A função do escritório clássico está desaparecendo. Mais empresas estão decidindo contratar fornecedores, empreiteiros independentes e freelancers para sua força de trabalho. Portanto, a questão não é mais se você pode administrar sua empresa usando equipes autônomas, mas sim como. Este artigo examina as melhores práticas para gerenciamento de equipes freelance . Também inclui dicas sobre o que você deve fazer para manter o moral, o rendimento e a eficiência.

Estabeleça expectativas precisas

Ao atribuir tarefas a freelancers , inclua fatos, fontes e expectativas específicas. É fato que os freelancers frequentemente faltam às reuniões de equipe. Portanto, descreva o seguinte para deixar claras suas tarefas e objetivos:

• Foco
• Perfis de clientes
• Palavras-chave
• Tom
• Voz

Para reduzir o tempo e permitir altos níveis de produção, forneça informações detalhadas antecipadamente. Se você contratar muitos freelancers, poderá ganhar eficiência escolhendo um software de recrutamento freelance . É uma ótima maneira de gerenciar tarefas, fusos horários e comunicações.

Esteja acessível para responder a perguntas

Ofereça sessões de perguntas e respostas por telefone ou chat de vídeo, especialmente para trabalhos novos ou maiores . As especificações escritas por si só nem sempre são suficientes.

Antes de iniciar um projeto, prepare-se para se comunicar em tempo real . Desta forma, você pode esclarecer detalhes e responder a perguntas.

Considere convidar freelancers para sessões informativas para gerenciar problemas e definir expectativas. Traga qualquer outra equipe com quem eles precisem colaborar. Mostre-lhes exemplos de projetos anteriores bem-sucedidos e diga-lhes o que funcionou melhor nesses projetos. Compartilhar seu conhecimento no início de qualquer projeto evita mal-entendidos. Chega de atrasos e de ter que recomeçar com menos tempo disponível para concluir a tarefa.

Priorize a tarefa, não a taxa

Online, as empresas frequentemente falam sobre “freelancer que deu errado”. Alguns clientes sofrem com encontros desfavoráveis , especialmente prazos perdidos e baixa qualidade de serviço. Como resultado, algumas pessoas hesitam em usar o freelancer .

A maioria destas más notícias partilha um truísmo: você recebe aquilo por que pagou. Você não deve esperar um ótimo resultado se escolher o provedor de serviços mais barato, seja um cabeleireiro ou um desenvolvedor de aplicativos móveis. Lembre-se de que, para ganhar a vida, os freelancers precisam atender muitos clientes ao mesmo tempo.

Existem benefícios e riscos na contratação de freelancers . Quanto melhor você fizer isso, maiores serão os benefícios e menores serão os riscos. Ao contratar freelancers, você deve se concentrar primeiro na qualidade do trabalho que eles podem fazer por você. Concentre-se menos em conseguir o preço mais baixo possível (porque isso não é tão importante quanto fazer o trabalho direito).

Tenha em mente que os contratantes independentes são responsáveis ​​pelos seus próprios impostos. Eles não podem cobrar menos do que o salário mínimo e ainda assim ganhar a vida. Freelancers experientes avaliam seus serviços usando o método cost-plus, e parte desse “plus” se deve à sua experiência.

Os freelancers baseiam os encargos do projeto nas taxas de mercado vigentes e outras despesas. Alguns deles são custos indiretos , taxas de assinatura de ferramentas, equipamentos de informática, serviços de backup, serviços públicos e impostos locais. Freelancers experientes sabem que precisam incluir esses custos em seus honorários. Caso contrário, eles perderão dinheiro trabalhando para você.

Ensine-os sobre sua marca

Oriente seus novos freelancers pela estratégia de sua marca antes de deixá-los prosseguir com seus designs e atribuições.

Por exemplo , se ele for designer gráfico , você pode se concentrar em seu guia de estilo; se eles forem redatores , certifique-se de que entendam seu tom de voz.

Dependendo de sua função, você desejará gastar mais tempo em algumas peças do que em outras. Naturalmente, você também deve conceder-lhes acesso a todos os recursos de que necessitarem . Isso significa logotipos e outras imagens e conteúdos relacionados à marca.

É uma boa ideia contratar um freelancer por uma ou duas horas para ver os vídeos e materiais de integração de seus funcionários. Isso inclui coisas que seu departamento de RH ou marketing criou para ensinar novas pessoas sobre a marca, os produtos e a missão da empresa. Quando você encontrar um freelancer que deseja trabalhar para você a longo prazo, esse pequeno investimento irá mantê-lo atualizado e evitar revisões demoradas de seu trabalho no futuro. 

