Introduzir o controle de tempo para os funcionários pode ser um desafio, pois eles podem encará-lo como microgerenciamento, o que não é a melhor abordagem para retê-los a longo prazo. No entanto, o controle de tempo é importante não apenas para as empresas, mas também para os próprios funcionários. Eles podem se manter focados em suas tarefas e serem mais produtivos durante o dia. E para as empresas, os gerentes agora podem descobrir qual projeto gerou mais receita, mesmo consumindo muito tempo. 

Como resultado, o controle de tempo com ferramentas tem sido um tema bastante discutido ultimamente, principalmente após o início da pandemia. Com as pessoas trabalhando em casa sem outra opção, manter todos focados e com pouca ou nenhuma supervisão pode ser um desafio. Empresas que nunca experimentaram ou implementaram o trabalho remoto podem ter dificuldades para se adaptar e se adequar a essa nova política.

É por isso que o software de controle de tempo teve um aumento na demanda durante este surto, já que o número de funcionários remotos aumentou repentinamente.

Ao introduzir o controle de tempo na sua equipe, é essencial que ambas as partes compreendam a finalidade dessa ferramenta para o trabalho. Instalar um aplicativo de controle de tempo para os membros da equipe de repente pode gerar desconfiança, algo que deve ser evitado no trabalho em equipe.

Portanto, aqui estão as dez principais práticas recomendadas que você pode usar para introduzir aplicativos de controle de tempo à sua equipe da maneira correta.

1. Realizar uma reunião interna

Você não deve contatar cada membro da sua equipe individualmente para apresentar a ferramenta de controle de tempo de trabalho. Embora seja ótimo personalizar as reuniões com cada membro, isso não é eficiente, pois você precisa repetir as mesmas informações várias vezes.

Sem mencionar que, para uma empresa maior com mais de 50 funcionários, entrar em contato com todos os membros da equipe não é viável. Nesse caso, organizar uma reunião interna específica para apresentar novas ferramentas será mais eficaz.

Procure manter essa reunião o mais pessoal possível, mesmo que seja em uma escala maior. Você pode comunicar o problema de forma mais íntima se falar demonstrando compreensão pelas perspectivas dos membros da equipe. Dessa forma, eles estarão mais propensos a se envolver e ouvir sua proposta.

2. Deixe-os cientes da preocupação da empresa

Antes de pedir aos membros da sua equipe que instalem um software de controle de tempo em seus computadores, você deve abordar alguns motivos pelos quais a empresa precisa dessa ferramenta. O controle de tempo geralmente é implementado para aumentar a produtividade, mas também pode ser usado para faturamento, orçamento e muito mais. Você também deve enfatizar que o controle de tempo não é uma forma de microgerenciar seus funcionários, mas sim de ajudar a empresa a se tornar mais eficiente.

3. Explique os benefícios para seus funcionários

Agora que você já abordou as preocupações da empresa, pode explicar os benefícios que o controle de ponto trará para seus funcionários.

O controle de tempo os ajudará a manter o foco e a serem mais produtivos. Eles podem usar o software para ver quanto tempo levam para concluir cada tarefa, o que permite um melhor planejamento do dia. Além disso, o controle de tempo pode ajudar a prevenir a síndrome de burnout, pois os funcionários poderão gerenciar melhor seu tempo.

4. Obtenha o feedback deles

Após explicar os motivos da empresa para a implementação do controle de tempo, ouça a opinião dos membros da sua equipe sobre o assunto. Pergunte se eles veem algum benefício no uso desse software ou se têm alguma preocupação a respeito.

Isso demonstrará seu interesse na opinião deles e que você valoriza o ponto de vista deles. Também ajudará você a entender a perspectiva deles antes de prosseguir para as próximas etapas.

5. Escolha a ferramenta certa

Existem muitos softwares de controle de tempo disponíveis no mercado, então você precisará escolher um que atenda às necessidades da sua empresa. Se você não tiver certeza de qual ferramenta escolher, peça sugestões aos membros da sua equipe.

