La función clásica de la oficina está desapareciendo. Cada vez más empresas optan por contratar proveedores, contratistas independientes y freelancers. Por lo tanto, la pregunta ya no es si se puede gestionar la empresa con equipos freelance, sino cómo hacerlo. Este artículo examina las mejores prácticas para gestionar equipos freelance . También incluye consejos sobre cómo mantener su motivación, rendimiento y eficiencia.

Establecer expectativas precisas

Al asignar tareas a freelancers , incluya datos, fuentes y expectativas específicas. Es un hecho que los freelancers suelen faltar a las reuniones de equipo. Por lo tanto, describa lo siguiente para aclarar sus tareas y objetivos:

• Enfocar
• Perfiles de clientes
• Palabras clave
• Tono
• Voz

Para reducir el tiempo y lograr altos niveles de producción, proporcione información detallada desde el principio. Si contrata a muchos freelancers, puede ganar eficiencia eligiendo un software de gestión de personal freelance . Es una excelente manera de gestionar tareas, zonas horarias y comunicaciones.

Estar accesible para responder preguntas

Ofrezca sesiones de preguntas y respuestas por teléfono o videochat, especialmente para proyectos nuevos o de mayor envergadura . Las especificaciones escritas por sí solas no siempre son suficientes.

Antes de comenzar un proyecto, prepárate para comunicarte en tiempo real . Así podrás aclarar detalles y responder preguntas.

Considere invitar a freelancers a sesiones informativas para gestionar problemas y definir expectativas. Involucre a cualquier otro miembro del personal con el que necesiten colaborar. Muéstreles ejemplos de proyectos anteriores exitosos y explíqueles qué funcionó mejor en ellos. Compartir sus conocimientos al inicio de cualquier proyecto evita malentendidos. Se acabaron los retrasos y la necesidad de empezar de cero con menos tiempo disponible para completar la tarea.

Prioriza la tarea, no la tarifa

En línea, las empresas hablan con frecuencia de "trabajos freelance que han salido mal". Algunos clientes sufren experiencias desfavorables , especialmente incumplimientos de plazos y mala calidad del servicio. Por ello, algunas personas dudan en contratar servicios freelance .

La mayoría de estas malas noticias comparten una verdad: lo barato sale caro. No esperes un buen resultado si eliges el proveedor de servicios más barato, ya sea un peluquero o un desarrollador de aplicaciones móviles. Recuerda que, para ganarse la vida, los freelancers deben atender a muchos clientes a la vez.

Contratar freelancers tiene sus ventajas y sus riesgos . Cuanto mejor lo hagas, mayores serán los beneficios y menor el riesgo. Al contratar freelancers, céntrate primero en la calidad del trabajo que pueden realizar. No te centres tanto en conseguir el precio más bajo posible (porque eso no es tan importante como que el trabajo se haga bien).

Tenga en cuenta que los contratistas independientes son responsables de sus propios impuestos. No pueden cobrarle menos del salario mínimo y aun así ganarse la vida. Los freelancers con experiencia fijan el precio de sus servicios mediante el método de costo más margen, y parte de ese margen se debe a su experiencia.

Los freelancers basan los cobros de sus proyectos en las tarifas vigentes del mercado y otros gastos. Algunos de estos incluyen gastos generales , cuotas de suscripción de herramientas, equipos informáticos, servicios de copias de seguridad, servicios públicos e impuestos locales. Los freelancers con experiencia saben que deben incluir estos costos en sus honorarios. De lo contrario, perderán dinero trabajando para usted.

Enséñeles sobre su marca

Explique a sus nuevos trabajadores independientes su estrategia de marca antes de dejarlos trabajar con sus diseños y tareas.

Por ejemplo , si es diseñador gráfico , es posible que te concentres en su guía de estilo; si es redactor , asegúrate de que comprenda tu tono de voz.

Dependiendo de su función, querrás dedicar más tiempo a algunas partes que a otras. Naturalmente, también debes darles acceso a todos los recursos que necesitarán . Esto incluye logotipos y otras imágenes y contenido relacionados con la marca.

Es recomendable contratar a un freelancer durante una o dos horas para que vea los videos y materiales de incorporación de tus empleados. Esto incluye material creado por tu departamento de RR. HH. o marketing para enseñar a los nuevos empleados la marca, los productos y la misión de la empresa. Cuando encuentres a un freelancer que te interese trabajar contigo a largo plazo, esta pequeña inversión le permitirá ponerse al día y evitará largas revisiones de su trabajo en el futuro. 

