Die Anwesenheit deiner Mitarbeitenden zu überwachen, sollte kein Vollzeitjob sein. Doch in vielen Unternehmen wird das Erfassen von Kommt-Zeiten, Pausen und frühem Feierabend schnell zu einem fehleranfälligen, papierlastigen Prozess. Das ändert sich schlagartig, wenn du deinen eigenen Stempeluhr-Kiosk einrichtest.

Einen Stempeluhr-Kiosk mit WebWork aufzusetzen, ist kinderleicht. Du brauchst kein IT-Team, keine zusätzliche Hardware und keine komplizierte Konfiguration.

Was ist ein Stempeluhr-Kiosk – und warum braucht dein Team einen?

Ein Stempeluhr-Kiosk ist ein gemeinsam genutztes Gerät – zum Beispiel ein Tablet oder ein anderer Bildschirm – über das sich deine Mitarbeitenden bei Arbeitsbeginn ein- und bei Feierabend ausstempeln können. So müssen sich die einzelnen Teammitglieder nicht auf ihren eigenen Geräten anmelden. Stattdessen nutzt ihr einfach ein zentrales Gerät am Eingang oder im Pausenraum eures Büros.

Die Vorteile zeigen sich sofort:

• Kein Buddy-Punching – die Identität wird über PINs verifiziert
• Echtzeit-Übersicht über die Anwesenheit für Führungskräfte
• Automatische Pausenerfassung direkt im Workflow integriert
• Funktioniert auf jedem Gerät, das ihr bereits besitzt

Der Stempeluhr-Kiosk von WebWork ist browserbasiert – ihr seid also nicht an bestimmte Hardware gebunden. Ein altes iPad, ein Android-Tablet oder sogar ein Laptop auf dem Tresen reichen völlig aus.

Welche Geräte funktionieren mit dem WebWork-Kiosk?

Bevor es losgeht, hier ein Überblick über die kompatiblen Geräte:

iPad (jede Generation): Einfach mit einer Wandhalterung oder einem Ständer am Eingang montieren. Safari unterstützt den Kiosk-Modus problemlos.

Android-Tablet: Jedes Android-Tablet mit Chrome funktioniert. Ältere, günstige Tablets sind eine beliebte Wahl, da sie stationär bleiben und ausschließlich den Kiosk anzeigen.

Jeder Browser auf jedem Gerät: Da der WebWork-Kiosk vollständig im Browser läuft, funktionieren auch ein gemeinsam genutzter Laptop, ein Windows-Touchscreen oder ein montiertes Chromebook – ganz ohne zusätzliche Software-Installation.

Für Teams, die häufig unterwegs sind, bietet WebWork außerdem mobile Zeiterfassung über eine eigene App an – eine ideale Ergänzung zum Kiosk für Außendienstmitarbeitende oder Remote-Arbeitende.

Schritt-für-Schritt: Stempeluhr-Kiosk einrichten mit WebWork

Schritt 1 – In dein WebWork-Konto einloggen

Geh auf dein WebWork-Dashboard und logge dich als Admin oder Manager ein. Falls du noch kein Konto hast, kannst du mit einer kostenlosen Testversion starten.

Schritt 2 – Zum Kiosk-Bereich navigieren

In der Seitenleiste findest du die Option Time Clock Kiosk unter deinem Funktions- oder Tools-Menü. Klicke darauf, um die Kiosk-Einstellungen zu öffnen.

Schritt 3 – Mitarbeitende auswählen, die den Kiosk nutzen sollen

In WebWork kannst du auswählen, welche Teammitglieder im Kiosk hinterlegt werden. Du kannst einzelne Mitarbeitende oder ganze Teams hinzufügen – je nach Bedarf. Das ist wichtig, weil jede ausgewählte Person automatisch eine eigene PIN zugewiesen bekommt.

Schritt 4 – PINs für jede/n Mitarbeitende/n einrichten

Jede/r Mitarbeitende erhält eine individuelle numerische PIN.

Diese PIN wird am Kiosk eingegeben, um sich einzustempeln. Du kannst PINs manuell festlegen oder automatisch generieren lassen – stelle nur sicher, dass jedes Teammitglied seine PIN vor dem Start erhalten hat.

Die PIN-Verwaltung ist über das Admin-Panel denkbar einfach. Du kannst eine PIN jederzeit zurücksetzen, falls sie vergessen wird – alle Änderungen greifen sofort.

