Suivi du temps par IA et confidentialité : ce que l’IA voit, et ce qu’elle ne devrait pas voir

Dans un outil de suivi du temps, les fonctionnalités d’IA lisent les mêmes données que vos rapports affichent déjà : heures, applications, sites web et niveaux d’activité. Elles transforment ensuite ces données en conclusions sur les personnes, comme une étiquette de productivité, une alerte de risque d’épuisement ou un résumé quotidien. C’est pourquoi la confidentialité du suivi du temps par IA passe par deux listes claires : ce que l’IA lit, et ce dont elle doit rester éloignée.

Nous avons dressé ces deux listes pour WebWork, avec les paramètres qui les contrôlent. Nous expliquons aussi ce que Claude, ChatGPT ou tout autre assistant IA peut voir une fois connecté à votre espace de travail WebWork.

Ce que lit l’IA de WebWork, fonctionnalité par fonctionnalité

Plusieurs fonctionnalités d’IA de WebWork s’appuient sur le niveau d’activité. Pendant le temps suivi, WebWork compte les clics de souris, les défilements et les frappes au clavier, puis évalue l’activité de chaque membre comme élevée, moyenne ou faible. Les frappes sont comptées, mais les caractères saisis ne sont jamais enregistrés.

Voici ce que lit chaque fonctionnalité d’IA et ce qu’elle vous apporte :

Par exemple, l’IA peut classer LinkedIn comme Productif pour votre équipe marketing et Neutre pour vos développeurs. Les managers peuvent modifier n’importe quelle étiquette pour une seule équipe ou pour tout l’espace de travail.

La vue détaillée de Smart Monitoring montre précisément les facteurs à l’origine de chaque étiquette. Consultez-la avant d’agir sur une étiquette Attention requise ou Négatif.

Ce à quoi l’IA de WebWork n’a pas accès

La politique IA de WebWork fixe la règle par défaut : les systèmes d’IA n’ont accès ni aux captures d’écran, ni aux enregistrements d’écran, ni aux frappes clavier, ni à des données similaires, sauf si une fonctionnalité d’IA précise l’exige et qu’un utilisateur ou un administrateur l’a activée.

Cette même politique pose quelques limites supplémentaires :

1. WebWork n’utilise pas les données des clients ou des espaces de travail pour entraîner des modèles d’IA. Ses fournisseurs d’IA, OpenAI et Anthropic, ne peuvent pas non plus utiliser les données WebWork pour l’entraînement.
2. Ces fournisseurs peuvent conserver les données des requêtes jusqu’à 30 jours pour détecter les abus, avant de les supprimer.
3. Chaque requête IA n’utilise que les données de l’espace de travail nécessaires à la fonction que vous avez lancée.
4. Les données de santé, financières et autres données sensibles ne sont pas traitées, sauf si un utilisateur les inclut dans un prompt.
5. L’IA de WebWork ne prend aucune décision d’embauche, de sanction ou de rémunération. Ses résultats sont purement indicatifs : utilisateurs et administrateurs doivent les valider avant de les appliquer à des processus RH.

Deux autres limites découlent du fonctionnement même du suivi WebWork. Le suivi des applications et des sites web ne fonctionne que lorsque le minuteur est lancé. Et lorsque vous suivez l’utilisation des outils d’IA dans votre équipe, WebWork indique quels outils sont utilisés et combien de temps, sans jamais capturer les prompts ni les conversations.

5 choses que le suivi du temps par IA ne devrait pas voir (ni décider)

Certaines de ces limites sont imposées par la loi, d’autres par les recommandations des autorités de contrôle. Selon nous, ces cinq règles devraient s’appliquer à tout outil de suivi du temps par IA, WebWork compris.

1. Les émotions et les traits personnels

Depuis le 2 février 2025, le règlement européen sur l’IA (AI Act) (article 5) interdit les systèmes d’IA qui déduisent les émotions d’une personne sur son lieu de travail, sauf pour des raisons médicales ou de sécurité. La politique IA de WebWork interdit également d’utiliser l’IA de WebWork pour déduire des caractéristiques protégées ou des attributs sensibles.