Determinar puntos de contacto

Elige a un miembro del equipo como punto de contacto para tus freelancers: la única persona a la que llaman y envían correos electrónicos. Los detalles del proyecto pueden malinterpretarse fácilmente. Esto ocurre cuando hay demasiadas voces aportando información durante el proceso. Cuando surge una pregunta, los freelancers quieren sentir que cuentan con un representante firme. Este representante les ayudará a mantener una comunicación fluida sobre el proyecto.

Tu principal punto de contacto debe ser la persona que busca recursos internos para el freelancer y responde a sus preguntas. Es el centro neurálgico, ya que proporciona todo lo necesario para que el proyecto se lleve a cabo con el talento freelance. ¿Quieres asegurarte de que todos los freelancers reciban los materiales que necesitan? Considera contratar a más de una persona para la gestión de contenido , según tus recursos.

Haga que los autónomos se sientan apoyados y respetados

que cada miembro del equipo se sienta valorado . Sobre todo si encuentras un buen freelancer y quieres que se quede (o incluso si simplemente quieres ser un buen empleador y una persona amable). Puedes inspirar a tus freelancers e involucrarlos en tu visión. Hazlo compartiendo tus conocimientos, entusiasmo, respeto y aprecio.

Por supuesto, los freelancers no son empleados. Existen herramientas de RR. HH. que pueden ayudarte a gestionar bien a tus freelancers. de automatización de RR. HH. ofrecen ayuda con la programación, el flujo de trabajo y la formación.

Algunas tácticas de RR. HH. también pueden ser útiles, como el coaching, la mentoría y animarles a que te den retroalimentación honesta. Los freelancers leales y bien informados pueden ser un gran activo para tu empresa. Pero recuerda que es muy fácil que los freelancers se marchen si no están satisfechos, así que utiliza las herramientas disponibles para mantenerlos listos para trabajar contigo.

Utilice software de seguimiento del tiempo

Los freelancers son sus propios jefes, y las empresas no pueden decirles qué horario trabajar. Sin embargo, gran parte del trabajo freelance se basa en el pago por hora, por lo que controlar el tiempo es esencial. 

¿Trabajas en una organización grande que emplea a muchos freelancers? Quizás te interese usar un software de control de tiempo. Este permite a los empleados registrar cuándo están trabajando mediante un reloj digital. Es ideal para quienes responden al teléfono o gestionan el soporte por chat. 

Otros freelancers realizan trabajos creativos, como diseño, redacción o consultoría. No es adecuado que inicien sesión en el sistema de seguimiento de su empresa, ya que no están en nómina. Por ello, existen aplicaciones de seguimiento de tiempo especialmente diseñadas para freelancers . Estas les permiten registrar el tiempo que dedican a usted y a sus otros clientes, y suelen alimentar directamente su sistema de facturación. Para quienes no utilizan herramientas integradas, ofrecer un generador de facturas gratuito en línea como recurso puede ayudar a garantizar que las facturas se envíen en un formato claro y profesional, manteniendo un flujo de trabajo de pagos fluido y consistente.

Proporcionar respuestas rápidas

Nada es más molesto para un freelancer que el silencio absoluto de su cliente. Sobre todo cuando se acerca la fecha límite. Intenta responder en 24 horas con información pertinente y completa. Céntrate en responder con claridad a las preguntas y evita la jerga empresarial o las palabras vacías, sobre todo cuando los plazos son ajustados.

¿Necesitas algo terminado en tres horas? No sirve de nada que un freelancer pase una de esas horas buscando los términos "extranjeros" que usas en tus comunicaciones, o dándole vueltas a la cabeza para averiguar qué es el "Informe Provisional de Entrega XYZ" y dónde conseguir una copia. 

Establecer plazos racionales

Establezca plazos realistas y equitativos para los freelancers. Verifique con frecuencia que el plan original siga siendo viable. Los freelancers quieren ayudar, pero también quieren evitar los problemas de oficina. Esto incluye la presión excesiva por los plazos; por eso son freelancers.

Así que informe a sus freelancers si hay cambios en el cronograma, especialmente retrasos u otros factores que puedan afectar los plazos. Invítelos a compartir noticias similares. Juntos, determinen si cada parte puede adaptarse eficazmente a esas modificaciones.

No esperes milagros

Un proyecto exitoso suele requerir numerosos especialistas , al igual que la construcción de una casa. No esperarías que un electricista se encargara del diseño de interiores.

