Controlar la asistencia de tus empleados no debería convertirse en un trabajo a tiempo completo. Sin embargo, en muchas organizaciones, llevar el registro de quién ficha, quién toma pausas y quién se va antes de tiempo termina siendo un proceso propenso a errores y lleno de papeleo. Todo eso cambia cuando pones en marcha tu kiosco de fichaje.

Configurar tu kiosco de fichaje con WebWork es pan comido. No necesitas un equipo de IT, equipamiento adicional ni una configuración compleja.

¿Qué es un kiosco de fichaje y por qué lo necesita tu equipo?

Un kiosco de fichaje es un dispositivo compartido —puede ser una tablet o cualquier otra pantalla— que permite a tus empleados registrar su entrada y salida cuando llegan al trabajo y cuando se van al final del día. Así, no es necesario que cada empleado inicie sesión desde su propio dispositivo; en su lugar, pueden usar un único equipo común en la entrada o la sala de descanso de tu oficina.

Los beneficios son inmediatos:

• Sin fichaje fraudulento — la identidad se verifica mediante PINs
• Visibilidad de la asistencia en tiempo real para los responsables
• Control automático de pausas integrado en el flujo de trabajo
• Funciona en cualquier dispositivo que ya tengas

El kiosco de fichaje de WebWork funciona desde el navegador, lo que significa que no estás obligado a comprar un hardware específico. Un iPad antiguo, una tablet Android o incluso un portátil colocado en un mostrador harán perfectamente el trabajo.

¿Qué dispositivos son compatibles con el kiosco de WebWork?

Antes de ponerte manos a la obra, esto es lo que puedes usar:

iPad (cualquier generación): Móntalo cerca de la entrada con un soporte de pared o de mesa. Safari gestiona el kiosco a la perfección.

Tablet Android: Cualquier tablet Android con Chrome funciona. Las tablets más antiguas y económicas son una opción popular, ya que se quedan fijas en un sitio y solo ejecutan el kiosco.

Cualquier navegador en cualquier dispositivo: Como el kiosco de WebWork se ejecuta completamente en el navegador, un portátil compartido, una pantalla táctil con Windows o incluso un Chromebook montado en la pared funcionan sin necesidad de instalar software adicional.

Para equipos que se desplazan con frecuencia, WebWork también ofrece seguimiento del tiempo móvil a través de su app dedicada, un complemento ideal al kiosco para empleados en campo o trabajadores remotos.

Paso a paso: cómo configurar el kiosco de fichaje con WebWork

Paso 1 — Inicia sesión en tu cuenta de WebWork

Accede a tu panel de WebWork e inicia sesión como administrador o responsable. Si todavía no tienes una cuenta, puedes empezar con una prueba gratuita.

Paso 2 — Navega hasta la sección del kiosco

En la barra lateral, busca la opción Time Clock Kiosk dentro del menú de Funcionalidades o Herramientas. Haz clic para abrir el panel de configuración del kiosco.

Paso 3 — Selecciona los empleados que usarán el kiosco

WebWork te permite elegir qué miembros de tu equipo estarán incluidos en el kiosco. Puedes seleccionar empleados individuales o equipos completos, según tu necesidad. Esto es importante porque a cada empleado seleccionado se le asigna un PIN único de forma automática.

Paso 4 — Configura los PINs de cada empleado

Cada empleado recibe un PIN numérico único.

Es lo que introducen cuando se acercan al kiosco para fichar. Puedes personalizar o generar automáticamente los PINs; solo asegúrate de que cada miembro del equipo tenga el suyo antes del lanzamiento.

La gestión de PINs es muy sencilla desde el panel de administración. Puedes restablecer un PIN en cualquier momento si un empleado lo olvida, y todos los cambios surten efecto de inmediato.

