Para melhorar a taxa de utilização faturável numa agência, precisa de três coisas: registar cada hora — faturável e não faturável — em relação aos projetos, definir uma meta de utilização realista por função em vez de um número único para todos, e rever as categorias não faturáveis semanalmente para poder cortar aquelas que não compensam. Dizer à equipa para “faturar mais” sem essa visibilidade só produz timesheets inflados. Precisa de um time tracker com marcação de faturável/não faturável e cerca de um mês de dados completos antes de definir metas; a configuração em si leva uma tarde.

Aqui está o caminho completo:

1. Comece a registar o tempo não faturável, não só o faturável
2. Defina uma meta de utilização realista por função
3. Identifique os maiores desperdícios de tempo não faturável nos seus dados
4. Faça uma revisão semanal e corte o que não compensa
5. Use os mesmos dados para verificar se o trabalho a preço fixo é rentável

O que a taxa de utilização faturável mede — a fórmula

A fórmula da taxa de utilização faturável é simples: horas faturáveis ÷ total de horas disponíveis. Imagine que uma designer trabalha 40 horas por semana e 26 dessas horas vão para trabalho de cliente que pode faturar. A utilização dela é 26 ÷ 40 = 65%.

O denominador é onde a maioria das agências se engana. Se só regista as horas faturáveis, tem o numerador e mais nada — o total de horas disponíveis torna-se um palpite baseado nas horas contratadas, e as horas contratadas raramente correspondem à realidade quando se contabilizam horas extra, meios-dias e faltas. Um número de utilização construído sobre um denominador adivinhado não tem qualquer valor, e qualquer meta que defina em relação a ele é pura encenação.

É por isso que todos os passos abaixo partem do mesmo princípio: capturar todas as horas trabalhadas primeiro, e só depois calcular.

Passo 1: Registe o tempo não faturável, não só o faturável

Comece a registar reuniões internas, revisões, propostas e tarefas administrativas como tempo de projeto registado. Registar horas não faturáveis pode parecer esforço aplicado na direção errada, mas é no lado não faturável que a melhoria realmente acontece — não pode reduzir aquilo que não consegue ver.

A configuração concreta leva uma tarde na maioria das ferramentas:

• Crie projetos internos para os grandes blocos não faturáveis — por exemplo “Reuniões Internas”, “Novos Negócios”, “Administrativo” e “Formação”.
• Adicione tarefas dentro de cada um para que as horas caiam num sítio específico (“Proposta — Cliente X” em vez de um genérico “Novos negócios”).
• Marque as horas como faturáveis ou não faturáveis nas timesheets, para que ambos os tipos alimentem o mesmo relatório com o mesmo denominador.

Se a sua ferramenta atual não consegue separar as horas desta forma, essa é a primeira coisa a corrigir — o registo de horas faturáveis integrado no registo de tempo de projeto normal significa que as pessoas registam uma vez e a categorização acontece automaticamente. O WebWork permite marcar horas como faturáveis ou não faturáveis por projeto e por membro, para que as suas timesheets mostrem ambos os lados sem que ninguém tenha de preencher dois sistemas.

O erro a evitar neste passo: fazer com que o registo não faturável pareça uma confissão. Se as pessoas sentirem que registar horas internas fica mal visto, vão discretamente reatribuir esse tempo a projetos de clientes e os seus dados ficam corrompidos logo no primeiro dia. Diga explicitamente que as horas não faturáveis são esperadas, que os dados vão servir para corrigir processos, e que ninguém será avaliado pelas suas horas não faturáveis.

Se quiser ver como esta configuração funciona na prática, pode experimentar o WebWork gratuitamente durante 14 dias e montar a estrutura de projetos antes de começar o próximo ciclo de faturação.

Passo 2: Defina uma meta de utilização realista por função

Defina uma meta separada para cada função, com base no seu próprio primeiro mês de dados de registo completo — não num único número para toda a agência e não num benchmark que encontrou online.

Uma meta única falha porque as funções carregam cargas estruturalmente diferentes. Um account director sénior gasta horas reais em chamadas de vendas, escalonamentos e gestão de pessoas — nada disto é faturável, tudo isto é necessário. Um designer júnior praticamente não tem nada disso. Aplique o mesmo número a ambos e ou o define baixo o suficiente para ser irrelevante para o pessoal de produção, ou alto o suficiente para que a liderança só consiga atingi-lo classificando mal as horas.

O padrão qualitativo é consistente entre agências: as funções de produção (design, desenvolvimento, copy) sustentam a utilização mais alta, as funções híbridas (gestores de projeto, criativos séniores que também fazem pitching) ficam no meio, e a liderança fica na mais baixa. O sítio exato onde cada função se posiciona deve vir dos seus próprios dados — registe tudo durante um mês, veja o que cada função realmente atinge quando o trabalho flui normalmente, e defina a meta ligeiramente acima disso.

Há um número que está sempre errado como meta: 100%. Utilização total significa zero tempo para propostas, formação, melhoria interna ou correção de problemas de âmbito — e na prática costuma significar que os timesheets estão inflados em vez de o trabalho estar totalmente faturável. Trate a utilização sustentada perto dos 100% como um sinal de alerta de risco de burnout ou de dados errados, não como uma vitória.

