Datenschutz bei KI-Zeiterfassung: Was die KI sieht – und was nicht

KI-Funktionen in einer Zeiterfassung lesen dieselben Daten, die auch in deinen Berichten stehen: Stunden, Apps, Websites und Aktivitätslevel. Daraus ziehen sie dann Schlüsse über Menschen – etwa ein Produktivitätslabel, eine Burnout-Warnung oder eine Tageszusammenfassung. Genau deshalb braucht Datenschutz bei der KI-Zeiterfassung zwei klare Listen: was die KI liest und wovon sie die Finger lassen sollte.

Wir haben beide Listen für WebWork zusammengestellt – inklusive der Einstellungen, mit denen du sie steuerst. Außerdem zeigen wir, was Claude, ChatGPT oder andere KI-Assistenten sehen können, sobald du sie mit deinem WebWork-Workspace verbindest.

Was die KI von WebWork liest – Funktion für Funktion

Mehrere KI-Funktionen von WebWork nutzen das Aktivitätslevel als Grundlage. WebWork zählt während der erfassten Zeit Mausklicks, Scrollbewegungen und Tastenanschläge und stuft die Aktivität jedes Mitglieds als Hoch, Mittel oder Niedrig ein. Dabei werden Tastenanschläge nur gezählt – welche Zeichen jemand tippt, wird nicht erfasst.

Das liest jede KI-Funktion – und das bekommst du dafür:

Die KI kann LinkedIn zum Beispiel für dein Marketingteam als Produktiv einstufen und für deine Entwickler als Neutral. Manager können jedes Label für ein einzelnes Team oder für den gesamten Workspace anpassen.

Die Detailansicht von Smart Monitoring zeigt genau, welche Faktoren hinter einem Label stehen. Wirf einen Blick hinein, bevor du auf ein Label wie „Aufmerksamkeit erforderlich“ oder „Negativ“ reagierst.

Worauf die KI von WebWork keinen Zugriff hat

Die KI-Richtlinie von WebWork legt den Standard fest: KI-Systeme haben keinen Zugriff auf Screenshots, Bildschirmaufnahmen, Tastatureingaben oder vergleichbare Daten – es sei denn, eine bestimmte KI-Funktion benötigt sie und ein Nutzer oder Admin hat diese Funktion aktiviert.

Darüber hinaus setzt die Richtlinie weitere Grenzen:

1. WebWork nutzt keine Kunden- oder Workspace-Daten, um KI-Modelle zu trainieren. Auch die KI-Anbieter von WebWork, OpenAI und Anthropic, dürfen WebWork-Daten nicht fürs Training verwenden.
2. Diese Anbieter dürfen Anfragedaten zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage speichern und löschen sie danach.
3. Jede KI-Anfrage nutzt nur die Workspace-Daten, die die von dir gestartete Funktion tatsächlich braucht.
4. Gesundheits-, Finanz- und andere sensible Daten werden nicht verarbeitet, außer ein Nutzer gibt sie selbst in einen KI-Prompt ein.
5. Die KI von WebWork trifft keine Entscheidungen über Anstellung, Disziplinarmaßnahmen oder Vergütung. Ihre Ergebnisse sind reine Empfehlungen – Nutzer und Admins müssen sie prüfen, bevor sie in HR-Prozesse einfließen.

Zwei weitere Grenzen ergeben sich aus der Art, wie WebWork erfasst. Das App- und Website-Monitoring läuft nur, solange der Timer aktiv ist. Und wenn du die Nutzung von KI-Tools in deinem Team erfasst, zeigt WebWork, welche KI-Tools genutzt werden und wie lange – Prompts oder Unterhaltungen werden dabei nicht erfasst.

5 Dinge, die KI-Zeiterfassung nicht sehen (oder entscheiden) sollte

Manche dieser Grenzen sind gesetzlich vorgeschrieben, andere stammen aus Empfehlungen der Aufsichtsbehörden. Wir würden alle fünf auf jedes KI-Zeiterfassungstool anwenden – WebWork eingeschlossen.

1. Emotionen und persönliche Eigenschaften

Seit dem 2. Februar 2025 verbietet der EU AI Act (Artikel 5) KI-Systeme, die Emotionen von Personen am Arbeitsplatz ableiten – es sei denn, das System dient medizinischen oder Sicherheitszwecken. Auch die KI-Richtlinie von WebWork untersagt es, mit WebWork AI geschützte Merkmale oder sensible Eigenschaften abzuleiten.

