O modelo tradicional de escritório está perdendo força. Cada vez mais empresas estão estruturando suas equipes com fornecedores, prestadores de serviço e freelancers. Por isso, a questão já não é mais se você pode tocar sua empresa com equipes de freelancers, mas sim como fazer isso da melhor forma. Este artigo apresenta as melhores práticas para gerenciar equipes de freelancers. Além disso, traz dicas sobre o que fazer para manter a motivação, a produtividade e a eficiência deles.
Estabeleça Expectativas Claras
Ao delegar tarefas para freelancers, inclua informações específicas, referências e expectativas bem definidas. É fato que freelancers frequentemente não participam das reuniões da equipe. Por isso, descreva os itens abaixo para deixar as tarefas e os objetivos bem claros:
- Foco
- Perfis de Cliente
- Palavras-chave
- Tom
- Voz
Para economizar tempo e garantir alta produtividade, forneça informações detalhadas logo de início. Se você contrata muitos freelancers, pode ganhar eficiência adotando um software de gestão de freelancers. É uma ótima maneira de administrar tarefas, fusos horários e comunicações.
Esteja Disponível para Responder Dúvidas
Ofereça sessões de perguntas e respostas por telefone ou videochamada, especialmente para projetos novos ou de maior porte. Especificações escritas por si só nem sempre são suficientes.
Antes do início de qualquer projeto, esteja pronto para se comunicar em tempo real. Assim, você consegue esclarecer detalhes e responder perguntas com agilidade.
Considere convidar os freelancers para sessões informativas a fim de alinhar expectativas e resolver questões antes que virem problema. Inclua também outros membros da equipe com quem eles precisarão colaborar. Mostre exemplos de projetos bem-sucedidos anteriores e compartilhe o que funcionou melhor em cada um. Compartilhar conhecimento no início de qualquer projeto evita mal-entendidos. Sem atrasos, sem retrabalho e sem perda de tempo quando o prazo já está apertado.
Priorize a Qualidade da Entrega, não o Preço
Na internet, é comum encontrar relatos de empresas com experiências ruins com freelancers. Muitos clientes já sofreram com situações desfavoráveis, como prazos perdidos e trabalho de baixa qualidade. Por isso, algumas pessoas ainda são resistentes ao uso de freelancers.
A maioria dessas histórias ruins tem algo em comum: você recebe exatamente o que paga. Não faz sentido esperar um resultado excelente se você escolheu o prestador mais barato, seja um designer gráfico ou um desenvolvedor de aplicativos. Lembre-se: para se sustentar, freelancers precisam atender vários clientes ao mesmo tempo.
Há vantagens e riscos em contratar freelancers. Quanto melhor você for nisso, maiores os benefícios e menores os riscos. Na hora de contratar, coloque a qualidade do trabalho em primeiro lugar. Deixe a busca pelo menor preço em segundo plano, porque o que realmente importa é que o trabalho seja feito com excelência.
Tenha em mente que prestadores de serviço autônomos são responsáveis pelos próprios impostos e encargos. Eles não conseguem cobrar abaixo de um certo valor e ainda assim manter um negócio viável. Freelancers experientes precificam seus serviços com base no método custo mais margem, e parte dessa margem reflete justamente a expertise deles.
Os freelancers definem seus valores com base nas taxas de mercado e em outras despesas do dia a dia. Entre elas estão os custos fixos, assinaturas de ferramentas, equipamentos, serviços de backup, contas de infraestrutura e impostos. Profissionais experientes sabem que precisam embutir esses custos nos seus honorários, caso contrário, estão trabalhando no prejuízo.
Apresente a Sua Marca a Eles
Antes de liberar os freelancers para trabalhar nos seus projetos e materiais, apresente a eles a sua estratégia de marca.
Por exemplo, se for um designer gráfico, foque no guia de estilo visual; se for um redator, certifique-se de que ele entendeu bem o tom de voz da marca.
Dependendo da função do freelancer, você vai querer aprofundar mais em alguns aspectos do que em outros. Naturalmente, você também precisará conceder a eles acesso a todos os recursos necessários. Isso inclui logotipos, imagens e demais conteúdos relacionados à identidade visual da marca.
Vale a pena pagar um freelancer por uma hora ou duas para que ele assista aos seus vídeos e materiais de integração de novos colaboradores. Isso inclui o que o seu departamento de RH ou marketing criou para apresentar a empresa, seus produtos e sua missão. Quando você encontra um freelancer com quem quer trabalhar a longo prazo, esse pequeno investimento vai poupar muito tempo com revisões e retrabalhos no futuro.
