O que você fez durante toda a semana?

Essa é a pergunta que muitos funcionários enfrentam ao final de cada semana de trabalho, quando abrem suas folhas de ponto.

As folhas de ponto foram originalmente concebidas para um propósito mais simples: registrar a frequência, calcular a remuneração e cumprir as leis trabalhistas. Algumas empresas ainda utilizam folhas de ponto dessa forma. Os funcionários registram a entrada e a saída, contabilizam oito horas por dia e adicionam horas extras ou ausências conforme necessário. Em seguida, essas informações são enviadas ao RH ao final do período de pagamento.

Nesse caso, as folhas de ponto perguntam: Onde você estava?

Mas para ambientes de trabalho remotos, orientados a projetos e baseados em conhecimento, a questão passa a ser: como você gastou seu tempo?

A resposta varia de acordo com o membro da equipe, que possui seu próprio estilo de trabalho, função e atribuições. E quando uma empresa depende de planilhas de horas manuais ou semi-manuais, especialmente para trabalhos baseados em projetos ou tarefas, os funcionários ficam responsáveis ​​por registrar o tempo à sua maneira, incluindo:

• Analisando o histórico do navegador, e-mails, registros de bate-papo e outros registros de data e hora digitais
• Utilizar calendários de trabalho não apenas para reuniões, mas também para o planejamento de tarefas, incluindo o "bloqueio de tempo" para proteger o foco
• Documentar o trabalho imediatamente após a conclusão de uma tarefa, seja diretamente na folha de horas ou em suas anotações
• Dedicar blocos de meio dia ou de dia inteiro a um único projeto simplifica o controle do tempo
• Estimar horas com base na memória ou na produção, especialmente para procrastinadores com folhas de ponto atrasadas

Alguns desses métodos são mais propensos a erros. Ao preencherem folhas de ponto, os funcionários tendem a arredondar as horas trabalhadas, superestimar as tarefas ou subestimar as interrupções — não necessariamente por desonestidade, mas como resposta a um sistema em que o controle de tempo não está integrado ao fluxo de trabalho.

Ao multiplicar isso por indivíduos, equipes e orçamentos, a imprecisão torna-se evidente. 

É o primeiro e mais comum erro em folhas de ponto: pedir às pessoas que reconstruam suas atividades de trabalho de memória.

Erro nº 1: Tratar a memória como dados

Muitos funcionários tendem a deixar de lado as folhas de ponto em favor de tarefas mais importantes.

Eles revisam documentos, respondem a mensagens, alternam entre ferramentas e mudam o foco ao longo do dia, ou às vezes até mesmo dentro de uma única hora. 

Então, para cumprir as normas, eles preenchem suas folhas de ponto, já sem se lembrar do que fizeram depois de uma semana agitada.

Como eles mensuram a maior parte do trabalho realizado em blocos de tempo bem definidos? Como quantificam um e-mail urgente que chegou de repente no meio de uma tarefa, uma crise de trabalho que precisaram resolver o mais rápido possível ou um colega de equipe que pediu ajuda repentinamente?

Os registros de ponto manuais e semi-manuais exigem que os funcionários relatem a produtividade dessa maneira, sem um sistema adequado que possa fazer isso por eles.

Alguns funcionários também tendem a superestimar sua produtividade. Eles se lembram de ter realizado muita coisa durante o dia, mas muitas dessas tarefas podem ser superficiais — responder e-mails, organizar arquivos ou participar de reuniões. Há momentos em que alguns membros da equipe deixam de se dedicar ao trabalho complexo necessário para concluir as etapas e fazer o projeto avançar.

Erro nº 2: Priorizar a qualidade da imagem em detrimento da precisão

Os funcionários aprendem o que é aceitável relatar e o que deve ser omitido na folha de ponto.

Por exemplo, alguns funcionários optam por não divulgar horas extras ou tempo excessivo gasto em uma única tarefa, temendo que seus líderes os considerem ineficientes. Isso pode fazer com que os líderes não percebam que seus membros da equipe já estão sofrendo de esgotamento profissional ou sobrecarga de trabalho.

Por outro lado, alguns funcionários podem inflar suas horas trabalhadas. Esse comportamento é provável em projetos de alta recompensa e grande visibilidade. As folhas de ponto se tornam uma forma de demonstrar esforço ou alinhar expectativas, mesmo que o trabalho real não o reflita ou que a maior parte do crédito deva ser atribuída a outros membros da equipe. 

Os dados tornam-se, então, pouco confiáveis ​​para avaliações como avaliações de desempenho e promoções.

A declaração falsa também pode ocorrer quando os funcionários trabalham menos do que o necessário, registrando duas horas de trabalho para clientes quando saíram do escritório 20 minutos mais cedo. Em suas mentes, foram apenas 20 minutos. Não havia necessidade de divulgar a diferença.

Folhas de ponto desatualizadas refletem a média socialmente aceitável que atrai menos a atenção dos gerentes, mesmo que haja motivo para preocupação.

Erro nº 3: Encarar as folhas de ponto como mera formalidade de cumprimento de obrigações

Para muitas empresas, as folhas de ponto existem principalmente para fins de conformidade, como processamento de folha de pagamento, faturamento de clientes, auditorias ou controles internos. As folhas de ponto tornam-se nada mais do que uma formalidade. 

Muitos funcionários podem até desconhecer a importância das folhas de ponto. Eles arredondam as horas, comprimem tarefas ou suavizam inconsistências, presumindo que pequenas imprecisões não têm consequências reais. Para eles, as folhas de ponto são apenas mais uma exigência administrativa.

Ao encarar os registros de horas como mera formalidade, as organizações perdem uma riqueza de dados e insights sobre como as pessoas trabalham e como as equipes operam.

Plataformas de controle de tempo como o WebWork permitem que as empresas respondam a perguntas que a maioria das planilhas de horas manuais não consegue: O que acontece em um único dia de trabalho? Há atrasos e gargalos? Quais equipes estão sobrecarregadas e quais estão subutilizadas?

Essas perguntas são mais esclarecedoras do que saber se toda a equipe esteve trabalhando durante as oito horas completas.

Um melhor controle do tempo resolve uma incompatibilidade básica: a maior parte do trabalho é fluida, não linear e propensa a interrupções. 

Em vez de pedir aos funcionários que se lembrem do que aconteceu, as empresas precisam investir em um sistema que observe a atividade de trabalho no momento em que ela ocorre – de forma silenciosa, passiva e sem exigir informações constantes.

O software de controle de ponto da WebWork automatiza esse processo para as empresas. Ele fornece todos os detalhes necessários em uma folha de ponto, como turnos de trabalho das 8h às 17h, intervalos e períodos de inatividade. Como resultado, as folhas de ponto são preenchidas muito mais rapidamente. As empresas não precisam esperar que cada funcionário envie sua folha de ponto no final do período de pagamento.

Mas, além do simples controle de tempo, o WebWork permite que as organizações monitorem tarefas e cronogramas por meio do Sistema de Gerenciamento de Tarefas de Funcionários . Ele registra automaticamente o tempo assim que os funcionários começam a trabalhar em uma tarefa. Isso é especialmente útil para equipes remotas acompanharem o progresso.

E para aqueles que desejam uma análise ou insights a partir dos números, o WebWork também faz mais do que rastrear a atividade de trabalho — a plataforma possui uma ferramenta de IA interativa que interpreta os dados. Os líderes podem simplesmente fazer perguntas para obter respostas imediatas e personalizadas sobre o desempenho de sua equipe.

Com o WebWork , os funcionários não precisam mais justificar seu horário de trabalho. As empresas já sabem.