Uma política de registo de entrada e saída é a diferença entre saber exatamente o que a sua equipa trabalhou e andar a adivinhar em cada dia de pagamento. Sem uma, as horas podem ser contestadas e o processamento salarial pode ficar uma confusão.

A boa notícia é que uma política sólida cabe em cerca de uma página. Este guia aborda o que é uma política de registo de entrada e saída, o que incluir nela, os problemas que evita e como implementá-la. 

No final há um modelo gratuito que pode descarregar e adaptar em poucos minutos.

O que é uma política de registo de entrada e saída?

Uma política de registo de entrada e saída é um conjunto de regras escritas sobre como os colaboradores registam as suas horas de trabalho. Define quando registam a entrada, quando registam a saída, que método utilizam, como são geridas as pausas e as horas extra e o que acontece quando alguém se esquece de picar o ponto.

Encare-a como o regulamento por trás do seu relógio de ponto. O relógio regista as horas e a política garante que toda a gente as regista da mesma forma.

Porque é que o seu negócio precisa de uma política escrita de registo de entrada e saída

Talvez já esteja a registar horas, se calhar até com uma simples folha de horas, e questione-se porque precisa de uma política de registo de ponto. A questão é se toda a gente regista as horas de forma consistente e se conseguiria prová-lo caso alguém contestasse o seu ordenado.

Uma política escrita dá-lhe quatro coisas:

1. Processamento salarial rigoroso, porque as horas são registadas da mesma forma para toda a gente.
2. Conformidade com a legislação laboral sobre salários e horários, que na maioria dos locais exige que os empregadores mantenham registos das horas trabalhadas.
3. Proteção em caso de conflitos, uma vez que uma política assinada e um registo claro resolvem a maioria dos desacordos antes que estes se agravem.
4. Justiça, porque as mesmas regras se aplicam a toda a equipa em vez de serem decididas caso a caso.

Registada por escrito e assinada, a política elimina as adivinhas. Os colaboradores sabem o que se espera deles e o senhor tem um registo que o comprova.

O que incluir na sua política de registo de entrada e saída

Uma boa política cobre as situações que realmente acontecem ao longo de uma semana de trabalho. Aqui estão as secções que vale a pena incluir.

Quem a política abrange

Comece por indicar quem tem de registar a entrada. Como regra geral, os colaboradores pagos à hora e os colaboradores assalariados não isentos (aqueles com direito a horas extra) precisam de registar as suas horas. Os colaboradores assalariados isentos normalmente não precisam, embora algumas empresas ainda lhes peçam para registarem a assiduidade para efeitos de escala.

A classificação nem sempre é óbvia e varia consoante a região, por isso confirme cada função com os Recursos Humanos ou com um profissional de direito laboral antes de finalizar seja o que for.

Como os colaboradores registam a entrada e a saída

Decida que método a sua equipa vai utilizar e coloque-o por escrito: uma aplicação de desktop, uma aplicação móvel, um browser, um quiosque partilhado, ou um cartão e um PIN. Independentemente do que escolher, uma regra mantém-se constante. Os colaboradores registam o seu próprio tempo e ninguém pica o ponto por outra pessoa.

Regras de pausas e períodos de refeição

Explique como funcionam as pausas. Normalmente os colaboradores registam a saída para as pausas de refeição não remuneradas e voltam a registar a entrada quando regressam, enquanto as pausas de descanso curtas e remuneradas não exigem registo de saída. As regras exatas dependem de onde os seus colaboradores se encontram, por isso verifique a legislação sobre pausas que se aplica ao seu caso e coloque-a por escrito de forma clara. 

Horas extra e registos de entrada antecipados ou tardios

Estabeleça que as horas extra precisam de aprovação prévia e defina um limite para registar a entrada mais cedo ou a saída mais tarde sem o aval de um gestor. É aqui que podem surgir custos laborais não planeados, já que alguns minutos de registos de entrada antecipados não aprovados por parte de uma equipa podem somar rapidamente.

Arredondamentos

Se arredonda os horários de registo, diga-o e descreva a regra de forma clara. Muitos empregadores arredondam para os minutos mais próximos, mas o arredondamento é regulamentado em alguns locais e tem de ser neutro em vez de favorecer sempre a empresa. Registar ao minuto exato evita a questão por completo e é a opção mais simples para a maioria das equipas.

Registos em falta e correções

As pessoas podem esquecer-se de registar a entrada. É por isso que a política deve indicar-lhes o que fazer nesse caso: avisar o gestor no próprio dia, submeter uma correção e aguardar a aprovação antes de o registo ser alterado. Um processo consistente neste ponto mantém os seus registos limpos e defensáveis.

Colaboradores remotos e de campo

Se tem pessoas a trabalhar a partir de casa ou no terreno, confirme que seguem as mesmas regras. Os trabalhadores remotos não isentos continuam a ter de registar todas as suas horas, e as equipas de campo podem registar a entrada através de uma aplicação móvel que confirma a localização.

