La productividad es la clave para la supervivencia a largo plazo de cualquier empresa. Le permite producir más bienes y servicios con la misma cantidad de trabajo, lo que le da la capacidad de competir de igual a igual en el mercado.
La fórmula de productividad permite a las empresas medir y hacer seguimiento de sus mejoras en este ámbito. Les ofrece una forma confiable de identificar errores comunes y enfocarse en la gestión del rendimiento. Como resultado, se incrementa la productividad y se impulsa la rentabilidad para impulsar el crecimiento del negocio.
En este artículo analizamos en detalle la fórmula de productividad: qué es, para qué sirve y cómo puedes utilizarla para calcular la productividad en el lugar de trabajo y mejorar la eficiencia en tu organización.
¿Qué es la fórmula de productividad?
La fórmula de productividad es una ecuación sencilla que líderes y managers utilizan para medir la productividad. Puede aplicarse para determinar el rendimiento de un empleado en particular, un equipo, un departamento o toda la empresa. Incluso puede usarse para medir la productividad de una economía completa.
En el contexto empresarial, esta fórmula te indica qué tan eficiente eres al convertir materias primas y tiempo en bienes y servicios de valor.
La fórmula se representa de la siguiente manera:
Productividad = Unidades producidas / Unidades de entrada
Se trata de una relación entre las variables de entrada y salida. Hay varias formas de medir la productividad. Algunos de los KPIs (indicadores clave de rendimiento) más utilizados en el entorno laboral son:
- Ingresos por empleado
- Número de unidades producidas
- Tiempo de inactividad
- Puntuación de satisfacción del cliente (CSAT)
- Tasa de utilización de la mano de obra
- Tasa de rotación de empleados
- Margen de beneficio bruto calculado con una fórmula de margen bruto
Independientemente de los KPIs en los que te enfoques, tu empresa tendrá mayor productividad si:
- Produce más utilizando la misma cantidad de recursos; o
- Mantiene el mismo nivel de producción utilizando menos recursos.
Esto te dará una ventaja competitiva frente a las empresas que producen menos. La fórmula también facilita ver cómo las compañías pueden aumentar las unidades producidas por cada material, máquina o hora de trabajo empleada.
¿Por qué es importante la fórmula de productividad?
La fórmula de productividad es importante por muchas razones. Permite cuantificar los ingresos generados por equipos y empleados específicos dentro de una empresa. Estos datos te ayudan a evaluar cuánto beneficio genera cada persona, equipo y departamento.
A su vez, esto te permite entender en qué áreas de tu negocio tienes el mejor ROI (retorno sobre la inversión). Además, también puedes identificar qué actividades y qué empleados pueden estar siendo poco productivos.
Al ser una medida de la eficiencia empresarial, la productividad es el secreto para ganar en cualquier mercado competitivo. Si logras aumentarla, podrás generar mayores ganancias, ya sea vendiendo más o ajustando tus precios a la baja.
Por el contrario, si tu productividad cae, es posible que no puedas operar de forma rentable. Y si crece más lento que la de tus competidores, tu negocio sufrirá un estancamiento difícil de revertir.
Pero con una productividad mejorada, tu empresa puede disfrutar de beneficios como:
- Mayor satisfacción del cliente
- Mejores condiciones por parte de los proveedores
- Salarios más atractivos
- Mayor acceso a capital
La idea detrás de la fórmula de productividad se introdujo por primera vez en 1911. El ingeniero estadounidense convertido en consultor de gestión, Frederick Taylor, la desarrolló en su libro «The Principles of Scientific Management». Su propuesta revolucionó por completo las prácticas para medir el rendimiento en el trabajo.
En los últimos años, se ha descubierto que es posible modificar la productividad cambiando variables específicas. La fórmula de productividad te permite optimizar distintas variables para maximizar la eficiencia y las ganancias, y al mismo tiempo reducir costos y eliminar ineficiencias.
