Eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln macht den Unterschied aus, ob Sie genau wissen, wie viel Ihr Team gearbeitet hat, oder ob Sie es an jedem Zahltag nur schätzen. Ohne sie kann es zu Streit über Arbeitsstunden kommen und die Lohnabrechnung wird schnell chaotisch.

Die gute Nachricht: Eine solide Richtlinie passt auf etwa eine Seite. In diesem Leitfaden erklären wir, was eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln ist, was hineingehört, welche Probleme sie verhindert und wie Sie sie einführen. 

Am Ende finden Sie eine kostenlose Vorlage, die Sie in wenigen Minuten herunterladen und anpassen können.

Was ist eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln?

Eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln ist ein schriftliches Regelwerk dafür, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeit erfassen. Sie legt fest, wann sie sich einstempeln, wann sie sich ausstempeln, welche Methode sie verwenden, wie Pausen und Überstunden gehandhabt werden und was passiert, wenn jemand das Stempeln vergisst.

Betrachten Sie es als das Regelbuch hinter Ihrer Stempeluhr. Die Uhr erfasst die Stunden, und die Richtlinie sorgt dafür, dass alle sie auf die gleiche Weise erfassen.

Warum Ihr Unternehmen eine schriftliche Ein-/Ausstempel-Richtlinie braucht

Vielleicht erfassen Sie bereits Arbeitszeiten, womöglich sogar mit einem einfachen Stundenzettel, und fragen sich, wozu Sie eine Stempelrichtlinie brauchen. Die Frage ist, ob alle die Zeiten einheitlich erfassen und ob Sie es belegen könnten, wenn jemand seine Gehaltsabrechnung anzweifelt.

Eine schriftliche Richtlinie bringt Ihnen vier Dinge:

1. Korrekte Lohnabrechnung, weil die Arbeitsstunden bei allen auf die gleiche Weise erfasst werden.
2. Rechtskonformität mit dem Arbeitszeit- und Lohnrecht, das Arbeitgeber vielerorts dazu verpflichtet, die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren.
3. Absicherung bei Streitigkeiten, da eine unterschriebene Richtlinie und eine klare Dokumentation die meisten Meinungsverschiedenheiten klären, bevor sie eskalieren.
4. Fairness, weil für das gesamte Team dieselben Regeln gelten, statt von Fall zu Fall entschieden zu werden.

Schriftlich festgehalten und unterschrieben, nimmt die Richtlinie das Rätselraten. Die Mitarbeitenden wissen, was von ihnen erwartet wird, und Sie haben einen Nachweis, der das belegt.

Was in Ihre Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln gehört

Eine gute Richtlinie deckt die Situationen ab, die im Arbeitsalltag tatsächlich vorkommen. Hier sind die Abschnitte, die es sich zu berücksichtigen lohnt.

Für wen die Richtlinie gilt

Legen Sie zunächst fest, wer sich einstempeln muss. Grundsätzlich müssen Stundenlohn-Beschäftigte und überstundenberechtigte Angestellte (also solche mit Anspruch auf Überstundenvergütung) ihre Arbeitszeit erfassen. Nicht überstundenberechtigte Angestellte müssen das in der Regel nicht, wobei manche Unternehmen sie trotzdem bitten, ihre Anwesenheit für die Einsatzplanung zu erfassen.

Die Einordnung ist nicht immer eindeutig und unterscheidet sich je nach Region. Klären Sie deshalb jede Rolle mit der Personalabteilung oder einem Arbeitsrechtsexperten ab, bevor Sie etwas endgültig festlegen.

Wie sich Mitarbeitende ein- und ausstempeln

Entscheiden Sie, welche Methode Ihr Team nutzt, und halten Sie das schriftlich fest: eine Desktop-App, eine mobile App, ein Browser, ein gemeinsames Kiosk-Terminal oder ein Ausweis mit PIN. Egal wofür Sie sich entscheiden, eine Regel bleibt konstant: Jeder erfasst seine eigene Zeit, und niemand stempelt für jemand anderen ein.

Regeln für Pausen und Essenszeiten

Legen Sie genau fest, wie Pausen funktionieren. Üblicherweise stempeln sich Mitarbeitende für unbezahlte Essenspausen aus und bei ihrer Rückkehr wieder ein, während kurze bezahlte Erholungspausen kein Ausstempeln erfordern. Die genauen Regeln hängen davon ab, wo Ihre Mitarbeitenden beschäftigt sind. Prüfen Sie also die für Sie geltenden Pausenregelungen und schreiben Sie sie klar und verständlich nieder. 

