O ambiente de trabalho moderno, orientado por dados, pode fornecer aos gestores acesso a mais informações do que nunca sobre como seus departamentos utilizam o tempo. O paradoxo, no entanto, reside no fato de que quanto maior a quantidade de dados disponíveis, nem sempre tomamos decisões melhores. Na verdade, a maioria dos líderes cai na armadilha de usar dados de tempo para avaliar o desempenho de uma equipe, mesmo utilizando métricas de tempo incorretas.

Ninguém deveria questionar se você deve usar dados de tempo para avaliar sua equipe. A questão é como fazê-lo. Todos os de controle de tempo estão disponíveis em aplicativos modernos de gestão de equipes, como o WebWork, mas é importante entender quais métricas são valiosas e quais podem, na verdade, prejudicar o desempenho da sua equipe.

Obtendo dados de tempo na gestão de equipes.

Os dados de tempo referem-se a todos os dados sobre como sua equipe utiliza suas horas de trabalho. Isso pode incluir de softwares de gerenciamento de projetos , como o Asana , ou aplicativos de controle de tempo. Em um ambiente de escritório normal, pode ser o tempo gasto em reuniões, trabalho pessoal, trabalho em equipe ou mesmo descanso. Não se trata de ficar de olho em cada segundo, mas sim de extrair informações relevantes e tomar decisões mais assertivas.

Por que isso importa? Os dados de tempo são utilizados na gestão de alto nível para harmonizar o trabalho das equipes com os objetivos da empresa. Um exemplo disso é quando sua equipe de vendas gasta muito tempo com tarefas administrativas, o que pode ser a razão pela qual as metas não foram atingidas. No entanto, o uso inadequado dos dados de tempo, como destacar o número total de horas, pode resultar em esgotamento profissional, ressentimento e avaliações incorretas. Em vez disso, uma solução mais inteligente pode ser aplicada com base em elementos qualitativos, a partir dos registros de tempo. Dessa forma, você avalia a eficácia e não a atividade.

Podemos dividir isso passo a passo, começando pelos aspectos positivos: o que medir.

Identificando padrões de uso do tempo.

Padrões são padrões de comportamento ou distribuição do tempo gasto em sua equipe. Imagine-os como padrões habituais do seu trabalho. Com a ajuda deles, você pode detectar ineficiências ou vantagens que podem estar ocultas pelos números brutos.

Considere o caso de uma equipe de marketing que você gerencia. Quando você fala em informações de tempo, se refere à codificação de atividades, que podem incluir categorias como desenvolvimento de conteúdo, contato com clientes, desenvolvimento de planos estratégicos e análise de dados. Em um mês, você pode perceber que passa meio dia em reuniões, mas apenas 2 dos 10 dias são dedicados a trabalho criativo. Isso pode ser um sinal de sobrecarga de compromissos ou de sufocamento da inovação.

Para medir padrões de forma eficaz:

• Reúna os dados sistematicamente: utilize ferramentas para registrar o tempo automaticamente ou por meio de simples check-ins. Evite a entrada manual de dados, se possível, pois pode ser trabalhosa.
• Classifique e analise: divida o tempo em atividades essenciais e não essenciais. As atividades essenciais podem incluir o contato direto com o cliente, enquanto as não essenciais podem envolver e-mails ou tarefas administrativas.
• Visualize para maior clareza: Crie gráficos de barras ou painéis que mostrem padrões semanais. Se um padrão apresentar picos na troca de tarefas (por exemplo, alternando entre projetos), isso pode indicar uma priorização inadequada.

Em detalhes, os padrões ajudam a diagnosticar as causas raízes. Imagine uma equipe de desenvolvimento de software onde os padrões revelam que as manhãs são dominadas por codificação focada (alta produtividade), mas as tardes por chamados de suporte fragmentados. Isso poderia levar à reestruturação dos cronogramas para um fluxo melhor. Em termos simples, os padrões são como pegadas na areia. Eles mostram o caminho que sua equipe está percorrendo, permitindo que você a guie para um terreno mais tranquilo.

Expandindo esse conceito: considere uma equipe de atendimento ao cliente. Um padrão pode surgir, no qual os agentes gastam 40% do seu tempo com consultas repetidas devido a perguntas frequentes inadequadas. Para medir isso, calcule as porcentagens: (Tempo na Categoria A / Tempo Total) x 100. Compare os resultados entre as semanas para confirmar se é um padrão ou uma coincidência. Se ignorados, esses padrões podem levar a uma alta rotatividade de funcionários; abordá-los aumenta o moral e a eficiência.

