La productividad es la clave para la supervivencia a largo plazo de una empresa. Muestra cuánto obtiene tu negocio de los recursos que invierte.
Aquí la tienes en su forma más simple:
Productividad = Unidades de resultado / Unidades de recursos invertidos
La fórmula de productividad te ofrece una manera fiable de medirla. En este artículo veremos qué es la fórmula, cómo calcular la productividad paso a paso, las principales variaciones de la fórmula y cómo usar los resultados para mejorar la eficiencia en tu organización.
¿Qué es la fórmula de productividad?
La fórmula de productividad es una ecuación sencilla que líderes y gerentes utilizan para medir la productividad. Puedes aplicarla a un solo empleado, a un equipo, a un departamento, a toda una empresa o incluso a una economía nacional.
El resultado es lo que produces: ingresos, unidades, tareas completadas, tickets resueltos. Los recursos invertidos son lo que hizo falta para producirlo: horas de trabajo, cantidad de empleados, materiales o costes.
En términos empresariales, la fórmula te dice qué tan eficiente eres al convertir tiempo y recursos en bienes y servicios. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. utiliza esta misma proporción entre resultado y recursos para medir la productividad de toda la economía.
Tu empresa tiene mayor productividad si produce más con los mismos recursos, o produce lo mismo con menos recursos. En cualquiera de los dos casos, obtienes una ventaja sobre los competidores que trabajan con los mismos recursos.
Cómo calcular la productividad en 3 pasos
La operación matemática es sencilla. La precisión depende de cómo definas tus variables.
1. Define el resultado
Decide qué vas a medir: ingresos, unidades producidas, leads generados, proyectos completados. Elige algo que refleje valor real, no solo actividad.
2. Define los recursos invertidos
La mayoría de las empresas usan las horas de trabajo o la cantidad de empleados. Si no registras las horas de forma fiable, aquí es donde el cálculo se viene abajo, porque las estimaciones y las horas reportadas por uno mismo distorsionan el resultado. Una herramienta de seguimiento de tiempo te da datos precisos de forma automática.
3. Divide el resultado entre los recursos invertidos
El resultado es tu tasa de productividad para ese período. Por sí solo es solo un número, ya que el valor está en compararlo entre períodos, equipos o puntos de referencia.
Ejemplos de la fórmula de productividad
Así funciona la fórmula en tres niveles de una organización.
1. Productividad del empleado
Un gerente puede calcular la productividad de un empleado dividiendo el valor que produjo entre las horas que trabajó.
Supongamos que Jennifer genera $3.000 en ventas en una semana de 40 horas, y Jane genera $2.000 en una semana de 20 horas:
- Productividad de Jennifer: $3.000 / 40 h = $75/hora
- Productividad de Jane: $2.000 / 20 h = $100/hora
Jane es más productiva que Jennifer, aunque generó menos ingresos totales. Las horas importan tanto como el resultado, y por eso medir los recursos invertidos con precisión es la mitad del cálculo.
2. Productividad del equipo o departamento
La productividad de un equipo es el resultado colectivo de dos o más personas dividido entre sus recursos combinados.
Por ejemplo, una empresa de software puede medir su departamento de marketing así:
- Resultado: 1.000 leads generados el mes pasado
- Recursos invertidos: 500 horas de empleados trabajadas
- Productividad del departamento: 1.000 / 500 = 2 leads por hora
3. Productividad del negocio
A nivel de empresa, se aplica la misma lógica: resultado total (normalmente ingresos) dividido entre los recursos totales (normalmente todas las horas de trabajo o el total de la plantilla).
Todos los negocios, ya sean remotos, híbridos o presenciales, pueden usar esto para ver qué empleados, equipos o departamentos son más y menos productivos, y dónde se están aprovechando bien los recursos.
La fórmula de la productividad laboral
La productividad laboral es la variación más utilizada de la fórmula. En lugar de horas, usa la cantidad de empleados:
Productividad laboral = Resultado total / Número de empleados
Si tu empresa generó 2 millones de dólares en ingresos el año pasado con 20 empleados, la productividad laboral es de $100.000 por empleado. Esta versión resulta útil para comparar departamentos de distinto tamaño, hacer seguimiento de la eficiencia año tras año y compararte con empresas de tu sector.
Su limitación es que trabaja con promedios. Te dice cuánto aporta el empleado típico, pero no quién rinde por encima o por debajo de ese nivel. Para eso necesitas datos por persona, lo que nos lleva de vuelta a las horas registradas.
Si quieres ver cómo funciona esto en la práctica, WebWork registra las horas de trabajo y los niveles de productividad por persona de forma automática, así el lado de los recursos invertidos de la fórmula siempre es preciso. Puedes probarlo gratis durante 14 días aquí.
La fórmula de productividad multifactorial
La fórmula básica usa un solo recurso, lo que te da la productividad de factor parcial. Es fácil de calcular, pero solo muestra una cara de la historia.
