Der Steuerabzug für Überstunden — gültig für die US-Bundessteuerjahre 2025 bis 2028 — gilt ausschließlich für den vom FLSA vorgeschriebenen Zuschlagsanteil der Überstundenvergütung: also die „Hälfte“ bei der Anderthalbfach-Bezahlung. Nicht die gesamte Überstundenauszahlung, nicht die Stunden zum regulären Satz, sondern nur der Zuschlag. Das bedeutet: Deine Aufzeichnungen müssen für jeden Mitarbeitenden und jede Abrechnungsperiode die Vergütung zum regulären Satz vom Überstundenzuschlag trennen. Um diese Zahl zu ermitteln, brauchst du drei Dinge: präzise Ein- und Ausstempeldaten, Überstundenregeln, die FLSA-Überstunden sofort markieren, sobald sie anfallen, und genehmigte Stundenzettel mit einem Audit-Trail. Wenn dein aktuelles Setup die tatsächlich geleisteten Stunden bereits erfasst, kannst du den Rest an einem Nachmittag neu konfigurieren. Falls nicht, ist die Korrektur der zugrunde liegenden Zeitdaten der erste Schritt.

So sieht der komplette Weg aus:

1. Beschaffe dir belastbare Ein- und Ausstempeldaten.
2. Konfiguriere die Überstundenregeln so, dass sich der Zuschlag von der regulären Vergütung trennen lässt.
3. Sichere Stundenzettel-Genehmigungen und den Audit-Trail ab.

Was für den Steuerabzug bei Überstunden qualifiziert — und was nicht

Bevor du irgendeine Einstellung anfasst, solltest du die Definition korrekt verstehen, denn wenn du die falsche Zahl meldest, entstehen Probleme für dich und deine Mitarbeitenden. Laut den IRS-Richtlinien zu den neuen Steuerabzügen für berufstätige Amerikaner deckt der Abzug die „qualifizierte Überstundenvergütung“ ab — also Überstundenlohn, den das Bundesrecht, konkret der Fair Labor Standards Act, vorschreibt. Und davon qualifiziert sich nur der Zuschlagsanteil über dem regulären Satz.

Ein bewusst hypothetisches Beispiel macht die Aufteilung greifbar. Angenommen, ein Stundenlohn-Mitarbeitender verdient 20 $ pro Stunde und arbeitet 46 Stunden in einer Woche. Der FLSA schreibt für die 6 Stunden über 40 eine Anderthalbfach-Bezahlung vor — also 30 $ pro Stunde. Von diesen 6 Überstunden:

• Der Anteil zum regulären Satz (6 × 20 $ = 120 $) qualifiziert sich nicht. Das ist normaler Lohn.
• Der Zuschlagsanteil (6 × 10 $ = 60 $) qualifiziert sich schon. Diese 60 $ sind die Zahl, auf der der Abzug aufbaut.

Mehrere Kategorien fallen komplett aus dem Abzug heraus:

• Stunden zum regulären Satz. Die ersten 40 Stunden einer Woche erzeugen keine qualifizierten Überstunden, egal wie sie bezahlt werden.
• Angestellte mit Festgehalt und Ausnahmestatus (exempt). Wenn der FLSA für eine Rolle keine Überstunden vorschreibt, gibt es keinen FLSA-vorgeschriebenen Zuschlag — es qualifiziert sich also nichts, selbst wenn du für lange Wochen freiwillig extra zahlst.
• Überstunden nur nach Bundesstaatenrecht. Manche Bundesstaaten schreiben tägliche Überstunden vor (etwa nach einer bestimmten Stundenzahl an einem einzelnen Tag), auch wenn die Person in der Woche unter 40 Stunden bleibt. Wenn der FLSA diesen Zuschlag nicht vorschreibt, zählt er nicht als qualifizierte Überstundenvergütung. Deine Aufzeichnungen müssen FLSA-Überstunden von den bundesstaatlich vorgeschriebenen Überstunden unterscheiden, nicht in einen Topf werfen.
• Vertragliche oder freiwillige Zuschläge. Doppelter Lohn nach Tarifvertrag, Feiertagszuschläge, Schichtzulagen — wenn es nicht die vom FLSA vorgeschriebene Hälfte ist, liegt es außerhalb des Abzugs.

Deshalb reicht eine zusammengefasste „Überstundenvergütung“ in einem Lohnabrechnungsbericht nicht aus. Der Abzug ist auf der Ebene des Zuschlags definiert, und dein System muss ihn isolieren können.

