Le bureau traditionnel perd de son influence. De plus en plus d’entreprises font appel à des prestataires, des indépendants et des freelances pour constituer leurs équipes. La question n’est donc plus de savoir si vous pouvez faire tourner votre entreprise avec des équipes de freelances, mais plutôt comment y parvenir. Cet article passe en revue les meilleures pratiques pour gérer des équipes de freelances. Vous y trouverez également des conseils pour maintenir leur motivation, leur productivité et leur efficacité.
Définir des attentes claires et précises
Lorsque vous confiez des missions à des freelances, soyez précis : incluez des éléments concrets, des sources et des critères de réussite. Il faut bien le reconnaître : les freelances ne participent pas aux réunions d’équipe habituelles. Pour rendre leurs tâches et leurs objectifs parfaitement clairs, décrivez les éléments suivants :
- Angle d’approche
- Profils clients
- Mots-clés
- Ton
- Voix de marque
Pour gagner du temps et maintenir un niveau de production élevé, fournissez un maximum d’informations dès le départ. Si vous travaillez avec de nombreux freelances, vous pouvez gagner en efficacité en choisissant un logiciel de gestion de freelances. C’est un excellent moyen de centraliser la gestion des tâches, des fuseaux horaires et des échanges.
Être disponible pour répondre aux questions
Proposez des sessions de questions-réponses par téléphone ou en visioconférence, surtout pour les nouvelles missions ou les projets d’envergure. Un cahier des charges écrit ne suffit pas toujours.
Avant le lancement d’un projet, préparez-vous à communiquer en temps réel. Cela vous permettra de clarifier les détails et de répondre aux questions au fur et à mesure.
Pensez à inviter les freelances à des sessions d’information pour cadrer les attentes et anticiper les problèmes. Incluez également les autres membres de l’équipe avec lesquels ils seront amenés à collaborer. Montrez-leur des exemples de projets réussis et expliquez ce qui a bien fonctionné. Partager vos connaissances dès le début d’un projet permet d’éviter les malentendus — et par conséquent, les retards et les reprises de travail effectuées dans l’urgence.
Miser sur la qualité de la mission, pas sur le tarif le plus bas
Sur Internet, les entreprises parlent souvent de « mauvaises expériences avec des freelances ». Certains clients ont vécu des situations difficiles, notamment des délais non respectés et une qualité de service décevante. Ce qui pousse certains à se méfier du recours aux freelances.
Pourtant, la plupart de ces mauvaises expériences ont un point commun : on en a pour son argent. Que ce soit pour un coiffeur ou un développeur d’application mobile, si vous choisissez le prestataire le moins cher, vous ne pouvez pas vous attendre à un résultat exceptionnel. N’oubliez pas que pour vivre de leur activité, les freelances doivent jongler avec plusieurs clients en même temps.
Faire appel à des freelances comporte des avantages et des risques. Plus vous maîtrisez ce processus, plus vous en tirez de bénéfices — et moins vous vous exposez aux risques. Lors du recrutement, concentrez-vous d’abord sur la qualité du travail que le freelance peut vous apporter. Cherchez moins à obtenir le tarif le plus bas (car ce n’est pas ce qui compte le plus — ce qui compte, c’est que le travail soit bien fait).
Gardez à l’esprit que les travailleurs indépendants sont responsables de leurs propres charges sociales et fiscales. Ils ne peuvent pas vous facturer en dessous d’un certain seuil et continuer à vivre de leur métier. Les freelances expérimentés fixent leurs tarifs selon une méthode coût-plus, et cette marge supplémentaire reflète leur expertise.
Les freelances établissent leurs devis en fonction des tarifs du marché et de leurs charges. Parmi ces charges, on retrouve les frais fixes, les abonnements aux outils, le matériel informatique, les services de sauvegarde, les charges courantes et les impôts locaux. Les freelances chevronnés savent qu’ils doivent intégrer ces coûts dans leurs honoraires — faute de quoi, ils travailleraient à perte.
Leur transmettre l’identité de votre marque
Avant de confier vos créations ou vos missions à vos nouveaux freelances, prenez le temps de leur présenter votre stratégie de marque.
Par exemple, si vous faites appel à un designer graphique, concentrez-vous sur votre charte graphique ; si c’est un rédacteur, assurez-vous qu’il a bien assimilé votre ton éditorial.
Selon leur rôle, certains aspects mériteront plus d’attention que d’autres. Et bien sûr, vous devrez leur donner accès à toutes les ressources nécessaires : logos, visuels de marque et autres contenus de référence.
