La productivité est la clé de la survie d’une entreprise sur le long terme. Elle indique ce que votre entreprise retire des ressources qu’elle investit.
La voici dans sa forme la plus simple :
Productivité = Unités produites / Unités investies
La formule de productivité vous donne un moyen fiable de la mesurer. Dans cet article, nous verrons en quoi consiste la formule, comment calculer la productivité étape par étape, les principales variantes de la formule, et comment utiliser les résultats pour améliorer l’efficacité de votre organisation.
Qu’est-ce que la formule de productivité ?
La formule de productivité est une équation simple que les dirigeants et les managers utilisent pour mesurer la productivité. Vous pouvez l’appliquer à un seul employé, à une équipe, à un service, à une entreprise entière, voire à une économie nationale.
La production correspond à ce que vous générez : chiffre d’affaires, unités, tâches accomplies, tickets résolus. L’investissement correspond à ce qu’il a fallu pour le produire : heures de travail, nombre d’employés, matériaux ou coûts.
En termes commerciaux, la formule vous indique votre efficacité à convertir le temps et les ressources en biens et services. Le U.S. Bureau of Labor Statistics utilise ce même ratio production/investissement pour mesurer la productivité de toute l’économie.
Votre entreprise gagne en productivité si elle produit davantage avec les mêmes ressources, ou si elle produit autant avec moins de ressources. Dans les deux cas, vous prenez l’avantage sur des concurrents qui disposent des mêmes ressources.
Comment calculer la productivité en 3 étapes
Le calcul est simple. La précision dépend de la façon dont vous définissez vos variables.
1. Définir la production
Déterminez ce que vous mesurez : chiffre d’affaires, unités produites, leads générés, projets terminés. Choisissez un indicateur qui reflète une véritable valeur, et pas simplement de l’activité.
2. Définir l’investissement
La plupart des entreprises utilisent les heures de travail ou le nombre d’employés. Si vous ne suivez pas les heures de manière fiable, c’est là que le calcul déraille, car les estimations et les heures déclarées par les employés faussent le résultat. Un outil de suivi du temps vous fournit automatiquement des données d’investissement précises.
3. Diviser la production par l’investissement
Le résultat correspond à votre taux de productivité pour la période concernée. En soi, ce n’est qu’un chiffre : sa valeur vient de la comparaison entre périodes, équipes ou références.
Exemples de formule de productivité
Voici comment la formule fonctionne à trois niveaux d’une organisation.
1. Productivité d’un employé
Un manager peut calculer la productivité d’un employé en divisant la valeur qu’il a produite par le nombre d’heures travaillées.
Imaginons que Jennifer réalise 3 000 $ de ventes sur une semaine de 40 heures, et que Jane réalise 2 000 $ sur une semaine de 20 heures :
- Productivité de Jennifer : 3 000 $ / 40 h = 75 $/heure
- Productivité de Jane : 2 000 $ / 20 h = 100 $/heure
Jane est plus productive que Jennifer, même si elle a généré un chiffre d’affaires total inférieur. Les heures comptent autant que la production, ce qui explique justement pourquoi mesurer précisément l’investissement représente la moitié du calcul.
2. Productivité d’une équipe ou d’un service
La productivité d’une équipe correspond à la production collective de deux personnes ou plus, divisée par leur investissement combiné.
Par exemple, une entreprise de logiciels peut mesurer son service marketing de la façon suivante :
- Production : 1 000 leads générés le mois dernier
- Investissement : 500 heures de travail des employés
- Productivité du service : 1 000 / 500 = 2 leads par heure
3. Productivité de l’entreprise
Au niveau de l’entreprise, la même logique s’applique : production totale (généralement le chiffre d’affaires) divisée par l’investissement total (généralement l’ensemble des heures de travail ou l’effectif total).
Toutes les entreprises, qu’elles soient à distance, hybrides ou en présentiel, peuvent l’utiliser pour identifier quels employés, équipes ou services sont les plus et les moins productifs, et où les ressources sont bien exploitées.
La formule de productivité du travail
La productivité du travail est la variante la plus répandue de la formule. Au lieu des heures, elle utilise l’effectif :
Productivité du travail = Production totale / Nombre d’employés
Si votre entreprise a généré 2 millions de dollars de chiffre d’affaires l’an dernier avec 20 employés, la productivité du travail est de 100 000 $ par employé. Cette version est utile pour comparer des services de tailles différentes, suivre l’efficacité d’une année sur l’autre et vous situer par rapport aux entreprises de votre secteur.
Sa limite, c’est la moyenne. Elle vous dit ce que l’employé type apporte, mais pas qui performe au-dessus ou en dessous de ce niveau. Pour cela, vous avez besoin de données par personne, ce qui nous ramène aux heures suivies.
Si vous voulez voir comment cela fonctionne concrètement, WebWork suit automatiquement les heures de travail et les niveaux de productivité par personne, de sorte que le volet investissement de la formule reste toujours précis. Vous pouvez l’essayer gratuitement pendant 14 jours ici.
La formule de productivité multifactorielle
La formule de base utilise un seul investissement, ce qui vous donne la productivité partielle des facteurs. Elle est facile à calculer, mais elle ne montre qu’un aspect du tableau.
