AI-функции в тайм-трекере работают с теми же данными, что и ваши отчёты: часами, приложениями, сайтами и уровнем активности. Но дальше они превращают эти данные в выводы о людях — например, в оценку продуктивности, сигнал о риске выгорания или сводку за день. Поэтому, когда речь идёт о конфиденциальности при учёте времени с AI, нужны два чётких списка: что AI читает и к чему ему лучше не прикасаться.

Мы собрали оба списка для WebWork вместе с настройками, которые ими управляют. А заодно разобрали, что видят Claude, ChatGPT и другие AI-ассистенты, когда вы подключаете их к своему рабочему пространству в WebWork.

Какие данные читает AI в WebWork: разбор по функциям

Сразу несколько AI-функций WebWork опираются на уровень активности. WebWork считает клики мышью, прокрутки и нажатия клавиш во время отслеживаемого времени и оценивает активность каждого участника как высокую, среднюю или низкую. При этом считается только количество нажатий — сами вводимые символы не сохраняются.

Вот что читает каждая AI-функция и что вы получаете на выходе:

AI-функцияКакие данные читаетЧто вы получаете
Категоризация работыПриложения и сайты, которые участник использует не менее 10 минутМетку «Продуктивно», «Нейтрально» или «Непродуктивно» и категорию — например, «Коммуникации», «Разработка» или «Дизайн» — отдельно для каждой команды
Риск выгоранияОтработанные часы, графики, перерывы и уровень активностиСигналы «Переработка», «Нерегулярные часы», «Недостаток перерывов» и «Высокая активность без пауз»
Необычная активностьПаттерны активности мыши и клавиатуры во времениСигналы «Высокая активность» (выше 95% дольше 45 минут), «Равномерная активность» (колебания меньше 4% в течение часа) и «Низкий ввод с клавиатуры»
Ежедневные сводки активностиРабочая активность участника за деньТекстовую сводку дня с отмеченными отклонениями — приходит на почту
Smart MonitoringСигналы активности: время простоя, использование приложений, вовлечённостьМетку «Позитивно», «Нейтрально», «Требует внимания», «Негативно» или «Риск нерегулярной активности» с кратким выводом в одну строку и подробным представлением
AI-ассистент в WebWorkТе данные рабочего пространства, которые нужны для конкретного вопросаОтветы и кастомные отчёты

Например, AI может отметить LinkedIn как продуктивный сайт для маркетологов и как нейтральный — для разработчиков. Менеджеры могут изменить любую метку как для отдельной команды, так и для всего рабочего пространства.

В подробном представлении Smart Monitoring видно, какие именно факторы стоят за каждой меткой. Загляните туда, прежде чем что-то предпринимать по меткам «Требует внимания» или «Негативно».

К чему у AI в WebWork нет доступа

Политика WebWork в области AI задаёт базовое правило: у AI-систем нет доступа к скриншотам, записям экрана, нажатиям клавиш и подобным данным, если только они не нужны конкретной AI-функции и пользователь или администратор сам её не включил.

Та же политика устанавливает ещё несколько ограничений:

  1. WebWork не использует данные клиентов и рабочих пространств для обучения AI-моделей. AI-провайдеры WebWork — OpenAI и Anthropic — тоже не имеют права обучаться на данных WebWork.
  2. Эти провайдеры могут хранить данные запросов до 30 дней для отслеживания злоупотреблений, после чего удаляют их.
  3. Каждый AI-запрос использует только те данные рабочего пространства, которые нужны запущенной вами функции.
  4. Данные о здоровье, финансах и другая чувствительная информация не обрабатываются, если пользователь сам не добавил их в промпт.
  5. AI в WebWork не принимает решений о найме, дисциплинарных мерах или оплате. Его выводы носят рекомендательный характер, и пользователи и администраторы должны проверять их, прежде чем использовать в HR-процессах.

Ещё два ограничения вытекают из самого принципа работы трекера. Мониторинг приложений и сайтов работает только при включённом таймере. А когда вы отслеживаете использование AI-инструментов в команде, WebWork показывает, какими инструментами пользуются сотрудники и сколько времени в них проводят, — но не сохраняет ни промпты, ни переписку.