C’est une bonne pratique de rémunérer un freelance une ou deux heures pour qu’il visionne vos vidéos et supports d’onboarding. Cela inclut tout ce que vos équipes RH ou marketing ont créé pour présenter la marque, les produits et la mission de l’entreprise aux nouveaux arrivants. Lorsque vous identifiez un freelance avec qui vous souhaitez travailler sur le long terme, cet investissement modeste lui permettra de monter rapidement en compétence — et vous évitera de fastidieuses allers-retours de correction par la suite.
Désigner des interlocuteurs dédiés
Désignez un membre de votre équipe comme référent pour vos freelances — la seule personne qu’ils appellent ou à qui ils écrivent. Les détails d’un projet peuvent facilement être mal interprétés lorsque trop d’interlocuteurs interviennent en même temps. Quand une question se pose, les freelances ont besoin de se sentir soutenus par un représentant de l’entreprise capable de fluidifier la communication tout au long du projet.
Votre interlocuteur principal doit être la personne qui mobilise les ressources internes pour le freelance et qui obtient les réponses à ses questions. C’est le pivot central, celui qui fournit tout ce dont le freelance a besoin pour avancer. Vous souhaitez vous assurer que chaque freelance reçoit bien les éléments dont il a besoin ? En fonction de vos ressources, envisagez de nommer plusieurs responsables de la gestion des contenus.
Faire en sorte que les freelances se sentent soutenus et respectés
Donner à chaque membre de l’équipe le sentiment d’être reconnu à sa juste valeur est essentiel. Surtout si vous avez trouvé un bon freelance et que vous souhaitez le fidéliser. (Ou même si vous voulez simplement être un bon donneur d’ordre et une personne agréable à travailler.) Vous pouvez motiver vos freelances et les impliquer dans votre vision en partageant vos connaissances, votre enthousiasme, votre respect et votre gratitude.
Bien sûr, les freelances ne sont pas des salariés. Mais il existe des outils RH qui peuvent vous aider à bien les manager. Les outils d’automatisation RH facilitent la planification, la gestion des flux de travail et la formation.
Certaines pratiques RH peuvent également s’avérer utiles : le coaching, le mentorat, et le fait d’encourager les freelances à vous faire des retours honnêtes. Des freelances fidèles et bien informés peuvent représenter un véritable atout pour votre entreprise. Mais gardez à l’esprit qu’un freelance insatisfait peut facilement passer à autre chose — alors utilisez tous les outils à votre disposition pour maintenir une relation de travail durable.
Utiliser un logiciel de suivi du temps
Les freelances sont leurs propres patrons, et les entreprises ne peuvent pas leur imposer des horaires fixes. Cela dit, une grande partie du travail freelance est facturée à l’heure, ce qui rend le suivi du temps indispensable.
Vous évoluez dans une grande organisation qui fait régulièrement appel à des freelances ? Il peut être judicieux d’utiliser un logiciel de suivi du temps. Il permet aux personnes de déclarer leur temps de travail en démarrant une horloge numérique — ce qui est particulièrement adapté pour ceux qui gèrent vos appels téléphoniques ou votre support par chat.
D’autres freelances exercent des métiers créatifs, comme le design, la rédaction ou le conseil. Il ne serait pas approprié de les connecter au système de pointage interne de votre entreprise, puisqu’ils ne font pas partie de votre masse salariale. C’est pourquoi il existe des applications de suivi du temps spécialement conçues pour les freelances. Ces outils leur permettent de comptabiliser le temps passé pour vous et pour leurs autres clients, et s’intègrent généralement directement à leur système de facturation. Pour ceux qui n’utilisent pas d’outils intégrés, proposer un générateur de factures en ligne gratuit peut les aider à soumettre des factures claires et professionnelles — pour un processus de paiement fluide et cohérent.
Répondre rapidement
Rien n’est plus frustrant pour un freelance que le silence radio de son client. Surtout lorsque la deadline approche. Faites de votre mieux pour répondre dans les 24 heures avec des informations pertinentes et complètes. Privilégiez des réponses claires, sans jargon interne ni formules creuses — surtout quand les délais sont serrés.
Vous avez besoin que quelque chose soit livré dans trois heures ? Ça n’aide personne si le freelance passe une de ces trois heures à déchiffrer le vocabulaire « maison » de vos communications, ou à chercher ce qu’est le « Rapport de Suivi Intermédiaire XYZ » et où se le procurer.
Fixer des délais réalistes
Définissez des délais réalistes et équitables pour vos freelances. Vérifiez régulièrement que le planning initial est toujours tenable. Les freelances veulent être utiles — mais ils veulent aussi éviter le stress inutile. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles ils ont choisi ce mode de travail.
Informez vos freelances de tout changement dans le calendrier — retards ou autres facteurs susceptibles d’impacter les délais. Invitez-les à en faire de même de leur côté. Ensemble, évaluez si les deux parties peuvent s’adapter efficacement à ces ajustements.
