A precisão na folha de pagamento dos funcionários é importante para todas as empresas. No entanto, sua importância e complexidade aumentam quando se trata de trabalhadores horistas. Se você gerencia uma equipe desses profissionais, é imprescindível calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento.
Existem algumas maneiras de fazer isso: manualmente e com uma automatizada . A maioria dos gerentes opta pela primeira opção para economizar nos custos do software de folha de pagamento. Mas, como veremos em breve, um bom sistema de controle de tempo com recurso de folha de pagamento pode ajudar você a economizar muito tempo.
Quem precisa calcular as horas trabalhadas na folha de pagamento?
Antes de comparar os métodos manuais e automatizados de cálculo de horas trabalhadas, vamos explorar quem precisa fazer isso. A maioria das empresas contrata profissionais com fixo periódico. Este é o tipo de emprego mais comum em todo o mundo. No entanto, você precisa calcular as horas trabalhadas se tiver funcionários que recebem por hora .
Geralmente, isso se aplica a profissionais freelancers e contratados independentes. Você pode optar por contratar profissionais nessas condições para um projeto pontual. Empresas que oferecem horários de trabalho flexíveis para funcionários permanentes também podem usar o pagamento por hora. Dessa forma, elas podem remunerar seus colaboradores proporcionalmente à quantidade de trabalho concluído.
Se a sua empresa se enquadra em uma dessas descrições, então você precisa calcular as horas trabalhadas para a folha de pagamento. Vamos explorar o processo agora, começando pelos requisitos.
De que você precisa para calcular as horas trabalhadas na folha de pagamento?
Para calcular as horas trabalhadas na folha de pagamento, você precisa de duas coisas essenciais: dados sobre o tempo de trabalho e o valor da hora trabalhada.
Dados de tempo de trabalho
À primeira vista, coletar dados sobre o tempo de trabalho parece simples. No entanto, garantir sua precisão é um grande desafio, especialmente para profissionais remotos. Seus funcionários precisam registrar quanto tempo dedicam ao trabalho e reportar essas informações aos seus gestores. Fazer isso manualmente levanta preocupações em duas áreas principais: confiança e precisão. A primeira é crucial para funcionários novos, que você talvez não conheça bem o suficiente. Já a segunda pode afetar até mesmo membros da equipe com mais tempo de casa. O controle manual do tempo é propenso a erros humanos e é uma tarefa tediosa que pode se tornar repetitiva rapidamente. É aqui que um sistema de controle de tempo de qualidade, como o WebWork, pode ajudar no cálculo das horas trabalhadas para a folha de pagamento.
Tarifas por hora
Determinar os valores por hora dos seus funcionários é uma tarefa relativamente simples. No entanto, pode se tornar um pouco mais complexa se você precisar pagar valores diferentes para projetos distintos. Essa prática pode ser útil para ajudar seus funcionários horistas a priorizar suas tarefas com mais facilidade. Para isso, será necessário não apenas um controle de tempo preciso, mas também uma gestão de tarefas eficaz.
Como calcular manualmente as horas de trabalho na folha de pagamento: passo a passo
Agora, vamos analisar os passos para calcular manualmente as horas de trabalho na folha de pagamento, começando pelo cálculo do tempo.
1. Subtraia o tempo não remunerado
Para calcular o tempo de trabalho, você deve subtrair os intervalos não remunerados do tempo registrado pela sua equipe. Ou, você pode instruir seus funcionários a fazerem isso sozinhos e mostrarem os cálculos. Dessa forma, você só precisará verificar os dados dos seus funcionários, reduzindo um pouco sua carga de trabalho.
2. Tempo de ronda
Para facilitar o cálculo das horas trabalhadas, você pode arredondar o tempo. Certifique-se de verificar as regulamentações locais, pois elas podem variar em todo o mundo. Por exemplo, em muitos estados dos EUA, é permitido arredondar para os 15 minutos mais próximos. Mas, em muitos outros lugares, o arredondamento não é permitido.
3. Converter de horas e minutos para horas com decimais
Nesta etapa do processo, você terá registrado o tempo em horas e minutos. Você precisa converter isso em um único número que represente o tempo registrado para calcular as horas da folha de pagamento. Basta dividir seus minutos por 60 e adicionar esse número às suas horas registradas.
Por exemplo: 30 / 60 = 0,5 horas.
4. Determine a taxa horária
Determinar o valor da hora trabalhada dos seus funcionários deve ser simples. Uma exceção a isso ocorre se você paga valores diferentes para cada projeto. Nesse caso, você deve separar o tempo trabalhado por projeto e calcular as horas de trabalho para cada um, considerando os respectivos valores.
5. Calcular as horas de folha de pagamento
Por fim, você pode concluir seu cálculo. Basta multiplicar as horas trabalhadas pela taxa horária da sua equipe.
Por exemplo, se um funcionário trabalhou 31,5 horas com uma taxa de $20/hora e 9 horas com uma taxa de $25/hora :
- 31.5 × 20 = 630
- 9 × 25 = 225
- 630 + 225 = 855
Como calcular as horas de trabalho com um controlador de ponto: passo a passo
Agora, vamos explorar como um rastreador de tempo pode ajudá-lo a calcular as horas da folha de pagamento.
1. Defina as tarifas horárias
Primeiro, você precisa definir os valores por hora da sua equipe na sua plataforma de controle de horas. A maioria dos aplicativos permite atribuir um valor a cada funcionário. No entanto, uma plataforma mais avançada permite valores diferentes para membros da equipe e projetos. Por exemplo, o WebWork faz isso com o recurso de horas faturáveis . Como mencionado anteriormente, valores diferentes podem ajudar os funcionários a priorizar tarefas.
2. Peça à sua equipe para cronometrar o tempo
Após definir as tarifas por hora, sua equipe pode começar a controlar o tempo de trabalho. Isso pode ser tão simples quanto clicar em um botão no início do dia. Se você usa tarifas por hora diferentes para projetos, certifique-se de que seus funcionários registrem em que estão trabalhando.
3. Verificar relatórios de folha de pagamento
Após o registro do tempo, o sistema de controle de horas gerará relatórios de folha de pagamento periodicamente. Por exemplo, o WebWork fornecerá informações sobre quanto cada membro da sua equipe ganhou. Também mostrará quantas horas eles trabalharam e quais tarefas concluíram.
Como pagar os funcionários após o cálculo das horas trabalhadas?
A última etapa da gestão da folha de pagamento é sempre pagar seus funcionários. Se você faz isso manualmente, basta transferir os valores ganhos para os membros da sua equipe. Mas, se você usa um sistema de controle de horas trabalhadas, muitos deles oferecem pagamentos integrados. Você pode gerar faturas por hora com o WebWork e fazer um pagamento direto do sistema usando um método de pagamento compatível. Isso ajudará a simplificar ainda mais a folha de pagamento da sua empresa.
Considerações finais
Calcular as horas trabalhadas na folha de pagamento é uma tarefa importante para empresas com funcionários horistas. Você pode fazer isso manualmente ou usar uma ferramenta de automação para agilizar o processo. Se você usa o controle de ponto para aumentar a produtividade da sua equipe, também deve usá-lo para otimizar a folha de pagamento dos seus funcionários.
