Таймшиты кажутся простыми ровно до того момента, пока не начнёшь с ними работать — и тут появляются вопросы. Является ли таймшит юридическим документом? Может ли работодатель его изменить? Что будет, если сдать его с опозданием?
Мы собрали вопросы, которые люди задают чаще всего о таймшитах сотрудников, и ответили на них в одном месте. Пользуйтесь списком ниже, чтобы сразу перейти к нужному вопросу.
Основы таймшитов
1. Что такое таймшит?
Таймшит — это учёт часов, которые сотрудник отработал за определённый период: день, неделю или месяц. Помимо часов, он может показывать, над какими проектами и задачами работал сотрудник, перерывы, сверхурочные и время отсутствия.
Компании используют таймшиты для расчёта зарплаты, выставления счетов клиентам и понимания того, куда на самом деле уходит рабочее время. Обычно таймшиты сдаются на утверждение работодателю, чтобы зарплата была рассчитана корректно.
2. Что должен содержать таймшит?
Стандартный таймшит сотрудника включает имя сотрудника, даты расчётного периода, отработанные часы за каждый день, общее количество часов, сверхурочные и почасовую ставку, если он используется для расчёта зарплаты. В таймшитах для работы с клиентами также отмечается, какие часы являются оплачиваемыми и к какому проекту или клиенту они относятся.
3. В чём разница между таймшитом и табелем учёта времени?
Табель учёта времени фиксирует, когда сотрудник начинает и заканчивает работу. Таймшит фиксирует больше: часы по каждому проекту или задаче, перерывы, сверхурочные и оплачиваемое время.
4. Какие бывают типы таймшитов?
Таймшиты различаются по периоду, который они охватывают. Они могут быть ежедневными, еженедельными, раз в две недели, дважды в месяц и ежемесячными. Есть также проектные таймшиты, которые группируют часы по проектам, а не по датам.
5. Во всех ли отраслях используются таймшиты?
Нет, не во всех отраслях используются таймшиты. Обычно закон требует применения таймшитов в конкретной отрасли. Однако в США Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) обязывает работодателей вести учёт отработанных часов для сотрудников, на которых распространяются его нормы, в любом удобном формате.
На практике таймшиты — это стандарт везде, где часы используются для оплаты труда или выставления счетов клиентам. Обычно это агентства, IT- и software-команды, консалтинг, строительство, здравоохранение и юридические услуги.
Таймшиты и расчёт зарплаты
6. Почему таймшиты важны для расчёта зарплаты?
Зарплата сотрудников с почасовой оплатой рассчитывается напрямую по данным таймшита. Часы из таймшита суммируются, переводятся в десятичный формат и умножаются на ставку каждого сотрудника. Именно поэтому точный таймшит необходим для точного расчёта зарплаты.
7. Как рассчитать оплату по таймшиту?
Чтобы рассчитать оплату по таймшиту, сложите отработанные за расчётный период часы, переведите минуты в десятичные дроби (30 минут = 0,5) и умножьте на почасовую ставку. Сверхурочные часы рассчитываются отдельно по сверхурочной ставке.
Но делать это вручную для целой команды занимает часы и может привести к ошибкам в расчётах. В WebWork отслеженные часы автоматически превращаются в отчёты для расчёта зарплаты, так что вы можете просматривать время по дням, неделям или месяцам и переключаться на режим суммы, чтобы увидеть, сколько заработал каждый.
8. Как заполнять таймшит для расчёта зарплаты?
Для расчёта зарплаты в таймшите нужны имя сотрудника, общее количество отработанных часов, сверхурочные и почасовая ставка. Перерывы следует отмечать как оплачиваемые или неоплачиваемые, потому что это влияет на итоговую сумму.
Заполняйте часы ежедневно, а не восстанавливайте всю неделю в пятницу. Время, записанное по памяти, — самая частая причина споров по зарплате.
9. Как выставлять счета клиентам на основе таймшита?
Отметьте оплачиваемые часы, просуммируйте их по каждому клиенту или проекту и умножьте на свою ставку. Программа для выставления счетов делает это в пару кликов.
WebWork формирует счета на основе часов напрямую из отслеженного оплачиваемого времени. Вы выбираете, каких участников, какие проекты и описания активности включить, а клиент оплачивает счёт онлайн прямо из него.
Если хотите увидеть на практике, как отслеженные часы превращаются в зарплату и счета, вы можете попробовать WebWork бесплатно в течение 14 дней. Без привязки карты.
Законы о таймшитах и соответствие требованиям
10. Являются ли таймшиты юридическими документами?
