Vor Kurzem kam ein Kunde aus Spanien mit einer Frage auf uns zu, die uns zum Nachdenken gebracht hat. Er trackte seine Zeiten bereits mit WebWork, erfüllte bereits die Pflicht zur täglichen Arbeitszeiterfassung, die in Spanien seit 2019 für jedes Unternehmen gilt, und konnte einem Prüfer genau zeigen, wann jede Person an einem beliebigen Tag begonnen und aufgehört hatte. Was er uns nicht sagen konnte: ob sein Team auf Kurs war, die 1.800 jährlichen Stunden zu überschreiten, die sein Convenio vorgibt. Genau das war die Zahl, an der er tatsächlich gemessen wurde.
Er musste im September wissen, ob sein Team auf Kurs war, sie zu überschreiten.
Also haben wir ihm den Report gebaut. Warum das echte Entwicklungsarbeit bedeutete und nicht einfach nur ein Filter auf einem bestehenden Export war, steht in zwei verschiedenen Artikeln des spanischen Arbeitnehmerstatuts, die wir uns weiter unten ansehen.
Die tägliche Erfassung und das Jahreskontingent sind zwei verschiedene Pflichten
Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts, eingeführt durch das Königliche Gesetzesdekret 8/2019, verpflichtet jedes Unternehmen, die täglichen Anfangs- und Endzeiten jedes Mitarbeitenden zu erfassen. Die Aufzeichnungen werden vier Jahre lang aufbewahrt und Prüfern, Arbeitnehmervertretungen sowie den Beschäftigten selbst zur Verfügung gestellt. Diese Pflicht besteht seit sieben Jahren und ist eindeutig.
Die Grenze, ab der Überstunden entstehen, kommt aus einer anderen Ecke. Artikel 34.1 legt die Dauer des Arbeitstags per Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag fest, wobei die wöchentliche Höchstgrenze von 40 Stunden als Jahresdurchschnitt berechnet wird. Die tatsächliche Zahl ist genau die, die der Branchen- oder Unternehmens-Convenio angibt.
Diese Zahl lässt sich nicht an einem einzelnen Tag ablesen. Ein Beschäftigter kann zum Beispiel einen Monat lang jeden Abend um sieben Feierabend machen und trotzdem übers Jahr gesehen unter dem Kontingent bleiben. Ein anderer kann jeden Tag pünktlich gehen und es im November trotzdem überschreiten, einfach weil der Kalender so lag. Deshalb führt der einzige Weg über das Aufsummieren des Jahres und den Vergleich mit dem Kontingent.
Was der Report enthalten muss
Sobald wir mit dem Bau des Reports begonnen hatten, tauchten immer mehr Anforderungen auf. Aber wir haben es trotzdem geschafft, jede einzelne davon umzusetzen:
- Stunden pro Mitarbeitendem und pro Referenzzeitraum, so wie der Convenio ihn definiert.
- Ein konfigurierbares Jahreskontingent, denn die Zahl variiert je nach Convenio, je nach Branche und manchmal sogar je nach einzelnem Mitarbeitenden.
- Anteilige Berechnung für Teilzeitkräfte und alle, die unterjährig eingestiegen sind.
- Abzüge für Urlaub, Abwesenheiten und Feiertage, die die geschuldeten regulären Stunden reduzieren.
- Ein laufender Saldo der bisherigen Stunden gegenüber dem anteiligen Kontingent, plus eine Hochrechnung auf das Jahresende.
- Überschreitungen des Kontingents, die als vergütungspflichtige Überstunden markiert werden.
- Ein Abgleich mit der jährlichen Überstundengrenze von 80 Stunden nach Artikel 35.2.
- Ein Export, den er einem Prüfer als Nachweis vorlegen kann.
Punkt 2 ist der Grund, warum sich das nicht einfach von der Stange kaufen lässt. Es gibt kein einheitliches spanisches Jahreskontingent, das man fest einprogrammieren könnte – ein Bau-Convenio und ein Gastgewerbe-Convenio setzen unterschiedliche Werte fest, und ein Unternehmenstarifvertrag kann noch mal einen ganz anderen festlegen.
Ausgleichsruhe und unregelmäßige Arbeitszeiten verändern die Berechnung
Zwei Regelungen im spanischen Recht verändern, wie die Gesamtsumme gezählt wird – und beide wirken zugunsten des Unternehmens.
Die erste betrifft die Art, wie man Überstunden abgilt. Wenn man sie mit Freizeit statt mit Geld ausgleicht und dieser Freizeitausgleich innerhalb von vier Monaten genommen wird, zählen diese Stunden nicht zur jährlichen 80-Stunden-Grenze.
Die zweite betrifft die Verteilung übers Jahr. Das Arbeitnehmerstatut erlaubt eine unregelmäßige Verteilung der Arbeitszeit, sodass ein arbeitsintensiver Monat, gefolgt von einem ruhigeren, innerhalb des regulären Kontingents bleiben kann. Ein Report, der jede stressige Woche als Überstunden wertet, überschätzt, was das Unternehmen tatsächlich schuldet.
Beides bedeutet: Der laufende Saldo muss die Regeln des Convenios anwenden und nicht einfach nur Stunden zusammenzählen.
Warum wir daraus ein Standard-Feature machen
Wir haben das für einen einzigen Kunden gebaut. Aber jetzt arbeiten wir daran, es allen zur Verfügung zu stellen, denn er ist nicht das einzige Unternehmen in Spanien mit diesem Problem. Jeder spanische Arbeitgeber, der einem Convenio unterliegt, hat ein Jahreskontingent – und die meisten berechnen es in einer Tabelle neben ihrem eigentlichen Zeiterfassungstool.
Und ehrlich gesagt: Es geht nicht nur um Spanien. Frankreich, Deutschland, Portugal und Italien haben alle ihre eigenen Regeln zur Arbeitszeiterfassung. Genau deshalb bauen wir die Jahresberechnung als festen Bestandteil des Produkts ein.
So arbeiten wir – indem wir euch zuhören
Dieses Feature gibt es, weil ein Kunde danach gefragt und sein Problem besser erklärt hat, als wir es je hätten erraten können. Wir hören die Anforderung lieber direkt von euch, als dass wir sie uns zusammenreimen.
Wenn ihr also Arbeitszeit in einem anderen Land verwaltet und euer Kontingent anders berechnet wird, lasst es uns wissen. Jede Anforderung, die wir hören, hilft dabei, das Produkt für alle zu formen, die es nutzen.
Wenn ihr gerade aktiv Tools für ein spanisches Team evaluiert, sind zwanzig Minuten für eine Live-Demo gut investiert. Unser Team zeigt euch, wie die Stundendaten in Reporting und Lohnabrechnung einfließen, bevor ihr euch auf irgendetwas festlegt.