Defina os Pontos de Contato
Escolha um membro da equipe para ser o ponto de contato dos seus freelancers — a pessoa para quem eles ligam e mandam e-mail. Detalhes do projeto são facilmente mal interpretados quando muitas vozes diferentes estão dando opiniões ao longo do processo. Quando surge uma dúvida, o freelancer quer ter um representante claro da empresa, alguém que o ajude a manter a comunicação do projeto fluindo dentro do prazo.
Esse ponto de contato principal deve ser a pessoa responsável por buscar recursos internos para o freelancer e responder às suas perguntas. É quem centraliza tudo o que é necessário para que o projeto avance com qualidade. Quer garantir que todos os freelancers estão recebendo o que precisam? Dependendo do volume de trabalho, considere ter mais de uma pessoa responsável pela gestão de conteúdo e materiais.
Faça os Freelancers se Sentirem Apoiados e Valorizados
Fazer cada membro da equipe se sentir valorizado é essencial. Ainda mais se você encontrou um bom freelancer e quer mantê-lo por perto. (Ou simplesmente porque você quer ser um bom gestor e uma pessoa respeitosa.) Você pode engajar seus freelancers e envolvê-los na sua visão compartilhando conhecimento, entusiasmo, respeito e reconhecimento.
Claro, freelancers não são funcionários CLT. Mas existem ferramentas de RH que podem ajudar você a ser um bom gestor desse tipo de equipe. Ferramentas de automação de RH oferecem suporte com agendamento, fluxo de trabalho e treinamento.
Algumas práticas de RH também são úteis, como coaching, mentoria e incentivar o freelancer a dar feedbacks honestos. Freelancers engajados e bem informados podem se tornar um grande ativo para a sua empresa. Mas lembre-se: é muito fácil para um freelancer partir se não estiver satisfeito, então use as ferramentas disponíveis para mantê-los motivados a trabalhar com você.
Use um Software de Controle de Horas
Freelancers são seus próprios chefes, e as empresas não podem ditar os horários em que eles trabalham. No entanto, boa parte dos trabalhos freelance é remunerada por hora, então monitorar o tempo dedicado é fundamental.
Você faz parte de uma organização de grande porte que utiliza muitos freelancers? Talvez valha a pena usar um software de controle de horas. Ele permite que as pessoas registrem quando estão “em serviço” ativando um relógio digital. Isso faz sentido para quem atende seus telefones ou cuida do suporte via chat.
Outros freelancers realizam trabalhos criativos, como design, redação ou consultoria. Para eles, acessar o sistema de rastreamento interno da sua empresa não é adequado, já que eles não estão na folha de pagamento. Por isso, existem aplicativos de controle de horas desenvolvidos especificamente para freelancers. Eles permitem registrar o tempo dedicado a cada cliente e geralmente se integram diretamente ao sistema de faturamento. Para quem não usa ferramentas integradas, indicar um gerador de faturas gratuito online pode ajudar a garantir que os recibos sejam enviados de forma clara e profissional, mantendo o fluxo de pagamento organizado e consistente.
Responda com Agilidade
Nada frustra mais um freelancer do que ficar no vácuo do cliente, especialmente quando o prazo está se aproximando. Faça o possível para responder em até 24 horas com informações relevantes e completas. Seja objetivo nas respostas e evite jargões internos ou enrolação, principalmente quando os prazos estiverem apertados.
Precisa de algo entregue em três horas? Não adianta nada se o freelancer passar uma dessas horas tentando decifrar os termos “internos” usados nas suas mensagens, ou quebrando a cabeça para entender o que é o “Relatório Provisório de Retorno XYZ” e onde conseguir uma cópia.
Defina Prazos Realistas
Estabeleça prazos justos e realistas para os freelancers. Verifique com frequência se o plano original ainda é viável. Freelancers querem ajudar, mas também querem evitar pressão excessiva e estresse desnecessário — aliás, é exatamente por isso que escolheram trabalhar como freelancers.
Por isso, avise os freelancers quando houver mudanças no cronograma. Especialmente atrasos ou outros fatores que possam impactar os prazos. Incentive-os a compartilhar notícias semelhantes com você também. Juntos, verifiquem se cada parte consegue absorver adequadamente essas alterações.
