Le taux d’utilisation de vos employés vous indique quelle part du temps disponible de votre équipe est réellement consacrée à un travail productif. C’est l’un des indicateurs les plus clairs pour savoir si vos collaborateurs sont surchargés, sous-occupés, ou dans une zone saine entre les deux.
Ce guide explique comment calculer le taux d’utilisation des employés, ce qui constitue un bon taux, et comment l’améliorer. Si votre principale question concerne la part de votre temps facturable aux clients, il s’agit d’un indicateur connexe mais différent, que nous abordons dans notre guide sur les heures facturables et non facturables. Ici, l’accent est mis sur la capacité : dans quelle mesure le temps disponible de votre équipe est réellement exploité.
Qu’est-ce que le taux d’utilisation des employés ?
Le taux d’utilisation des employés correspond au pourcentage du temps de travail disponible d’un employé qui est consacré à un travail productif et assigné. C’est un indicateur de capacité : il montre quelle part du temps que vous payez est réellement mise à profit.
Les heures disponibles sont les heures pendant lesquelles une personne est au travail et pourrait travailler. Les heures productives sont celles consacrées à de vraies tâches et à de vrais projets, plutôt qu’à du temps mort, à attendre les autres ou à combler des trous imprévus. Divisez le second nombre par le premier, et vous obtenez la part du temps payé qui se transforme en résultats concrets.
Taux d’utilisation = (Heures productives / Heures disponibles) × 100
Imaginons qu’un designer soit disponible 40 heures dans une semaine et en consacre 30 à un travail actif sur des projets. Son taux d’utilisation est de 75 %. Les 25 % restants correspondent à ce qui n’a pas été consacré au travail.
Vous pouvez mesurer cela pour une personne, une équipe ou un service entier, ce qui le rend utile pour planifier qui prend en charge le prochain projet et qui est déjà à pleine capacité.
Une petite précision, car le mot « utilisation » s’emploie de deux façons. Si vous dirigez une agence ou un cabinet de conseil et que vous voulez précisément savoir combien de temps vous pouvez facturer à vos clients, c’est l’utilisation facturable qui vous intéresse, et notre guide sur les heures facturables et non facturables couvre ce sujet.
Cet article reste centré sur la capacité d’utilisation : quelle part du temps de votre équipe se transforme en travail productif, facturable ou non.
Comment calculer le taux d’utilisation des employés
Pour calculer le taux d’utilisation, il vous faut deux chiffres : les heures disponibles et les heures productives. Voici comment les obtenir.
- Définissez vos heures disponibles. Choisissez la période et comptez le nombre d’heures pendant lesquelles chaque personne est au travail. Pour un employé à temps plein, c’est généralement 40 heures par semaine, soit environ 160 par mois.
- Additionnez les heures productives. Comptez les heures consacrées au travail réellement assigné, à partir de vos relevés de temps.
- Divisez et multipliez par 100. Divisez les heures productives par les heures disponibles et multipliez par 100. Le résultat est le taux d’utilisation pour cette période.
Imaginons qu’une équipe de cinq personnes dispose de 200 heures disponibles dans une semaine. Vos relevés de temps montrent que 150 heures ont été consacrées à un travail actif sur des projets. Cela donne 150 / 200 × 100 = 75 % d’utilisation de l’équipe.
Un suivi du temps précis vous donne ce chiffre réel sur lequel travailler, plutôt qu’une estimation.
Qu’est-ce qu’un bon taux d’utilisation des employés ?
Il n’existe pas de taux d’utilisation unique et correct, car un bon taux dépend du type de travail.
À titre indicatif, de nombreuses équipes considèrent qu’une fourchette de 70 à 85 % est saine pour les postes axés sur l’exécution. Cela laisse de la place aux aspects d’un métier qui ne sont pas des projets assignés mais qui restent importants. Il peut s’agir de la planification, de l’apprentissage, de l’administratif et du repos.
Les repères d’utilisation varient selon le poste
Le bon objectif évolue selon le type de travail, par exemple :
- Les postes en contact avec les clients et de livraison ont tendance à afficher un taux plus élevé, car la plupart de leur journée correspond à des projets bien définis.