Ejemplos de la fórmula de productividad en acción
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de cómo puede usarse esta fórmula para calcular la productividad dentro de una organización.
1. Productividad individual del empleado
Un manager puede calcular la productividad de un empleado dividiendo los bienes o servicios producidos entre las horas trabajadas durante un período determinado.
Por ejemplo, imaginemos una situación donde una empleada llamada Jennifer genera $3,000 en ventas durante una semana trabajando 40 horas. Al mismo tiempo, otra empleada llamada Jane genera $2,000, pero trabajando solo 20 horas. Aplicando la fórmula de productividad:
- Productividad de Jennifer: $3,000 / 40 horas = $75/hora
- Productividad de Jane: $2,000 / 20 horas = $100/hora
Como puedes ver, Jane es más productiva que Jennifer, a pesar de haber generado menos ventas en total durante la semana.
2. Productividad de equipo o departamento
La productividad de un equipo o departamento hace referencia al rendimiento colectivo de dos o más personas. Puede calcularse dividiendo los ingresos por ventas generados entre el total de horas invertidas por el equipo en un proyecto.
Si una empresa quiere comparar la productividad de distintos departamentos, puede hacerlo de la misma manera que en los ejemplos anteriores.
Por ejemplo, una empresa de software puede medir la productividad del departamento de marketing analizando el resultado del mes anterior y dividiéndolo entre las horas trabajadas por los empleados:
- Resultado: 1,000 leads generados
- Total de horas trabajadas: 500 horas
- Productividad del departamento: 1,000 leads / 500 horas = 2 leads/hora.
3. Productividad empresarial
La productividad a nivel empresarial puede calcularse de la misma forma, lo que te permite identificar qué empleados, equipos o departamentos son más o menos productivos. También tendrás una fórmula para medir la eficiencia global de la empresa en el uso de sus materiales y recursos.
La imagen a continuación ilustra este concepto con mayor claridad:
En definitiva, todo tipo de empresas, ya sean remotas, híbridas o presenciales, pueden usar la fórmula de productividad para determinar sus niveles de rendimiento y mejorar la eficiencia en todas las áreas.
Sin embargo, es posible que hayas notado que esta versión de la fórmula resulta bastante limitada como medida integral de la productividad, debido a su simplicidad y a la restricción en las variables que contempla. Al expresar entradas y salidas en unidades simples, solo obtienes una productividad de factor parcial.
Para obtener una medición más precisa, necesitarás incorporar más variables de entrada y salida al cálculo de la productividad global del negocio. Ahí es donde entra la fórmula de productividad multifactorial.
La fórmula de productividad multifactorial
Esta fórmula está diseñada para ayudar a los managers a medir la productividad en distintos departamentos. Lo hace de manera eficiente al tener en cuenta diferentes alternativas de entrada y salida, lo que permite representar con mayor precisión cómo cada variable afecta la productividad de la empresa.
Esta fórmula mide la productividad comparando el resultado con distintos tipos de insumos, incluyendo las proporciones entre unidades producidas, mano de obra, materiales y capital.
Mientras que la fórmula de factor parcial utiliza un solo tipo de insumo, la multifactorial usa la proporción entre el total de resultados y un conjunto de insumos.
Veamos un ejemplo rápido para ilustrar esto:
Imagina un fabricante de hardware que adquiere maquinaria de última tecnología para aumentar su producción. Si este equipo permite a la empresa reducir los costos de personal en un 50%, el nivel de producción se mantiene igual.
Sin embargo, al contar con menos empleados, la productividad laboral y de capital de la empresa aumentará. Al mismo tiempo, se producirá una caída del 40% en la productividad de materiales, ya que la producción es constante pero el material adquirido ha aumentado.
