O nível de atividade é um dos números mais mal interpretados na gestão de equipas. Mas só porque mostra dados mensuráveis nem sempre significa que seja igual a produtividade. E é isso que vamos desmistificar neste artigo. 

A maioria das ferramentas de controlo de tempo mostra o número como uma percentagem ao lado do nome de uma pessoa, por vezes a vermelho ou verde. Infelizmente, nem todos os gestores param para se perguntar se aquele número é apenas um número ou, na verdade, um veredito sobre o desempenho.

Então, aqui está do que o número é realmente feito, o que pode razoavelmente concluir a partir dele e onde deixa de ser útil.

O que o nível de atividade realmente mede

O nível de atividade mede a interação física com um computador. Isto significa toques no teclado, cliques do rato e ações de scroll que são contadas durante o tempo monitorizado e transformadas numa percentagem.

Esta é toda a definição. O número não consegue dizer que trabalho foi feito, que KPIs foram atingidos e o que aconteceu fora do dispositivo. 

O que complica as coisas é que cada ferramenta calcula a percentagem de forma diferente, e o método altera o quanto pode confiar no resultado. A abordagem mais comum verifica se houve alguma interação durante cada segundo ou cada janela de dez segundos e, depois, reporta que fração dessas janelas teve algo nelas. Segundo esse método, uma pessoa que carrega numa tecla a cada nove segundos pode obter uma pontuação perto dos 100%.

Como é calculado o nível de atividade?

O nível de atividade é calculado contando a interação do teclado, rato e scroll durante o tempo monitorizado e expressando-a como uma percentagem de 0 a 100. A WebWork usa uma fórmula de dois fatores que combina a intensidade da interação, ou seja, a média de ações por minuto ativo, com a fração do tempo monitorizado que teve alguma interação.

Construímos assim porque a versão de fator único tem falhas óbvias. Dividir o total de ações pelo total de minutos monitorizados significava que alguém que trabalhava intensamente durante dois minutos e não fazia nada nos oito seguintes ainda podia mostrar uma percentagem elevada nesse intervalo. É por isso que separar a intensidade do tempo ativo dá uma leitura mais honesta de ambos.

A segunda coisa que mudámos foi a base de referência. A Sensibilidade de Atividade define quantas ações por minuto ativo contam como intensidade máxima de interação, e pode escolher entre Relaxada com 25 ações por minuto, Normal com 50 e Estrita com 100. A Relaxada é indicada para designers, gestores e investigadores. A Estrita é indicada para introdução de dados e funções de computador de alta frequência.

Sem esse ajuste, todas as funções na sua empresa são avaliadas em relação a uma velocidade de escrita que só se aplica a algumas delas.

O que o nível de atividade pode dizer-lhe

Há três coisas que o nível de atividade faz de forma honesta.

1. Confirma que o tempo monitorizado foi tempo de trabalho. Por exemplo, muitas vezes precisa de provas de que as horas na folha de horas envolveram alguém a um teclado.
2. Mostra o desvio em relação à própria base de referência de uma pessoa. Quando alguém que normalmente ronda os 55% cai para 20% durante uma semana, isso merece uma conversa. A conversa é normalmente sobre bloqueios, carga de trabalho ou bem-estar, não sobre esforço.
3. Mostra padrões ao nível da equipa e do espaço de trabalho. Por exemplo, se a atividade de todo um departamento cai a pique todas as quintas-feiras à tarde, a causa é muito mais provavelmente um bloco de reuniões recorrente do que quinze pessoas a perderem a motivação ao mesmo tempo.

Todos estes três usam o nível de atividade como um sinal sobre presença e envolvimento e não produtividade real ou resultados. 

Se quiser ver como os dados de atividade ficam quando são calibrados por função em vez de aplicados de forma uniforme, pode experimentar a WebWork gratuitamente durante 14 dias.

O que o nível de atividade não pode dizer-lhe

Agora, vamos ver os limites, porque é aqui que a maioria dos relatórios erra.

1. Pensar e ler mal se registam ou não se registam de todo

Rever um pull request, ler uma especificação técnica, trabalhar num contrato, estar numa chamada com um cliente produz muito pouca interação e tudo isso é trabalho real. 

2. As funções produzem bases de referência completamente diferentes

Um agente de suporte pode gerir doze chats enquanto um arquiteto pode desenhar um único diagrama de sistema. É exatamente por isso que não pode usar a mesma base de referência para profissionais diferentes.

3. O trabalho assistido por IA mudou a aritmética

Um redator que dá um prompt a um modelo e depois edita o resultado produz uma fração dos toques de teclado que produziria a escrever do zero (digo-lhe isto por experiência própria). Mas ainda assim vai entregar o mesmo trabalho ou até mais. A mesma mudança está a acontecer em código, investigação e relatórios na maioria das equipas neste momento. O volume de interação está a cair por razões que nada têm que ver com esforço, mas sim por razões externas.

Os colaboradores podem simular os níveis de atividade?