Paso 5 — Configura el control de pausas

WebWork reduce tu carga administrativa en este punto. Antes de lanzar el kiosco, decide cómo quieres gestionar las pausas:

• Pausas remuneradas: el reloj sigue corriendo
• Pausas no remuneradas: el sistema detiene el tiempo y lo reanuda cuando el empleado vuelve
• Límites de duración de pausas: establece el tiempo máximo permitido de descanso

La función de control de pausas de WebWork se integra directamente en el flujo del kiosco. Los empleados simplemente tocan «Iniciar pausa» y «Finalizar pausa» en la pantalla del kiosco, y el sistema se encarga del resto automáticamente. Se acabaron los empleados que olvidan registrar sus descansos y las suposiciones al calcular la nómina.

Paso 6 — Abre el kiosco en tu dispositivo

Una vez que guardes la configuración, WebWork genera un enlace exclusivo para el kiosco. Abre ese enlace en el dispositivo que hayas elegido como estación de fichaje. La mayoría de los equipos configuran el dispositivo en modo de pantalla completa o modo kiosco a través de los ajustes del navegador, para que los empleados no cierren la pestaña por accidente.

En iPad: Ajustes → Acceso guiado bloquea la pantalla en una sola app.

En Android: Usa la función nativa de fijación de pantalla (Ajustes → Seguridad → Fijación de pantalla).

Y eso es todo. Tu kiosco ya está en funcionamiento.

Gestión diaria del kiosco

Una vez completada la configuración de tu kiosco de fichaje, la gestión del día a día es mínima. Esto es en lo que debes fijarte:

• Vista de asistencia en tiempo real: Tu panel muestra quién está fichado en ese momento, quién está en pausa y quién aún no ha llegado.
• WebWork marca automáticamente las llegadas tardías y las salidas anticipadas según los horarios que hayas definido.
• Restablecimiento de PINs: Lleva unos diez segundos desde el panel de administración.
• Añadir nuevos empleados: Puedes incorporar nuevas altas al kiosco del mismo modo, y su PIN estará listo antes de su primer turno.

Verificación GPS para equipos presenciales

Si tu equipo trabaja en múltiples ubicaciones o centros de trabajo, hay una capa adicional que deberías considerar. El seguimiento GPS de empleados de WebWork te permite verificar que los fichajes se están realizando realmente en la ubicación correcta.

Equipos de construcción, empresas de limpieza, auxiliares de atención personal y cualquier otra empresa con empleados en campo se benefician enormemente de esta funcionalidad. Si un empleado ficha fuera del lugar de trabajo, el seguimiento GPS te avisa, para que siempre sepas dónde y cuándo se está trabajando.

¿Mis empleados necesitan una cuenta de WebWork?

No, todos los usuarios que solo usen el kiosco pueden simplemente introducir su PIN en el terminal compartido.

¿Qué pasa si no tengo conexión a internet?

WebWork es una plataforma en la nube, por lo que necesitarás una conexión a internet activa para transferir los datos de tus empleados. Funcionará mejor si el kiosco está ubicado cerca de tu conexión Wi-Fi.

¿Puedo tener más de un kiosco en diferentes ubicaciones?

Sí, puedes utilizar múltiples kioscos en distintas ubicaciones, todos bajo un mismo administrador.

¿Es seguro usar mi kiosco?

El PIN único de cada empleado protege la seguridad de tu kiosco, mientras que los administradores pueden supervisar cualquier actividad inusual de los empleados.

Conclusión

Un kiosco de fichaje es una de las mejoras más sencillas que puedes implementar en tu proceso de gestión de asistencia. Con WebWork, la configuración realmente se hace en menos de cinco minutos: elige tu dispositivo, asigna PINs, configura el control de pausas y listo.

Sin hojas de asistencia en papel. Sin fichajes olvidados. Sin discusiones sobre quién fichó y a qué hora.

Si tu equipo trabaja en varias ubicaciones o necesitas una capa extra de verificación, el seguimiento GPS se integra directamente sobre el kiosco, sin necesidad de hardware adicional.

Empieza con el kiosco, comprueba la diferencia en tu primera semana de procesamiento de nóminas y te preguntarás por qué no lo configuraste antes.

¿Listo para empezar? Configura hoy mismo tu kiosco de fichaje con WebWork y ofrece a tu equipo la experiencia de fichaje más sencilla que hayan usado jamás.