Problemas comuns de registo de entrada e saída (e como preveni-los)

Mesmo com uma política, alguns problemas surgem repetidamente. A maioria resume-se à aplicação das regras, porque uma regra no papel só funciona se algo a fizer cumprir no dia a dia.

• Buddy punching, quando um colaborador regista a entrada por outro que está atrasado ou ausente.
• Trabalho fora do horário registado, quando as horas são trabalhadas mas nunca registadas, o que cria uma exposição legal real.
• Registos em falta, quando um registo de saída esquecido deixa o contador a correr durante horas.
• Horas extra não autorizadas, quando os inícios antecipados e os términos tardios inflacionam silenciosamente a folha de pagamento.

É aqui que o relógio de ponto certo mostra o seu valor. A monitorização de assiduidade da WebWork deteta inícios tardios, términos antecipados e ausências automaticamente, para que veja as violações da política à medida que acontecem, em vez de só no processamento salarial. A sua ferramenta de escalas envia alertas de horas extra quando alguém ultrapassa as horas do seu turno, e o controlo de pausas assinala padrões de pausas irregulares por si. Para equipas de campo, o rastreio por GPS confirma que as pessoas estão no local quando registam a entrada, o que elimina o buddy punching.

Modelo gratuito de política de registo de entrada e saída

Para lhe poupar o trabalho de começar do zero, preparámos um modelo de política de registo de entrada e saída que pode descarregar e adaptar.

Inclui todas as secções acima como campos para preencher: âmbito, métodos de registo de entrada, pausas, horas extra, arredondamentos, registos em falta, regras para colaboradores remotos e de campo, condutas proibidas e uma declaração de conhecimento do colaborador com uma linha para assinatura. Substitua os textos entre parênteses pelos seus próprios dados, elimine tudo o que não se aplique e terá uma política funcional.

Um lembrete integrado no modelo: trata-se de um ponto de partida, não de aconselhamento jurídico. As regras de relógio de ponto, pausas e horas extra variam consoante o país e a região, por isso peça a um profissional de Recursos Humanos ou a um advogado de direito laboral para rever a sua política final antes de a apresentar à sua equipa.

Como implementar a sua política

Escrever a política é a primeira metade. Conseguir que a equipa a cumpra é a segunda.

Partilhe-a por escrito durante o onboarding e sempre que for alterada, e explique-a passo a passo para que ninguém fique na dúvida. Peça a cada colaborador que assine a confirmar que a leu e compreendeu, o que dá a ambas as partes um ponto de referência claro mais tarde. Depois aplique-a de forma consistente. Uma política que é aplicada a umas pessoas e não a outras cria exatamente os conflitos que era suposto evitar.

Perguntas frequentes

Os colaboradores assalariados têm de registar a entrada e a saída?
Normalmente não, para efeitos de pagamento, se estiverem isentos de horas extra. Algumas empresas ainda pedem ao pessoal isento para registar a assiduidade para efeitos de escala ou acompanhamento de projetos, o que é aceitável, mas não é obrigatório como acontece com os colaboradores pagos à hora e não isentos.

É legal exigir que os colaboradores registem a entrada e a saída?
Sim. Os empregadores estão geralmente autorizados, e em muitos locais obrigados, a registar as horas trabalhadas. O que importa é aplicar as regras de forma consistente e cumprir a legislação laboral sobre salários e horários da sua região.

Os empregadores podem arredondar os horários de registo de entrada e saída?
Em muitos locais, sim, desde que o arredondamento seja neutro e não prejudique sistematicamente os colaboradores. O arredondamento é regulamentado em algumas regiões, por isso verifique as regras locais, ou registe ao minuto exato para evitar a questão.

Como devem os trabalhadores remotos registar a entrada e a saída?
Os trabalhadores remotos devem registar a entrada e a saída da mesma forma que o pessoal presencial faz, através de uma aplicação ou browser que registe as suas horas. Os colaboradores remotos não isentos continuam a ter direito a pagamento por todas as horas trabalhadas, por isso o seu tempo tem de ser registado.

O que acontece se um colaborador se esquecer de registar a entrada?
Se um colaborador se esquecer de registar a entrada, deve avisar o gestor o mais rapidamente possível, idealmente no próprio dia, e submeter uma correção para aprovação. Incluir este passo na sua política evita que erros ocasionais se transformem em dores de cabeça no processamento salarial.

Coloque a sua política em prática

Uma política de registo de entrada e saída é um daqueles pequenos documentos que lhe pouparão muitos problemas mais tarde. Escreva-a uma vez, aplique-a de forma consistente, e a maioria dos seus conflitos de controlo de tempo desaparece antes de sequer começar.

Combine-a com um relógio de ponto que aplique as regras por si, e tudo funciona discretamente em segundo plano. Se está a preparar isto, descarregue o modelo acima para escrever a sua política, e experimente a WebWork gratuitamente durante 14 dias para tratar do controlo por trás dela. A nossa equipa também realiza demonstrações ao vivo se preferir uma apresentação primeiro.