Sim. Os mouse jigglers e os auto-clickers simulam a interação, e as métricas de atividade simples baseadas em percentagem não conseguem distinguir movimento simulado de trabalho real. Esta é a crítica mais comum ao controlo de interação, e é justa.

O que a apanha é a análise de padrões e não a percentagem em si. O Controlo de Atividade Anormal da WebWork sinaliza três assinaturas específicas: atividade acima de 95% mantida durante 45 minutos ou mais, flutuação de interação abaixo de 4% ao longo de uma hora, e uso intenso do rato combinado com quase nenhuma interação de teclado.

Esta funcionalidade está disponível no plano Premium.

Repare que, quando as pessoas começam a simular atividade, o problema não é o número simulado, mas a causa raiz, que é muito provavelmente a prática pouco saudável de monitorização. Por isso, é algo que vale a pena observar e prevenir. 

Qual é uma boa percentagem de nível de atividade?

Não existe uma boa percentagem universal. Um objetivo realista depende da função, do trabalho que está a ser feito nessa semana e da definição de sensibilidade por trás do cálculo.

Os intervalos predefinidos da WebWork colocam qualquer valor abaixo de 30% na banda Baixa, de 30% a 60% na Média, e acima de 60% na Alta. Esses limites são um ponto de partida, e pode ajustá-los nas definições. 

Mais uma coisa a considerar é a linha de tendência em vez da percentagem absoluta. 

Porque é que o meu nível de atividade está baixo?

Uma atividade baixa normalmente significa que o trabalho envolveu ler, pensar, ver ou falar em vez de escrever e clicar. Reuniões, videochamadas, chamadas telefónicas e documentos longos produzem todos pouca interação. Lembre-se de que definições de sensibilidade demasiado estritas para a função também empurram o número para baixo, por isso vale a pena discuti-lo com o gestor do espaço de trabalho.

Se a leitura parecer errada, verifique a definição de sensibilidade antes de verificar a pessoa.

Como usar o nível de atividade sem prejudicar a confiança

Quatro regras cobrem a maior parte disto.

1. Nunca use o nível de atividade isoladamente numa avaliação de desempenho, numa decisão de remuneração ou num despedimento. É uma leitura entre várias, e é a que menos está ligada aos resultados.
2. Defina a sensibilidade por função antes de definir qualquer expectativa.
3. Dê aos colaboradores acesso aos seus próprios dados. Quando as pessoas conseguem ver os mesmos números que o gestor vê, a métrica torna-se algo com que podem trabalhar.
4. Leia-o ao lado dos resultados, como tarefas fechadas, projetos entregues, tickets resolvidos, receita gerada. O nível de atividade descreve o lado da interação do dia, e as métricas de resultados descrevem o que o dia produziu.

Há um argumento de conformidade para a mesma abordagem. Várias jurisdições avançaram no sentido de exigir que os empregadores divulguem especificamente que métodos de monitorização usam, em vez de emitirem um aviso genérico de que a atividade no computador pode ser monitorizada. Se tiver de nomear o que recolhe e explicar porquê, torna-se muito mais difícil justificar uma métrica que está a usar fora do seu propósito real.

As métricas que vale a pena ler ao lado do nível de atividade

A Visão Geral do Modo de Trabalho separa o Tempo de Foco, ou seja, períodos de trabalho concentrado sem distrações, do Tempo Superficial, ou seja, trabalho de menor intensidade. Duas pessoas com a mesma percentagem de atividade podem ter perfis de foco muito diferentes.

A categorização do trabalho classifica aplicações e sites como Produtivos, Neutros ou Não Produtivos. A WebWork AI faz isto automaticamente após dez minutos de utilização, e as classificações têm em conta a equipa. Por exemplo, o LinkedIn conta como produtivo para uma equipa de marketing e neutro para uma equipa de desenvolvimento, e a ferramenta tem de conseguir distinguir os dois.

Os Insights de Produtividade reúnem a repartição do tempo, a pontuação de produtividade, o uso de aplicações e sites, as métricas de envolvimento e a comparação escritório versus remoto numa única vista, juntamente com o nível de atividade face à média do espaço de trabalho.

Os dados de tarefas e projetos fecham o ciclo. Horas monitorizadas num projeto, tarefas concluídas, orçamento consumido face à estimativa.

Lidas em conjunto, estas dizem-lhe como correu realmente uma semana. Lida isoladamente, uma percentagem de atividade diz-lhe o quanto alguém mexeu no teclado.

Para onde isto caminha

À medida que mais do trabalho mecânico passa para ferramentas de IA, o volume de interação torna-se um sinal cada vez mais fraco sobre trabalho produtivo. Em vez disso, deve ser usado em conjunto com os resultados e o trabalho produzido como uma medida de envolvimento.

Estamos também a construir nessa direção, e é por isso que as nossas funcionalidades de IA se focam em interpretar padrões em vez de contar cliques com mais afinco. O nível de atividade continua no produto, e continua útil, desde que todos os que o leem saibam exatamente o que ele abrange.

Se quiser ver como isto funciona com os dados da sua própria equipa, a WebWork é gratuita durante 14 dias e não precisa de cartão para começar.

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