2. Kamerabilder

In ihrem Leitfaden zur Überwachung von Beschäftigten schreibt die britische Datenschutzbehörde ICO (Information Commissioner’s Office), dass Arbeitgeber „besonders selten rechtfertigen können, Webcam-Bilder oder -Aufnahmen zu erfassen“.

Als Beispiel nennt die ICO einen Arbeitgeber, der festgestellt hat, dass einige Remote-Mitarbeitende später anfingen, als ihre Stundenzettel angaben – und daraufhin eine Geräteüberwachung mit automatischen Webcam-Aufnahmen einführte. Nach Einschätzung der ICO verstößt das wahrscheinlich gegen das Datenschutzrecht, weil es unverhältnismäßig ist und es weniger invasive Wege gibt, Arbeitsbeginne zu prüfen. In WebWork erkennt der Anwesenheitsbericht verspätete Arbeitsbeginne und frühzeitige Feierabende automatisch.

3. Was Menschen tippen

Die ICO stuft Tastatur-Monitoring als verhaltensbasierte biometrische Daten ein, wenn sich Beschäftigte anhand ihres Tipprhythmus identifizieren lassen, und nennt es ausdrücklich als Beispiel für eine Verarbeitung mit hohem Risiko. Im Vereinigten Königreich ist für Überwachung mit hohem Risiko vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich.

WebWork nutzt für das Aktivitätslevel nur die Anzahl der Tastenanschläge und zeichnet die Tasten selbst nicht auf.

4. Die Inhalte der Arbeit

WebWork erfasst die Zeit, die für Anwendungen und Projekte aufgewendet wird. Wie wir in unserem Beitrag über datenschutzbewusstes Mitarbeiter-Monitoring erklären, enthalten Zeiterfassungsdaten nicht die Inhalte der Arbeit selbst.

Falls du überlegst, E-Mails und Nachrichten zu überwachen: Laut ICO musst du vorher eine DSFA durchführen.

5. Die finale Entscheidung über Gehalt, Abmahnungen oder den Job

Nach Artikel 22 DSGVO haben Menschen das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die ICO nennt dazu ein direktes Beispiel: Wer Beschäftigte ausschließlich auf Basis automatisierter Produktivitätsüberwachung bezahlt, trifft eine ausschließlich automatisierte Entscheidung.

Außerdem betont die ICO, dass die Personen, die KI-Ergebnisse prüfen, die automatisierte Empfehlung nicht einfach routinemäßig übernehmen sollten. In einem weiteren Beispiel prüft eine HR-Managerin die Fahrzeugortungsdaten eines Mitarbeiters und bespricht das Problem mit ihm, bevor sie eine Abmahnung ausspricht – diese Entscheidung gilt nicht als ausschließlich automatisiert. Genauso solltest du mit einer Burnout-Warnung oder einem Smart-Monitoring-Label umgehen: als Anlass, die Daten zu prüfen und mit der Person zu sprechen.

Für Teams in der EU gibt es noch ein wichtiges Datum. Der AI Act stuft KI-Systeme, mit denen Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwacht und bewertet werden, als Hochrisiko-Systeme ein (Anhang III). Nach der Änderung durch den Digital Omnibus 2026 gelten diese Hochrisiko-Vorschriften ab dem 2. Dezember 2027.

Die ICO weist darauf hin, dass ihr Leitfaden zur Überwachung nach dem britischen Data (Use and Access) Act überarbeitet wird. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung – prüf also die Regeln, die dort gelten, wo dein Team arbeitet. Mehr zur rechtlichen Seite findest du in unserem Leitfaden zur Frage, ob Mitarbeiter-Monitoring bei Remote-Teams legal ist.

