¿Qué has hecho toda la semana?
Esta es la pregunta que muchos empleados enfrentan al final de cada semana laboral cuando abren sus hojas de horas.
Las hojas de horas se diseñaron originalmente con un propósito más sencillo: registrar la asistencia, calcular el salario y cumplir con la legislación laboral. Algunas empresas aún las utilizan de esta manera. Los empleados registran su entrada y salida, registran ocho horas diarias y añaden horas extra o ausencias según sea necesario. Esto se envía a Recursos Humanos al final del período de pago.
En este caso, las hojas de horas preguntan: ¿Dónde estabas?
Pero en los lugares de trabajo remotos, basados en el conocimiento y orientados a proyectos, la pregunta es: ¿Cómo empleaste tu tiempo?
La respuesta varía según el miembro del equipo, que tiene su propio estilo de trabajo, roles y tareas. Y cuando una empresa utiliza hojas de horas manuales o semimanuales, especialmente para trabajos por proyecto o por tareas, los empleados deben gestionar el tiempo a su manera, incluyendo:
- Revisar el historial del navegador, correos electrónicos, registros de chat y otras marcas de tiempo digitales
- Usar calendarios de trabajo no solo para reuniones sino también para programar tareas, incluido el "bloqueo de tiempo" para proteger su concentración
- Documentar el trabajo inmediatamente después de completar una tarea, ya sea directamente en la hoja de horas o en sus notas
- Dedicar bloques de medio día o de día completo a un solo proyecto, lo que simplifica el seguimiento del tiempo
- Estimación de horas en función de la memoria o la producción, especialmente para quienes postergan el trabajo y entregan sus planillas de horas fuera de plazo
Algunos de estos métodos son más propensos a errores. Al completar las hojas de horas, los empleados tienden a redondear las horas trabajadas, sobreestimar las tareas o subestimar las interrupciones, no necesariamente por deshonestidad, sino como respuesta a un sistema donde el seguimiento del tiempo no está integrado en el flujo de trabajo.
Una vez que se multiplica eso entre individuos, equipos y presupuestos, la inexactitud se hace evidente.
Es el primer y más común error en los parte de horas: pedir a la gente que reconstruya su actividad laboral de memoria.
Error n.° 1: tratar la memoria como datos
Muchos empleados tienden a dejar de lado las planillas de horas para dedicarse a trabajos más importantes.
Revisan documentos, responden mensajes, cambian de herramientas y modifican su enfoque a lo largo del día o, a veces, incluso en una hora.
Luego, por cumplir, completan sus planillas de horas, sin recordar más lo que hicieron después de una semana ocupada.
¿Cómo miden la mayor parte del trabajo realizado en bloques de tiempo definidos? ¿Cómo cuantifican el correo electrónico urgente que llegó repentinamente en medio de una tarea, una crisis laboral que tuvieron que resolver lo antes posible o un compañero que de repente les pidió ayuda con algo?
Las planillas de horas manuales y semimanuales exigen que los empleados informen su productividad de esta manera, sin un sistema adecuado que pueda hacerlo por ellos.
Algunos empleados también tienden a sobreestimar su productividad. Recuerdan haber logrado mucho durante el día, pero muchas de estas tareas pueden ser superficiales: responder correos electrónicos, organizar archivos o asistir a reuniones. A veces, algunos miembros del equipo no realizan el trabajo profundo necesario para completar los hitos y avanzar con el proyecto.
Error n.° 2: Priorizar la óptica en lugar de la precisión
Los empleados aprenden qué es aceptable informar y qué debe omitirse en la hoja de horas.
Por ejemplo, algunos empleados optan por no revelar las horas extras o el tiempo excesivo dedicado a una sola tarea por temor a que sus líderes los consideren ineficientes. Esto puede hacer que los líderes no se den cuenta de que sus compañeros ya sufren agotamiento o una carga de trabajo excesiva.
Por otro lado, algunos empleados pueden inflar sus horas. Este comportamiento es probable en proyectos con alta remuneración y alta visibilidad. Las hojas de horas se convierten en una forma de demostrar el esfuerzo o de cumplir con las expectativas, incluso si el trabajo real no lo refleja, o si la mayor parte del mérito debería recaer en otros miembros del equipo.
Los datos se vuelven entonces poco fiables para evaluaciones tales como valoraciones laborales y promociones.
Los informes falsos también pueden ocurrir cuando los empleados trabajan menos de lo previsto y registran dos horas de trabajo para clientes al salir de la oficina 20 minutos antes. En su opinión, solo fueron 20 minutos. No era necesario revelar la diferencia.
Las hojas de horas obsoletas reflejan un punto medio socialmente aceptable que atrae menos atención de los gerentes, incluso si hay un motivo de preocupación.
Error n.° 3: considerar las hojas de horas como un mero cumplimiento
Para muchas empresas, las hojas de horas existen principalmente para fines de cumplimiento, como el procesamiento de nóminas, la facturación a clientes, las auditorías o los controles internos. Las hojas de horas se convierten en una mera formalidad.
Es posible que muchos empleados desconozcan la importancia de las hojas de horas. Redondean las horas, comprimen las tareas o suavizan las inconsistencias, asumiendo que las pequeñas imprecisiones no tienen consecuencias reales. Para ellos, las hojas de horas son solo un requisito administrativo más.
Al considerar las planillas de horas como un mero cumplimiento, las organizaciones pierden una gran cantidad de datos y conocimientos sobre cómo trabajan las personas y cómo operan los equipos.
Las plataformas de seguimiento de horas como WebWork permiten a las empresas responder preguntas que la mayoría de las hojas de horas manuales no pueden responder: ¿Qué sucede en una sola jornada laboral? ¿Hay retrasos y cuellos de botella? ¿Qué equipos están sobrecargados de trabajo y cuáles están infrautilizados?
Estas preguntas son más reveladoras que si todo el equipo estuvo trabajando durante las ocho horas completas.
Un mejor seguimiento del tiempo resuelve un desajuste básico: la mayor parte del trabajo es fluido, no lineal y propenso a interrupciones.
En lugar de pedir a los empleados que recuerden lo que sucedió, las empresas necesitan invertir en un sistema que observe la actividad laboral a medida que ocurre, de manera silenciosa, pasiva y sin exigir información constante.
El software de hojas de horas de empleados de WebWork lo hace automáticamente para las empresas. Proporciona todos los detalles necesarios en una hoja de horas, como turnos de 8 a 5, descansos y periodos de inactividad. Como resultado, las hojas de horas se completan mucho más rápido. Las empresas no tienen que esperar a que cada empleado envíe sus hojas de horas al final del periodo de pago.
Pero más que un simple seguimiento del tiempo, WebWork permite a las organizaciones supervisar tareas y cronogramas a través del Sistema de Gestión de Tareas de Empleados . Registra automáticamente el tiempo una vez que los empleados comienzan a trabajar en una tarea. Esto es especialmente útil para que los equipos remotos se mantengan al tanto del progreso.
Y para quienes buscan un análisis o perspectiva a partir de las cifras, WebWork no se limita a registrar la actividad laboral : la plataforma cuenta con una herramienta de IA que interpreta los datos. Los líderes pueden simplemente solicitar indicaciones para obtener respuestas inmediatas y personalizadas sobre el rendimiento de su equipo.
Con WebWork , los empleados ya no necesitan explicar su horario. Las empresas ya lo saben.