¿Necesitas a alguien que planifique, desarrolle y optimice tu sitio web? No contrates a un   desarrollador web freelance y esperes que haga todo el trabajo.

Para aclarar esto, describe el alcance del proyecto que le estás asignando a un freelancer. Esto puede ser tan simple como una lista corta de puntos y una fecha límite. Sea cual sea su formato, debe evitar cambios en el alcance y su indeseable primo, la "expansión de la misión", donde un proyecto cambia poco, pero con tanta frecuencia, que nunca termina. 

Aclare el proceso de edición 

Respete un número predeterminado de borradores y ediciones según el contrato y la tarifa del freelancer. Con frecuencia, un freelancer proporcionará una cantidad predeterminada de borradores y modificaciones por el precio que ofrece. Respete ese número y observe sus restricciones. Si el proyecto cambia tanto que los primeros borradores ya no son válidos, renegocie de buena fe con el freelancer para ampliar el alcance y aumentar la tarifa.

Además, para que todos estén en sintonía, defina el proceso de edición entre el personal interno y los freelancers. Si se requiere que un número reducido de miembros del equipo participe en una revisión de contenido, asigne al freelancer la última iteración de las ediciones grupales. Puede resultar útil utilizar una herramienta de gestión de tareas

Aprovecha las herramientas

Usen la tecnología para simplificar sus vidas, ya que esto hace posible el concepto de un equipo virtual. Cuando forman parte de un equipo virtual, la comunicación y el trabajo en equipo eficaces son cruciales.

Por ejemplo , podrías considerar usar una de gestión de proyectos . Usa Skype o Zoom para videollamadas. Un creador de presentaciones en línea puede facilitar la creación de presentaciones de video.

Intente comunicarse lo mejor posible, ya que los correos electrónicos y los mensajes de texto suelen malinterpretarse. ¡Encuentre soluciones ingeniosas para que el trabajo en equipo sea más sencillo y agradable!

Realizar pagos regulares y puntuales

Paga a tus freelancers según un calendario regular. Tanto la empresa como el freelancer deben establecerlo y aprobarlo. O, si solo han realizado un proyecto para ti, págales inmediatamente al finalizarlo. Tu reputación como fuente de trabajo que paga puntualmente es importante, ya que puede influir en la facilidad con la que encuentres freelancers en el futuro.

Para cobrar, sus trabajadores externos generarán facturas para freelancers . Estas también deben pagarse puntualmente. Recuerde que los freelancers no son empresas. Suelen ser personas con presupuestos, gastos y obligaciones. Es complicado cuando un contrato de "pago al finalizar" se extiende a 30 días, y complicado cuando un contrato de "pago en 30 días" se extiende a 90 días.

Si tu empresa es exitosa y no paga puntualmente, los freelancers podrían dejar de trabajar contigo o aumentar sus tarifas para compensar el retraso en el pago. ¿Tuviste algún problema que te dificulta pagar? Informa a tu freelancer lo antes posible y acuerda al menos un pago parcial para el periodo intermedio. 

Los freelancers crean presupuestos y tienen gastos . Es difícil seguir adelante cuando un ciclo de pago de 30 días se extiende a 90 días.

Siempre dar retroalimentación

Ofrezca a sus freelancers retroalimentación sobre su desempeño. De lo contrario, podrían sentirse inseguros del valor o la eficacia de sus esfuerzos.

Por lo tanto, intenta contactar con freelancers al menos una vez cada trimestre. Así podrás expresar tu agradecimiento por su trabajo o preguntarles cómo agilizar el proceso. Esto mantendrá a los freelancers interesados ​​y motivados en el trabajo que realizan para ti.

¡Alquila ahora!

Optimizar la gestión de freelancers puede requerir algo de planificación y esfuerzo. Sin embargo, esto garantizará que cuentes con un miembro útil y capacitado en tu equipo habitual. Esto también significa que podrán colaborar eficazmente para producir proyectos de alta calidad. Si sigues los consejos que te ofrecemos aquí, todo irá bien.

Biografía del autor:

Nina Petrov es especialista en marketing de contenidos y le apasionan el diseño gráfico, el marketing de contenidos y la nueva generación de negocios ecológicos y sociales. Empieza el día revisando su resumen de las nuevas tendencias digitales mientras disfruta de un café con leche y azúcar. Su conejito blanco suele responder a tus correos electrónicos cuando está de vacaciones.

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