Le niveau d’activité est l’un des chiffres les plus mal interprétés dans la gestion des équipes. Mais ce n’est pas parce qu’il affiche des données mesurables qu’il correspond toujours à la productivité. Et c’est justement ce que nous allons démystifier dans cet article. 

La plupart des outils de suivi du temps affichent ce chiffre sous forme de pourcentage à côté du nom d’une personne, parfois en rouge ou en vert. Malheureusement, tous les managers ne prennent pas le temps de se demander si ce chiffre n’est qu’un chiffre ou s’il s’agit en réalité d’un verdict sur la performance.

Voici donc de quoi ce chiffre est réellement composé, ce que vous pouvez raisonnablement en conclure, et à partir de quel moment il cesse d’être utile.

Ce que le niveau d’activité mesure réellement

Le niveau d’activité mesure les actions physiques sur un ordinateur. Il s’agit des frappes au clavier, des clics de souris et des actions de défilement qui sont comptabilisés pendant le temps suivi, puis convertis en pourcentage.

C’est là toute la définition. Ce chiffre ne peut pas indiquer quel travail a été effectué, quels KPI ont été atteints, ni ce qui s’est passé en dehors de l’appareil. 

Ce qui complique les choses, c’est que chaque outil calcule ce pourcentage différemment, et la méthode utilisée influe sur la confiance que vous pouvez accorder au résultat. L’approche la plus courante vérifie si une action a eu lieu pendant chaque seconde ou chaque fenêtre de dix secondes, puis indique la proportion de ces fenêtres contenant une action. Avec cette méthode, une personne qui appuie sur une seule touche toutes les neuf secondes peut obtenir un score proche de 100 %.

Comment le niveau d’activité est-il calculé ?

Le niveau d’activité est calculé en comptabilisant les actions au clavier, à la souris et au défilement pendant le temps suivi, puis en les exprimant sous forme de pourcentage de 0 à 100. WebWork utilise une formule à deux facteurs qui combine l’intensité des actions, c’est-à-dire le nombre moyen d’actions par minute active, avec la proportion du temps suivi qui contenait une action, quelle qu’elle soit.

Nous l’avons conçue ainsi parce que la version à facteur unique est manifestement imparfaite. Diviser le total des actions par le nombre total de minutes suivies signifiait qu’une personne ayant travaillé intensément pendant deux minutes puis n’ayant rien fait pendant les huit minutes suivantes pouvait tout de même afficher un pourcentage élevé sur cet intervalle. C’est pourquoi séparer l’intensité du temps actif offre une lecture plus honnête des deux.

La deuxième chose que nous avons changée, c’est le point de référence. La Sensibilité de l’activité définit combien d’actions par minute active correspondent à une intensité maximale, et vous pouvez choisir entre Relaxed à 25 actions par minute, Normal à 50 et Strict à 100. Relaxed convient aux designers, aux managers et aux chercheurs. Strict convient à la saisie de données et aux postes à forte fréquence d’utilisation de l’ordinateur.

Sans cet ajustement, chaque poste de votre entreprise est évalué par rapport à une vitesse de frappe qui ne concerne qu’une partie d’entre eux.

Ce que le niveau d’activité peut vous dire

Il y a trois choses que le niveau d’activité indique honnêtement.

1. Il confirme que le temps suivi était bien du temps de travail. Par exemple, vous avez souvent besoin de preuves que les heures figurant sur la feuille de temps impliquaient quelqu’un devant un clavier.
2. Il révèle un écart par rapport au point de référence propre à une personne. Lorsque quelqu’un qui tourne habituellement à 55 % chute à 20 % pendant une semaine, cela mérite une conversation. Cette conversation porte généralement sur les obstacles, la charge de travail ou le bien-être, et non sur l’effort fourni.
3. Il met en évidence des tendances à l’échelle de l’équipe et de l’espace de travail. Par exemple, si l’activité de tout un département s’effondre chaque jeudi après-midi, la cause est bien plus probablement un créneau de réunion récurrent que quinze personnes perdant leur motivation en même temps.

Ces trois usages utilisent le niveau d’activité comme un signal sur la présence et l’engagement, et non sur la productivité réelle ou les résultats produits. 

Si vous voulez voir à quoi ressemblent les données d’activité lorsqu’elles sont calibrées par poste plutôt qu’appliquées de manière uniforme, vous pouvez essayer WebWork gratuitement pendant 14 jours.

Ce que le niveau d’activité ne peut pas vous dire

Maintenant, penchons-nous sur les limites, car c’est là que la plupart des rapports se trompent.

1. La réflexion et la lecture n’enregistrent presque rien, voire rien du tout

Examiner une pull request, lire une spécification technique, étudier un contrat, participer à un appel client : tout cela produit très peu d’actions, et pourtant il s’agit bel et bien de travail réel. 

2. Chaque poste génère des points de référence complètement différents

Un agent de support peut gérer douze conversations pendant qu’un architecte dessine un seul schéma de système. C’est précisément pour cela que vous ne pouvez pas utiliser le même point de référence pour des professionnels différents.

3. Le travail assisté par l’IA a changé le calcul

Un rédacteur qui sollicite un modèle puis en édite la sortie produit une fraction des frappes qu’il aurait produites en écrivant de zéro (je vous le dis d’expérience). Mais il livrera tout de même autant, voire plus de travail. Le même changement est en train de se produire dans le code, la recherche et le reporting au sein de la plupart des équipes en ce moment. Le volume d’actions diminue pour des raisons qui n’ont rien à voir avec l’effort, mais plutôt pour des raisons externes.

Les employés peuvent-ils simuler leur niveau d’activité ?