Acompanhamento de tendências ao longo de períodos

As tendências se baseiam em padrões, mostrando mudanças ao longo do tempo, como um filme em vez de uma fotografia. Elas revelam se sua equipe está melhorando, estagnada ou em declínio, permitindo intervenções proativas.

Em um contexto geral, acompanhe as tendências em métricas como a taxa de conclusão de tarefas por hora ou o tempo de resolução de problemas. Para uma equipe financeira, você pode acompanhar a tendência do tempo necessário para fechar os relatórios mensais. Se a tendência mostrar uma redução de 20 para 15 horas ao longo dos trimestres, isso indica maior especialização ou processos mais eficientes.

Como medir tendências:

• Estabeleça parâmetros de referência: Utilize dados históricos de tempo como ponto de partida. Para novas equipes, compare com os padrões do setor (por exemplo, o tempo médio do ciclo de projetos em seu setor).
• Monitore os principais indicadores: concentre-se nas tendências dos índices de produtividade, como a produção por unidade de tempo. Ferramentas como o Google Analytics para fluxos de trabalho internos podem ajudar.
• Considere as variáveis: as tendências podem flutuar devido a fatores externos, como feriados ou novas contratações. Ajuste usando médias móveis (por exemplo, a média das últimas quatro semanas).

Vamos explicar em detalhes: Tendências são setas direcionais. Suponha que, em uma equipe de RH, os dados temporais mostrem uma tendência de aumento no tempo do ciclo de recrutamento, de 30 para 45 dias, ao longo de seis meses. Isso pode ser resultado do aumento no volume de candidatos ou de uma triagem ineficiente. Para quantificar, plote os dados em um gráfico de linhas: eixo x representando os meses e eixo y representando o tempo médio. Aprofunde-se segmentando os dados, por exemplo, verificando se a tendência é pior para cargos de nível sênior. Em termos simples, as tendências são como previsões meteorológicas; elas alertam sobre tempestades (aumento da ineficiência) ou céu claro (melhora do desempenho), ajudando você a se preparar.

Evite visões imediatistas: uma queda de uma semana não representa uma tendência; observe mudanças consistentes ao longo de 4 a 8 semanas. Isso evita reações exageradas e promove uma gestão estável.

Garantir o equilíbrio nas cargas de trabalho

O equilíbrio consiste na distribuição equitativa do tempo entre tarefas, pessoas e aspectos da vida, prevenindo a sobrecarga e promovendo a sustentabilidade. É crucial na gestão de alto nível para manter a saúde da equipe e a produtividade a longo prazo.

Meça o equilíbrio examinando as variações: quão uniformemente o tempo está distribuído? Em uma equipe de projeto, verifique se alguns membros dedicam 60% do tempo a prazos de alta pressão, enquanto outros lidam com cargas mais leves. Além disso, avalie o equilíbrio entre vida profissional e pessoal por meio dos padrões de horas extras ou do tempo de recuperação.

Etapas práticas de medição:

• Balanço individual: Calcule as horas por pessoa e sinalize os desvios (por exemplo, qualquer pessoa que trabalhe consistentemente mais de 50 horas por semana).
• Equilíbrio de tarefas: Garantir que nenhuma categoria domine, como por exemplo, 70% em correções urgentes em detrimento do planejamento estratégico.
• Visão holística: Incluir o tempo fora do trabalho indiretamente, por meio de pesquisas de engajamento vinculadas a dados de tempo.

Em termos mais detalhados, o equilíbrio funciona como uma balança que pende demais para um lado, e as coisas quebram. Para uma equipe de operações, um desequilíbrio pode se manifestar nos dados de tempo, onde a equipe de logística gasta 80% do tempo com gerenciamento de crises, não deixando espaço para melhorias nos processos. Meça usando proporções: o ideal seria 50/30/20 para tarefas principais/suporte/aprendizado. Ferramentas podem gerar mapas de calor mostrando os pontos críticos de sobrecarga. Simplificando, o equilíbrio é como uma dieta balanceada para sua equipe: o excesso de uma coisa (por exemplo, reuniões) leva à "indigestão" (fadiga), enquanto a variedade mantém todos energizados.

