La oficina tradicional está perdiendo protagonismo. Cada vez más empresas optan por incorporar proveedores, contratistas independientes y freelancers a su plantilla. Por eso, la pregunta ya no es si puedes gestionar tu empresa con equipos freelance, sino cómo hacerlo. En este artículo exploramos las mejores prácticas para gestionar equipos de freelancers. También incluimos consejos sobre cómo mantener su motivación, rendimiento y eficiencia.
Establece expectativas claras desde el principio
Cuando asignes tareas a freelancers, incluye datos concretos, fuentes de referencia y expectativas bien definidas. Es un hecho que los freelancers muchas veces no participan en las reuniones del equipo. Por eso, describe lo siguiente para dejar claros sus objetivos y responsabilidades:
- Enfoque
- Perfiles de clientes
- Keywords
- Tono
- Voz
Para ahorrar tiempo y garantizar altos niveles de productividad, proporciona información detallada desde el primer momento. Si trabajas con muchos freelancers, puedes ganar en eficiencia usando software de gestión de freelancers. Es una excelente forma de administrar tareas, zonas horarias y comunicaciones.
Mantente disponible para resolver dudas
Ofrece sesiones de preguntas y respuestas por teléfono o videollamada, especialmente para proyectos nuevos o de mayor envergadura. Las especificaciones por escrito no siempre son suficientes.
Antes de que arranque un proyecto, prepárate para comunicarte en tiempo real. Así podrás aclarar detalles y responder preguntas en el momento en que surjan.
Considera invitar a los freelancers a sesiones informativas para gestionar dudas y alinear expectativas. Incluye también a cualquier otro miembro del equipo con quien vayan a colaborar. Muéstrales ejemplos de proyectos exitosos anteriores y cuéntales qué fue lo que funcionó mejor. Compartir tu conocimiento al inicio de cualquier proyecto evita malentendidos, retrasos y tener que empezar de cero cuando el tiempo ya escasea.
Prioriza la calidad del trabajo, no el precio
En internet, las empresas hablan constantemente de «casos de freelancing que salieron mal». Algunos clientes han tenido experiencias negativas, especialmente con plazos incumplidos y entregas de baja calidad. Como resultado, hay quienes dudan a la hora de trabajar con freelancers.
La mayoría de estas historias tienen algo en común: obtienes lo que pagas. Si eliges al proveedor más barato, ya sea un estilista o un desarrollador de apps, no puedes esperar un resultado excelente. Recuerda que, para ganarse la vida, los freelancers tienen que atender a varios clientes al mismo tiempo.
Contratar freelancers tiene ventajas y riesgos. Cuanto mejor lo hagas, mayores serán los beneficios y menores los riesgos. Al contratar freelancers, lo primero en lo que debes enfocarte es en la calidad del trabajo que pueden ofrecerte. No te obsesiones con conseguir el precio más bajo, porque lo que realmente importa es que el trabajo quede bien hecho.
Ten en cuenta que los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos. No pueden cobrarte por debajo del mercado y seguir teniendo un negocio viable. Los freelancers con experiencia calculan sus tarifas usando el método de coste más margen, y parte de ese margen corresponde precisamente a su expertise.
Los freelancers establecen sus tarifas según las tasas del mercado y otros gastos. Entre esos gastos están los costes operativos, suscripciones a herramientas, equipos informáticos, servicios de backup, suministros e impuestos locales. Los freelancers experimentados saben que deben incorporar estos costes en sus honorarios. De lo contrario, estarían trabajando para ti a pérdida.
Enséñales sobre tu marca
Antes de dejar que tus nuevos freelancers se pongan manos a la obra con tus diseños y encargos, guíalos por tu estrategia de marca.
Por ejemplo, si se trata de un diseñador gráfico, es probable que te centres en la guía de estilo; si es un copywriter, asegúrate de que comprenda bien el tono de voz de la marca.
Según su función, querrás dedicar más tiempo a unos aspectos que a otros. Evidentemente, también deberás darles acceso a todos los recursos que necesitarán. Esto incluye logotipos y otros elementos visuales e contenidos relacionados con la marca.
Es buena idea pagarle a un freelancer una o dos horas para que revise tus vídeos y materiales de onboarding de empleados. Esto incluye lo que tu departamento de RRHH o marketing ha creado para enseñar a los nuevos colaboradores sobre la marca, los productos y la misión de la empresa. Cuando encuentres un freelancer con quien quieras trabajar a largo plazo, esta pequeña inversión hará que se ponga al día rápidamente y evitará revisiones innecesarias en el futuro.
