Gestionar correctamente la nómina del personal es fundamental para cualquier empresa. Sin embargo, la tarea se vuelve más importante y más compleja cuando se trabaja con empleados que cobran por hora. Si lideras un equipo de este tipo de profesionales, necesitas saber cómo calcular las horas de nómina.

Básicamente, hay dos formas de hacerlo: de manera manual o con una solución automatizada. Muchos responsables eligen la primera opción para ahorrar en software de nómina. Pero, como veremos enseguida, un buen rastreador de tiempo con funcionalidad de nómina puede ahorrarte muchísimo tiempo.

¿Quién necesita calcular las horas de nómina?

Antes de comparar el método manual con el automatizado, vale la pena aclarar quiénes necesitan calcular las horas de nómina. La mayoría de las empresas contratan profesionales con un salario fijo periódico, que es el modelo laboral más habitual en todo el mundo. Sin embargo, si tienes empleados que cobran por hora trabajada, entonces sí necesitas llevar este control.

En general, esto aplica a freelancers y contratistas independientes. Es posible que recurras a este tipo de profesionales para proyectos puntuales. Las empresas que ofrecen horarios de trabajo flexibles a sus empleados fijos también pueden optar por el pago por horas, ya que les permite remunerar a su equipo de forma proporcional al trabajo efectivamente realizado.

Si tu empresa encaja en alguno de estos casos, entonces necesitas calcular las horas de nómina. Veamos cómo hacerlo, empezando por lo que necesitas tener a mano.

¿Qué necesitas para calcular las horas de nómina?

Para calcular las horas de nómina necesitas dos elementos clave: los datos de tiempo trabajado y las tarifas por hora.

Datos de tiempo trabajado

A primera vista, recopilar los datos de tiempo trabajado parece sencillo. Pero garantizar su exactitud es bastante más difícil, especialmente con equipos remotos. Tus empleados deben registrar cuánto tiempo dedican a trabajar y reportar esa información a sus responsables. Hacerlo de forma manual genera preocupaciones en dos áreas clave: confianza y precisión. La primera es especialmente relevante con empleados nuevos que aún no conoces bien. Pero la segunda puede afectar incluso a quienes llevan más tiempo en el equipo. Registrar el tiempo manualmente es propenso a errores humanos; es una tarea monótona que puede volverse repetitiva muy rápido. Aquí es donde un buen rastreador de tiempo como WebWork puede marcar la diferencia para calcular las horas de nómina.

Tarifas por hora

Determinar las tarifas por hora de tus empleados es una tarea más sencilla. Eso sí, puede complicarse si quieres asignar tarifas diferentes según el proyecto. Esto puede ayudar a que tus trabajadores por hora prioricen sus tareas con mayor facilidad, pero requiere no solo datos de seguimiento de tiempo precisos, sino también una gestión de tareas eficaz.

Cómo calcular las horas de nómina manualmente: paso a paso

A continuación, revisamos los pasos para calcular las horas de nómina de forma manual, comenzando por el cálculo del tiempo.

1. Restar el tiempo no remunerado

Para calcular el tiempo trabajado, debes restar los descansos no remunerados del tiempo registrado por tu equipo. También puedes pedirles a tus empleados que lo hagan ellos mismos y te muestren sus cálculos. De esta forma, solo tendrás que verificar los datos, lo que reduce ligeramente tu carga de trabajo.

2. Redondear el tiempo

Para simplificar el cálculo de las horas de nómina, puedes redondear el tiempo. Asegúrate de consultar la normativa local, ya que varía de un país a otro. Por ejemplo, en muchos estados de EE. UU. se permite redondear al cuarto de hora más cercano, pero en muchos otros lugares esta práctica no está permitida.

3. Convertir horas y minutos a horas decimales

En este punto del proceso, tendrás el tiempo registrado en horas y minutos. Para calcular las horas de nómina, debes convertirlo a un único número que represente el tiempo total trabajado. Simplemente divide los minutos entre 60 y suma el resultado a las horas registradas.

Por ejemplo: 30 / 60 = 0,5 horas.

4. Determinar la tarifa por hora

Determinar la tarifa por hora de tus empleados debería ser sencillo. La excepción es cuando pagas tarifas distintas según el proyecto. En ese caso, debes separar el tiempo registrado por proyecto y calcular las horas de nómina de cada uno aplicando la tarifa correspondiente.

5. Calcular las horas de nómina

Por último, completa el cálculo. Simplemente multiplica las horas trabajadas por la tarifa por hora de cada miembro del equipo.

Por ejemplo, si un empleado trabajó 31,5 horas a una tarifa de $20/hora y 9 horas a una tarifa de $25/hora:

• 31,5 × 20 = 630

• 9 × 25 = 225

• 630 + 225 = 855

Cómo calcular las horas de nómina con un rastreador de tiempo: paso a paso

Ahora veamos cómo un rastreador de tiempo puede facilitar el cálculo de las horas de nómina.

1. Definir las tarifas por hora

Primero, debes configurar las tarifas por hora de tu equipo en el rastreador. La mayoría de las aplicaciones te permiten asignar una tarifa a cada empleado. Pero un rastreador avanzado te permitirá establecer tarifas diferentes según el miembro del espacio de trabajo y el proyecto. Por ejemplo, WebWork hace esto posible a través de su función de horas facturables. Como mencionamos antes, las tarifas diferenciadas pueden ayudar a los empleados a priorizar sus tareas.

2. Hacer que tu equipo registre el tiempo

Una vez configuradas las tarifas, tu equipo puede empezar a registrar su tiempo de trabajo. El proceso puede ser tan simple como hacer clic en un botón al inicio del día. Si utilizas tarifas distintas por proyecto, asegúrate de que tus empleados registren también en qué están trabajando.

3. Consultar los informes de nómina

Una vez registrado el tiempo, el rastreador generará informes de nómina de forma periódica. Por ejemplo, WebWork te mostrará cuánto ha ganado cada miembro de tu equipo, cuántas horas ha trabajado y qué tareas ha completado.

¿Cómo pagar a los empleados después de calcular las horas de nómina?

El último paso en la gestión de la nómina siempre es pagar a tus empleados. Si lo haces manualmente, simplemente transfiere los montos correspondientes a cada miembro del equipo. Pero si usas un rastreador de tiempo, muchos de ellos incluyen funcionalidades de pago integradas. Puedes generar facturas basadas en horas con WebWork y realizar el pago directamente desde el rastreador utilizando un método de pago compatible. Esto te ayudará a simplificar aún más la gestión de nómina de tu empresa.

Conclusión

Calcular las horas de nómina es una tarea esencial para las empresas que trabajan con empleados por hora. Puedes hacerlo manualmente o recurrir a una herramienta de automatización para agilizar el proceso. Si ya usas el seguimiento de tiempo para mejorar la productividad de tu equipo, tiene todo el sentido utilizarlo también para optimizar la gestión de nómina de tu empresa.