Um die Auslastung abrechenbarer Stunden in einer Agentur zu verbessern, brauchen Sie drei Dinge: Erfassen Sie jede Stunde – abrechenbar und nicht abrechenbar – projektbezogen, setzen Sie ein realistisches Auslastungsziel pro Rolle statt einer pauschalen Zahl und überprüfen Sie die nicht abrechenbaren Kategorien wöchentlich, damit Sie die aussortieren können, die sich nicht rentieren. Dem Team einfach zu sagen „rechnet mehr ab“, ohne diese Transparenz zu schaffen, führt nur zu aufgeblähten Zeiterfassungen. Sie brauchen ein Zeiterfassungstool mit einer Kennzeichnung für abrechenbar/nicht abrechenbar und rund einen Monat vollständiger Daten, bevor Sie Ziele festlegen; die Einrichtung selbst dauert einen Nachmittag.

Hier ist der komplette Weg:

1. Beginnen Sie damit, nicht abrechenbare Zeit zu erfassen, nicht nur abrechenbare
2. Legen Sie ein realistisches Auslastungsziel pro Rolle fest
3. Finden Sie die größten Zeitfresser bei nicht abrechenbaren Stunden in Ihren Daten
4. Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch und streichen Sie, was sich nicht rentiert
5. Nutzen Sie dieselben Daten, um zu prüfen, ob Festpreisprojekte rentabel sind

Was die Auslastung abrechenbarer Stunden misst – die Formel

Die Formel für die Auslastung abrechenbarer Stunden ist einfach: abrechenbare Stunden ÷ insgesamt verfügbare Stunden. Angenommen, eine Designerin arbeitet 40 Stunden pro Woche und 26 dieser Stunden entfallen auf Kundenarbeit, die Sie in Rechnung stellen können. Ihre Auslastung liegt bei 26 ÷ 40 = 65 %.

Beim Nenner machen die meisten Agenturen den Fehler. Wenn Sie nur abrechenbare Stunden erfassen, haben Sie den Zähler und sonst nichts – die insgesamt verfügbaren Stunden werden zur Schätzung auf Basis der vertraglich vereinbarten Stunden, und diese decken sich selten mit der Realität, sobald Sie Überstunden, halbe Tage und Urlaub berücksichtigen. Eine Auslastungszahl, die auf einem geschätzten Nenner beruht, ist bedeutungslos, und jedes Ziel, das Sie daran ausrichten, ist reine Show.

Deshalb geht jeder der folgenden Schritte vom selben Grundsatz aus: Erfassen Sie zuerst alle geleisteten Stunden, dann rechnen Sie.

Schritt 1: Erfassen Sie nicht abrechenbare Zeit, nicht nur abrechenbare

Beginnen Sie damit, interne Meetings, Überarbeitungen, Angebote und Administratives als erfasste Projektzeit zu protokollieren. Nicht abrechenbare Stunden zu erfassen mag sich nach vergeudetem Aufwand anfühlen, aber genau auf der nicht abrechenbaren Seite findet die eigentliche Verbesserung statt – was Sie nicht sehen, können Sie nicht reduzieren.

Die konkrete Einrichtung dauert in den meisten Tools einen Nachmittag:

• Legen Sie interne Projekte für die großen nicht abrechenbaren Blöcke an – zum Beispiel „Interne Meetings“, „Neukundengeschäft“, „Administratives“ und „Weiterbildung“.
• Fügen Sie darunter Aufgaben hinzu, damit Stunden einem konkreten Punkt zugeordnet werden („Angebot – Kunde X“ statt eines generischen „Neugeschäft“).
• Kennzeichnen Sie Stunden in den Zeiterfassungen als abrechenbar oder nicht abrechenbar, sodass beide Arten in denselben Bericht mit demselben Nenner einfließen.

Wenn Ihr aktuelles Tool die Stunden nicht so aufteilen kann, ist das das Erste, was Sie ändern sollten – eine Erfassung abrechenbarer Stunden, die in der normalen Projektzeiterfassung integriert ist, bedeutet, dass die Leute nur einmal erfassen und die Kategorisierung automatisch geschieht. Mit WebWork können Sie Stunden pro Projekt und Mitarbeiter als abrechenbar oder nicht abrechenbar kennzeichnen, sodass Ihre Zeiterfassungen beide Seiten zeigen, ohne dass jemand zwei Systeme pflegen muss.

Der Fehler, den Sie in diesem Schritt vermeiden sollten: das Erfassen nicht abrechenbarer Stunden wie ein Geständnis wirken zu lassen. Wenn die Leute das Gefühl haben, dass es schlecht aussieht, interne Stunden zu erfassen, buchen sie diese Zeit klammheimlich auf Kundenprojekte um – und Ihre Daten sind vom ersten Tag an verfälscht. Sagen Sie ausdrücklich, dass nicht abrechenbare Stunden erwartet werden, dass die Daten dazu dienen, Prozesse zu verbessern, und dass niemand nach seinen nicht abrechenbaren Stunden bewertet wird.