2. Les images de la webcam

Dans ses recommandations sur la surveillance des salariés, l’ICO (Information Commissioner’s Office, l’équivalent britannique de la CNIL) estime que les employeurs ont « particulièrement peu de chances de pouvoir justifier la capture d’images ou de vidéos par webcam ».

L’ICO prend l’exemple d’un employeur qui découvre que quelques télétravailleurs commencent plus tard que ce qu’indiquent leurs feuilles de temps, et qui déploie un outil de surveillance des appareils avec prise automatique de photos par webcam. Pour l’ICO, cette pratique enfreint probablement la législation sur la protection des données, car elle est disproportionnée et il existe des moyens moins intrusifs de vérifier les heures d’arrivée. Dans WebWork, le rapport de présence détecte automatiquement les arrivées tardives et les départs anticipés.

3. Ce que les gens tapent

L’ICO considère le suivi des frappes clavier comme une donnée biométrique comportementale lorsqu’un salarié peut être identifié par son rythme de frappe, et le cite comme exemple de traitement à haut risque. Au Royaume-Uni, toute surveillance à haut risque nécessite une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) avant sa mise en place.

WebWork utilise le nombre de frappes pour calculer les niveaux d’activité, sans jamais enregistrer les touches elles-mêmes.

4. Le contenu du travail

WebWork enregistre le temps passé sur les applications et les projets. Comme nous l’expliquons dans notre article sur la surveillance des employés respectueuse de la vie privée, les données de suivi du temps n’incluent pas le contenu du travail lui-même.

Si vous envisagez de surveiller les e-mails et les messages, l’ICO précise que vous devez d’abord réaliser une AIPD.

5. La décision finale sur la rémunération, les sanctions ou l’emploi

En vertu de l’article 22 du RGPD, toute personne a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé lorsque celle-ci produit des effets juridiques ou l’affecte de manière significative. L’ICO donne un exemple parlant : rémunérer des salariés uniquement sur la base d’un suivi automatisé de leur productivité constitue une décision entièrement automatisée.

L’ICO ajoute que les personnes qui examinent les résultats de l’IA ne doivent pas se contenter d’appliquer machinalement la recommandation automatisée. Dans un autre de ses exemples, une responsable RH examine les données de géolocalisation du véhicule d’un salarié et en discute avec lui avant de lui adresser un avertissement : cette décision n’est pas entièrement automatisée. Traitez une alerte d’épuisement ou une étiquette Smart Monitoring de la même façon : comme une raison de vérifier les données et de parler à la personne concernée.

Les équipes basées dans l’UE ont une date supplémentaire à retenir. L’AI Act classe parmi les systèmes à haut risque les systèmes d’IA utilisés pour surveiller et évaluer les performances et le comportement des salariés (annexe III). Depuis l’amendement Digital Omnibus de 2026, ces règles relatives au haut risque s’appliquent à partir du 2 décembre 2027.

L’ICO indique que ses recommandations sur la surveillance sont en cours de révision suite à l’adoption du Data (Use and Access) Act britannique. Cet article ne constitue pas un conseil juridique : vérifiez les règles en vigueur là où travaille votre équipe. Notre guide pour savoir si la surveillance des employés à distance est légale approfondit l’aspect juridique.