Überstunden und zu frühes oder zu spätes Einstempeln

Halten Sie fest, dass Überstunden im Voraus genehmigt werden müssen, und setzen Sie eine Grenze für zu frühes Einstempeln oder zu spätes Ausstempeln ohne Zustimmung einer Führungskraft. Genau hier können ungeplante Lohnkosten entstehen, denn ein paar Minuten ungenehmigtes zu frühes Einstempeln über ein ganzes Team hinweg summieren sich schnell.

Rundung

Wenn Sie Stempelzeiten runden, geben Sie das an und beschreiben Sie die Regel deutlich. Viele Arbeitgeber runden auf die nächsten paar Minuten, aber Rundung ist mancherorts gesetzlich geregelt und muss neutral sein, statt immer das Unternehmen zu bevorzugen. Die minutengenaue Erfassung umgeht die Frage ganz und ist für die meisten Teams die einfachste Option.

Vergessene Stempelvorgänge und Korrekturen

Es kann passieren, dass jemand das Einstempeln vergisst. Deshalb sollte die Richtlinie vorgeben, was in diesem Fall zu tun ist: die Führungskraft noch am selben Tag informieren, eine Korrektur einreichen und die Genehmigung abwarten, bevor der Eintrag geändert wird. Ein einheitlicher Ablauf hält Ihre Aufzeichnungen sauber und belastbar.

Remote- und Außendienstmitarbeitende

Wenn bei Ihnen Menschen von zu Hause oder im Außendienst arbeiten, stellen Sie sicher, dass sie sich an dieselben Regeln halten. Auch überstundenberechtigte Remote-Beschäftigte müssen all ihre Arbeitsstunden erfassen, und Außendienstteams stempeln sich möglicherweise über eine mobile App ein, die den Standort bestätigt.

Häufige Probleme beim Ein- und Ausstempeln (und wie Sie sie vermeiden)

Selbst mit einer Richtlinie tauchen einige Probleme immer wieder auf. Die meisten davon laufen auf die Durchsetzung hinaus, denn eine Regel auf dem Papier funktioniert nur, wenn im Tagesgeschäft etwas für ihre Einhaltung sorgt.

• Buddy Punching, bei dem ein Mitarbeiter für einen anderen einstempelt, der zu spät kommt oder fehlt.
• Arbeit außerhalb der erfassten Zeit, bei der Stunden geleistet, aber nie erfasst werden, was ein echtes rechtliches Risiko schafft.
• Vergessene Stempelvorgänge, bei denen ein vergessenes Ausstempeln den Timer stundenlang weiterlaufen lässt.
• Nicht genehmigte Überstunden, bei denen zu frühes Anfangen und zu spätes Aufhören die Lohnkosten unbemerkt in die Höhe treiben.

Genau hier zahlt sich die richtige Stempeluhr aus. Die Anwesenheitsüberwachung von WebWork erkennt verspätete Anfänge, zu frühe Feierabende und Abwesenheiten automatisch, sodass Sie Regelverstöße sehen, sobald sie passieren, statt erst bei der Lohnabrechnung. Das Planungstool sendet Überstunden-Benachrichtigungen, sobald jemand seine Schichtstunden überschreitet, und die Pausenerfassung markiert unregelmäßige Pausenmuster für Sie. Für Außendienstteams bestätigt das GPS-Tracking, dass die Leute beim Einstempeln vor Ort sind, wodurch Buddy Punching gar nicht erst zum Thema wird.

Kostenlose Vorlage für eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln

Damit Sie nicht bei einem leeren Blatt anfangen müssen, haben wir eine Vorlage für eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln zusammengestellt, die Sie herunterladen und anpassen können.

Sie enthält jeden der oben genannten Abschnitte als Felder zum Ausfüllen: Geltungsbereich, Stempelmethoden, Pausen, Überstunden, Rundung, vergessene Stempelvorgänge, Regeln für Remote- und Außendienst, unzulässiges Verhalten sowie eine Mitarbeiterbestätigung mit Unterschriftszeile. Ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern durch Ihre eigenen Angaben, löschen Sie alles, was nicht zutrifft, und schon haben Sie eine einsatzbereite Richtlinie.

