El entorno laboral moderno, basado en datos, ofrece a los gerentes acceso a más información que nunca sobre cómo sus departamentos utilizan el tiempo. Sin embargo, la paradoja radica en que, cuanto mayor sea la cantidad de datos que poseemos, no necesariamente tomamos mejores decisiones. De hecho, la mayoría de los líderes caen en la trampa de usar datos de tiempo para evaluar el rendimiento de un equipo, incluso empleando métricas de tiempo incorrectas.

Nadie debería preguntarse si se deben usar datos de tiempo para medir el rendimiento de su equipo. La pregunta es cómo hacerlo. Todas las de seguimiento del tiempo están disponibles en aplicaciones modernas de gestión de personal como WebWork, pero es importante comprender qué métricas son valiosas y cuáles podrían perjudicar el rendimiento de su equipo.

Obtención de datos de tiempo en la gestión de equipos.

Los datos de tiempo se refieren a todos los datos sobre cómo tu equipo utiliza sus horas de trabajo. Esto puede incluir de software de gestión de proyectos , como Asana , o aplicaciones de seguimiento del tiempo. En un entorno de oficina normal, puede ser el tiempo dedicado a reuniones, trabajo personal, trabajo en equipo o incluso descanso. No se trata de controlar cada segundo, sino de obtener información significativa y tomar mejores decisiones.

¿Por qué es importante? Los datos de tiempo se utilizan en la alta dirección para armonizar el trabajo de los equipos con los objetivos empresariales. Un ejemplo es cuando el equipo de ventas dedica demasiado tiempo a tareas administrativas, lo que podría ser la razón del incumplimiento de los objetivos. Sin embargo, el uso incorrecto de los datos de tiempo, como destacar el número total de horas, puede generar agotamiento, resentimiento y evaluaciones incorrectas. En su lugar, se puede aplicar una solución más inteligente basada en elementos cualitativos, basados ​​en registros de tiempo. Esto permite medir la eficacia, no la actividad.

Podemos dividirlo paso a paso, empezando por lo positivo: qué medir.

Encontrar patrones de uso del tiempo.

Los patrones son patrones de comportamiento o distribuciones del tiempo dedicado a tu equipo. Imagínalos como patrones habituales en tu trabajo. Con su ayuda, puedes detectar ineficiencias o ventajas que podrían estar ocultas tras las cifras.

Considere el caso de un equipo de marketing que usted gestiona. Con información sobre el tiempo, nos referimos a la codificación de actividades, que pueden incluir áreas como el desarrollo de contenido, la atención al cliente, el desarrollo de un plan estratégico y la revisión de análisis. En un mes, puede observarse una tendencia a dedicar medio día a reuniones, pero solo 2 de cada 10 días a trabajo creativo. Esto puede deberse a una sobrecarga de trabajo o a la supresión de las innovaciones.

Para medir patrones de manera efectiva:

• Recopilación sistemática de datos: Utiliza herramientas para registrar el tiempo automáticamente o mediante registros sencillos. Evita la entrada manual si es posible, ya que puede ser engorroso.
• Categorizar y analizar: Divida el tiempo en actividades esenciales y no esenciales. Las esenciales podrían ser las relacionadas con el cliente, mientras que las no esenciales podrían ser el correo electrónico o la administración.
• Visualizar para mayor claridad: Crear gráficos de barras o paneles que muestren patrones semanales. Si un patrón muestra picos en el cambio de tareas (por ejemplo, cambiar de proyecto), podría indicar una mala priorización.

En detalle, los patrones ayudan a diagnosticar las causas raíz. Imagine un equipo de desarrollo de software donde los patrones revelan que las mañanas se centran en la programación (alta productividad), pero las tardes en la fragmentación de los tickets de soporte. Esto podría impulsar la reestructuración de los horarios para una mayor fluidez. En pocas palabras, los patrones son como huellas en la arena. Muestran el camino que está tomando su equipo, lo que le permite guiarlo hacia un terreno más llano.

Para ampliar esto: considere un equipo de atención al cliente. Podría surgir un patrón en el que los agentes dedican el 40 % de su tiempo a consultas repetidas debido a preguntas frecuentes inadecuadas. Para medir esto, calcule porcentajes: (Tiempo en la categoría A / Tiempo total) x 100. Compare las semanas para confirmar que se trata de un patrón, no de una casualidad. Si se ignoran, estos patrones pueden provocar una alta rotación del personal; abordarlos mejora la moral y la eficiencia.