Wenn Sie sehen möchten, wie diese Einrichtung in der Praxis funktioniert, können Sie WebWork 14 Tage lang kostenlos testen und die Projektstruktur aufbauen, bevor der nächste Abrechnungszyklus beginnt.

Schritt 2: Legen Sie ein realistisches Auslastungsziel pro Rolle fest

Setzen Sie für jede Rolle ein eigenes Ziel, basierend auf Ihrem ersten Monat mit vollständigen Erfassungsdaten – nicht auf einer einzigen agenturweiten Zahl und nicht auf einem Benchmark, den Sie online gefunden haben.

Ein pauschales Ziel scheitert, weil die Rollen strukturell unterschiedliche Belastungen tragen. Ein Senior Account Director verbringt echte Stunden mit Vertriebsgesprächen, Eskalationen und Personalführung – nichts davon ist abrechenbar, alles davon ist notwendig. Ein Junior-Designer hat fast nichts davon. Legen Sie beide auf dieselbe Zahl fest, dann setzen Sie sie entweder so niedrig an, dass sie für das produktive Personal bedeutungslos ist, oder so hoch, dass die Führungsebene sie nur erreichen kann, indem sie Stunden falsch deklariert.

Das qualitative Muster ist über Agenturen hinweg gleich: Produktive Rollen (Design, Entwicklung, Text) halten die höchste Auslastung, hybride Rollen (Projektmanager, Senior Creatives, die auch pitchen) liegen in der Mitte und die Führungsebene ganz unten. Wo genau jede Rolle landet, sollte sich aus Ihren eigenen Daten ergeben – erfassen Sie einen Monat lang alles, schauen Sie sich an, was jede Rolle bei normalem Arbeitsfluss tatsächlich erreicht, und setzen Sie das Ziel leicht darüber.

Eine Zahl ist als Ziel immer falsch: 100 %. Volle Auslastung bedeutet null Zeit für Angebote, Weiterbildung, interne Verbesserungen oder das Beheben von Scope-Problemen – und in der Praxis bedeutet es meist, dass die Zeiterfassungen aufgebläht sind und nicht, dass die Arbeit vollständig abrechenbar ist. Betrachten Sie eine anhaltend nahezu 100-prozentige Auslastung als Warnsignal für Burnout-Risiko oder schlechte Daten, nicht als Erfolg.

Schritt 3: Finden Sie die größten Zeitfresser bei nicht abrechenbaren Stunden in Ihren Daten

Sobald Sie ein paar Wochen vollständige Daten haben, teilen Sie die nicht abrechenbaren Stunden in benannte Kategorien auf, damit jede einzelne als eigener Posten und nicht als undurchsichtige Masse erscheint. In Agenturen sind die üblichen Verdächtigen berechenbar:

Übertragen Sie dieses Schema diese Woche als interne Projekte oder Tags in Ihr Tool. Die Kategorien sind wichtiger als das Tool: „nicht abrechenbar: 34 Stunden“ sagt Ihnen gar nichts, während „nicht abgerechnete Überarbeitungen für Kunde X: 11 Stunden“ Ihnen genau sagt, welcher Vertrag eine Überarbeitungsklausel braucht.

Der Fehler hier ist Overengineering. Fünfzehn Kategorien bedeuten, dass die Leute aufhören, sorgfältig auszuwählen, und alles in „Sonstiges“ kippen. Fünf oder sechs Blöcke, die man in zwei Sekunden auswählen kann, schlagen eine Taxonomie, die niemand nutzt.

Schritt 4: Führen Sie eine wöchentliche Überprüfung durch und streichen Sie eins nach dem anderen

Blocken Sie 20 Minuten pro Woche – gleicher Tag, gleiche Uhrzeit – um sich zwei Ansichten anzuschauen: Auslastung pro Rolle gegenüber dem Ziel und nicht abrechenbare Stunden nach Kategorie im Vergleich zur Vorwoche. Entscheiden Sie dann eine konkrete Streichung oder Korrektur. Eine.

Die Korrekturen lassen sich direkt den Kategorien zuordnen:

• Interne Meetings sind gewachsen: Kürzen Sie die wiederkehrenden, reduzieren Sie die Teilnehmerliste oder verlagern Sie Status-Updates in die schriftliche Form.
• Nicht abgerechnete Überarbeitungen sind gewachsen: Schreiben Sie ein Überarbeitungslimit in den Scope des nächsten Vertrags und beginnen Sie damit, Anfragen außerhalb des Umfangs schon in der ersten Stunde beim Kunden zu melden, nicht erst bei der Übergabe.
• Angebotsstunden sind gewachsen: Erstellen Sie eine Angebotsvorlage, sodass jeder neue Pitch eine bestehende Struktur wiederverwendet, statt bei null zu beginnen, und halten Sie Pitch-Arbeit vom produktiven Junior-Personal fern.
• Administratives ist gewachsen: Automatisieren Sie den repetitiven Teil – Workflows zur Freigabe von Zeiterfassungen, Rechnungsvorlagen, Standardberichte.