Depois de escolher uma ferramenta, certifique-se de testá-la você mesmo antes de implementá- la em toda a empresa . Dessa forma, você poderá identificar possíveis problemas e resolvê-los antes que se agravem.

Após escolher e testar o software de controle de tempo, é hora de configurá-lo para sua equipe. Isso inclui criar contas para cada membro, definir permissões e muito mais.

6. Treine os membros da sua equipe com a nova ferramenta

Agora que a ferramenta está configurada, é hora de treinar sua equipe sobre como usá-la. Isso inclui mostrar a eles como iniciar e parar o cronômetro, tirar capturas de tela, adicionar notas e muito mais. Você pode fazer isso sozinho ou pedir para alguém da de suporte ao cliente fazer para você.

Ou então, utilize vídeos de treinamento para ajudar os membros da sua equipe a entender como usar o aplicativo de controle de tempo de forma eficaz. De qualquer forma, certifique-se de que todos entendam como usar a ferramenta antes de prosseguir.

7. Explique as regras

Abordar as regras ao usar este software de controle de tempo pode minimizar mal-entendidos entre membros da equipe e gerentes. Como todos trabalham sem ver fisicamente seus colegas realizando o trabalho, as pessoas podem ter interpretações diferentes das regras.

Por exemplo, alguns membros da equipe podem achar que fazer pausas para o almoço mais longas não tem problema, desde que compensem trabalhando até mais tarde. No entanto, isso nem sempre acontece e pode gerar conflitos posteriormente.

Antes de usar o software de controle de tempo, reúna-se com sua equipe e explique as regras da empresa em relação ao horário de trabalho e aos intervalos. Certifique-se de que todos estejam cientes para evitar confusões ou mal-entendidos.

8. Criar um programa piloto

Um programa piloto é uma ótima maneira de testar o novo software de controle de tempo antes de implementá-lo em toda a empresa. Isso permite solucionar quaisquer problemas que surjam e garantir que a ferramenta funcione bem para sua equipe.

Para implementar um programa piloto, selecione um pequeno grupo de funcionários para testar o software. Isso pode ser feito por departamento ou por local. Após selecionar o grupo, treine-os no uso da ferramenta e permita que a utilizem por algumas semanas.

Após o término do programa piloto, colete o feedback dos participantes. Utilize esse feedback para aprimorar o software de controle de tempo antes de implementá-lo para o restante da empresa.

9. Avaliar e ajustar o programa

Depois de implementar o controle de tempo na sua equipe, reserve um tempo para avaliar sua eficácia. Isso pode ser feito analisando métricas como produtividade, taxas de conclusão de projetos e outras.

Se você perceber que há espaço para melhorias, faça os ajustes necessários. Isso inclui mudar a forma como a ferramenta é usada, modificar as regras da empresa e muito mais.

10. Adote uma política de portas abertas

Por último, mas não menos importante, é fundamental ter uma política de portas abertas no que diz respeito ao controle de horas trabalhadas. Isso significa que os funcionários devem se sentir à vontade para lhe apresentar quaisquer dúvidas ou preocupações que tenham sobre o software.

Além disso, eles devem saber que podem entrar em contato com você caso enfrentem algum problema ao usar a ferramenta. Ao adotar uma política de portas abertas, você pode construir confiança e melhorar a comunicação dentro da sua equipe.

Concluindo

Implementar o controle de horas trabalhadas na sua empresa pode ser uma tarefa assustadora. Os funcionários podem perceber isso como uma falta de confiança por parte da gerência ou como uma invasão de privacidade.

Pode haver um mal-entendido desde o início do controle de tempo, pois nem todos estão acostumados a serem monitorados o tempo todo, especialmente quando trabalham em casa.

Para evitar qualquer reação negativa, é importante apresentar o software de controle de tempo à sua equipe da maneira correta. Seguindo estas boas práticas, você pode preparar sua equipe para o sucesso e garantir uma transição tranquila.

Biografia do autor:

Andre Oentoro é o fundador da Breadnbeyond , uma premiada de produção de vídeos explicativos . Ele ajuda empresas a aumentar as taxas de conversão, fechar mais vendas e obter um ROI positivo com vídeos explicativos (nessa ordem).

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