Datenschutzeinstellungen, die du vor dem Aktivieren der KI prüfen solltest

Mit diesen Einstellungen steuerst du in WebWork, was die KI liest und wer die Ergebnisse sieht:

1. KI-Funktionen und Zugriff. Workspace-Admins können KI-Funktionen von WebWork ein- und ausschalten, bestimmte KI-Fähigkeiten einschränken, festlegen, welche Rollen oder Nutzer KI verwenden dürfen, und KI-generierte Inhalte prüfen oder löschen. Smart Monitoring ist ein kostenpflichtiges Add-on und bleibt deaktiviert, bis du es einschaltest. Im Tab „Konfiguration“ legst du fest, welche Insights du per E-Mail oder Benachrichtigung erhältst.
2. App- und Website-Kategorien. Prüf, wie die KI die Tools deines Teams eingestuft hat, und passe Labels pro Team oder für den gesamten Workspace an.
3. Screenshots. Unter Einstellungen > Screenshots kannst du Screenshots verpixeln oder ohne Benachrichtigung aufnehmen lassen. Außerdem kannst du die Häufigkeit von 1 bis 10 einstellen, bei jeder Aufnahme ein Pop-up anzeigen, Screenshots gezielt deaktivieren und pro Projekt oder Vertrag einen eigenen Screenshot-Modus festlegen.
4. Wer was sieht. Team-Manager sehen die Daten ihrer eigenen Teams, Projektmanager die ihrer eigenen Projekte und reguläre Nutzer nur ihre eigenen Daten. Der Workspace-Owner und Executive Manager sehen den gesamten Workspace. Hier findest du die vollständige Übersicht zu Rollen und Berechtigungen.

Was Claude oder ChatGPT über den MCP-Connector von WebWork sehen

Der MCP-Connector von WebWork verbindet einen KI-Assistenten wie Claude, ChatGPT, Gemini, Microsoft Copilot oder Cursor mit deinem Workspace. Danach kannst du den Assistenten alles fragen, wofür du sonst einen Bericht öffnen würdest – oder ihn Änderungen vornehmen lassen, etwa Stundenzettel freigeben.

So funktioniert der Zugriff:

1. Verbinden können nur der Workspace-Owner oder ein Executive Manager mit verifizierter E-Mail-Adresse. Andere Mitgliedstypen nicht.
2. Der Assistent handelt als angemeldeter Nutzer – mit dessen Rolle und Berechtigungen. Oder wie es in unserem Connector-Leitfaden heißt: „Durch das Verbinden eines Assistenten erweitert sich niemandes Zugriff.“
3. Er kann alle Berichte lesen, die du auch öffnen kannst – darunter Zeit-, Aktivitäts-, Aktivitätsbeschreibungs-, App- und Website-, Anwesenheits-, Timeline-, Echtzeit-, GPS- und Aufgabenberichte. Screenshots werden schreibgeschützt zurückgegeben, jeweils mit dem zugehörigen Mitglied, Projekt und der Aufgabe.
4. Der Connector speichert keine separate Kopie deiner Workspace-Daten.

Für Änderungen gibt es eigene Schutzmechanismen. Löschen oder Archivieren erfordert immer deine ausdrückliche Bestätigung, und der Assistent informiert dich, bevor eine Aktion eine echte E-Mail auslöst – etwa eine Einladung oder die Genehmigung eines Urlaubsantrags. Bei der Anmeldung entscheidest du, ob du Lese-, Schreib- oder Admin-Zugriff gewährst, und in deinem KI-Client kannst du Tools einzeln freigeben. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen.

Ein verbundener Assistent sieht alles, was auch die Person sieht, die ihn verbunden hat. Beim Workspace-Owner sind das zum Beispiel Screenshots, GPS-Verlauf und App-Nutzung für den gesamten Workspace. Ein paar Gewohnheiten helfen:

1. Frag nur nach den Daten, die du für deine Frage brauchst. Für die Kapazitätsplanung reichen zum Beispiel Stunden auf Teamebene. Die ICO empfiehlt aggregierte Analyseberichte, um Trends zu erkennen, ohne einzelne Beschäftigte zu identifizieren.
2. Wenn du nur Berichte brauchst, gewähre bei der Anmeldung ausschließlich Lesezugriff und lass Schreib- und Admin-Rechte deaktiviert.
3. Bevor du Mitarbeiterdaten in einen Chat holst, prüf die Einstellungen deines KI-Anbieters zu Chatverlauf und Modelltraining. Der Connector liefert seine Ergebnisse direkt in deine Unterhaltung mit dem Assistenten.

Mach Datenschutz zum festen Bestandteil deiner KI-Einführung

Sag deinem Team, was die KI liest, bevor du sie aktivierst. Laut ICO musst du Beschäftigte – von sehr seltenen Ausnahmen abgesehen – über jede Form der Überwachung informieren, und zwar zugänglich und leicht verständlich. Die Tabelle oben in diesem Artikel und die KI-Richtlinie von WebWork sind ein guter Ausgangspunkt für dieses Gespräch.