Was Mitarbeitende von dir verlangen werden und was du melden musst

Diese Anfrage wird während der Steuersaison in deinem Postfach landen: „Kannst du mir meine gesamten qualifizierten Überstunden für das Jahr nennen?“ Der Mitarbeitende braucht diese Zahl für seine Steuererklärung, und du als Arbeitgeber musst in der Lage sein, die qualifizierte Überstundenvergütung zu melden — die Meldemechanik ergibt sich aus denselben IRS-Richtlinien, also halte dich für Formulare und Fristen daran.

Eine brauchbare Antwort sieht so aus, pro Mitarbeitendem, pro Abrechnungsperiode:

• Geleistete reguläre Stunden und Vergütung zum regulären Satz
• Geleistete FLSA-Überstunden
• Der Anteil dieser Überstunden zum regulären Satz
• Der Zuschlagsanteil dieser Überstunden — der qualifizierte Betrag

Die meisten Stundenzettel-Exporte liefern stattdessen nur eine Zeile: „Überstundenvergütung: X $“ zum zusammengefassten Anderthalbfach-Satz. Diese Zahl kann man weder einem Mitarbeitenden noch einem Steuerberater in die Hand drücken, ohne sie manuell nachzuarbeiten — und manuelle Nacharbeit über ein ganzes Jahr an Abrechnungsperioden für jeden Stundenlohn-Mitarbeitenden ist genau das Projekt, das du vermeiden willst. Das ist der Kern dessen, was „keine Steuer auf Überstunden für Arbeitgeber“ operativ tatsächlich bedeutet: Der Abzug gehört dem Mitarbeitenden, aber die Last der Aufzeichnung liegt bei dir. Die drei folgenden Schritte sorgen dafür, dass jede künftige Abrechnungsperiode die Aufschlüsselung automatisch produziert.

Schritt 1: Beschaffe dir belastbare Ein- und Ausstempeldaten

Fang beim Rohmaterial an. Die Zuschlagsberechnung ist reine Arithmetik auf Basis der geleisteten Stunden — wenn die Stunden falsch sind, ist alles Nachgelagerte falsch, und keine noch so schöne Berichtsformatierung kann das reparieren.

So geht’s: Verlange von jedem nicht-befreiten (non-exempt) Mitarbeitenden, an jedem Arbeitstag die tatsächlichen Start- und Endzeiten zu erfassen. Keine Vorgaben aus dem Dienstplan, kein „9 bis 5, außer jemand sagt was anderes“. Tatsächliche Zeiten, einschließlich:

• Arbeit außerhalb der regulären Zeiten. Die um 20 Uhr beantwortete E-Mail und der am Samstag fertiggestellte Bericht sind nach FLSA geleistete Stunden. Wenn sie die Woche über 40 Stunden treiben, erzeugen sie einen qualifizierten Zuschlag — aber nur, wenn sie erfasst wurden.
• Remote- und Hybrid-Tage. Von zu Hause geleistete Arbeit zählt genauso wie Zeit im Büro. Angenommene Blöcke für Remote-Tage sind die häufigste Lücke in Überstundenaufzeichnungen.
• Pausen. Unbezahlte Pausen müssen erfasst werden, damit sie von den geleisteten Stunden ausgenommen und nicht stillschweigend mit eingerechnet werden.

Hier leistet ein ordentliches Tracking-Setup die eigentliche Arbeit. Mit einer Software zur Zeiterfassung für Mitarbeitende wie WebWork stempeln Mitarbeitende am Desktop oder mobil ein und aus, Anwesenheit und Pausen werden in dem Moment erfasst, in dem sie anfallen, und der Stundenzettel spiegelt echte geleistete Arbeitszeit statt einer Dienstplanvorlage wider. Mitarbeitende sollten genau wissen, was erfasst wird und warum — in diesem Fall dient das Tracking direkt ihren Interessen, denn genau das macht ihre Abzugszahl korrekt und belastbar.

Der Fehler, den du vermeiden solltest: Stundenzettel automatisch aus dem Dienstplan zu befüllen und Mitarbeitende zu bitten, „Ausnahmen zu korrigieren“. In der Praxis werden Ausnahmen nicht korrigiert, Arbeit außerhalb der regulären Zeiten bleibt unerfasst, und am Ende meldest du eine qualifizierte Überstundenzahl, die auf Annahmen statt auf Aufzeichnungen beruht.