Таймшиты — это официальные записи о работе, имеющие юридическую силу. В США FLSA обязывает работодателей вести учёт рабочих часов сотрудников, и таймшиты часто служат доказательством в спорах о заработной плате.
11. Что такое соответствие требованиям по таймшитам?
Соответствие требованиям по таймшитам означает ведение учёта времени, отвечающего требованиям закона. Для работодателей в США правила ведения учёта по FLSA требуют фиксировать часы, отработанные за каждый день, общее количество часов за каждую неделю, обычную почасовую ставку и оплату сверхурочных для сотрудников, на которых распространяются эти нормы.
Требования различаются в зависимости от страны, поэтому проверяйте трудовое законодательство там, где трудоустроена ваша команда. Для международных команд это может означать несколько наборов правил одновременно.
12. Как долго нужно хранить таймшиты?
По FLSA работодатели в США должны хранить записи по расчёту зарплаты не менее трёх лет, а записи, использованные для расчёта заработка, включая таймшиты, — не менее двух лет. В других странах установлены свои сроки хранения, поэтому уточняйте правила в каждой юрисдикции, где у вас есть сотрудники.
Цифровые таймшиты упрощают эту задачу, ведь многолетние записи не занимают физического места и остаются доступными для поиска.
13. Может ли работодатель удержать зарплату за опоздание с таймшитом?
В США — нет. Сотрудникам должны платить за отработанные часы, даже если они сдали таймшит с опозданием. Департамент трудовых отношений Калифорнии, например, указывает, что сотрудникам должны платить в день зарплаты независимо от того, был ли сдан табель.
Работодатели могут решать проблему опозданий через внутренние правила и дисциплинарные меры, но задержка зарплаты не является законным вариантом.
14. Может ли работодатель изменять таймшит сотрудника?
Да. Работодатель несёт юридическую ответственность за точность учёта времени, поэтому руководители могут вносить исправления в таймшиты — при условии, что исправленная запись соответствует фактически отработанным часам. Но изменение таймшита с целью уменьшить учтённые часы — это кража заработной платы.
Именно поэтому WebWork ведёт журнал изменений времени, который фиксирует каждое добавление, редактирование и удаление записи о времени, включая то, кто внёс изменение и каким было предыдущее значение. Ничего не меняется бесследно.
15. Являются ли таймшиты конфиденциальными?
Это зависит от того, что в них содержится. В США таймшит, фиксирующий только рабочие часы для расчёта зарплаты, обычно рассматривается как финансовый документ и может подпадать под правила о публичных записях. Если же он содержит персональные данные, такие как номер социального страхования, оценки эффективности или сведения об отпусках, эта информация является конфиденциальной.
В любом случае ограничивайте доступ к таймшитам теми людьми, которым он действительно нужен, и отзывайте доступ, когда человек меняет роль или увольняется.
Как правильно заполнять таймшиты
16. Когда сотрудники должны заполнять и сдавать таймшиты?
Заполняйте часы ежедневно, пока задачи дня ещё свежи в памяти, и сдавайте до дедлайна, установленного вашей компанией, — обычно это конец недели или расчётного периода.
17. Как отмечать перерывы в таймшите?
Вносите время перерыва в раздел перерывов и отмечайте, был ли он оплачиваемым или неоплачиваемым. По федеральному законодательству США короткие перерывы примерно от 5 до 20 минут считаются оплачиваемым рабочим временем, тогда как перерывы на обед от 30 минут и более обычно не оплачиваются.
WebWork поддерживает индивидуальные правила перерывов для каждого сотрудника, а отчёты по перерывам показывают продолжительность и статус оплаты каждого перерыва, что помогает соблюдать местное законодательство о перерывах.
18. Как добавлять сверхурочные в таймшит?
Фиксируйте сверхурочные часы отдельно от обычных, потому что они оплачиваются по другой ставке. По правилам о сверхурочных в США сотрудники, на которых распространяются эти нормы, получают не менее 1,5-кратной обычной ставки за часы свыше 40 в неделю.
WebWork автоматически разделяет обычные и сверхурочные часы и уведомляет сотрудников, когда они достигают порога сверхурочных, так что никто не обнаружит незапланированные сверхурочные в конце месяца.
19. Как учитывать время на встречи, обучение и другую неоплачиваемую работу?
Учитывайте его в рамках отдельного проекта или категории, например «Внутренние задачи» или «Профессиональное развитие», и отмечайте как неоплачиваемое.
Учёт неоплачиваемого времени стоит потраченных усилий, ведь он показывает, сколько недели на самом деле уходит на встречи и административную работу.
20. Что такое нераспределённое время в таймшите?