La fórmula de productividad multifactorial, en cambio, compara el resultado con una combinación de recursos. Normalmente son mano de obra, materiales y capital:
Productividad multifactorial = Resultado total / (Mano de obra + Materiales + Capital)
Aquí tienes un ejemplo sencillo. Una empresa produce un resultado por valor de $15.000 en una semana. Sus recursos semanales combinados —salarios, materiales y gastos generales— cuestan $8.000. La productividad multifactorial es 15.000 / 8.000 = 1,875. Por cada dólar que invierte la empresa, recupera cerca de $1,88 de resultado.
Hacer seguimiento de este número a lo largo del tiempo muestra si inversiones como equipos nuevos o la automatización realmente mejoran la eficiencia, o simplemente desplazan los costes de un recurso a otro.
¿Por qué es importante la fórmula de productividad?
La fórmula de productividad cuantifica el valor generado por equipos y empleados concretos. Esos datos te muestran dónde tu negocio obtiene el mejor retorno de la inversión y qué actividades producen poco a cambio de las horas que consumen.
Como la productividad es una medida de eficiencia, afecta directamente a tu capacidad de competir. Si tu productividad crece, puedes generar mayores ganancias vendiendo más o fijando precios más bajos. Si crece más lento que la de tus competidores, tu negocio pierde terreno aunque trabaje igual de duro.
Con una productividad mejorada, tu negocio obtiene beneficios como mayor satisfacción del cliente, mejores condiciones de los proveedores, salarios más atractivos y un mayor acceso al capital.
La idea en sí tiene más de un siglo. Frederick Taylor introdujo la medición sistemática de la productividad en su libro de 1911 Los principios de la administración científica, y cambió la forma en que las empresas miden el resultado del trabajo. Lo que ha cambiado desde entonces son los datos: las herramientas modernas miden los recursos invertidos de forma automática, así que la fórmula funciona con hechos en lugar de estimaciones.
Limitaciones de la fórmula de productividad
La principal limitación de la fórmula de productividad es que mide cantidad, no calidad.
También encaja mejor con unos trabajos que con otros. El resultado de la fabricación es fácil de contar. El trabajo creativo, estratégico y de conocimiento es más difícil de reducir a unidades por hora. Para esos roles, combina la fórmula con indicadores de calidad como la satisfacción del cliente, las tasas de error o el cumplimiento de objetivos.
Por eso hay un consenso general en usar la fórmula como línea de base y como línea de tendencia, no como la única medida del valor de nadie.
Obstáculos para aumentar la productividad
Entre los bloqueadores de productividad más comunes están:
- Una mala gestión del tiempo
- Demasiadas reuniones o reuniones poco eficientes
- Procesos manuales redundantes
- Tecnología obsoleta
- Lograr estar «ocupado» en lugar de producir resultados
Aumentar la productividad significa aislar las tareas que desperdician tus recursos y evaluar alternativas que ahorren tiempo, aumenten los ingresos y reduzcan los gastos.
A veces eso implica externalizar trabajo que a tu equipo le tomaría días hacer internamente; por ejemplo, usar servicios para generar políticas de privacidad o contratar un servicio de agente registrado para encargarse del cumplimiento legal en lugar de desarrollar esa experiencia dentro de la empresa.
Otras tareas rutinarias, como la creación de contenido y la comunicación con clientes, pueden agilizarse con herramientas como los creadores de sitios web y el software de automatización.
No existe una solución única que aumente la productividad en cualquier situación. La tarea de la fórmula es mostrarte dónde están las pérdidas, para que puedas atacar la correcta.
Cómo usar la fórmula para mejorar la productividad
Una vez que mides la productividad de forma constante, concéntrate en las áreas con más margen de mejora:
- Mejoras tecnológicas. Suma herramientas que aumenten el resultado por más de lo que cuestan: automatización, mejor software, equipos más rápidos.
- Eficiencia técnica. Saca más provecho de lo que ya tienes, mediante formación o un mejor uso de las herramientas existentes.
- Mejoras organizativas. Reorganiza los equipos según sus fortalezas para que los proyectos avancen más rápido. Si gestionas freelancers o equipos distribuidos, la simple claridad sobre quién es responsable de cada tarea ya puede aumentar el resultado.
- Aumentar la escala. Suma trabajadores, equipos o capacidad externalizada donde los números muestren que la demanda supera tus recursos actuales.
Luego sigue midiendo. La mejora de la productividad es un ciclo: calcula, cambia una variable y vuelve a calcular para ver si funcionó.
Empieza a medir la productividad con precisión
La fórmula de productividad es tan buena como los datos que la respaldan. El resultado suele ser fácil de encontrar en tus cifras de ventas o de proyectos. Es en los recursos invertidos donde la mayoría de las empresas termina adivinando.
WebWork elimina las conjeturas al registrar las horas de trabajo, la actividad y los niveles de productividad de forma automática, para que cada cálculo parta de datos reales. Si estás listo para medir la productividad en lugar de estimarla, comienza una prueba gratuita de 14 días o reserva una demo con nuestro equipo.
SOBRE EL AUTOR:
Ron Stefanski es emprendedor de sitios web y profesor de marketing apasionado por ayudar a las personas a crear y promocionar su propio negocio online. Puedes conocer más sobre él visitando OneHourProfessor.com