Passo 3: Identifique os maiores desperdícios de tempo não faturável nos seus dados

Assim que tiver algumas semanas de dados completos, divida as horas não faturáveis em categorias nomeadas para que cada uma apareça como uma linha específica em vez de uma névoa. Nas agências, os suspeitos do costume são previsíveis:

Copie este esquema para a sua ferramenta esta semana como projetos internos ou tags. As categorias importam mais do que a ferramenta: “não faturável: 34 horas” não lhe diz nada, enquanto “revisões não faturadas do Cliente X: 11 horas” diz-lhe exatamente qual o contrato que precisa de uma cláusula de revisões.

O erro aqui é a complexidade excessiva. Quinze categorias fazem com que as pessoas deixem de escolher com cuidado e atirem tudo para “Outros”. Cinco ou seis blocos que as pessoas conseguem escolher em dois segundos são melhores do que uma taxonomia que ninguém usa.

Passo 4: Faça uma revisão semanal e corte uma coisa de cada vez

Reserve 20 minutos por semana — mesmo dia, mesma hora — para olhar para duas vistas: utilização por função em relação à meta, e horas não faturáveis por categoria comparadas com a semana anterior. Depois decida um corte ou uma correção concreta. Uma.

As correções mapeiam diretamente para as categorias:

• As reuniões internas cresceram: encurte as recorrentes, reduza a lista de participantes, ou passe as atualizações de status para forma escrita.
• As revisões não faturadas cresceram: escreva um limite de revisões no âmbito do próximo contrato, e comece a sinalizar os pedidos fora de âmbito ao cliente logo à primeira hora, não na entrega.
• As horas de proposta cresceram: crie um template de proposta para que cada novo pitch reutilize a estrutura em vez de começar em branco, e mantenha o trabalho de pitching longe do pessoal de produção júnior.
• O administrativo cresceu: automatize a parte repetitiva — fluxos de aprovação de timesheets, templates de faturas, relatórios padrão.

Agir sobre uma categoria por semana importa mais do que parece. Um esforço genérico de “reduzir custos gerais” espalha a pressão por todo o lado, não produz mudança mensurável em lado nenhum, e ensina a equipa a tratar as conversas sobre utilização como ruído. Uma correção direcionada por semana produz um antes/depois visível no próprio relatório que revê na segunda-feira seguinte, e é isso que mantém o hábito vivo.

Passo 5: Verifique se o trabalho a preço fixo é realmente rentável

Se a sua agência está a afastar-se da faturação por hora, continue a registar horas mesmo assim. As agências que migram para preços baseados em valor costumam concluir que os dados de horas já são obsoletos — e perdem a única forma de saber se um projeto a preço fixo deu lucro.

A verificação é uma única divisão: taxa horária efetiva = valor do projeto ÷ horas reais registadas. Imagine que vendeu um projeto de identidade de marca por um valor fixo de 12.000 € e a equipa registou 180 horas, incluindo revisões. A sua taxa efetiva é de 66 € por hora. Se isso é bom ou alarmante depende do seu custo por hora — mas sem as horas registadas, nunca saberia que esse número existia.

Faça este cálculo no fecho de cada projeto a preço fixo. Ao fim de alguns meses vai ver que tipos de projeto, clientes e âmbitos produzem consistentemente uma taxa efetiva saudável e quais os que parecem rentáveis na fatura mas não são. É essa a inteligência de pricing que lhe permite orçamentar o próximo projeto a preço fixo com confiança em vez de esperança.

Como saber se a sua taxa de utilização faturável está realmente a melhorar

Após quatro a seis semanas de revisão semanal, verifique três sinais:

• A utilização por função está a caminhar para a meta — gradualmente, uns pontos de cada vez. Um salto repentino costuma significar que o comportamento de registo mudou, não o trabalho.
• As categorias não faturáveis que teve como alvo diminuíram, e as que não teve mantiveram-se estáveis. Isso confirma que a melhoria veio das suas correções e não de pessoas a reclassificar horas.
• As taxas horárias efetivas do trabalho a preço fixo estão estáveis ou a subir. Maior utilização em trabalho não rentável não é uma melhoria.

Se a utilização não se está a mexer, a causa é quase sempre uma de duas coisas. Ou a categorização é demasiado genérica para apontar para uma correção específica — divida a maior categoria difusa em outras mais pequenas — ou a baixa utilização é um problema de distribuição de carga de trabalho: algumas pessoas estão sobrecarregadas com trabalho faturável enquanto outras estão paradas. Esse segundo caso é uma decisão de dotação de pessoal e agendamento, não algo que qualquer indivíduo consiga resolver trabalhando de forma diferente.

Erros que pioram a utilização em vez de a melhorar

Quatro anti-padrões deitam por terra tudo o que foi dito acima:

• Uma ordem genérica de “faturar mais”. Sem visibilidade sobre onde vai o tempo não faturável, a única alavanca que as pessoas têm é inflar os timesheets. A sua utilização reportada sobe, as suas margens não.
• Definir 100% como objetivo. Elimina o tempo que mantém uma agência a funcionar — propostas, formação, correções de âmbito — e garante números inflacionados.
• Punir indivíduos por baixa utilização. Quando a causa é a forma como o trabalho é distribuído, punir a pessoa só ensina toda a gente a esconder os números reais.
• Deixar o trabalho não faturável invisível. As horas não categorizadas não podem ser reduzidas, apenas ressentidas.

A coisa mais importante a acertar: o registo completo vem antes das metas, sempre. Comece esta semana a capturar as horas faturáveis e não faturáveis, com o esquema de cinco categorias do Passo 3, e não defina uma única meta de utilização até ter um mês de dados reais. Todos os números que definir antes disso são um palpite, e a sua equipa vai conseguir perceber.