Ne pas attendre des miracles
Un projet réussi nécessite souvent l’intervention de plusieurs spécialistes, tout comme la construction d’une maison. Vous ne confieriez pas la décoration intérieure à un électricien.
Vous avez besoin de quelqu’un pour concevoir, développer et optimiser votre site web ? Ne recrutez pas un développeur web freelance en espérant qu’il fasse tout à lui seul.
Pour éviter tout malentendu, définissez clairement le périmètre de la mission que vous confiez à un freelance. Cela peut se résumer à une courte liste de points clés et une date cible. Quelle que soit la forme choisie, l’objectif est d’éviter les dérives de périmètre — et leur cousin indésirable, le « scope creep », où le projet évolue un peu à chaque fois, mais si souvent qu’il ne se termine jamais.
Clarifier le processus de révision
Respectez le nombre de versions et de révisions convenu à l’avance, selon le contrat et le tarif du freelance. En général, un freelance inclut dans son devis un nombre défini de brouillons et de modifications. Respectez ce cadre et tenez compte de ses limites. Si le projet évolue à tel point que les premières versions ne correspondent plus au besoin initial, renégociez de bonne foi avec le freelance pour élargir le périmètre et réviser les honoraires en conséquence.
De plus, pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, définissez le processus de révision entre les équipes internes et les freelances. Transmettez au freelance la version finale des modifications collectives si un petit nombre de membres de l’équipe doit participer à la relecture du contenu. Il peut être utile de recourir à un outil fiable de gestion des tâches tout au long du processus.
Tirez Parti des Outils
Utilisez la technologie pour vous simplifier la vie, car c’est ce qui rend le concept d’équipe virtuelle réellement viable. Lorsque vous faites partie d’une équipe virtuelle, une communication et une collaboration efficaces sont essentielles.
Par exemple, vous pouvez envisager d’utiliser un outil de gestion de projet. Utilisez Skype ou Zoom pour les appels vidéo. Un créateur de diaporamas en ligne peut faciliter la création de présentations vidéo.
Essayez de communiquer entre vous autant que possible, car les emails et les messages texte sont souvent sources de malentendus. Trouvez des solutions ingénieuses pour rendre le travail d’équipe plus simple et plus agréable !
Effectuez des Paiements Réguliers et Ponctuels
Rémunérez vos freelances selon un calendrier régulier, défini et approuvé par les deux parties. Ou, s’ils ont réalisé un projet ponctuel pour vous, payez-les immédiatement à la livraison. Votre réputation en tant que donneur d’ordre qui « paie rapidement » est importante, car elle peut influencer la facilité avec laquelle vous trouverez des freelances à l’avenir.
Pour être rémunérés, vos collaborateurs externes génèrent des factures freelance. Celles-ci doivent également être réglées rapidement. N’oubliez pas que les freelances ne sont pas des entreprises. Ce sont généralement des individus avec des budgets, des charges et des obligations. C’est compliqué lorsqu’un contrat « paiement à la livraison » se transforme en 30 jours d’attente, et vraiment pénalisant lorsqu’un contrat « paiement à 30 jours » s’étire jusqu’à 90 jours.
Si vous êtes une entreprise florissante qui ne paie pas dans les délais, les freelances pourraient cesser de travailler pour vous, ou revoir leurs tarifs à la hausse pour compenser les retards de paiement. Vous rencontrez un problème qui rend le paiement difficile ? Prévenez votre freelance dès que possible et convenez a minima d’un paiement partiel dans l’intervalle.
Les freelances établissent des budgets et ont des charges fixes. Il est difficile de tenir lorsqu’un cycle de paiement à 30 jours s’étend à 90 jours.
Donnez Toujours du Feedback
Faites des retours à vos freelances sur leur performance. Sans cela, ils peuvent se sentir dans l’incertitude quant à la valeur ou l’efficacité de leur travail.
Essayez donc de garder le contact avec vos freelances au moins une fois par trimestre. C’est l’occasion d’exprimer votre satisfaction pour leur travail, ou d’explorer des pistes pour optimiser le processus. Cela permettra de maintenir l’intérêt et la motivation des freelances dans les missions qu’ils réalisent pour vous.
Lancez-Vous !
Optimiser la façon dont vous gérez vos freelances peut demander un peu de planification et d’effort. Cela dit, vous vous assurerez ainsi de disposer d’un collaborateur compétent et pleinement intégré à votre équipe permanente. Ce qui signifie également que vous pourrez travailler efficacement ensemble pour produire des projets de haute qualité. En suivant les conseils présentés ici, vous avez toutes les clés en main.
Biographie de l’auteure :
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