Schritt 5 – Pausenerfassung konfigurieren

WebWork nimmt dir hier einiges an Verwaltungsaufwand ab. Bevor du den Kiosk aktivierst, lege fest, wie Pausen gehandhabt werden sollen:

• Bezahlte Pausen: Die Zeiterfassung läuft weiter
• Unbezahlte Pausen: Das System pausiert die Zeit und setzt sie fort, sobald die/der Mitarbeitende zurückkehrt
• Maximale Pausendauer: Lege die maximal erlaubte Pausenzeit fest

Die Pausenerfassungsfunktion von WebWork ist direkt in den Kiosk-Ablauf integriert. Mitarbeitende tippen einfach auf „Pause starten“ und „Pause beenden“ am Kiosk-Bildschirm – den Rest erledigt das System automatisch. Keine vergessenen Pausenmeldungen mehr und kein Rätselraten bei der Lohnabrechnung.

Schritt 6 – Den Kiosk auf deinem Gerät öffnen

Sobald du die Einstellungen gespeichert hast, generiert WebWork einen eigenen Kiosk-Link. Öffne diesen Link auf dem Gerät, das du als Kiosk-Station nutzen möchtest. Die meisten Teams stellen das Gerät über die Browser-Einstellungen auf Vollbild- oder Kiosk-Modus, damit niemand versehentlich den Tab schließt.

Auf dem iPad: Einstellungen → Geführter Zugriff sperrt den Bildschirm auf eine App.

Auf Android: Nutze die integrierte Bildschirmfixierung (Einstellungen → Sicherheit → Bildschirmfixierung).

Und das war’s. Dein Kiosk ist live.

Den Kiosk im Alltag verwalten

Sobald dein Stempeluhr-Kiosk eingerichtet ist, hält sich der tägliche Verwaltungsaufwand in Grenzen. Hier ein Überblick, worauf du achten solltest:

• Echtzeit-Anwesenheitsübersicht: Dein Dashboard zeigt dir, wer gerade eingestempelt ist, wer sich in der Pause befindet und wer noch nicht da ist.
• WebWork markiert automatisch Verspätungen und frühzeitiges Gehen auf Basis der von dir festgelegten Dienstpläne.
• PIN-Zurücksetzungen: Dauern im Admin-Panel ungefähr zehn Sekunden.
• Neue Mitarbeitende hinzufügen: Du kannst neue Teammitglieder genauso zum Kiosk hinzufügen – ihre PIN ist fertig, bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten.

GPS-Verifizierung für Teams vor Ort hinzufügen

Wenn dein Team an mehreren Standorten oder Einsatzorten arbeitet, gibt es eine zusätzliche Sicherheitsebene, die du in Betracht ziehen solltest. Die GPS-Ortung für Mitarbeitende von WebWork ermöglicht dir zu überprüfen, ob die Stempelungen tatsächlich am richtigen Standort stattfinden.

Bauunternehmen, Reinigungsfirmen, Pflegedienste und alle anderen Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden profitieren enorm davon. Falls sich jemand außerhalb des vorgesehenen Einsatzortes einstempelt, wirst du per GPS-Tracking benachrichtigt – so weißt du immer, wo und wann gearbeitet wird.

Brauchen meine Mitarbeitenden ein eigenes WebWork-Konto?

Nein, reine Kiosk-Nutzer geben einfach ihre PIN am gemeinsam genutzten Terminal ein.

Was passiert, wenn mein Internet ausfällt?

WebWork ist eine cloudbasierte Plattform – eine aktive Internetverbindung wird benötigt, um die Daten deiner Mitarbeitenden zu übertragen. Es funktioniert am besten, wenn der Kiosk in der Nähe eures WLAN-Routers aufgestellt ist.

Kann ich mehrere Kiosks an verschiedenen Standorten betreiben?

Ja, es können mehrere Kiosks an verschiedenen Standorten genutzt werden – alle unter einem Admin-Konto.

Ist mein Kiosk sicher?

Die individuelle PIN jedes Mitarbeitenden schützt die Sicherheit deines Kiosks, während Admins jederzeit Einsicht in ungewöhnliche Aktivitäten haben.

Fazit

Ein Stempeluhr-Kiosk ist eine der einfachsten Verbesserungen, die du an deinem Anwesenheitsmanagement vornehmen kannst. Mit WebWork dauert die Einrichtung tatsächlich weniger als fünf Minuten – Gerät auswählen, PINs vergeben, Pausenerfassung konfigurieren – fertig.

Keine Stundenzettel aus Papier. Keine vergessenen Stempelungen. Keine Diskussionen darüber, wer wann gekommen ist.

Falls dein Team standortübergreifend arbeitet oder eine zusätzliche Verifizierungsebene braucht, lässt sich GPS-Tracking nahtlos auf den Kiosk aufsetzen – ganz ohne zusätzliche Hardware.

Starte mit dem Kiosk, erlebe den Unterschied bei deiner nächsten Lohnabrechnung – und du wirst dich fragen, warum du das nicht schon viel früher eingerichtet hast.

Bereit loszulegen? Richte deinen WebWork Stempeluhr-Kiosk noch heute ein und biete deinem Team das einfachste Stempelerlebnis, das es je genutzt hat.