Schritt 2: Konfiguriere die Überstundenregeln so, dass sich der Zuschlag trennen lässt

Sobald die Stunden echt sind, muss das System sie korrekt klassifizieren — automatisch, sobald sie anfallen, und nicht am Jahresende rekonstruiert.

So geht’s:

• Lege die wöchentliche FLSA-Schwelle fest. Konfiguriere dein Stundenzettel-System so, dass Stunden über 40 pro Arbeitswoche als Überstunden markiert werden. Stelle sicher, dass die im System definierte Arbeitswoche mit der Arbeitswoche übereinstimmt, die du in der Lohnabrechnung verwendest — eine Abweichung verschiebt Stunden über die Schwelle hinweg und verfälscht die Zuschlagszählung.
• Trenne bundesstaatliche Regeln von FLSA-Regeln. Wenn du in einem Bundesstaat mit täglichen Überstundenvorgaben tätig bist, konfiguriere auch diese — du musst sie trotzdem bezahlen — aber halte sie unterscheidbar. Nur der vom FLSA vorgeschriebene Zuschlag qualifiziert sich für den Abzug, daher kann ein Bericht, der tägliche Überstunden nach Bundesstaatenrecht mit wöchentlichen Überstunden nach Bundesrecht vermischt, die qualifizierte Zahl nicht liefern.
• Teile den Zuschlag in den Exporten auf. Prüfe, ob deine Stundenzettel- und Lohnabrechnungsexporte Überstunden als zwei Komponenten anzeigen können: den Anteil zum regulären Satz und den Zuschlagsanteil. Wenn dein aktueller Export nur einen zusammengefassten Anderthalbfach-Betrag zeigt, muss die Abzugsrechnung für jeden Mitarbeitenden und jede Abrechnungsperiode von Hand neu gemacht werden.

In WebWork werden die Überstundenschwellen einmal festgelegt und automatisch auf die erfasste Zeit angewendet, und die Berichte zur Erfassung der Lohnabrechnungsstunden tragen reguläre Stunden, Überstunden und Vergütungssätze bis in die Lohnabrechnung durch — sodass der Zuschlag aus klar getrennten Zahlen stammt und nicht eine Zahl ist, auf die du rückwärts schließen musst.

Der Fehler, den du vermeiden solltest: „Überstunden konfiguriert“ als erledigt abzuhaken, nur weil irgendwo Überstunden auftauchen. Teste den Export. Wenn du deinem Buchhalter nicht den Bericht einer einzelnen Abrechnungsperiode geben kannst und er den qualifizierten Zuschlag in unter einer Minute einkreisen kann, ist die Konfiguration nicht fertig.

Schritt 3: Sichere Stundenzettel-Genehmigungen und den Audit-Trail ab

Eine Zahl ist nur dann meldbar, wenn du zeigen kannst, wie sie zustande kam. Bei einem Steuerabzug bedeutet das: genehmigte Stundenzettel mit sichtbarer Änderungshistorie — denn wenn die gemeldeten qualifizierten Überstunden eines Mitarbeitenden jemals angezweifelt werden, ist „so stand’s in der Tabelle“ keine Antwort.

So geht’s:

• Genehmige jede Abrechnungsperiode, bevor die Lohnabrechnung läuft. Führungskräfte prüfen und bestätigen die Stundenzettel ihres Teams in festem Rhythmus — pro Abrechnungsperiode, nicht vierteljährlich. Genehmigung nach der Lohnabrechnung ist eine Formalität; Genehmigung vor der Lohnabrechnung ist eine Kontrolle.
• Protokolliere jede Bearbeitung. Wenn eine Führungskraft oder ein Mitarbeitender einen Eintrag korrigiert — ein vergessenes Ausstempeln, eine übersehene Pause — sollten der ursprüngliche Wert, der neue Wert, wer die Änderung vorgenommen hat und warum, alle festgehalten werden. Ein Workflow zur Stundenzettel-Genehmigung, der diese Historie erfasst, macht aus einem Stundenzettel einen Beleg.
• Halte die genehmigte Version unveränderlich. Sobald eine Periode genehmigt und bezahlt ist, sollten nachträgliche Änderungen eine dokumentierte Korrektur erfordern, kein stilles Überschreiben.