Obstáculos para aumentar la productividad
Hay muchos factores que pueden frenar el avance hacia una mayor productividad en tu empresa. Entre ellos se encuentran cosas como:
- Mala gestión del tiempo
- Empleados que dedican demasiado tiempo al correo electrónico o a la creación de contenido web
- Demasiadas reuniones o reuniones poco eficientes
- Procesos manuales redundantes o que consumen demasiado tiempo
- Tecnología obsoleta
- Lograr «estar ocupado» en lugar de ser productivo
Aumentar la productividad implica, con frecuencia, identificar las tareas que representan un desperdicio de recursos. También conviene evaluar alternativas que ahorren tiempo, incrementen los ingresos y reduzcan los gastos fijos y variables. En definitiva, cualquier acción que contribuya a crear un entorno de trabajo más productivo.
En ocasiones, esto puede implicar recurrir a servicios de terceros para garantizar la creación oportuna y rentable de políticas de privacidad u otros documentos legales.
Otras veces, puede resultar más económico y menos demandante contratar un servicio de agente registrado para gestionar los aspectos legales de las operaciones empresariales, en lugar de intentar hacerlo por cuenta propia o construir desde cero un equipo o departamento con los conocimientos y habilidades necesarios para garantizar que la empresa y todas sus entidades relacionadas cumplan plenamente con los estándares legales.
Muchas otras tareas poco productivas, como el tiempo dedicado a la creación de contenido, la correspondencia por correo electrónico con clientes, la recopilación de datos o las tareas administrativas, pueden optimizarse y automatizarse con herramientas como website builders, software de email marketing y soluciones similares.
No existe una solución única que sirva para aumentar la productividad en todos los escenarios. Distintos problemas generan distintos niveles de improductividad. Sin embargo, identificar estas fuentes de improductividad es posible mediante la fórmula de productividad, independientemente de las particularidades de cada situación.
Cómo usar la fórmula para mejorar la productividad
Afortunadamente, estos obstáculos pueden abordarse con algunas soluciones sencillas. Solo es necesario identificar y hacer seguimiento de las métricas de productividad que son relevantes para tu negocio. Esto te permitirá implementar las medidas adecuadas para gestionar y mejorar la productividad del equipo.
Por ejemplo, utiliza una herramienta de time tracking o de gestión del rendimiento para facilitar la medición y la gestión de la productividad.
Luego puedes invertir en el uso eficiente de la tecnología y la automatización para reducir los costos laborales y obtener una ventaja competitiva que te permita seguir mejorando la productividad de la empresa.
Las áreas en las que puedes enfocarte para mejorar la productividad incluyen:
- Mejoras tecnológicas: Incorpóralas como inputs para ampliar los outputs por encima de su costo. Por ejemplo, con el auge del cloud computing y el almacenamiento y análisis de big data, las plataformas de AI para contact centers contribuyen a mejorar la eficiencia en entornos de e-commerce, lo que se traduce en un mejor rendimiento, mejores resultados y mayor productividad.
- Eficiencia técnica: Mejora la eficiencia técnica aprovechando mejor tu tecnología actual o desarrollando habilidades para trabajar de forma más eficiente.
- Mejoras organizativas: Es posible mejorar la productividad en toda la organización reorganizando los equipos según sus fortalezas para completar proyectos de manera más eficiente. Aprende a Automate Your Busywork y aumenta tu productividad con este libro del CEO de Jotform, Aytekin Tank.
- Escalado de operaciones: Puedes aumentar la productividad escalando tus operaciones. Esto puede requerir incorporar más personal, adquirir nuevos equipos, automatizar flujos de trabajo manuales o externalizar ciertas tareas a contratistas en lugar de gestionarlas con personal interno.
Conclusión
Espero que este artículo haya respondido tus dudas sobre qué es la fórmula de productividad y por qué es importante.
AUTOR:
Ron Stefanski es un emprendedor digital y profesor de marketing apasionado por ayudar a las personas a crear y promocionar su propio negocio online. Puedes aprender más visitando OneHourProfessor.com