Ein Hinweis, der in der Vorlage eingebaut ist: Sie ist ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung. Regeln zu Stempeluhr, Pausen und Überstunden unterscheiden sich je nach Land und Region. Lassen Sie Ihre fertige Richtlinie deshalb von einer Personalfachkraft oder einem Arbeitsrechtsanwalt prüfen, bevor Sie sie Ihrem Team vorlegen.

So führen Sie Ihre Richtlinie ein

Das Schreiben der Richtlinie ist die eine Hälfte. Das Team dazu zu bringen, sie einzuhalten, ist die andere.

Geben Sie sie beim Onboarding und bei jeder Änderung schriftlich weiter und gehen Sie sie gemeinsam durch, damit niemand rätseln muss. Bitten Sie jede Person, mit ihrer Unterschrift zu bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen und verstanden hat, was Ihnen beiden später einen klaren Bezugspunkt gibt. Und dann wenden Sie sie einheitlich an. Eine Richtlinie, die bei den einen durchgesetzt wird und bei den anderen nicht, schafft genau die Streitigkeiten, die sie eigentlich verhindern sollte.

Häufig gestellte Fragen

Müssen sich fest angestellte Mitarbeitende ein- und ausstempeln?
In der Regel nicht zu Vergütungszwecken, sofern sie nicht überstundenberechtigt sind. Manche Unternehmen bitten nicht überstundenberechtigte Mitarbeitende trotzdem, ihre Anwesenheit für die Einsatzplanung oder das Projekt-Tracking zu erfassen, was in Ordnung ist, aber nicht in dem Maße vorgeschrieben ist wie bei Stundenlohn- und überstundenberechtigten Beschäftigten.

Ist es rechtlich zulässig, von Mitarbeitenden das Ein- und Ausstempeln zu verlangen?
Ja. Arbeitgeber dürfen in der Regel die geleisteten Arbeitsstunden erfassen, und vielerorts sind sie sogar dazu verpflichtet. Entscheidend ist, dass die Regeln einheitlich angewendet werden und das Arbeitszeit- und Lohnrecht Ihrer Region eingehalten wird.

Dürfen Arbeitgeber die Ein- und Ausstempelzeiten runden?
Vielerorts ja, solange die Rundung neutral ist und Mitarbeitende nicht dauerhaft benachteiligt. In manchen Regionen ist Rundung gesetzlich geregelt. Prüfen Sie also Ihre lokalen Vorschriften oder erfassen Sie minutengenau, um das Problem zu umgehen.

Wie sollten Remote-Mitarbeitende sich ein- und ausstempeln?
Remote-Mitarbeitende sollten sich auf dieselbe Weise ein- und ausstempeln wie das Personal vor Ort, über eine App oder einen Browser, der ihre Arbeitszeit erfasst. Nicht überstundenberechtigte Remote-Beschäftigte haben weiterhin Anspruch auf Vergütung für alle geleisteten Stunden, daher muss ihre Zeit erfasst werden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Einstempeln vergisst?
Wenn ein Mitarbeiter das Einstempeln vergisst, sollte er seiner Führungskraft so schnell wie möglich Bescheid geben, idealerweise noch am selben Tag, und eine Korrektur zur Genehmigung einreichen. Wenn Sie diesen Schritt in Ihre Richtlinie einbauen, werden aus gelegentlichen Fehlern keine Kopfschmerzen bei der Lohnabrechnung.

Bringen Sie Ihre Richtlinie auf den Weg

Eine Richtlinie zum Ein- und Ausstempeln gehört zu den kleinen Dokumenten, die Ihnen später eine Menge Ärger ersparen. Schreiben Sie sie einmal, setzen Sie sie konsequent durch, und die meisten Ihrer Streitigkeiten rund um die Zeiterfassung lösen sich in Luft auf, bevor sie überhaupt entstehen.

Kombinieren Sie sie mit einer Stempeluhr, die die Regeln für Sie durchsetzt, und die ganze Sache läuft still im Hintergrund. Wenn Sie das gerade einrichten, laden Sie die obige Vorlage herunter, um Ihre Richtlinie zu schreiben, und testen Sie WebWork 14 Tage lang kostenlos, um die Zeiterfassung dahinter zu übernehmen. Unser Team bietet auch Live-Demos an, falls Sie sich vorher eine Führung wünschen.