Seguimiento de tendencias a lo largo de períodos

Las tendencias se basan en patrones al mostrar cambios a lo largo del tiempo, como una película en lugar de una instantánea. Revelan si su equipo está mejorando, estancado o en declive, lo que permite intervenciones proactivas.

En un contexto general, monitoree las tendencias en métricas como la tasa de finalización de tareas por hora o el tiempo de resolución de problemas. Para un equipo de finanzas, podría analizar la tendencia del tiempo que se tarda en cerrar los informes mensuales. Si la tendencia muestra una disminución de 20 a 15 horas a lo largo de los trimestres, indica un aumento de la experiencia o la mejora de los procesos.

Cómo medir tendencias:

• Establecer líneas de base: Utilizar datos históricos de tiempo como punto de partida. Para los equipos nuevos, compararlos con los estándares del sector (por ejemplo, el tiempo promedio del ciclo de proyecto en su sector).
• Monitorear indicadores clave: Concéntrese en las tendencias de los índices de productividad, como la producción por unidad de tiempo. Herramientas como Google Analytics para flujos de trabajo internos pueden ser útiles.
• Considerar las variables: Las tendencias pueden fluctuar debido a factores externos, como vacaciones o nuevas contrataciones. Ajuste utilizando promedios móviles (por ejemplo, el promedio de las últimas cuatro semanas).

Expliquemos en detalle: Las tendencias son flechas direccionales. Supongamos que en un equipo de RR. HH., los datos de tiempo muestran una tendencia al alza en la duración del ciclo de reclutamiento, de 30 a 45 días en seis meses. Esto podría deberse a un aumento en el volumen de solicitantes o a una selección ineficiente. Para cuantificar, represente los datos en un gráfico de líneas: eje x como meses, eje y como tiempo promedio. Profundice segmentando; por ejemplo, ¿es la tendencia peor para los puestos directivos? En términos sencillos, las tendencias son como los pronósticos meteorológicos: advierten de tormentas (aumento de la ineficiencia) o de cielos despejados (mejora del rendimiento), lo que ayuda a prepararse.

Evite las perspectivas miopes: Una caída de una semana no es una tendencia; busque cambios consistentes a lo largo de 4 a 8 semanas. Esto evita reacciones exageradas y promueve una gestión estable.

Garantizar el equilibrio en las cargas de trabajo

El equilibrio se refiere a la distribución equitativa del tiempo entre tareas, personas y aspectos de la vida, evitando la sobrecarga y promoviendo la sostenibilidad. Es crucial en la alta dirección mantener la solidez del equipo y el rendimiento a largo plazo.

Mida el equilibrio examinando las variaciones: ¿Qué tan equitativo es el tiempo distribuido? En un equipo de proyecto, verifique si algunos miembros trabajan al 60% en plazos de alta presión, mientras que otros manejan cargas más ligeras. Además, evalúe el equilibrio entre la vida laboral y personal mediante patrones de horas extra o tiempo de recuperación.

Pasos prácticos de medición:

• Saldo individual: Calcular horas por persona y marcar las desviaciones (por ejemplo, cualquier persona que trabaje más de 50 horas por semana de manera constante).
• Equilibrio de tareas: asegúrese de que ninguna categoría domine, como el 70 % en soluciones urgentes frente a la planificación estratégica.
• Visión holística: incluir el tiempo no laboral de forma indirecta, a través de encuestas de compromiso vinculadas a datos de tiempo.

En mayor detalle, el equilibrio actúa como una balanza que se inclina demasiado y todo se descompone. En un equipo de operaciones, un desequilibrio podría reflejarse en los datos temporales, donde el personal de logística dedica el 80 % a la gestión de crisis, sin margen para mejoras de procesos. Se mide mediante ratios: lo ideal sería 50/30/20 para tareas principales, soporte y aprendizaje. Las herramientas pueden generar mapas de calor que muestran los puntos críticos de sobrecarga. En resumen, el equilibrio es como una dieta equilibrada para el equipo: el exceso de algo (por ejemplo, reuniones) provoca indigestión (fatiga), mientras que la variedad mantiene a todos con energía.