Determinar pontos de contato

Escolha um membro da equipe para ser o ponto de contato de seus freelancers – a única pessoa para quem eles ligam e enviam e-mails. Os detalhes do projeto podem ser facilmente mal interpretados. Isso acontece quando muitas vozes fornecem informações durante o processo. Quando surge uma dúvida, os freelancers querem se sentir como se tivessem um representante firme. É alguém que os ajudará a manter a comunicação oportuna do projeto.

Seu principal ponto de contato deve ser a pessoa que busca recursos internos para o freelancer e obtém respostas para suas dúvidas. Eles são o centro, fornecendo tudo o que é necessário para realizar o projeto com talentos freelance. Quer garantir que todos os freelancers recebam os materiais de que precisam? Pense em usar mais de uma pessoa de gerenciamento de conteúdo , dependendo dos seus recursos.

Faça os freelancers se sentirem apoiados e respeitados

Fazer com que cada membro da equipe se sinta valorizado é essencial. Principalmente se você encontrar um bom freelancer e quiser que ele fique. (Ou mesmo se você quiser apenas ser um bom empregador e uma pessoa gentil.) Você pode inspirar seus freelancers e envolvê-los em sua visão. Faça isso compartilhando seu conhecimento, entusiasmo, respeito e apreciação.

Claro, freelancers não são funcionários. Existem algumas ferramentas de RH que podem ajudá-lo a ser um bom gestor de freelancers. de automação de RH oferecem ajuda com agendamento, fluxo de trabalho e treinamento.

Algumas táticas de RH também podem ser úteis, como coaching, mentoria e incentivo a fornecer feedback honesto. Freelancers leais e bem informados podem ser um grande trunfo para sua empresa. Mas lembre-se, é muito fácil para os freelancers saírem se não estiverem satisfeitos, então use as ferramentas disponíveis para mantê-los prontos para trabalhar para você.

Use software de controle de tempo

Os freelancers são seus próprios patrões e as empresas não podem lhes dizer em que horas trabalhar. No entanto, grande parte do trabalho freelance é baseado em trabalho por hora, portanto, manter o controle do tempo é essencial. 

Você está em uma grande organização que utiliza muitos freelancers? Você pode querer usar um software de controle de tempo. Ele permite que as pessoas se registrem quando estão “no trabalho”, iniciando um relógio digital. Isso é apropriado para pessoas que atendem seus telefones ou cuidam do suporte por chat. 

Outros freelancers fazem trabalhos criativos, como design, redação ou consultoria. Não é apropriado que eles entrem no sistema de rastreamento da sua empresa porque não estão na folha de pagamento. Portanto, existem aplicativos de rastreamento de tempo especialmente projetados para freelancers . Ele permite que eles rastreem a quantidade de tempo que dedicam para você e para os outros clientes deles, e geralmente se alimenta diretamente do sistema de faturamento. Para aqueles que não usam ferramentas integradas, oferecer um gerador de faturas gratuitas on -line como recurso pode ajudar a garantir que as faturas ainda sejam enviadas em um formato claro e profissional - mantendo o fluxo de trabalho de pagamento suave e consistente.

Forneça respostas rápidas

Nada é mais irritante para um freelancer do que o silêncio do rádio por parte de seu cliente. Principalmente quando o prazo está se aproximando. Faça o possível para responder dentro de 24 horas com informações pertinentes e completas. Concentre-se em respostas claras às perguntas e evite jargões da empresa ou palavras vazias, especialmente quando os prazos são apertados.

Você precisa de algo concluído em três horas? Não ajuda ninguém se um freelancer passa uma daquelas horas procurando os termos “estrangeiros” que você usa em suas comunicações ou coçando a cabeça para descobrir o que é o “Relatório Provisório de Turnaround XYZ” e onde obter uma cópia. 

Defina prazos racionais

Estabeleça prazos realistas e equitativos para freelancers. Verifique frequentemente para ter certeza de que o plano original ainda é plausível. Freelancers querem ajudar. Mas eles também querem evitar dramas no escritório. Isso inclui uma pressão excessivamente intensa sobre prazos – é por isso que eles são freelancers.

Portanto, avise seus freelancers se houver alterações na programação. Principalmente atrasos ou outros fatores que possam afetar os prazos. Convide-os a compartilhar notícias semelhantes com você. Juntos, identifiquem se cada parte pode acomodar efetivamente essas modificações.

Não espere milagres

Um projeto de sucesso muitas vezes precisa de vários especialistas , assim como na construção de uma casa. Você não esperaria que seu design de interiores fosse feito por um eletricista.

