Регламент отметок прихода и ухода — это разница между тем, чтобы точно знать, сколько отработала ваша команда, и тем, чтобы гадать об этом в каждый день зарплаты. Без него часы могут стать предметом споров, а расчёт зарплаты — настоящей головной болью.

Хорошая новость в том, что толковый регламент умещается примерно на одну страницу. В этом руководстве мы разберём, что такое регламент отметок прихода и ухода, что в него включить, какие проблемы он предотвращает и как его внедрить. 

В конце статьи вас ждёт бесплатный шаблон, который можно скачать и адаптировать под себя за пару минут.

Что такое регламент отметок прихода и ухода?

Регламент отметок прихода и ухода — это письменный свод правил о том, как сотрудники фиксируют своё рабочее время. В нём прописано, когда они отмечают приход, когда — уход, каким способом это делают, как учитываются перерывы и переработки и что происходит, если кто-то забыл отметиться.

Считайте это сводом правил, который стоит за вашим учётом времени. Система фиксирует часы, а регламент следит за тем, чтобы все фиксировали их одинаково.

Зачем вашему бизнесу письменный регламент отметок прихода и ухода

Возможно, вы уже ведёте учёт часов — может быть, даже с помощью простого табеля — и задаётесь вопросом, зачем вообще нужен регламент отметок. Вопрос в том, все ли фиксируют часы одинаково и сможете ли вы это доказать, если кто-то оспорит свою зарплату.

Письменный регламент даёт вам четыре вещи:

1. Точный расчёт зарплаты, потому что часы фиксируются одинаково для всех.
2. Соответствие трудовому законодательству, которое в большинстве стран обязывает работодателей вести учёт отработанных часов.
3. Защиту в спорных ситуациях, ведь подписанный регламент и чёткие записи улаживают большинство разногласий ещё до того, как они разрастутся.
4. Справедливость, потому что одни и те же правила действуют для всей команды, а не решаются в каждом случае отдельно.

Записанный и подписанный регламент убирает всякие догадки. Сотрудники знают, что от них ожидается, а у вас есть документ, который это подтверждает.

Что включить в регламент отметок прихода и ухода

Хороший регламент охватывает те ситуации, которые действительно возникают в течение рабочей недели. Вот разделы, которые стоит в него включить.

На кого распространяется регламент

Начните с того, кто обязан отмечаться. Как правило, часы должны фиксировать сотрудники с почасовой оплатой и штатные сотрудники без освобождения от учёта (то есть те, кому положены переработки). Штатные сотрудники, освобождённые от учёта, обычно этого не делают, хотя некоторые компании всё же просят их отмечать посещаемость для планирования графика.

Классификация не всегда очевидна и различается в зависимости от региона, поэтому уточните каждую должность у HR или специалиста по трудовому праву, прежде чем что-либо утверждать.

Как сотрудники отмечают приход и уход

Определите, каким способом пользуется ваша команда, и зафиксируйте это письменно: десктопное приложение, мобильное приложение, браузер, общий терминал или бейдж и PIN-код. Что бы вы ни выбрали, одно правило остаётся неизменным. Каждый отмечает своё время сам, и никто не отмечается за другого.

Правила перерывов и обеда

Пропишите, как работают перерывы. Обычно сотрудники отмечают уход на неоплачиваемый обеденный перерыв и снова отмечаются, когда возвращаются, а короткие оплачиваемые перерывы не требуют отметки об уходе. Точные правила зависят от того, где находятся ваши сотрудники, поэтому проверьте применимое к вам законодательство о перерывах и пропишите его простым языком. 

Переработки и ранние или поздние отметки

Укажите, что переработки нужно согласовывать заранее, и установите лимит на ранний приход или поздний уход без согласования с руководителем. Именно здесь могут появиться незапланированные затраты на оплату труда: несколько минут несогласованных ранних отметок по всей команде быстро складываются в ощутимую сумму.

Округление

Если вы округляете время отметок, укажите это и чётко опишите правило. Многие работодатели округляют до ближайших нескольких минут, но в некоторых регионах округление регулируется законом и должно быть нейтральным, а не всегда в пользу компании. Учёт с точностью до минуты снимает этот вопрос целиком и является самым простым вариантом для большинства команд.

Пропущенные отметки и исправления

Люди могут забыть отметиться. Именно поэтому регламент должен подсказывать, что делать в таком случае: сообщить руководителю в тот же день, отправить запрос на исправление и дождаться одобрения, прежде чем запись изменят. Единый порядок действий здесь поддерживает ваши записи в чистоте и делает их обоснованными.

Удалённые и выездные сотрудники

Если у вас есть сотрудники, работающие из дома или на выезде, убедитесь, что они соблюдают те же правила. Удалённые сотрудники без освобождения от учёта всё равно должны фиксировать все свои часы, а выездные команды могут отмечаться через мобильное приложение, которое подтверждает местоположение.

