Récemment, un client espagnol est venu nous voir avec une question qui nous a fait réfléchir. Il suivait déjà le temps de travail avec WebWork, il était déjà en conformité avec le registre journalier que toute entreprise espagnole tient depuis 2019, et il pouvait montrer à un inspecteur exactement à quelle heure chaque personne commençait et terminait sa journée. Ce qu’il ne pouvait pas nous dire, c’est si son équipe était en bonne voie pour dépasser les 1 800 heures annuelles fixées par son convenio. C’était pourtant ce chiffre-là qui l’engageait réellement.

Il avait besoin de savoir, dès septembre, si son équipe allait le dépasser ou non.

Nous lui avons donc construit ce rapport. Et s’il a fallu le construire plutôt que d’appliquer un simple filtre sur un export existant, la raison tient à deux articles bien distincts du Statut des travailleurs, que nous allons parcourir ci-dessous.

Le registre journalier et le quota annuel sont deux obligations différentes

L’article 34.9 du Statut des travailleurs, ajouté par le décret-loi royal 8/2019, oblige chaque entreprise à enregistrer l’heure de début et de fin de journée de chaque salarié. Les registres sont conservés pendant quatre ans et mis à disposition des inspecteurs, des représentants du personnel et des salariés eux-mêmes. Cette obligation est en vigueur depuis sept ans et ne laisse aucune place à l’interprétation.

La limite qui déclenche les heures supplémentaires, elle, vient d’ailleurs. L’article 34.1 fixe la durée de la journée de travail par convention collective ou par contrat, avec un maximum de 40 heures hebdomadaires calculé en moyenne annuelle. Le chiffre exact est celui que fixe le convenio du secteur ou de l’entreprise.

Impossible de lire ce chiffre sur une seule journée. Par exemple, un salarié peut terminer à sept heures tous les soirs pendant un mois et rester quand même en dessous du quota sur l’année. Un autre peut partir à l’heure chaque jour et le dépasser en novembre à cause de la manière dont le calendrier est tombé. C’est pour ça que la seule façon de le savoir, c’est de cumuler l’année et de comparer le résultat au quota.

Ce que le rapport doit contenir

Une fois que nous avons commencé à construire le rapport, d’autres exigences ont commencé à apparaître. Mais nous avons quand même réussi à toutes les couvrir :

1. Les heures par salarié, par période de référence, telle que le convenio la définit.
2. Un quota annuel configurable, car le chiffre varie selon le convenio, le secteur et parfois même selon chaque salarié.
3. Une proratisation pour les salariés à temps partiel et pour tous ceux qui ont rejoint l’entreprise en cours d’année.
4. La déduction des congés, des absences et des jours fériés, qui réduisent le nombre d’heures ordinaires dues.
5. Un solde d’heures à jour comparé au quota proratisé, ainsi qu’une projection de la situation en fin d’année.
6. Le dépassement du quota signalé comme heures supplémentaires à payer.
7. Un contrôle croisé avec le plafond annuel de 80 heures supplémentaires prévu par l’article 35.2.
8. Un export qu’il puisse remettre à un inspecteur comme preuve.

Le point 2 est celui qui rend cette fonctionnalité difficile à trouver sur étagère. Il n’existe pas de quota annuel espagnol unique à coder en dur : un convenio du bâtiment et un convenio de l’hôtellerie fixent des chiffres différents, et un accord d’entreprise peut encore en fixer un autre.

Le repos compensateur et la répartition irrégulière changent le calcul

Deux dispositions du droit espagnol modifient la manière dont le total est compté, et toutes deux jouent en faveur de l’entreprise.

La première concerne la façon de régler les heures supplémentaires. Si vous les compensez par du repos plutôt que par une rémunération, et que ce repos est pris dans les quatre mois, ces heures ne comptent pas dans le plafond annuel de 80 heures.

La seconde concerne la façon de répartir l’année. Le Statut des travailleurs autorise une répartition irrégulière de la journée de travail : un mois chargé suivi d’un mois plus léger peut donc rester dans le quota ordinaire. Un rapport qui traite chaque semaine chargée comme des heures supplémentaires surestimera ce que l’entreprise doit.

Dans les deux cas, cela signifie que le total cumulé doit appliquer les règles du convenio, et pas se contenter d’additionner les heures.

Pourquoi nous en faisons une fonctionnalité standard

Nous avons construit ça pour un seul client. Mais nous travaillons désormais à le rendre disponible pour tout le monde, car il n’est pas la seule entreprise en Espagne à rencontrer ce problème. Tout employeur espagnol couvert par un convenio a un quota annuel, et la plupart le calculent dans un tableur à côté de leur outil de suivi du temps.

Et ce n’est d’ailleurs pas propre à l’Espagne. La France, l’Allemagne, le Portugal et l’Italie ont chacun leurs propres règles d’enregistrement du temps de travail. C’est pour ça que nous intégrons le calcul annuel comme une véritable brique du produit. 

C’est comme ça que nous travaillons : en vous écoutant

Cette fonctionnalité existe parce qu’un client l’a demandée et nous a expliqué son problème mieux que nous n’aurions jamais pu le deviner. Nous préférons de loin entendre le besoin de votre bouche plutôt que d’essayer de le deviner.  

Alors si vous gérez le temps de travail dans un autre pays et que votre quota se calcule différemment, faites-le nous savoir. Chaque besoin que l’on nous remonte aide à façonner le produit pour tous ceux qui l’utilisent.

Et si vous êtes en pleine évaluation d’outils pour une équipe espagnole, une démo en direct vaut bien vingt minutes. Notre équipe peut vous montrer comment les données d’heures alimentent le reporting et la paie avant que vous ne vous engagiez à quoi que ce soit.

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