Precisa de alguém para planejar, desenvolver e otimizar seu site? Não contrate um   desenvolvedor web freelance e espere que ele faça todo o trabalho.

Para deixar isso claro, descreva o escopo do projeto que você está atribuindo a um freelancer. Isso pode ser tão simples quanto uma pequena lista de marcadores e uma data prevista. Seja qual for a forma que assuma, deve evitar mudanças de âmbito e o seu primo indesejável, o “desvio da missão”, em que um projecto muda um pouco, mas com tanta frequência, que nunca termina. 

Deixe o processo de edição claro 

Respeite um número pré-determinado de rascunhos e edições com base no contrato e na tarifa do freelancer. Freqüentemente, um freelancer fornecerá uma quantidade predeterminada de rascunhos e alterações no preço oferecido. Respeite esse número e observe suas restrições. Se o projeto mudar tanto que os primeiros rascunhos não se apliquem mais, renegocie de boa fé com o freelancer para ampliar o escopo e aumentar o valor.

Além disso, para que todos estejam na mesma página, defina o processo de edição entre a equipe interna e os freelancers. Dê ao freelancer a iteração final das edições em grupo se um pequeno número de membros da equipe for necessário para participar de uma revisão de conteúdo. Pode ser útil usar uma ferramenta confiável de gerenciamento de tarefas durante todo o processo.

Aproveite as vantagens das ferramentas

Use a tecnologia para simplificar suas vidas, pois isso torna viável o conceito de equipe virtual. Quando você faz parte de uma equipe virtual, a comunicação eficaz e o trabalho em equipe são cruciais.

Por exemplo , você pode querer pensar em usar uma de gerenciamento de projetos . Use Skype ou Zoom para bate-papo por vídeo. Um criador de apresentações de slides online pode ajudar a criar apresentações de vídeo facilmente.

Tentem se comunicar o máximo que puderem, pois e-mails e mensagens de texto podem frequentemente ser mal interpretados. Encontre soluções inteligentes para tornar o trabalho em equipe mais simples e agradável!

Faça pagamentos regulares e oportunos

Pague seus freelancers de acordo com um cronograma regular. Tanto a empresa quanto o freelancer devem estabelecê-lo e aprová-lo. Ou, se eles fizeram um único projeto para você, pague imediatamente após a conclusão. Sua reputação como fonte de trabalho que “paga prontamente” é importante, pois pode afetar a facilidade com que você encontrará freelancers no futuro.

Para receber o pagamento, seus funcionários externos gerarão faturas independentes . Estes também devem ser pagos prontamente. Lembre-se de que freelancers não são empresas. Geralmente são indivíduos com orçamentos, despesas e obrigações. É desafiador quando um contrato de “pagamento na conclusão” se transforma em 30 dias, e doloroso quando um contrato de “pagamento em 30 dias” se estende para 90 dias.

Se você tem uma empresa de sucesso que não paga prontamente, os freelancers podem parar de trabalhar para você ou aumentar suas taxas para compensar o atraso no recebimento do pagamento. Você se deparou com um problema que dificultou o pagamento? Avise o seu freelancer o mais rápido possível e faça pelo menos um pagamento parcial provisório. 

Freelancers criam orçamentos e têm despesas . É um desafio continuar quando um ciclo de pagamento de 30 dias se estende para 90 dias.

Sempre dê feedback

Dê feedback aos seus freelancers sobre seu desempenho. Caso contrário, poderão sentir-se inseguros quanto ao valor ou à eficácia dos seus esforços.

Portanto, tente conectar-se com freelancers pelo menos uma vez por trimestre. É assim que você pode expressar seu apreço pelo trabalho deles. Ou perguntando sobre maneiras de agilizar o processo. Isso manterá os freelancers interessados ​​e motivados no trabalho que fazem para você.

Contrate já!

Pode ser necessário algum planejamento e esforço para agilizar a forma como você lida com freelancers. No entanto, isso garantirá que você tenha um membro útil e qualificado em sua equipe regular. Isso também significa que vocês podem trabalhar bem em conjunto para produzir projetos de alta qualidade. Se você seguir as dicas fornecidas aqui, você estará pronto para prosseguir.

Biografia do autor:

Nina Petrov é especialista em marketing de conteúdo, apaixonada por design gráfico, marketing de conteúdo e pela nova geração de negócios verdes e sociais. Ela começa o dia percorrendo seu resumo sobre as novas tendências digitais enquanto toma uma xícara de café com leite e açúcar. Seu coelhinho branco tende a responder seus e-mails quando está de férias.

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