La formule de productivité multifactorielle, quant à elle, compare la production à une combinaison d’investissements. En général, il s’agit du travail, des matériaux et du capital :
Productivité multifactorielle = Production totale / (Travail + Matériaux + Capital)
Voici un exemple simple. Une entreprise produit pour 15 000 $ de production en une semaine. Ses investissements hebdomadaires combinés, comme les salaires, les matériaux et les frais généraux, coûtent 8 000 $. La productivité multifactorielle est de 15 000 / 8 000 = 1,875. Pour chaque dollar investi, l’entreprise récupère environ 1,88 $ de production.
Suivre ce chiffre au fil du temps montre si des investissements comme du nouvel équipement ou de l’automatisation améliorent réellement l’efficacité, ou ne font que déplacer les coûts d’un investissement à un autre.
Pourquoi la formule de productivité est-elle importante ?
La formule de productivité quantifie la valeur générée par des équipes et des employés précis. Ces données vous montrent où votre entreprise obtient le meilleur retour sur investissement et quelles activités produisent peu par rapport aux heures qu’elles consomment.
Puisque la productivité mesure l’efficacité, elle affecte directement votre capacité à être compétitif. Si votre productivité augmente, vous pouvez générer plus de bénéfices en vendant davantage ou en pratiquant des prix plus bas. Si elle progresse moins vite que celle de vos concurrents, votre entreprise perd du terrain, même en travaillant tout aussi dur.
Avec une productivité améliorée, votre entreprise profite d’avantages comme une meilleure satisfaction client, de meilleures conditions auprès des fournisseurs, des salaires plus attractifs et un accès facilité au capital.
L’idée elle-même a plus d’un siècle. Frederick Taylor a introduit la mesure systématique de la productivité dans son livre de 1911, The Principles of Scientific Management, et cela a changé la façon dont les entreprises mesurent leur production. Ce qui a changé depuis, ce sont les données : les outils modernes mesurent automatiquement les investissements, de sorte que la formule s’appuie sur des faits plutôt que sur des estimations.
Les limites de la formule de productivité
La principale limite de la formule de productivité, c’est qu’elle mesure la quantité, et non la qualité.
Elle convient aussi mieux à certains métiers qu’à d’autres. La production industrielle est facile à comptabiliser. Le travail créatif, stratégique et intellectuel est plus difficile à réduire à des unités par heure. Pour ces rôles, associez la formule à des indicateurs de qualité comme la satisfaction client, les taux d’erreur ou l’atteinte des objectifs.
C’est pourquoi il est communément admis d’utiliser la formule comme référence et comme tendance, et non comme unique mesure de la valeur d’une personne.
Les obstacles à l’augmentation de la productivité
Parmi les freins courants à la productivité, on trouve :
- Une mauvaise gestion du temps
- Des réunions trop nombreuses ou inefficaces
- Des processus manuels redondants
- Une technologie obsolète
- Le fait d’être « occupé » au lieu de produire
Augmenter la productivité consiste à isoler les tâches qui gaspillent vos ressources et à évaluer des alternatives qui font gagner du temps, augmentent le chiffre d’affaires et réduisent les dépenses.
Parfois, cela signifie externaliser du travail qui prendrait des jours à votre équipe en interne — par exemple, faire appel à des services pour générer des politiques de confidentialité ou engager un service d’agent enregistré pour gérer la conformité légale plutôt que de développer cette expertise en interne.
D’autres tâches routinières, comme la création de contenu et la communication avec les clients, peuvent être accélérées grâce à des outils tels que les créateurs de sites web et les logiciels d’automatisation.
Il n’existe pas de solution unique qui améliore la productivité dans toutes les situations. Le rôle de la formule est de vous montrer où se situent les pertes, afin que vous puissiez traiter la bonne.
Comment utiliser la formule pour améliorer la productivité
Une fois que vous mesurez la productivité de façon régulière, concentrez-vous sur les domaines offrant la plus grande marge de progression :
- Améliorations technologiques. Ajoutez des outils qui augmentent la production plus que leur coût — automatisation, meilleurs logiciels, équipements plus rapides.
- Efficacité technique. Tirez davantage de ce que vous avez déjà, grâce à la formation ou à une meilleure utilisation des outils existants.
- Améliorations organisationnelles. Réorganisez les équipes en fonction de leurs points forts pour que les projets avancent plus vite. Si vous gérez des freelances ou des équipes distribuées, une répartition claire des tâches suffit parfois à augmenter la production.
- Augmentation de l’échelle. Ajoutez des collaborateurs, des équipements ou de la capacité externalisée là où les chiffres montrent que la demande dépasse vos investissements actuels.
Puis continuez à mesurer. L’amélioration de la productivité est un cycle : calculez, modifiez une variable, puis recalculez pour voir si cela a fonctionné.
Commencez à mesurer la productivité avec précision
La formule de productivité ne vaut que par les données qui l’alimentent. La production se trouve généralement facilement dans vos chiffres de ventes ou de projets. C’est du côté de l’investissement que la plupart des entreprises avancent à l’aveugle.
WebWork élimine les approximations en suivant automatiquement les heures de travail, l’activité et les niveaux de productivité, de sorte que chaque calcul part de données réelles. Si vous êtes prêt à mesurer la productivité plutôt qu’à l’estimer, démarrez un essai gratuit de 14 jours ou réservez une démo avec notre équipe.
SIGNATURE :
Ron Stefanski est un entrepreneur du web et professeur de marketing passionné par l’idée d’aider les gens à créer et à promouvoir leur propre entreprise en ligne. Vous pouvez en apprendre davantage sur lui en visitant OneHourProfessor.com