Define los puntos de contacto
Elige a un miembro del equipo como punto de contacto para tus freelancers: una sola persona a quien llamar y a quien escribir. Los detalles de un proyecto pueden malinterpretarse fácilmente cuando hay demasiadas voces dando instrucciones a la vez. Cuando surge una duda, los freelancers quieren sentir que tienen un referente dentro de la empresa, alguien que les ayude a mantener una comunicación fluida y puntual sobre el proyecto.
Tu principal punto de contacto debe ser la persona que gestiona los recursos internos para el freelancer y consigue respuestas a sus preguntas. Es el nodo central que facilita todo lo necesario para que el proyecto salga adelante con talento externo. ¿Quieres asegurarte de que todos los freelancers reciben los materiales que necesitan? Dependiendo de tus recursos, considera contar con más de una persona responsable de la gestión de contenidos.
Haz que los freelancers se sientan respaldados y valorados
Conseguir que cada miembro del equipo se sienta valorado es fundamental. Sobre todo si encuentras un buen freelancer y quieres que siga contigo. (O simplemente si quieres ser un buen empleador y una buena persona.) Puedes inspirar a tus freelancers e involucrarlos en tu visión compartiendo tu conocimiento, entusiasmo, respeto y reconocimiento.
Por supuesto, los freelancers no son empleados. Sin embargo, hay herramientas de RRHH que pueden ayudarte a gestionarlos mejor. Las herramientas de automatización de RRHH ofrecen soporte para la planificación, los flujos de trabajo y la formación.
Algunas tácticas de RRHH también pueden ser útiles, como el coaching, la mentoría y animarles a darte feedback honesto. Los freelancers leales y bien informados pueden convertirse en un activo muy valioso para tu empresa. Pero recuerda: a un freelancer le resulta muy fácil marcharse si no está a gusto, así que aprovecha las herramientas disponibles para mantenerlos motivados y dispuestos a trabajar contigo.
Usa software de seguimiento de tiempo
Los freelancers son sus propios jefes y las empresas no pueden dictarles en qué horario trabajar. Sin embargo, buena parte del trabajo freelance se factura por horas, por lo que llevar un registro del tiempo es imprescindible.
¿Formas parte de una organización grande que trabaja con muchos freelancers? Quizás te convenga usar software de seguimiento de tiempo. Permite que las personas registren cuándo están «en faena» activando un reloj digital. Es especialmente útil para quienes atienden tus líneas telefónicas o gestionan el soporte por chat.
Otros freelancers realizan trabajos creativos, como diseño, copywriting o consultoría. En esos casos, no tiene sentido que se registren en el sistema de seguimiento interno de tu empresa porque no forman parte de tu nómina. Por eso existen aplicaciones de seguimiento de tiempo diseñadas específicamente para freelancers. Les permiten registrar el tiempo que dedican a cada cliente, incluido tú, y por lo general se integran directamente con su sistema de facturación. Para quienes no usan herramientas integradas, ofrecer un generador de facturas online gratuito como recurso puede ayudar a garantizar que las facturas se envíen en un formato claro y profesional, manteniendo así un flujo de pagos ágil y consistente.
Responde con rapidez
No hay nada más frustrante para un freelancer que el silencio absoluto por parte de su cliente, especialmente cuando el plazo de entrega se acerca. Haz todo lo posible por responder en menos de 24 horas con información relevante y completa. Opta por respuestas claras y evita la jerga interna o las frases vacías, sobre todo cuando los plazos son ajustados.
¿Necesitas algo listo en tres horas? No le ayuda a nadie que un freelancer tenga que invertir una de esas horas buscando el significado de los términos internos que usas en tus comunicaciones, o rascándose la cabeza para entender qué es el «Informe Provisional de Rotación XYZ» y dónde conseguirlo.
Establece plazos razonables
Define plazos realistas y justos para tus freelancers. Haz seguimiento con regularidad para asegurarte de que el plan original sigue siendo viable. Los freelancers quieren ayudar, pero también quieren evitar la presión y el caos propios de ciertos entornos de trabajo. De hecho, esa es precisamente una de las razones por las que eligieron ser freelancers.
Por eso, mantén informados a tus freelancers sobre cualquier cambio en el cronograma, especialmente retrasos u otros factores que puedan afectar los plazos de entrega. Invítalos a compartir contigo noticias similares. Juntos, determinen si cada parte puede adaptarse eficazmente a esas modificaciones.