Der Fehler, den du vermeiden solltest: Korrekturen über eine geteilte Tabelle oder eine Slack-Nachricht an die Lohnabrechnung laufen zu lassen. Jede undokumentierte Bearbeitung ist eine Lücke zwischen der Aufzeichnung und der gemeldeten Zahl — genau die Art von Lücke, die es später unmöglich macht, eine gemeldete qualifizierte Überstundenzahl zu verteidigen.

Fehler bei der Aufzeichnung, die zur Steuerzeit Probleme machen

Vier Fehlerbilder tauchen in Überstundenaufzeichnungen immer wieder auf, und jedes verfälscht die qualifizierte Überstundenzahl auf eine bestimmte Weise:

• Stunden runden. Wenn du Stempelzeiten auf die nächste Viertelstunde oder den nächsten Schichtblock rundest, verschiebst du Stunden in beide Richtungen über die 40-Stunden-Schwelle — bei manchen Mitarbeitenden wird die zuschlagsberechtigte Zeit untertrieben, bei anderen übertrieben. Erfasse die tatsächlichen Minuten und lass den Bericht die Summe bilden.
• Nicht erfasste Arbeit außerhalb der regulären Zeiten. Überstunden, die rechtlich stattfanden, aber nie erfasst wurden, sind der schlimmste Fall: Der Mitarbeitende hat einen qualifizierten Zuschlag verdient, der in deinen Aufzeichnungen nicht existiert, und du schuldest Lohn, den du nicht gezahlt hast. Echtzeit-Tracking auf den Geräten, auf denen die Arbeit passiert, schließt diese Lücke.
• Nachträgliche Bearbeitungen ohne Trail. Jede stille Korrektur macht die endgültige Zahl weniger verteidigbar. Sie mag trotzdem richtig sein — aber du kannst es nicht mehr beweisen.
• Schätzungen zum Monatsende. Stundenzettel, die Wochen später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, sind Schätzungen im Kostüm von Aufzeichnungen. Zeitnahe Einträge — erfasst an dem Tag, an dem die Arbeit passiert ist — sind der Standard, auf dem das ganze System ruht.

So prüfst du, ob dein Setup funktioniert — eine Bereitschafts-Checkliste

Wende das auf deine jüngste Abrechnungsperiode an. Wenn jede Antwort „ja“ ist, werden deine Aufzeichnungen die vom Abzug geforderte Zahl produzieren. Wenn eine Antwort „nein“ ist, ist das deine nächste Baustelle — in der aufgeführten Reihenfolge.

• Stempeln alle nicht-befreiten Mitarbeitenden ihre tatsächlichen Start- und Endzeiten ein, einschließlich Remote-Arbeit und Arbeit außerhalb der regulären Zeiten?
• Stimmen deine Überstundenregeln mit der wöchentlichen FLSA-Schwelle überein, wobei die Arbeitswoche deines Systems mit deiner Lohnabrechnungs-Arbeitswoche übereinstimmt?
• Falls du tägliche Überstunden nach Bundesstaatenrecht hast: Werden diese getrennt von den FLSA-Überstunden erfasst?
• Kann dein Export den Überstundenzuschlag als eigene Zeile anzeigen, getrennt vom Anteil zum regulären Satz?
• Werden Stundenzettel in jeder Abrechnungsperiode von einer Führungskraft genehmigt, bevor die Lohnabrechnung läuft?
• Gibt es ein Änderungsprotokoll, das zeigt, wer was, wann und warum bearbeitet hat?

Um die gesamte Kette zu testen, wähle einen Mitarbeitenden aus, der letzte Periode Überstunden gemacht hat, und ermittle seinen qualifizierten Zuschlag mit einem einzigen Export aus dem System — ohne Tabellen-Rechnerei. Wenn das nicht klappt, arbeite dich die Checkliste rückwärts durch, bis du das kaputte Glied findest.

Das absolut Wichtigste, das du richtig hinbekommen musst: die Aufteilung zwischen Vergütung zum regulären Satz und dem FLSA-Zuschlag, erfasst pro Abrechnungsperiode, sobald sie anfällt. Alles andere — Genehmigungen, Audit-Trails, Exporte — existiert, um genau diese eine Zahl zu schützen. Fang diese Woche an, indem du deinen letzten Lohnabrechnungsexport heranziehst und prüfst, ob der Zuschlag als eigene Zeile erscheint. Falls nicht, behebe die Überstundenkonfiguration, bevor die nächste Abrechnungsperiode abschließt, denn jede Periode, die mit zusammengefassten Überstunden vergeht, ist eine weitere Periode, die du zur Steuerzeit von Hand rekonstruieren musst.