La nómina precisa del personal es importante para todas las empresas. Pero su importancia y dificultad aumentan cuando se trata de trabajadores por horas. Si gestiona un equipo de este tipo de profesionales, debe calcular las horas de nómina.
Hay un par de formas de hacerlo: manualmente y con una solución automatizada La mayoría de los gerentes eligen lo primero para ahorrar en los costos del software de nómina. Pero, como veremos en breve, un rastreador de tiempo de calidad con función de nómina puede ayudarle a ahorrar mucho tiempo.
¿Quién necesita calcular las horas de nómina?
Antes de comparar las formas manuales y automatizadas de calcular las horas de nómina, exploremos quién debe hacerlo. La mayoría de las empresas emplean profesionales con un fijo . Este es el tipo de empleo más común en todo el mundo. Pero debe calcular las horas de nómina si tiene empleados a los que se les paga por horas .
Generalmente, esto se aplica a profesionales autónomos y contratistas independientes. Es posible que desee contratar profesionales en esos términos para un proyecto único. Las empresas que ofrecen horarios de trabajo flexibles a empleados permanentes también pueden utilizar pagos por horas. De esta manera, pueden pagar a los miembros de su equipo proporcionalmente a la cantidad de trabajo completado.
Si su empresa coincide con una de estas descripciones, deberá calcular las horas de nómina. Exploremos el proceso ahora, comenzando con los requisitos.
¿Qué necesitas para calcular las horas de nómina?
Necesita dos cosas clave para calcular las horas de nómina: datos sobre el tiempo de trabajo y tarifas por hora.
datos de tiempo de trabajo
A primera vista, recopilar datos sobre el tiempo de trabajo es sencillo. Pero garantizar su precisión es todo un desafío. Esto es especialmente cierto para los profesionales remotos. Sus empleados deben realizar un seguimiento de cuánto gastan trabajando e informar esta información a sus gerentes. Hacer esto manualmente genera preocupaciones en dos áreas clave: confianza y precisión. Lo primero es importante con los empleados más nuevos a quienes quizás no conozca lo suficientemente bien. Pero esto último puede afectar incluso a miembros del equipo que llevan mucho tiempo en el equipo. El seguimiento manual del tiempo es propenso a errores humanos. Es una tarea tediosa que puede volverse repetitiva rápidamente. Este es el primer lugar donde un rastreador de tiempo de calidad como WebWork puede ayudarlo a calcular las horas de nómina.
Tarifas por hora
Determinar las tarifas por hora de sus empleados es una tarea más sencilla. Sin embargo, puede resultar un poco desafiante si desea pagar tarifas variables para diferentes proyectos. Es posible que desee hacer esto para ayudar a sus trabajadores por horas a priorizar sus tareas más fácilmente. Esto requerirá no sólo datos precisos de seguimiento del tiempo sino también una gestión eficaz de las tareas.
Cómo calcular las horas de nómina manualmente: paso a paso
Ahora, repasemos los pasos para calcular las horas de nómina manualmente, comenzando con el cálculo del tiempo.
1. Resta el tiempo no remunerado
Para calcular el tiempo de trabajo, debes restar los descansos no remunerados del tiempo registrado de tu equipo. O puede indicarles a sus empleados que lo hagan ellos mismos y mostrarle sus cálculos. De esta forma, sólo necesitarás verificar los datos de tus empleados, reduciendo ligeramente tu carga de trabajo.
2. Tiempo redondo
Para facilitar el cálculo de las horas de nómina, puede redondear el tiempo. Asegúrese de consultar las normativas locales, ya que pueden variar en todo el mundo. Por ejemplo, en muchos estados de EE. UU., puedes redondear a los 15 minutos más cercanos. Pero, en muchos otros lugares, no se permite el redondeo.
3. Convertir de horas y minutos a horas con decimales
En este punto del proceso, habrá registrado el tiempo en horas y minutos. Debe convertir esto en un número único que represente el tiempo registrado para calcular las horas de nómina. Simplemente divida sus minutos entre 60 y agregue este número a sus horas registradas.
Por ejemplo: 30/60 = 0,5 horas.
4. Determinar la tarifa por hora
Determinar el salario por hora de sus empleados debería ser sencillo. Una excepción a esto es si paga a los miembros de su equipo tarifas diferentes para ciertos proyectos. En este caso, deberás separar el tiempo rastreado por proyectos y calcular las horas de nómina para cada uno con sus tarifas asignadas.
5. Calcular las horas de nómina
Finalmente, puedes completar tu cálculo. Simplemente multiplique las horas de trabajo por las tarifas por hora de su equipo.
Por ejemplo, si un empleado trabajó 31,5 horas con una tarifa de $20/hora y 9 horas con una tarifa de $25/hora :
- 31.5 × 20 = 630
- 9 × 25 = 225
- 630 + 225 = 855
Cómo calcular horas de nómina con un rastreador de tiempo: paso a paso
Ahora, exploremos cómo un rastreador de tiempo puede ayudarle a calcular las horas de nómina.
1. Definir tarifas por hora
Primero, debes definir las tarifas por hora de tu equipo en tu rastreador. La mayoría de las aplicaciones te permitirán asignar una tarifa a cada uno de tus empleados. Sin embargo, un rastreador avanzado permitirá diferentes tarifas para los miembros y proyectos del espacio de trabajo. Por ejemplo, WebWork hace esto con su función de horas facturables . Como se mencionó anteriormente, diferentes tarifas pueden ayudar a los empleados a priorizar las tareas.
2. Haz que tu equipo controle el tiempo
Después de establecer tarifas por hora, su equipo puede comenzar a realizar un seguimiento de su tiempo de trabajo. Esto puede ser tan fácil como hacer clic en un botón al comienzo del día. Si utiliza diferentes tarifas por hora para los proyectos, asegúrese de que sus empleados realicen un seguimiento de en qué están trabajando.
3. Consulta los informes de nómina
Después de realizar un seguimiento del tiempo, el rastreador de tiempo generará informes de nómina periódicamente. Por ejemplo, WebWork le dará información sobre cuánto ha ganado cada uno de los miembros de su equipo. También le dirá cuánto han trabajado y qué tareas han completado.
¿Cómo pagar a los empleados después de calcular las horas de nómina?
El último paso en la gestión de nóminas es siempre pagar a tus empleados. Si haces esto manualmente, simplemente transfiere los montos ganados a los miembros de tu equipo. Pero, si utilizas un rastreador de tiempo, muchos de ellos ofrecen pagos integrados. Puede generar facturas por horas con WebWork y realizar un pago directo desde el rastreador de tiempo utilizando un método de pago compatible. Esto te ayudará a simplificar aún más la nómina de tu empresa.
Comentarios finales
Calcular las horas de nómina es una tarea importante para las empresas con trabajadores por horas. Puedes hacerlo manualmente o utilizar una herramienta de automatización para acelerar el proceso. Si utiliza el seguimiento del tiempo para aumentar la productividad de su equipo, también debe usarlo para optimizar la nómina del personal de su empresa.