No Esperes Milagros
Un proyecto exitoso suele requerir numerosos especialistas, igual que cuando se construye una casa. No esperarías que un electricista se encargue del diseño de interiores.
¿Necesitas a alguien que planifique, desarrolle y optimice tu sitio web? No contrates a un desarrollador web freelance esperando que haga todo el trabajo.
Para dejarlo claro, define el alcance del proyecto que le estás asignando al freelancer. Puede ser algo tan sencillo como una lista corta de puntos y una fecha objetivo. Sea cual sea la forma que tome, debería evitar los cambios de alcance y su indeseable acompañante, el «scope creep», donde un proyecto cambia poco a poco, pero con tanta frecuencia, que nunca termina.
Define Claramente el Proceso de Revisión
Respeta el número predeterminado de borradores y revisiones según el contrato y la tarifa del freelancer. Con frecuencia, un freelancer ofrece una cantidad establecida de borradores y cambios por el precio que cotizó. Respeta ese número y sus limitaciones. Si el proyecto cambia tanto que los primeros borradores ya no aplican, renegocia de buena fe con el freelancer para ampliar el alcance y ajustar los honorarios.
Además, para que todos estén alineados, define el proceso de edición entre el equipo interno y los freelancers. Si un grupo pequeño de colaboradores debe participar en la revisión de contenido, entrega al freelancer la versión final consolidada de los cambios. Te puede resultar muy útil contar con una herramienta confiable de gestión de tareas durante todo el proceso.
Aprovecha las Herramientas Disponibles
Usa la tecnología para simplificar el día a día, ya que eso es lo que hace posible el concepto de equipo virtual. Cuando formas parte de un equipo virtual, la comunicación efectiva y el trabajo en equipo son fundamentales.
Por ejemplo, puede que quieras considerar el uso de una herramienta de gestión de proyectos. Utiliza Skype o Zoom para las videollamadas. Un creador de presentaciones online puede ayudarte a elaborar presentaciones en video con facilidad.
Intenta comunicarte con tu equipo con la mayor frecuencia posible, ya que los correos y los mensajes de texto suelen prestarse a malentendidos. ¡Busca soluciones creativas para hacer el trabajo en equipo más sencillo y agradable!
Realiza Pagos Puntuales y Regulares
Paga a tus freelancers según un calendario establecido, acordado y aprobado por ambas partes. O bien, si realizaron un proyecto puntual para ti, paga de inmediato al terminar. Tu reputación como cliente que «paga a tiempo» es importante, ya que puede influir en la facilidad con que encuentres freelancers en el futuro.
Para cobrar, tus colaboradores externos generarán facturas freelance. Estas también deben pagarse con prontitud. Recuerda, los freelancers no son corporaciones. Por lo general son personas con presupuestos, gastos y obligaciones propias. Es difícil cuando un contrato de «pago al completar» se convierte en 30 días, y es realmente perjudicial cuando un contrato de «pago a 30 días» se extiende a 90 días.
Si eres una empresa solvente pero no pagas a tiempo, los freelancers pueden dejar de trabajar contigo o subir sus tarifas para compensar la demora en el cobro. ¿Surgió algún problema que dificulta el pago? Comunícaselo a tu freelancer lo antes posible y acuerda al menos un pago parcial mientras tanto.
Los freelancers manejan presupuestos y tienen gastos fijos. Es muy difícil sostener las operaciones cuando un ciclo de pago a 30 días se extiende a 90 días.
Da Siempre Retroalimentación
Comparte feedback con tus freelancers sobre su desempeño. De lo contrario, pueden sentirse inseguros sobre el valor o la efectividad de su trabajo.
Por eso, intenta conectar con tus freelancers al menos una vez por trimestre. Es la manera de expresar tu reconocimiento por su trabajo, o de explorar formas de optimizar el proceso. Eso mantendrá a los freelancers comprometidos y motivados con lo que hacen para ti.
¡A Contratar!
Puede que organizar bien la gestión de tus freelancers requiera cierta planificación y esfuerzo. Sin embargo, hacerlo garantizará que cuentes con un integrante valioso y talentoso en tu equipo habitual. Eso también significa que podrán colaborar eficazmente para producir proyectos de alta calidad. Si sigues los consejos que te hemos dado aquí, estarás en el camino correcto.
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