Типичные проблемы с отметками (и как их предотвратить)

Даже при наличии регламента несколько проблем возникают снова и снова. Большинство из них сводится к контролю за исполнением, потому что правило на бумаге работает, только если что-то поддерживает его изо дня в день.

• Отметки за коллег, когда один сотрудник отмечается за другого, который опаздывает или отсутствует.
• Работа без учёта, когда часы отрабатываются, но нигде не фиксируются, что создаёт реальные юридические риски.
• Пропущенные отметки, когда забытая отметка об уходе оставляет таймер работающим часами.
• Несогласованные переработки, когда ранние старты и поздние финиши незаметно раздувают фонд оплаты труда.

Именно здесь правильный учёт времени оправдывает себя. Мониторинг посещаемости WebWork автоматически отслеживает опоздания, ранние уходы и отсутствия, так что вы видите нарушения регламента в момент их появления, а не при расчёте зарплаты. Инструмент планирования отправляет оповещения о переработках, когда кто-то превышает свои часы по смене, а учёт перерывов сигнализирует о нестандартном поведении с перерывами. Для выездных команд GPS-отслеживание подтверждает, что люди находятся на объекте, когда отмечаются, что полностью исключает отметки за коллег.

Бесплатный шаблон регламента отметок прихода и ухода

Чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа, мы подготовили шаблон регламента отметок прихода и ухода, который можно скачать и адаптировать.

В нём есть все разделы, о которых говорилось выше, в виде полей для заполнения: сфера действия, способы отметок, перерывы, переработки, округление, пропущенные отметки, правила для удалённых и выездных сотрудников, запрещённые действия и подтверждение сотрудника с местом для подписи. Замените подсказки в скобках своими данными, удалите всё, что вам не подходит, — и у вас готовый рабочий регламент.

Одно напоминание уже встроено в шаблон: это отправная точка, а не юридическая консультация. Правила учёта времени, перерывов и переработок различаются в зависимости от страны и региона, поэтому дайте готовый регламент на проверку HR-специалисту или юристу по трудовому праву, прежде чем показывать его команде.

Как внедрить регламент

Написать регламент — это только половина дела. Вторая половина — добиться, чтобы команда его соблюдала.

Предоставляйте его в письменном виде при онбординге и при каждом изменении, а также разбирайте его вместе с командой, чтобы никому не приходилось гадать. Попросите каждого сотрудника подписать, что он прочитал и понял регламент, — это даст обеим сторонам чёткую точку отсчёта на будущее. А затем применяйте его последовательно. Регламент, который соблюдается для одних и не соблюдается для других, порождает ровно те споры, которые он был призван предотвратить.

Часто задаваемые вопросы

Обязаны ли штатные сотрудники отмечать приход и уход?
Обычно нет, если речь про оплату и они освобождены от учёта переработок. Некоторые компании всё же просят освобождённых сотрудников отмечать посещаемость для планирования графика или учёта по проектам — это нормально, но не является обязательным так, как для сотрудников с почасовой оплатой и без освобождения от учёта.

Законно ли требовать от сотрудников отмечать приход и уход?
Да. Работодатели, как правило, вправе, а во многих странах и обязаны вести учёт отработанных часов. Важно применять правила последовательно и соблюдать трудовое законодательство вашего региона.

Могут ли работодатели округлять время прихода и ухода?
Во многих регионах да, если округление нейтрально и не приводит к систематическому недоплачиванию сотрудникам. В некоторых регионах округление регулируется законом, поэтому проверьте местные правила или ведите учёт с точностью до минуты, чтобы избежать этого вопроса.

Как удалённые сотрудники должны отмечать приход и уход?
Удалённые сотрудники должны отмечать приход и уход так же, как и офисные сотрудники — через приложение или браузер, который фиксирует их часы. Удалённые сотрудники без освобождения от учёта по-прежнему имеют право на оплату всех отработанных часов, поэтому их время нужно отслеживать.

Что делать, если сотрудник забыл отметить приход?
Если сотрудник забыл отметить приход, ему следует как можно скорее сообщить руководителю — в идеале в тот же день — и отправить запрос на исправление для одобрения. Если встроить этот шаг в регламент, случайные ошибки не превратятся в проблемы с расчётом зарплаты.

Внедрите свой регламент

Регламент отметок прихода и ухода — это один из тех небольших документов, которые избавляют вас от множества проблем в будущем. Напишите его один раз, применяйте последовательно — и большинство споров об учёте времени исчезнет ещё до того, как они начнутся.

Дополните его системой учёта времени, которая сама следит за соблюдением правил, — и всё это будет тихо работать в фоновом режиме. Если вы как раз всё это настраиваете, скачайте шаблон выше, чтобы написать свой регламент, и попробуйте WebWork бесплатно в течение 14 дней, чтобы взять на себя учёт времени. Наша команда также проводит живые демо, если вы хотите сначала посмотреть, как всё работает.