Eine korrekte Lohnabrechnung ist für jedes Unternehmen essenziell. Besonders komplex wird es jedoch, wenn Mitarbeitende auf Stundenbasis bezahlt werden. Wer ein solches Team führt, kommt nicht darum herum, Lohnstunden zu berechnen.

Grundsätzlich gibt es dafür zwei Wege: manuell oder mit einer automatisierten Lösung. Viele Führungskräfte entscheiden sich für den ersten Weg, um Kosten für eine Lohnabrechnungssoftware zu sparen. Doch wie wir gleich zeigen werden, kann ein gutes Zeiterfassungs-Tool mit integrierter Lohnfunktion erheblich Zeit einsparen.

Wer muss Lohnstunden berechnen?

Bevor wir manuelle und automatisierte Methoden zur Berechnung von Lohnstunden vergleichen, klären wir zunächst, für wen das überhaupt relevant ist. Die meisten Unternehmen beschäftigen Mitarbeitende mit einem festen monatlichen Gehalt – das ist weltweit die häufigste Beschäftigungsform. Lohnstunden berechnen müssen Sie jedoch dann, wenn Ihre Mitarbeitenden nach geleisteten Stunden vergütet werden.

Das trifft in der Regel auf Freelancer und selbstständige Auftragnehmer zu. Oft werden solche Fachkräfte für einzelne Projekte engagiert. Aber auch Unternehmen, die ihren Festangestellten flexible Arbeitszeitmodelle anbieten, greifen manchmal auf Stundenvergütung zurück. So können Teammitglieder proportional zu ihrem tatsächlichen Arbeitsaufwand entlohnt werden.

Wenn Ihr Unternehmen auf eines dieser Modelle zutrifft, müssen Sie Lohnstunden berechnen. Schauen wir uns den Prozess nun genauer an – beginnend mit den Voraussetzungen.

Was brauchen Sie, um Lohnstunden zu berechnen?

Für die Berechnung von Lohnstunden benötigen Sie zwei wesentliche Dinge: Arbeitszeitdaten und Stundensätze.

Arbeitszeitdaten

Auf den ersten Blick klingt das Erfassen von Arbeitszeitdaten unkompliziert. Die Genauigkeit sicherzustellen ist jedoch eine echte Herausforderung – besonders bei Remote-Mitarbeitenden. Ihre Angestellten müssen ihre Arbeitszeit dokumentieren und diese Informationen an die Führungskräfte weitergeben. Bei einer manuellen Erfassung entstehen dabei zwei zentrale Problemfelder: Vertrauen und Genauigkeit. Ersteres ist vor allem bei neuen Mitarbeitenden relevant, die man noch nicht gut kennt. Letzteres kann aber auch langjährige Teammitglieder betreffen. Manuelle Zeiterfassung ist fehleranfällig und schnell eine lästige Routine. Genau hier setzt ein hochwertiges Zeiterfassungs-Tool wie WebWork an und hilft Ihnen dabei, Lohnstunden zuverlässig zu berechnen.

Stundensätze

Die Festlegung von Stundensätzen ist grundsätzlich einfacher. Etwas anspruchsvoller wird es, wenn Sie für unterschiedliche Projekte verschiedene Sätze vergüten möchten. Das kann sinnvoll sein, um Ihren Mitarbeitenden auf Stundenbasis zu helfen, ihre Aufgaben besser zu priorisieren. In diesem Fall brauchen Sie nicht nur genaue Zeiterfassungsdaten, sondern auch ein effektives Aufgabenmanagement.

Lohnstunden manuell berechnen: Schritt für Schritt

Sehen wir uns nun an, wie die manuelle Berechnung von Lohnstunden funktioniert – angefangen mit der Zeitberechnung.

1. Unbezahlte Zeiten abziehen

Um die tatsächliche Arbeitszeit zu ermitteln, müssen unbezahlte Pausen von der erfassten Gesamtzeit abgezogen werden. Alternativ können Sie Ihre Mitarbeitenden bitten, das selbst zu tun und Ihnen die berechneten Werte zu übermitteln. So müssen Sie nur noch die Angaben prüfen, was Ihren eigenen Aufwand etwas reduziert.