Oui. Les mouse jigglers et les auto-clickers simulent des actions, et les métriques d’activité basées sur un simple pourcentage ne peuvent pas distinguer un mouvement simulé d’un vrai travail. C’est la critique la plus fréquente à l’encontre du suivi des actions, et elle est justifiée.

Ce qui permet de le détecter, c’est l’analyse des schémas plutôt que le pourcentage lui-même. Le Suivi de l’activité inhabituelle de WebWork signale trois signatures spécifiques : une activité supérieure à 95 % maintenue pendant 45 minutes ou plus, une fluctuation des actions inférieure à 4 % sur une heure, et une utilisation intensive de la souris associée à quasiment aucune action au clavier.

Cette fonctionnalité est disponible avec le forfait Premium.

Notez que lorsque les gens commencent à simuler leur activité, le problème n’est pas le chiffre falsifié mais sa cause profonde, qui est très probablement une pratique de suivi malsaine. C’est donc un point qu’il vaut la peine d’observer et de prévenir. 

Quel est un bon pourcentage de niveau d’activité ?

Il n’existe pas de bon pourcentage universel. Un objectif réaliste dépend du poste, du travail effectué cette semaine-là, et du réglage de sensibilité qui sous-tend le calcul.

Les plages par défaut de WebWork classent tout ce qui est inférieur à 30 % dans la tranche Faible, de 30 % à 60 % dans la tranche Moyenne, et au-dessus de 60 % dans la tranche Élevée. Ces seuils constituent un point de départ, et vous pouvez les ajuster dans les paramètres. 

Un autre élément à prendre en compte, c’est la courbe de tendance plutôt que le pourcentage absolu. 

Pourquoi mon niveau d’activité est-il faible ?

Une activité faible signifie généralement que le travail impliquait de la lecture, de la réflexion, du visionnage ou de la conversation plutôt que de la frappe et des clics. Les réunions, les appels vidéo, les appels téléphoniques et les longs documents génèrent tous une faible activité. N’oubliez pas que des réglages de sensibilité trop stricts pour le poste feront également baisser le chiffre : cela vaut donc la peine d’en discuter avec le responsable de l’espace de travail.

Si la lecture semble erronée, vérifiez le réglage de sensibilité avant de remettre la personne en cause.

Comment utiliser le niveau d’activité sans nuire à la confiance

Quatre règles couvrent l’essentiel.

1. N’utilisez jamais le niveau d’activité seul dans une évaluation de performance, une décision de rémunération ou un licenciement. Ce n’est qu’une donnée parmi d’autres, et c’est celle qui est le moins liée aux résultats.
2. Réglez la sensibilité par poste avant de fixer la moindre attente.
3. Donnez aux employés accès à leurs propres données. Lorsque les gens peuvent voir les mêmes chiffres que leur manager, la métrique devient quelque chose avec quoi ils peuvent travailler.
4. Lisez-le en parallèle des résultats produits, comme les tâches clôturées, les projets livrés, les tickets résolus, le chiffre d’affaires généré. Le niveau d’activité décrit le côté « entrant » de la journée, et les métriques de résultats décrivent ce que la journée a produit.

Il existe un argument de conformité en faveur de la même approche. Plusieurs juridictions ont évolué vers l’obligation pour les employeurs de divulguer précisément quelles méthodes de surveillance ils utilisent, plutôt que de publier un avis général indiquant que l’activité informatique peut être surveillée. Si vous devez nommer ce que vous collectez et expliquer pourquoi, il devient beaucoup plus difficile de justifier une métrique que vous utilisez en dehors de son objectif réel.

Les métriques qui méritent d’être lues aux côtés du niveau d’activité

La vue d’ensemble des modes de travail distingue le Temps de concentration, c’est-à-dire les périodes de travail concentré sans distraction, du Temps superficiel, c’est-à-dire un travail de moindre intensité. Deux personnes affichant le même pourcentage d’activité peuvent avoir des profils de concentration très différents.

La catégorisation du travail classe les applications et les sites web comme Productifs, Neutres ou Non productifs. WebWork AI s’en charge automatiquement après dix minutes d’utilisation, et les classifications tiennent compte de l’équipe. Par exemple, LinkedIn est considéré comme productif pour une équipe marketing et neutre pour une équipe de développement, et l’outil doit être capable de faire la différence.

Les analyses de productivité rassemblent la répartition du temps, le score de productivité, l’utilisation des applications et des sites web, les métriques d’engagement et la comparaison bureau vs télétravail dans une seule vue, aux côtés du niveau d’activité comparé à la moyenne de l’espace de travail.

Les données de tâches et de projets bouclent la boucle. Les heures suivies sur un projet, les tâches terminées, le budget consommé par rapport à l’estimation.

Lues ensemble, ces métriques vous disent comment s’est réellement déroulée une semaine. Lu seul, un pourcentage d’activité vous dit à quel point quelqu’un a touché son clavier.

Vers où cela évolue

À mesure qu’une part croissante du travail mécanique est déléguée aux outils d’IA, le volume d’actions devient un signal de plus en plus faible sur le travail productif. Il devrait plutôt être utilisé de concert avec les résultats et le travail produit, comme une mesure de l’engagement.

Nous construisons dans cette direction également, et c’est pourquoi nos fonctionnalités d’IA se concentrent sur l’interprétation des schémas plutôt que sur le comptage encore plus poussé des clics. Le niveau d’activité reste dans le produit, et il reste utile, tant que chaque personne qui le lit sait exactement ce qu’il recouvre.

Si vous voulez voir comment cela fonctionne avec les données de votre propre équipe, WebWork est gratuit pendant 14 jours et vous n’avez pas besoin de carte bancaire pour commencer.

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