Pro Woche an einer Kategorie zu arbeiten ist wichtiger, als es klingt. Eine pauschale Aktion nach dem Motto „Overhead reduzieren“ verteilt den Druck überallhin, führt nirgends zu messbaren Veränderungen und bringt dem Team bei, Gerede über Auslastung als Rauschen abzutun. Eine gezielte Korrektur pro Woche erzeugt einen sichtbaren Vorher-Nachher-Vergleich in genau dem Bericht, den Sie am folgenden Montag überprüfen – und genau das hält die Gewohnheit am Leben.

Schritt 5: Prüfen Sie, ob Festpreisprojekte tatsächlich rentabel sind

Wenn Ihre Agentur von der stundenbasierten Abrechnung wegkommt, erfassen Sie trotzdem weiter die Stunden. Agenturen, die auf wertbasierte Preisgestaltung umsteigen, kommen oft zu dem Schluss, dass Stundendaten jetzt überflüssig sind – und verlieren die einzige Möglichkeit zu erkennen, ob ein Festpreisprojekt Geld eingebracht hat.

Die Prüfung ist eine einzige Division: effektiver Stundensatz = Projekthonorar ÷ tatsächlich erfasste Stunden. Angenommen, Sie haben ein Corporate-Identity-Projekt zum Festpreis von 12.000 $ verkauft und das Team hat 180 Stunden darauf verbucht, inklusive Überarbeitungen. Ihr effektiver Satz liegt bei 66 $ pro Stunde. Ob das gut oder alarmierend ist, hängt von Ihren Kosten pro Stunde ab – aber ohne die erfassten Stunden wüssten Sie nie, dass es diese Zahl überhaupt gibt.

Führen Sie diese Rechnung beim Abschluss jedes Festpreisprojekts durch. Über einige Monate hinweg sehen Sie, welche Projekttypen, Kunden und Umfänge durchgehend einen gesunden effektiven Satz liefern und welche auf der Rechnung rentabel aussehen, es aber nicht sind. Das ist die Preisintelligenz, mit der Sie das nächste Festpreisprojekt selbstbewusst statt hoffnungsvoll anbieten können.

Woran Sie erkennen, dass sich Ihre Auslastung abrechenbarer Stunden tatsächlich verbessert

Prüfen Sie nach vier bis sechs Wochen der wöchentlichen Überprüfung drei Signale:

• Die Auslastung pro Rolle bewegt sich in Richtung Ziel – schrittweise, ein paar Prozentpunkte auf einmal. Ein plötzlicher Sprung bedeutet meist, dass sich das Erfassungsverhalten geändert hat, nicht die Arbeit.
• Die nicht abrechenbaren Kategorien, auf die Sie abgezielt haben, sind geschrumpft, und die, auf die Sie nicht abgezielt haben, sind gleich geblieben. Das bestätigt, dass die Verbesserung von Ihren Korrekturen kam und nicht davon, dass Leute Stunden umetikettiert haben.
• Die effektiven Stundensätze bei Festpreisprojekten sind stabil oder steigen. Eine höhere Auslastung bei unrentabler Arbeit ist keine Verbesserung.

Wenn sich die Auslastung nicht bewegt, liegt die Ursache fast immer an einer von zwei Sachen. Entweder ist die Kategorisierung zu grob, um auf eine konkrete Korrektur hinzuweisen – teilen Sie dann die größte unscharfe Kategorie in kleinere auf – oder die niedrige Auslastung ist ein Problem der Arbeitsverteilung: Manche Leute sind mit abrechenbarer Arbeit überbucht, während andere untätig herumsitzen. Dieser zweite Fall ist eine Entscheidung über Personalplanung und Ressourceneinsatz, nichts, was eine einzelne Person durch anderes Arbeiten lösen kann.

Fehler, die die Auslastung verschlechtern statt verbessern

Vier Anti-Muster machen alles oben Beschriebene zunichte:

• Die pauschale Ansage „rechnet mehr ab“. Ohne Transparenz darüber, wohin die nicht abrechenbare Zeit fließt, ist der einzige Hebel, den die Leute haben, das Aufblähen der Zeiterfassungen. Ihre ausgewiesene Auslastung steigt, Ihre Margen nicht.
• 100 % als Ziel zu setzen. Das eliminiert die Zeit, die eine Agentur am Laufen hält – Angebote, Weiterbildung, Scope-Korrekturen – und garantiert aufgeblähte Zahlen.
• Einzelpersonen für niedrige Auslastung zu bestrafen. Wenn die Ursache in der Arbeitsverteilung liegt, bringt Bestrafung der Person allen nur bei, die echten Zahlen zu verbergen.
• Nicht abrechenbare Arbeit unsichtbar zu lassen. Nicht kategorisierte Stunden lassen sich nicht reduzieren, nur beklagen.

Das Wichtigste, das Sie richtig machen müssen: Vollständige Erfassung kommt immer vor den Zielen. Beginnen Sie diese Woche damit, abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden zu erfassen, mit dem Fünf-Kategorien-Schema aus Schritt 3, und setzen Sie kein einziges Auslastungsziel, bevor Sie einen Monat echter Daten haben. Jede Zahl, die Sie davor festlegen, ist eine Schätzung – und Ihr Team wird das merken.