Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist riesig. Wer die Produktivität im Unternehmen steigern möchte, kommt an solchen Tools kaum vorbei – aber welches passt eigentlich am besten zur eigenen Firma?

In diesem Artikel stellen wir die gängigsten Arten von Zeiterfassungssoftware vor, erklären was sie bieten und helfen dir dabei, den richtigen Typ für dein Team zu finden.

Was ist Zeiterfassungssoftware?

Bevor wir uns die verschiedenen Arten ansehen, klären wir kurz die Grundlagen. Wie der Name schon sagt, sind Zeiterfassungs-Apps Tools, mit denen Fachkräfte ihre Arbeitszeit überwachen können. Sie werden häufig in Kombination mit verschiedenen Zeitmanagement-Methoden eingesetzt – besonders in Teams.

Auch wenn Zeiterfassungs-Apps auf den ersten Blick simpel wirken, können sie durchaus komplex sein. Dazu tragen vor allem die Zusatzfunktionen bei, die bei hochwertigen Tools längst zum Standard gehören.

Welche Arten von Zeiterfassungs-Tools gibt es?

Um die Suche zu vereinfachen, lassen sich Zeiterfassungs-Apps grob in zwei Kategorien einteilen: einfache und funktionsreiche Lösungen.

Einfache Zeiterfassungs-Tools

Einfache Zeiterfassungs-Tools bieten einen sehr reduzierten Funktionsumfang. Sie lassen sich meist als Web-App auf verschiedenen Plattformen nutzen. Das macht sie zur idealen Wahl, wenn man schlicht und einfach nur die Zeit erfassen möchte. Wer mehr erwartet, sollte sich jedoch die nächste Kategorie ansehen.

Funktionsreiche Zeiterfassungssoftware

Wie der Name vermuten lässt, bieten diese Tools deutlich mehr Funktionen. Hochwertige Beispiele wie WebWork sind vollständige Produktivitäts-Suiten, die Unternehmen beim Wachstum unterstützen – etwa durch Aufgabenverwaltung, Produktivitätsüberwachung und vieles mehr. Welche Funktionen solche Tools konkret bieten, schauen wir uns gleich genauer an. Doch zunächst zur eigentlichen Frage: Welche Art von Zeiterfassungssoftware ist die beste?

Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste für dein Unternehmen?

Das hängt von verschiedenen Faktoren ab – unter anderem von deinen Produktivitätszielen und der Art der Arbeit, die deine Mitarbeitenden erledigen. Wenn du keine nennenswerten Produktivitätssteigerungen anstrebst, reicht ein einfaches Tool möglicherweise vollkommen aus. Das gilt auch dann, wenn dein Team Funktionen wie die Aufgabenverwaltung kaum nutzen kann – zum Beispiel bei einem unvorhersehbaren Arbeitsplan. Wenn solche Funktionen jedoch echten Mehrwert für dein Unternehmen bieten können, solltest du auf eine erweiterte Zeiterfassungssoftware setzen. Schauen wir uns also an, was qualitativ hochwertige Tools in diesem Bereich leisten können.

Welche Funktionen bietet Zeiterfassungssoftware?

Moderne Zeiterfassungssoftware kann mit einer Vielzahl produktivitätssteigernder Funktionen aufwarten. Beginnen wir mit einer der beliebtesten: der Aufgabenverwaltung.

Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltungssysteme gehören bei hochwertigen Zeiterfassungs-Tools oft zum Standardumfang. Sie ermöglichen es deinem Team, den Zeitaufwand für verschiedene Projekte im Blick zu behalten. Tools wie WebWork bieten sogar Unteraufgaben an, mit denen Mitarbeitende ihre Tätigkeiten besser strukturieren können. Das hilft dabei, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und dringende Punkte rechtzeitig abzuschließen – was langfristig Stress reduziert und die Work-Life-Balance verbessert.

Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist eine Aufgabe, der sich jedes Unternehmen stellen muss. Besonders herausfordernd wird es, wenn viele Freelancer im Team arbeiten. Dann müssen Führungskräfte Lohnstunden berechnen und abrechenbare Stunden verfolgen – ein zeitaufwändiger Prozess. Viele hochwertige Zeiterfassungstools bieten deshalb eine integrierte Lohnabrechnungsfunktion, die das Gehalt jeder Person anhand der erfassten Arbeitszeit automatisch berechnet. Alles, was du tun musst, ist die Stundensätze deines Teams einzutragen. Einige Tools wie WebWork erlauben es, Stundensätze nicht nur für Workspace-Mitglieder, sondern auch für einzelne Projekte festzulegen. In Kombination mit der Aufgabenverwaltung lässt sich so noch gezielter priorisieren.

Produktivitätsüberwachung

Die Überwachung der Mitarbeiterproduktivität ist für viele Teams wertvoll – egal ob sie im Büro, hybrid oder remote arbeiten. Sie hilft Unternehmen dabei, die Leistung zu steigern und das Wachstum zu beschleunigen. Diese Funktion wird häufig mit weiteren Tracking-Methoden kombiniert, um die Datenqualität zu verbessern. WebWork zum Beispiel bietet ein Aktivitätslevel-Tracking, mit dem du die Produktivität deines Teams über Zeit nachvollziehen kannst.

Detaillierte Berichte

Produktivitätskennzahlen zu erfassen macht nur dann wirklich Sinn, wenn die Daten auch übersichtlich aufbereitet werden. Hochwertige Zeiterfassungs-Apps bieten daher umfangreiche Berichte mit einer Vielzahl an Auswertungen. WebWorks Echtzeit-Berichtssystem beispielsweise umfasst mehr als 10 verschiedene Berichte – von Mitarbeiterproduktivität und Anwesenheit bis hin zu Standort und Finanzen.

