceitável é um funcionário registrar as horas de outro para cobrir uma ausência. Isso é uma forma de fraude de timesheet conhecida como buddy punching.

Precisão e Fraude em Timesheets

22. O que acontece se você mentir em um timesheet?

As consequências vão de uma advertência até a demissão e, em casos graves, ações judiciais. A fraude de timesheet é uma forma de roubo, já que significa ser pago por tempo que não foi trabalhado.

Se você cometeu um erro honesto em um timesheet, avise o seu gestor e corrija-o. 

23. O que acontece se você enviar um timesheet com atraso?

Você ainda recebe o pagamento, mas os timesheets atrasados causam erros na folha de pagamento, atrasos nas faturas de clientes e trabalho extra para quem os processa. Envios atrasados repetidos podem levar a medidas disciplinares segundo a política da empresa.

O controle de tempo automático elimina o problema na origem, já que as horas são registradas quer alguém se lembre de anotá-las, quer não.

24. Como prevenir a fraude de timesheets?

Para prevenir a fraude de timesheets, tenha o seguinte em vigor:

1. Uma política escrita clara que defina como o tempo é registrado e o que acontece quando as regras são quebradas.
2. Um software de controle de tempo, que torna visíveis as horas infladas e o buddy punching.
3. Revisão regular dos relatórios de tempo, para que as irregularidades apareçam cedo, em vez de só no final do trimestre.

A WebWork acrescenta mais uma camada: ela sinaliza automaticamente padrões de atividade incomuns, como níveis de atividade suspeitosamente constantes que podem indicar auto-clickers.

25. Quem é responsável pela precisão do timesheet?

O empregador é responsável pela precisão do timesheet. Na maioria das empresas, os funcionários preenchem os próprios timesheets, mas, segundo o FLSA, a responsabilidade legal pela precisão dos registros de tempo continua sendo do empregador.

É por isso que políticas claras e um sistema de controle confiável importam, porque é assim que um empregador realmente cumpre essa responsabilidade.

Automatizando Timesheets

26. É possível criar um timesheet no Excel ou no Google Sheets?

Sim. Configure colunas para a data, os horários de início e fim, as pausas e o total de horas, e depois adicione fórmulas para calcular os totais diários e semanais. Mas, se você tem uma equipe grande, vai precisar de um software de controle de tempo para evitar trabalho manual e possíveis erros de cálculo.  

27. Os timesheets podem ser automatizados?

Sim, e é aqui que o software de timesheet mostra o seu valor. Com a WebWork, o tracker registra as horas de trabalho conforme elas acontecem, então os timesheets vão sendo montados enquanto a sua equipe trabalha.

Você pode escolher como o controle funciona para a sua equipe: modo automático, manual ou silencioso nos dispositivos da empresa. Para a folha de pagamento, a WebWork envia os timesheets por período de pagamento através da integração com o Deel ou exporta relatórios de folha de pagamento compatíveis com Wise, PayPal, Payoneer e Gusto.

28. O que é congelamento de timesheet?

O congelamento de timesheet, também chamado de bloqueio, significa fechar um timesheet para que ele não possa mais ser editado. Isso normalmente acontece depois que o timesheet foi aprovado, usado na folha de pagamento ou faturado a um cliente. Ele protege os dados processados de alterações posteriores.

Mesmo sem um bloqueio formal, um registro de edição cumpre o mesmo objetivo: qualquer alteração nos dados de tempo já processados fica visível e rastreável.

29. Os timesheets são uma perda de tempo?

Os timesheets manuais podem ser uma perda de tempo, já que os funcionários precisam gastar tempo de trabalho preenchendo o timesheet. É por isso que os timesheets automatizados são a melhor prática. As ferramentas de controle de tempo registram o tempo de trabalho enquanto o funcionário trabalha e criam o timesheet em segundo plano, sem nenhum esforço manual. 

Comece um teste gratuito de 14 dias da WebWork e veja o seu primeiro timesheet automático até o final do dia.