Não Espere Milagres
Um projeto bem-sucedido geralmente exige vários especialistas, assim como na construção de uma casa. Você não esperaria que um eletricista cuidasse também da decoração de interiores.
Precisa de alguém para planejar, desenvolver e otimizar o seu site? Não contrate um desenvolvedor web freelancer esperando que ele dê conta de tudo sozinho.
Para deixar isso bem claro, defina o escopo do projeto que você está delegando ao freelancer. Pode ser algo simples, como uma lista curta de tópicos e uma data de entrega. Independentemente do formato, essa definição deve evitar mudanças de escopo e seu primo indesejado, o “escopo rastejante”, em que o projeto vai mudando aos poucos, mas com tanta frequência que nunca termina.
Deixe o Processo de Revisão Bem Definido
Respeite o número de rodadas de revisão previamente acordadas com base no contrato e no valor cobrado pelo freelancer. Em geral, o freelancer inclui um número determinado de versões e ajustes no preço que apresentou. Respeite esse limite e observe as condições acordadas. Se o projeto mudar tanto a ponto de tornar as primeiras versões obsoletas, renegocie de boa-fé com o freelancer para ampliar o escopo e ajustar o valor.
Além disso, para que todos estejam alinhados, defina o processo de edição entre a equipa interna e os freelancers. Forneça ao freelancer a versão final das edições coletivas caso um número reduzido de membros da equipa precise de participar na revisão do conteúdo. Pode ser útil utilizar uma ferramenta confiável de gestão de tarefas ao longo de todo o processo.
Tire Partido das Ferramentas
Use a tecnologia para simplificar o dia a dia, pois é ela que torna o conceito de equipa virtual verdadeiramente viável. Quando faz parte de uma equipa virtual, a comunicação eficaz e o trabalho em equipa são fundamentais.
Por exemplo, pode considerar a utilização de uma ferramenta de project management. Use o Skype ou o Zoom para videochamadas. Um online slideshow maker pode ajudar a criar apresentações em vídeo com facilidade.
Procure comunicar entre si o máximo possível, pois e-mails e mensagens de texto são frequentemente mal interpretados. Encontre soluções inteligentes para tornar o trabalho em equipa mais simples e agradável!
Faça Pagamentos Regulares e Pontuais
Pague aos seus freelancers de acordo com um calendário regular. Este deve ser estabelecido e aprovado por ambas as partes — empresa e freelancer. Ou, se realizaram um projeto pontual, efetue o pagamento imediatamente após a conclusão. A sua reputação como fonte de trabalho que “paga a tempo” é importante, pois pode influenciar a facilidade com que encontra freelancers no futuro.
Para receber o pagamento, os seus colaboradores externos irão gerar faturas de freelancer. Estas também devem ser pagas atempadamente. Lembre-se: os freelancers não são empresas. São, na maioria das vezes, pessoas individuais com orçamentos, despesas e obrigações. É complicado quando um contrato “pagamento na conclusão” se estende para 30 dias, e ainda mais penoso quando um contrato “pagamento em 30 dias” se prolonga por 90 dias.
Se é uma empresa de sucesso mas não paga a tempo, os freelancers podem deixar de trabalhar consigo ou aumentar as suas tarifas para compensar o atraso no recebimento. Surgiu algum problema que dificulta o pagamento? Informe o freelancer o mais cedo possível e acorde pelo menos um pagamento parcial em caráter provisório.
Os freelancers gerem orçamentos e têm despesas. É difícil manter o equilíbrio financeiro quando um ciclo de pagamento de 30 dias se estende até aos 90 dias.
Dê Sempre Feedback
Dê feedback aos seus freelancers sobre o desempenho deles. Caso contrário, podem sentir-se inseguros quanto ao valor ou à eficácia do seu trabalho.
Por isso, tente estabelecer contacto com os freelancers pelo menos uma vez por trimestre. É assim que pode expressar o seu apreço pelo trabalho deles, ou explorar formas de otimizar o processo. Isso manterá os freelancers interessados e motivados no trabalho que realizam para si.
Avance com a Contratação!
Pode ser necessário algum planeamento e esforço para otimizar a forma como gere os freelancers. No entanto, fazê-lo garantirá que conta com um membro útil e qualificado na sua equipa regular. Isso significa também que poderão trabalhar bem em conjunto para produzir projetos de alta qualidade. Se seguir as dicas aqui apresentadas, estará no caminho certo.
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