Integrierte Zahlungsfunktion

Ein integriertes Zahlungssystem ist besonders praktisch, wenn Mitarbeitende auf Stundenbasis bezahlt werden. In Kombination mit der Zeiterfassung vereinfacht diese Funktion die Gehaltsabwicklung erheblich. Sie kann aber auch für Zahlungen an Dritte genutzt werden – zum Beispiel an Lieferanten oder Partner. Manche Zeiterfassungstools ermöglichen es sogar, Zahlungen von Kunden zu empfangen. Das wird in der Regel mit einer Funktion kombiniert, über die Kunden Projekte im Workspace einsehen und den Fortschritt verfolgen können.

Drittanbieter-Integrationen

Unternehmen weltweit nutzen eine Vielzahl verschiedener Produktivitäts-Apps, um ihre Workflows zu optimieren – darunter Projektmanagement-Suiten, Messaging-Apps, CRM-Software und mehr. Hochwertige Zeiterfassungstools lassen sich mit diesen Apps integrieren, um die Produktivität weiter zu steigern. Ein gutes Beispiel dafür ist WebWorks Integration mit Slack. Über sie kann die Zeiterfassungssoftware automatisierte Nachrichten in gewünschte Kanäle senden – zum Beispiel Urlaubsbenachrichtigungen, Geburtstagsgratulationen für Teammitglieder oder tägliche Stand-ups.

5 der besten Zeiterfassungs-Tools auf dem Markt

Bevor wir zum Schluss kommen, stellen wir dir noch einige der besten Zeiterfassungs-Tools vor, mit denen du die Produktivität deines Teams auf das nächste Level heben kannst.

1. WebWork Time Tracker

WebWork ist eine führende KI-gestützte Zeiterfassungslösung. Sie bietet umfangreiche Funktionen zu wettbewerbsfähigen Preisen und hilft Unternehmen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Dazu gehören mehr als ein Dutzend detaillierter Berichte, Rechnungsstellung, Produktivitätsüberwachung mit Screenshots, Pausenerfassung und vieles mehr. Ab nur $3,99 pro Nutzer/Monat ist WebWork für Teams jeder Größe weltweit geeignet.

Preise:

• Pro – $3,99 pro Nutzer/Monat
• Plus – $6,39 pro Nutzer/Monat
• Premium – $9,59 pro Nutzer/Monat

2. Hubstaff

Hubstaff ist ein weit verbreitetes Zeiterfassungstool mit soliden Funktionen. Es unterstützt Teamleiter dabei, ihre Mitarbeitenden zu managen und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Zu den beliebtesten Funktionen zählen Zeiterfassung, Projektmanagement und Berichte. Ab $4,99 pro Platz/Monat mit einem Mindestumfang von 2 Plätzen richtet sich Hubstaff eher an erfahrene Nutzer.

Preise:

• Starter – $4,99 pro Platz/Monat, Mindestens 2 Plätze
• Grow – $7,50 pro Platz/Monat, Mindestens 2 Plätze
• Team – $10 pro Platz/Monat, Mindestens 2 Plätze
• Enterprise – $25 pro Platz/Monat

3. Toggl

Toggl Track wird von vielen Teams weltweit zur Produktivitätssteigerung eingesetzt. Das Tool bietet Funktionen wie Zeiterfassung, geplante Berichte und die Genehmigung von Stundenauswertungen. Mit einem kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer eignet sich die Software besonders für Startup-Teams, die keine umfangreichen Zusatzfunktionen benötigen.

Preise:

• Free – $0 für bis zu 5 Nutzer
• Starter – $9 pro Nutzer/Monat
• Premium – $18 pro Nutzer/Monat
• Enterprise – Auf Anfrage

4. ClickUp

ClickUp ist eine Projektmanagement-Lösung mit integrierter Zeiterfassung. Die App hilft dabei, Aufgaben zu verwalten, die Produktivität zu steigern und Wachstum zu fördern. Dank eines kostenlosen Tarifs lässt sich ClickUp auch für persönliche Projekte nutzen – allerdings ist die Zeiterfassungsfunktion ausschließlich zahlenden Abonnenten vorbehalten.

Preise:

• Free Forever – $0
• Unlimited – $7 pro Nutzer/Monat
• Business – $12 pro Nutzer/Monat
• Enterprise – Auf Anfrage

5. Time Doctor

Time Doctor ist eine App, mit der du die Arbeitsabläufe deines Teams im Blick behalten kannst. Sie bietet verschiedene Zeiterfassungsfunktionen sowie unterschiedliche Überwachungstools – verfügt jedoch über vergleichsweise wenig Verwaltungsfunktionalität. Ab $6,70 pro Nutzer/Monat ist die App nicht gerade günstig, was sie für kleinere Teams zu einer weniger attraktiven Wahl macht.

Preise:

• Basic – $6,70 pro Nutzer/Monat
• Standard – $11,70 pro Nutzer/Monat
• Premium – $16,70 pro Nutzer/Monat
• Enterprise – Auf Anfrage

Fazit

Es gibt viele Time-Tracking-Apps auf dem Markt – von einfachen Tools bis hin zu vollwertigen Productivity-Suites. Sie bieten eine Vielzahl von Features, die Sie bei der Verwaltung eines professionellen Teams in unterschiedlichen Bereichen unterstützen. Bei der Wahl des richtigen Trackers sollten Sie zunächst Ihre eigenen Anforderungen klar definieren. Wer lediglich Arbeitszeiten erfassen möchte, ist mit einer einfachen Time-Tracking-App gut bedient. Wer jedoch die Produktivität seines Unternehmens auf das nächste Level heben möchte, fährt mit einem umfangreicheren Tracker langfristig besser.