¿Por qué priorizar esto? Los equipos desequilibrados sufren resentimiento y errores. Al medir, se pueden redistribuir las tareas, quizás automatizando las rutinarias, lo que resulta en grupos más felices e innovadores.

Qué no medir: Cómo evitar las horas brutas.

Aunque lo anterior se centra en métricas reveladoras, no mide las horas brutas, es decir, el total de horas registradas sin contexto. Este es un error en el que caen muchos gerentes porque creen que cuanto más tiempo se dedica, más se mejora el rendimiento.

¿Por qué no? Las horas de trabajo no prestan atención a la calidad ni al contexto. Un miembro del equipo puede trabajar 10 horas pero no lograr mucho por distracciones, mientras que otro puede lograr mucho en 6 horas de concentración. Centrarse en las horas de trabajo implica un aumento de la cantidad a costa de la calidad, como horas extras innecesarias.

Errores específicos:

• Sin clasificaciones individuales: no hay tablas de clasificación por horas; esto fomenta la competencia en lugar de la cooperación.
• El contexto es el rey: 40 horas pueden ser valiosas en una etapa creativa, pero son ineficaces en una etapa lenta.
• Riesgos de desmotivación: Los equipos se sentirán monitoreados, lo que resultará en registros falsos o agotamiento.

Descripción detallada: El registro de horas brutas generó informes ; se añadieron tareas innecesarias para cumplir objetivos y se redujo el trabajo real en una empresa que visité. En lugar de eso, atribuya el tiempo a los resultados: ¿Se han pagado esas horas en función del logro de objetivos? Las horas brutas son, en pocas palabras, contar los pasos sin rumbo; puedes caminar mucho y no llegar a ninguna parte.

Invertir la situación: Perspectivas, no imposición, con datos puntuales. Esto genera confianza y se centra en los resultados.

Implementación eficaz de la medición de datos de tiempo

Ahora que entiende qué medir y qué evitar, aquí le mostramos cómo implementar este enfoque:

• Sea transparente : Explique a su equipo exactamente qué datos está recopilando y por qué. Explique que está analizando patrones y tendencias para mejorar los procesos, no para detectar a los descuidos.
• Céntrese en los sistemas, no en las personas : Cuando detecte problemas en los datos, considérelos como problemas de proceso, no como fallos personales. Si alguien trabaja horas excesivas, se trata de un problema de distribución de la carga de trabajo, no de gestión del tiempo.
• Use los datos para apoyar, no para supervisar : Permita que la información sobre el tiempo guíe las conversaciones de coaching, la asignación de recursos y las mejoras de procesos. No los use para criticar horarios individuales.
• Invita a tu equipo a aportar sus opiniones : Comparte los hallazgos agregados con tu equipo y solicita sus interpretaciones. Suelen aportar ideas sobre la existencia de ciertos patrones e ideas para mejorar.
• Medir los resultados en función del tiempo : Los datos de tiempo cobran relevancia al combinarse con las métricas de resultados. ¿Los equipos con mayor dedicación de tiempo entregan código de mayor calidad? ¿Se correlacionan los cronogramas equilibrados con mejores índices de satisfacción del cliente?

Conclusión

Aprender a medir el rendimiento del equipo con datos de tiempo implica desarrollar sabiduría, no solo recopilar cifras. El enfoque adecuado se centra en patrones que revelan el estado del flujo de trabajo, tendencias que predicen desafíos futuros e indicadores de equilibrio que garantizan la sostenibilidad.

Herramientas como WebWork proporcionan la infraestructura de datos, pero el liderazgo proporciona la interpretación y la acción. Utilice la información sobre el tiempo para eliminar obstáculos, proteger el tiempo de concentración, distribuir la carga de trabajo de forma justa y crear las condiciones para que su equipo pueda rendir al máximo.

Recuerde: el objetivo no es maximizar las horas trabajadas ni alcanzar niveles de actividad perfectos. El objetivo es formar un equipo de alto rendimiento que genere resultados excepcionales, manteniendo prácticas laborales saludables y sostenibles. Al medir lo correcto e ignorar lo incorrecto, los datos de tiempo se convierten en un poderoso aliado para lograr ese objetivo.

Los equipos que prosperan en los entornos laborales modernos no son aquellos que trabajan más horas. Son aquellos cuyos líderes comprenden lo que los datos sobre el tiempo revelan realmente sobre cómo se realiza el trabajo.