5 вещей, которые AI в учёте времени не должен видеть (или решать)

Часть этих ограничений закреплена в законе, часть — в рекомендациях регуляторов. Мы бы применяли все пять к любому инструменту учёта времени с AI, включая WebWork.

1. Эмоции и личные качества

С 2 февраля 2025 года Регламент ЕС об искусственном интеллекте (EU AI Act) (статья 5) запрещает AI-системы, которые определяют эмоции человека на работе, если только система не используется по медицинским причинам или в целях безопасности. Политика WebWork в области AI также запрещает использовать AI WebWork для определения защищённых характеристик или чувствительных атрибутов.

2. Изображения с камеры

В своих рекомендациях по мониторингу сотрудников британское Управление комиссара по информации (ICO) пишет, что работодателю «особенно вряд ли удастся обосновать съёмку снимков или видео с веб-камеры».

ICO приводит пример: работодатель заметил, что несколько удалённых сотрудников начинают работу позже, чем указано в их табелях, и внедрил мониторинг устройств с автоматическими снимками с веб-камеры. По мнению ICO, это, скорее всего, нарушает законодательство о защите данных: мера несоразмерна, а проверить время начала работы можно куда менее инвазивными способами. В WebWork, например, отчёт о посещаемости автоматически фиксирует опоздания и ранние уходы.

3. То, что люди набирают на клавиатуре

ICO относит мониторинг нажатий клавиш к поведенческим биометрическим данным, если по ритму набора можно идентифицировать сотрудника, и называет его примером обработки с высоким риском. В Великобритании перед запуском мониторинга с высоким риском нужно провести оценку воздействия на защиту данных (DPIA).

WebWork использует только количество нажатий для расчёта уровня активности и не записывает сами клавиши.

4. Содержание работы

WebWork фиксирует время, проведённое в приложениях и проектах. Как мы рассказывали в статье о мониторинге сотрудников с уважением к приватности, данные учёта времени не включают содержание самой работы.

Если вы подумываете о мониторинге писем и сообщений, ICO требует сначала провести DPIA.

5. Окончательные решения об оплате, взысканиях или увольнении

Согласно статье 22 GDPR, человек вправе не подвергаться решению, основанному исключительно на автоматизированной обработке, если оно влечёт для него юридические или сопоставимые по значимости последствия. ICO приводит прямой пример: оплата труда, полностью основанная на автоматическом мониторинге продуктивности, считается исключительно автоматизированным решением.

ICO также подчёркивает, что люди, которые проверяют выводы AI, не должны просто по умолчанию применять автоматическую рекомендацию. В другом примере HR-менеджер изучает данные GPS-трекинга служебного автомобиля сотрудника и обсуждает проблему с ним самим, прежде чем вынести предупреждение, — и такое решение уже не считается исключительно автоматизированным. Так же стоит относиться к сигналу о выгорании или метке Smart Monitoring: это повод проверить данные и поговорить с человеком.

Командам из ЕС стоит запомнить ещё одну дату. AI Act относит AI-системы для мониторинга и оценки эффективности и поведения работников к категории высокого риска (Приложение III). После поправки Digital Omnibus 2026 года требования к таким системам начнут действовать со 2 декабря 2027 года.

ICO отмечает, что его рекомендации по мониторингу пересматриваются после принятия британского закона Data (Use and Access) Act. Эта статья не является юридической консультацией, поэтому уточните, какие правила действуют там, где работает ваша команда. Подробнее о правовой стороне вопроса — в нашем материале о том, законен ли мониторинг удалённых сотрудников.