2. Zeiten runden

Um die Berechnung von Lohnstunden zu vereinfachen, können Sie die Zeiten runden. Prüfen Sie dabei unbedingt die geltenden lokalen Vorschriften, da diese je nach Land unterschiedlich sind. In vielen US-Bundesstaaten ist es beispielsweise erlaubt, auf die nächsten 15 Minuten zu runden. In vielen anderen Ländern ist das Runden hingegen nicht zulässig.

3. Stunden und Minuten in Dezimalstunden umrechnen

Zu diesem Zeitpunkt liegt die erfasste Zeit noch in Stunden und Minuten vor. Um Lohnstunden berechnen zu können, müssen Sie diese in eine einzige Dezimalzahl umwandeln. Teilen Sie dazu die Minuten durch 60 und addieren Sie das Ergebnis zu den erfassten Stunden.

Beispiel: 30 / 60 = 0,5 Stunden.

4. Stundensatz festlegen

Den Stundensatz Ihrer Mitarbeitenden festzulegen ist in der Regel unkompliziert. Schwieriger wird es, wenn Sie für bestimmte Projekte unterschiedliche Sätze vergüten. In diesem Fall müssen Sie die erfasste Zeit nach Projekten aufschlüsseln und die Lohnstunden für jedes Projekt separat mit dem jeweiligen Satz berechnen.

5. Lohnstunden berechnen

Abschließend führen Sie die eigentliche Berechnung durch. Multiplizieren Sie einfach die geleisteten Arbeitsstunden mit dem jeweiligen Stundensatz Ihrer Teammitglieder.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat 31,5 Stunden zu einem Satz von 20 €/Stunde und 9 Stunden zu einem Satz von 25 €/Stunde gearbeitet:

• 31,5 × 20 = 630

• 9 × 25 = 225

• 630 + 225 = 855

Lohnstunden mit einem Zeiterfassungs-Tool berechnen: Schritt für Schritt

Sehen wir uns nun an, wie ein Zeiterfassungs-Tool Sie bei der Berechnung von Lohnstunden unterstützen kann.

1. Stundensätze hinterlegen

Zunächst müssen Sie die Stundensätze Ihres Teams im Tool hinterlegen. Die meisten Apps ermöglichen es, jedem Mitarbeitenden einen individuellen Satz zuzuweisen. Ein fortgeschrittenes Tool erlaubt darüber hinaus unterschiedliche Sätze für Workspace-Mitglieder und Projekte. WebWork bietet das beispielsweise über seine Funktion für abrechenbare Stunden an. Wie bereits erwähnt, können unterschiedliche Sätze Mitarbeitenden dabei helfen, ihre Aufgaben gezielter zu priorisieren.

2. Arbeitszeit vom Team erfassen lassen

Nachdem die Stundensätze eingerichtet sind, kann Ihr Team mit der Zeiterfassung beginnen. Das ist oft so einfach wie ein Klick auf einen Button zu Arbeitsbeginn. Wenn Sie projektabhängige Stundensätze verwenden, achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden auch erfassen, woran sie gerade arbeiten.

3. Lohnabrechnungsberichte einsehen

Nach der Zeiterfassung erstellt das Tool automatisch regelmäßige Lohnabrechnungsberichte. WebWork zeigt Ihnen zum Beispiel, wie viel jedes Teammitglied verdient hat, wie lange es gearbeitet hat und welche Aufgaben erledigt wurden.

Wie zahlt man Mitarbeitende nach der Berechnung der Lohnstunden aus?

Der letzte Schritt im Lohnabrechnungsprozess ist immer die Auszahlung. Wer manuell arbeitet, überweist die berechneten Beträge direkt an die Teammitglieder. Wer ein Zeiterfassungs-Tool nutzt, profitiert oft von integrierten Zahlungsfunktionen. Mit WebWork können Sie stundenbasierte Rechnungen erstellen und Zahlungen direkt aus dem Tool über eine unterstützte Zahlungsmethode abwickeln. Das vereinfacht die gesamte Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen noch einmal erheblich.

Fazit

Lohnstunden zu berechnen ist eine wichtige Aufgabe für Unternehmen mit stundenlohnbasierten Mitarbeitenden. Sie können das manuell erledigen oder den Prozess mit einem Automatisierungstool deutlich beschleunigen. Wer Zeiterfassung bereits zur Steigerung der Teamproduktivität einsetzt, sollte dieses Potenzial konsequent auch für eine effizientere Lohnabrechnung nutzen.