Les paramètres de confidentialité à vérifier avant d’activer l’IA

Voici les paramètres WebWork qui déterminent ce que l’IA lit et qui voit les résultats :

1. Fonctionnalités et accès IA. Les administrateurs de l’espace de travail peuvent activer ou désactiver les fonctionnalités d’IA de WebWork, restreindre certaines capacités, limiter les rôles ou utilisateurs autorisés à utiliser l’IA, et consulter ou supprimer les contenus générés par l’IA. Smart Monitoring étant un module complémentaire payant, il reste désactivé tant que vous ne l’activez pas. Son onglet Configuration vous permet de choisir les analyses que vous recevez par e-mail ou par notification.
2. Catégories d’applications et de sites web. Vérifiez comment l’IA a classé les outils de votre équipe et modifiez n’importe quelle étiquette par équipe ou pour tout l’espace de travail.
3. Captures d’écran. Dans Paramètres > Captures d’écran, vous pouvez rendre les captures d’écran floues ou silencieuses. Vous pouvez aussi régler leur fréquence de 1 à 10, afficher une notification à chaque capture, désactiver les captures de façon sélective et définir un mode de capture différent par projet ou par contrat.
4. Qui voit quoi. Les Team Managers voient les données de leurs équipes, les Project Managers celles de leurs projets, et les utilisateurs standard uniquement leurs propres données. Le propriétaire de l’espace de travail et les Executive Managers voient l’ensemble de l’espace. Retrouvez le détail complet des rôles et permissions des membres.

Ce que Claude ou ChatGPT voit via le connecteur MCP de WebWork

Le connecteur MCP de WebWork relie un assistant IA comme Claude, ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot ou Cursor à votre espace de travail. Une fois connecté, vous pouvez l’interroger sur tout ce pour quoi vous ouvririez habituellement un rapport, ou lui demander d’effectuer des modifications, comme approuver des feuilles de temps.

L’accès fonctionne ainsi :

1. Seul le propriétaire de l’espace de travail ou un Executive Manager disposant d’une adresse e-mail vérifiée peut établir la connexion. Les autres types de membres ne le peuvent pas.
2. L’assistant agit au nom de l’utilisateur connecté, avec son rôle et ses permissions. Comme le précise notre guide du connecteur : « Connecter un assistant n’élargit les accès de personne. »
3. Il peut lire les rapports auxquels vous avez accès : temps, activité, descriptions d’activité, applications et sites web, présence, chronologie, temps réel, GPS et tâches. Les captures d’écran sont renvoyées en lecture seule, avec le membre, le projet et la tâche associés à chacune.
4. Le connecteur ne conserve aucune copie séparée des données de votre espace de travail.

Les modifications bénéficient de garde-fous spécifiques. Toute suppression ou archivage nécessite votre confirmation explicite, et l’assistant vous prévient avant toute action qui déclenche l’envoi d’un véritable e-mail, comme une invitation de membre ou une validation de congé. Lors de la connexion, vous choisissez d’accorder un accès en lecture, en écriture ou administrateur, et votre client IA vous permet d’approuver les outils un par un. Vous pouvez vous déconnecter à tout moment.

Un assistant connecté voit tout ce que voit la personne qui l’a connecté. Pour un propriétaire d’espace de travail, cela inclut les captures d’écran, l’historique GPS et l’utilisation des applications de tout l’espace. Quelques bonnes pratiques s’imposent :

1. Ne demandez que les données nécessaires à votre question. Par exemple, demandez les heures par équipe lorsque vous planifiez la capacité. L’ICO recommande les rapports analytiques agrégés pour dégager des tendances sans identifier individuellement les salariés.
2. Si vous avez seulement besoin de rapports, accordez l’accès en lecture lors de la connexion et laissez les accès en écriture et administrateur désactivés.
3. Avant d’importer des données d’employés dans une conversation, vérifiez les paramètres de votre fournisseur d’IA concernant l’historique des conversations et l’entraînement des modèles. Le connecteur renvoie ses résultats directement dans votre conversation avec cet assistant.

Intégrez la confidentialité à votre déploiement du suivi du temps par IA

Expliquez à votre équipe ce que lit l’IA avant de l’activer. Selon l’ICO, sauf cas très exceptionnels, vous devez informer les salariés de toute surveillance, de manière accessible et facile à comprendre. Le tableau en début d’article et la politique IA de WebWork sont un bon point de départ pour engager cette discussion.