Настройки конфиденциальности, которые стоит проверить перед включением AI

Вот настройки WebWork, которые определяют, какие данные читает AI и кто видит результаты:

  1. AI-функции и доступ к ним. Администраторы рабочего пространства могут включать и отключать AI-функции WebWork, ограничивать отдельные возможности AI, определять, каким ролям или пользователям доступен AI, а также просматривать и удалять сгенерированный AI контент. Smart Monitoring — платное дополнение, поэтому он выключен, пока вы сами его не активируете. На вкладке «Конфигурация» можно выбрать, какие инсайты приходят на почту или в уведомлениях.
  2. Категории приложений и сайтов. Проверьте, как AI разметил инструменты вашей команды, и при необходимости измените любую метку — для отдельной команды или для всего рабочего пространства.
  3. Скриншоты. В разделе «Настройки» > «Скриншоты» можно включить размытие скриншотов или тихий режим. Там же настраивается частота — от 1 до 10, всплывающее уведомление при создании скриншота, выборочное отключение скриншотов и отдельный режим для каждого проекта или контракта.
  4. Кто что видит. Менеджеры команд видят данные своих команд, менеджеры проектов — данные своих проектов, обычные пользователи — только собственные данные. Владелец рабочего пространства и исполнительные менеджеры видят всё рабочее пространство. Подробнее — в полном описании ролей и прав участников.

Хотите проверить эти настройки в собственном рабочем пространстве? Попробуйте WebWork бесплатно 14 дней — банковская карта не нужна.

Что видят Claude и ChatGPT через MCP-коннектор WebWork

MCP-коннектор WebWork подключает к вашему рабочему пространству AI-ассистента — Claude, ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot или Cursor. После подключения можно спрашивать ассистента обо всём, за чем вы обычно открываете отчёт, или поручать ему действия — например, утверждение табелей.

Доступ устроен так:

  1. Подключить коннектор может только владелец рабочего пространства или исполнительный менеджер с подтверждённым email. Остальным участникам эта возможность недоступна.
  2. Ассистент действует от имени вошедшего пользователя — с его ролью и правами. Как сказано в нашем руководстве по коннектору, «подключение ассистента никому не расширяет доступ».
  3. Ассистент может читать те отчёты, которые доступны вам: по времени, активности, описаниям активности, приложениям и сайтам, посещаемости, таймлайну, работе в реальном времени, GPS и задачам. Скриншоты передаются только для чтения — с указанием участника, проекта и задачи, к которым они относятся.
  4. Коннектор не хранит отдельную копию данных вашего рабочего пространства.

Для изменений предусмотрены свои меры защиты. Удаление или архивирование всегда требует вашего явного подтверждения, а ассистент предупреждает, если действие отправит реальное письмо — например, приглашение участнику или одобрение отпуска. При входе вы сами выбираете уровень доступа — чтение, запись или администрирование, — а в AI-клиенте можно одобрять инструменты по одному. Отключиться можно в любой момент.

Подключённый ассистент видит всё, что видит человек, который его подключил. Для владельца рабочего пространства это скриншоты, история GPS и данные об использовании приложений по всей компании. Несколько привычек помогут не перегибать палку:

  1. Запрашивайте только те данные, которые нужны для вопроса. Например, при планировании загрузки спрашивайте о часах на уровне команды. ICO рекомендует агрегированные аналитические отчёты как способ видеть тренды, не идентифицируя отдельных сотрудников.
  2. Если вам нужны только отчёты, при входе выдайте доступ на чтение, а запись и администрирование оставьте выключенными.
  3. Прежде чем загружать данные сотрудников в чат, проверьте настройки вашего AI-провайдера, касающиеся истории чатов и обучения моделей. Коннектор возвращает результаты прямо в ваш диалог с ассистентом.

Сделайте конфиденциальность частью внедрения AI

Расскажите команде, какие данные читает AI, ещё до того, как включите его. По словам ICO, за исключением совсем редких случаев, сотрудников нужно информировать о любом мониторинге — доступно и понятно. Таблица в начале этой статьи и политика WebWork в области AI — хорошая отправная точка для такого разговора.

Начните бесплатный 14-дневный пробный период — банковская карта не нужна. А если хотите, чтобы наша команда показала вам настройки AI, запишитесь на демо.

В категории:

Учёт времени,