Нераспределённое время (UAT) — это время, не привязанное к какому-либо конкретному проекту, задаче или клиенту. Обычно оно охватывает административную работу, внутренние перерывы, больничные и оплачиваемый отпуск (PTO).
Если оставлять нераспределённое время видимым, а не прятать его внутри проектных часов, это делает и счета клиентам, и проектные отчёты честными.
21. Можно ли заполнять таймшит за другого человека?
Руководитель может вносить или исправлять время от имени сотрудника для целей расчёта зарплаты — и это нормальная часть управления учётом времени. Сотрудник должен просмотреть записи и подтвердить их точность до того, как таймшит будет финализирован.
Что абсолютно недопустимо — так это когда один сотрудник записывает часы за другого, чтобы прикрыть его отсутствие. Это форма мошенничества с таймшитами, известная как buddy punching.
Точность таймшитов и мошенничество
22. Что будет, если соврать в таймшите?
Последствия варьируются от предупреждения до увольнения, а в серьёзных случаях — до судебного разбирательства. Мошенничество с таймшитами — это форма кражи, поскольку означает получение оплаты за неотработанное время.
Если вы допустили честную ошибку в таймшите, сообщите об этом руководителю и исправьте её.
23. Что будет, если сдать таймшит с опозданием?
Вы всё равно получите оплату, но опоздания с таймшитами приводят к ошибкам в расчёте зарплаты, задержкам счетов клиентам и дополнительной работе для того, кто их обрабатывает. Регулярные опоздания могут привести к дисциплинарным мерам в соответствии с политикой компании.
Автоматический учёт времени устраняет проблему в корне, ведь часы фиксируются независимо от того, вспомнит ли кто-то их записать.
24. Как предотвратить мошенничество с таймшитами?
Чтобы предотвратить мошенничество с таймшитами, обеспечьте наличие следующего:
- Чёткая письменная политика, которая определяет, как ведётся учёт времени и что происходит при нарушении правил.
- Программа для учёта времени, которая делает завышенные часы и buddy punching заметными.
- Регулярный анализ отчётов по времени, чтобы отклонения всплывали заранее, а не в конце квартала.
WebWork добавляет ещё один уровень защиты: он автоматически помечает необычные паттерны активности, например подозрительно постоянный уровень активности, который может указывать на автокликеры.
25. Кто отвечает за точность таймшитов?
За точность таймшитов отвечает работодатель. В большинстве компаний сотрудники заполняют собственные таймшиты сами, но по FLSA юридическая ответственность за точность учёта времени остаётся на работодателе.
Именно поэтому важны чёткие правила и надёжная система учёта — ведь именно так работодатель на деле выполняет эту обязанность.
Автоматизация таймшитов
26. Можно ли создать таймшит в Excel или Google Sheets?
Да. Настройте столбцы для даты, времени начала и окончания, перерывов и общего количества часов, затем добавьте формулы для расчёта дневных и недельных итогов. Но если у вас большая команда, вам понадобится программа для учёта времени, чтобы избежать ручной работы и возможных ошибок в расчётах.
27. Можно ли автоматизировать таймшиты?
Да, и именно здесь программа для таймшитов оправдывает своё место. С WebWork трекер фиксирует рабочие часы по мере их появления, так что таймшиты формируются, пока ваша команда работает.
Вы можете выбрать, как работает учёт для вашей команды: автоматический, ручной или тихий режим на корпоративных устройствах. Для расчёта зарплаты WebWork отправляет таймшиты за каждый расчётный период через интеграцию с Deel или экспортирует отчёты по зарплате, совместимые с Wise, PayPal, Payoneer и Gusto.
28. Что такое заморозка таймшита?
Заморозка таймшита, также называемая блокировкой, означает закрытие таймшита, чтобы его больше нельзя было редактировать. Обычно это происходит после того, как таймшит был утверждён, использован для расчёта зарплаты или выставлен клиенту в счёте. Это защищает обработанные данные от изменений задним числом.
Даже без формальной блокировки журнал изменений служит той же цели: любое изменение обработанных данных о времени остаётся видимым и привязанным к автору.
29. Не являются ли таймшиты пустой тратой времени?
Ручные таймшиты действительно могут быть пустой тратой времени, ведь сотрудникам приходится тратить рабочее время на заполнение таймшита. Именно поэтому автоматические таймшиты — это лучшая практика. Инструменты для учёта времени фиксируют рабочее время, пока сотрудник работает, и создают таймшит в фоновом режиме, без каких-либо ручных усилий.
Запустите бесплатный 14-дневный пробный период WebWork и увидите свой первый автоматический таймшит уже к концу дня.