- Les postes créatifs et stratégiques affichent généralement un taux plus faible, car le temps de réflexion, la recherche et les révisions ne se traduisent pas toujours en heures clairement allouées.
- Les postes de support et d’exploitation fluctuent avec la demande, grimpant quand le volume est élevé et retombant dans les périodes plus calmes.
C’est pourquoi, plutôt que de comparer un designer à un agent de support, il vaut mieux comparer chaque personne ou équipe à son propre historique.
Pourquoi un taux d’utilisation de 100 % est un signal d’alarme
Il est tentant d’interpréter un taux d’utilisation plus élevé comme un meilleur signe, mais tout est meilleur avec modération. Passé un certain seuil, les 100 % cessent d’être une bonne nouvelle. Un taux proche de 100 % signifie qu’une personne consacre presque chaque heure disponible à un travail assigné.
Les équipes qui tournent à pleine utilisation pendant des semaines entières ont tendance à s’épuiser, à commettre plus d’erreurs et à perdre des collaborateurs. Un taux sain conserve une marge délibérée dans la semaine. Lorsque vous voyez quelqu’un dépasser régulièrement les 90 %, considérez cela comme un signal pour rééquilibrer sa charge de travail.
Pourquoi le taux d’utilisation est important pour la planification des capacités
Une fois que vous savez quelle part de la capacité de votre équipe est réellement exploitée, vous pouvez prendre des décisions concernant les effectifs et la charge de travail sur la base de faits plutôt que d’approximations.
Lorsque vous commencez à suivre les taux d’utilisation, deux problèmes ont tendance à apparaître.
- Une faible utilisation à l’échelle d’une équipe révèle une capacité que vous payez mais que vous n’exploitez pas
- Une forte utilisation concentrée sur quelques personnes révèle une répartition inégale, où certains sont surchargés tandis que d’autres ont de la marge pour en prendre davantage
Ainsi, lorsque vous pouvez comparer l’utilisation entre tous, vous savez qui peut prendre en charge le prochain projet et qui a déjà atteint ses limites.
C’est un reporting précis qui rend cela possible. WebWork décompose le temps suivi en heures actives, inactives et de pause et affiche l’activité et la productivité par personne, par équipe et par projet. Vous obtenez une vue d’ensemble de l’utilisation sans avoir à la construire à la main dans un tableur chaque mois.
Quand une forte utilisation devient un risque de burnout
Le signal d’alarme évoqué plus tôt mérite qu’on s’y attarde, car une forte utilisation prolongée est l’un des premiers signes annonciateurs de burnout.
Lorsqu’une personne tourne à pleine utilisation ou presque, semaine après semaine, ce schéma s’accompagne généralement de journées plus longues, de moins de pauses, et de travail effectué en dehors des heures prévues.
Surveiller l’utilisation en parallèle de ces schémas vous permet d’intervenir tôt. La fonctionnalité de risque de burnout de WebWork signale automatiquement quatre indicateurs : travailler au-delà d’un nombre d’heures quotidiennes saines, travailler en dehors du planning, ne pas prendre de pauses, et une activité élevée soutenue sans interruption. Ces indicateurs sont conçus pour vous aider à détecter et à agir à temps.
Si vous voulez repérer le surmenage avant qu’il ne vous coûte de bons collaborateurs, vous pouvez essayer WebWork gratuitement pendant 14 jours et voir quels signaux de burnout apparaissent au sein de votre équipe. Aucune carte bancaire requise.
Comment améliorer le taux d’utilisation des employés
Maintenant que vous avez le taux d’utilisation, il est temps de le mettre à profit.
- Rééquilibrez la charge de travail. Lorsque quelques personnes ont beaucoup plus de travail que les autres, redistribuez les tâches vers les capacités disponibles. C’est la solution la plus rapide, et elle améliore autant la semaine de la personne surchargée que la moyenne de l’équipe.
- Éliminez le temps à faible valeur. Les longues réunions, le travail en double et l’administratif manuel détournent tous des heures du travail productif. Repérez les plus gros gouffres dans vos rapports et supprimez-les ou automatisez-les.
- Protégez le temps de concentration. Des journées morcelées réduisent la productivité réelle, même quand quelqu’un est techniquement occupé. C’est pourquoi vous pouvez encourager le blocage de sessions de travail sans interruption.