Por que priorizar isso? Equipes desequilibradas sofrem com ressentimento e erros. Ao mensurar, você pode redistribuir tarefas, talvez automatizando as rotineiras, o que leva a grupos mais felizes e inovadores.

O que não medir: Evitando horas brutas.

Embora o foco anterior sejam métricas relevantes, elas não medem as horas brutas, ou seja, o total de horas trabalhadas sem contexto. Muitos gestores caem nessa armadilha por acreditarem que quanto mais tempo, maior será o desempenho.

Por que não? Contar apenas as horas trabalhadas não leva em consideração a qualidade e o contexto. Um membro da equipe pode trabalhar 10 horas, mas não produzir muito devido a distrações, enquanto outro pode realizar muito em 6 horas de concentração. Focar apenas nas horas trabalhadas levará a um aumento na quantidade em detrimento da qualidade, como horas extras desnecessárias.

Armadilhas específicas:

• Sem rankings individuais: Não tenha tabelas de classificação por hora; isso fomenta a competição em vez da cooperação.
• O contexto é fundamental: 40 horas podem ser valiosas em uma fase criativa, mas são ineficazes em uma fase de estagnação.
• Riscos de desmotivação: as equipes se sentirão monitoradas, o que resultará em registros falsos ou esgotamento profissional.

Descrição detalhada: O controle bruto de horas resultou em relatórios ; tarefas desnecessárias foram adicionadas para atingir metas, e o trabalho em si foi reduzido em uma empresa que visitei. Em vez disso, associe o tempo a resultados: essas horas foram pagas com metas alcançadas? Contar horas sem planejamento prévio é, em termos simples, contar passos sem direção; você pode caminhar muito e não chegar a lugar nenhum.

Inverta os papéis: insights, não imposições, com dados temporais. Isso gera confiança e foca em resultados.

Implementando a medição de dados de tempo de forma eficaz

Agora que você entende o que medir e o que evitar, veja como implementar essa abordagem:

• Seja transparente : explique à sua equipe exatamente quais dados você está coletando e por quê. Compartilhe que você está analisando padrões e tendências para aprimorar processos, não para flagrar pessoas relaxando no trabalho.
• Foque nos sistemas, não nos indivíduos : Quando identificar problemas nos dados, enquadre-os como problemas de processo, não como falhas pessoais. Se alguém está trabalhando horas excessivas, isso é um problema de distribuição de carga de trabalho, não de gestão de tempo.
• Use os dados para apoiar, não para vigiar : Deixe que as informações sobre o tempo orientem as conversas de coaching, a alocação de recursos e as melhorias de processos. Não as use para criticar minuciosamente os horários individuais.
• Solicite a contribuição da equipe : Compartilhe as descobertas gerais com sua equipe e peça suas interpretações. Eles geralmente têm insights sobre por que certos padrões existem e ideias para melhorias.
• Meça os resultados em conjunto com o tempo : os dados de tempo tornam-se significativos quando combinados com as métricas de resultado. As equipes com mais tempo dedicado ao foco entregam código de maior qualidade? Cronogramas equilibrados se correlacionam com melhores índices de satisfação do cliente?

Conclusão

Aprender a medir o desempenho da equipe usando dados de tempo é desenvolver sabedoria, não apenas coletar números. A abordagem correta se concentra em padrões que revelam a saúde do fluxo de trabalho, tendências que preveem desafios futuros e indicadores de equilíbrio que garantem a sustentabilidade.

Ferramentas como o WebWork fornecem a infraestrutura de dados, mas a liderança fornece a interpretação e a ação. Use insights sobre o tempo para remover obstáculos, proteger o tempo de concentração, distribuir a carga de trabalho de forma justa e criar condições para que sua equipe possa realizar seu melhor trabalho.

Lembre-se: o objetivo não é maximizar as horas trabalhadas ou obter pontuações de atividade perfeitas. O objetivo é construir uma equipe de alto desempenho que entregue resultados excepcionais, mantendo práticas de trabalho saudáveis ​​e sustentáveis. Quando você mede as coisas certas e ignora as erradas, os dados de tempo se tornam um poderoso aliado para alcançar esse objetivo.

As equipes que prosperam nos ambientes de trabalho modernos não são aquelas que trabalham mais horas. São aquelas cujos líderes entendem o que os dados de tempo realmente revelam sobre como o trabalho é realizado.