- Corrigez d’abord les données de départ. Si votre chiffre d’heures productives provient de la mémoire ou d’estimations approximatives, chaque décision que vous prenez ensuite peut être risquée. Un suivi précis vous donne un taux auquel vous pouvez réellement vous fier.
Les analyses de productivité de WebWork décomposent le temps de chaque personne en heures actives, inactives et de pause, évaluent si le travail est productif ou non, et distinguent le temps de concentration du travail superficiel et distrait. Vous voyez exactement où vont les heures productives, ce qui transforme « améliorer l’utilisation » d’une simple supposition en une série de changements concrets que vous pouvez mettre en œuvre.
Calculateur gratuit du taux d’utilisation des employés
Pour vous éviter de faire les calculs vous-même, nous avons préparé un calculateur gratuit du taux d’utilisation des employés que vous pouvez télécharger et utiliser dès maintenant.
Saisissez les heures disponibles et les heures productives de chaque personne, et il calcule leur taux d’utilisation individuel, la moyenne de votre équipe, et un code couleur pour signaler toute personne dont le taux est trop bas ou trop élevé. Vous obtenez une vue d’ensemble complète de la capacité en un seul coup d’œil, sans écrire une seule formule.
Voici comment l’utiliser :
- Listez les membres de votre équipe et leurs heures disponibles pour la période.
- Récupérez leurs heures productives dans vos relevés de temps et saisissez-les.
- Obtenez le taux d’utilisation par personne, ainsi que la moyenne de l’équipe, calculés pour vous.
Le calculateur est un bon moyen de commencer à mesurer l’utilisation dès cette semaine. Une fois que vous effectuez un suivi régulier, vous disposerez de données précises basées sur les heures suivies par WebWork.
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Foire aux questions
Qu’est-ce qu’un bon taux d’utilisation des employés ?
Cela dépend du poste. De nombreuses équipes considèrent qu’une fourchette de 70 à 85 % est saine pour un travail axé sur l’exécution, les postes créatifs et stratégiques affichant souvent un taux plus faible. N’oubliez pas que la comparaison la plus utile se fait par rapport à l’historique de la personne ou de l’équipe.
Comment calcule-t-on le taux d’utilisation des employés ?
Pour calculer le taux d’utilisation des employés, divisez les heures productives par les heures disponibles et multipliez par 100. Par exemple, si quelqu’un est disponible 40 heures et en consacre 32 à un travail assigné, son taux d’utilisation est de 80 %.
Quelle est la différence entre le taux d’utilisation et la productivité ?
L’utilisation mesure quelle part du temps disponible de quelqu’un est consacrée au travail. La productivité mesure ce qu’il accomplit avec ce temps. Une personne peut avoir une utilisation élevée et une faible productivité si ses heures sont occupées mais dispersées, c’est pourquoi il vaut la peine de suivre les deux ensemble.
Le taux d’utilisation des employés peut-il être trop élevé ?
Oui. Si le taux d’utilisation des employés est trop élevé, par exemple à 100 %, cela signifie qu’ils évitent peut-être les pauses et le repos. Si vous constatez un taux régulièrement supérieur à 90 %, cela peut être un signe précoce de burnout et signifie que vous devriez rééquilibrer la charge de travail de cet employé.
En quoi est-ce différent de l’utilisation facturable ?
L’utilisation facturable mesure la quantité de temps que vous pouvez facturer aux clients, ce qui importe surtout aux agences et aux cabinets de conseil. L’utilisation des employés, en revanche, mesure quelle part de la capacité de votre équipe est consacrée à un travail productif, facturable ou non.
Commencez à mesurer l’utilisation de votre équipe
Le taux d’utilisation des employés vous permet d’équilibrer les charges de travail avant que les gens ne s’épuisent, de repérer les capacités inutilisées et de répartir vos prochaines tâches sur la base d’informations concrètes.
Récupérez le calculateur gratuit ci-dessus pour déterminer le taux de votre équipe dès cette semaine, et si vous souhaitez que la partie heures productives soit gérée automatiquement, essayez WebWork gratuitement pendant 14 jours. Notre équipe propose aussi des démos en direct si vous préférez d’abord voir l’outil en action.
